Die 6 besten Apps für eure interne Kommunikation

Instrumente für die interne Kommunikation gibt es viele: von klassischen E-Mails über traditionelle Aushänge am Schwarzen Brett bis hin zum umfassenden Mitarbeiterportal. Mit einer App könnt ihr eure Mitarbeiterkommunikation noch flexibler, zugänglicher und einfacher gestalten.

Die Einführung einer neuen unternehmensweiten Lösung für die Kommunikation ist mit einigem Aufwand verbunden. Deshalb sollte die Entscheidung gut überlegt sein und auf eine App fallen, die eure Unternehmensanforderungen langfristig erfüllt.

Wir stellen euch in diesem Beitrag sechs beliebte Apps für die Mitarbeiterkommunikation vor und verraten euch, worauf ihr bei der Auswahl besonders achten solltet.

Wofür brauche ich eine Mitarbeiterkommunikation-App?

Bei einer App für die Mitarbeiterkommunikation handelt es sich um eine mobile Anwendung, mit der ihr eure Mitarbeitenden einfach und schnell mit unternehmensrelevanten Informationen versorgen und euch standort- und abteilungsübergreifend austauschen könnt. Viele Unternehmen nutzen ihre Mitarbeiter-App als mobile Erweiterung des Intranets, das die Mitarbeitenden somit von überall, ob über das Smartphone, Tablet oder den Desktop-Rechner, aufrufen können.

Die wichtigsten Funktionen einer Mitarbeiter-App

Der Funktionsumfang einer Mitarbeiterkommunikations-App kann je nach Anbieter und abhängig von den individuellen Anforderungen stark variieren. Folgende Standardfeatures sollte jede App bieten:

• Instant-Messaging-Dienste für Einzel- und Gruppenchats
• Push-Benachrichtigungen für wichtige Ankündigungen, Warnungen und Erinnerungen
• Impulsumfragen für schnelles Feedback
• Newsfeed für aktuelle Unternehmensneuigkeiten
• Communities für den Peer-to-Peer-Austausch
• Kalender mit Erinnerungen an anstehende Veranstaltungen und Termine
• Möglichkeit zur Integration von anderen Kommunikations- und Kollaborationstools (z. B. Social Media, Dokumentenablage oder HR-Systeme)

7 Vorteile einer App für die Mitarbeiterkommunikation

Das sind die sieben wichtigsten Vorteile einer Mitarbeiter-App im Überblick:

1. Ihr kommuniziert ohne Umwege und in Echtzeit mit euren Mitarbeitenden. Sie erhalten alle wichtigen Informationen direkt auf ihr Smartphone. Dadurch wird eure interne Kommunikation viel effizienter.
2. Moderne Apps bieten euch zahlreiche Interaktionsmöglichkeiten. Eure Mitarbeitenden können unmittelbar mit Likes und Kommentaren auf eure Inhalte reagieren und in Dialog treten.
3. Eure Mitarbeitenden können von überall auf die wichtigsten Informationen und Dokumente zugreifen – auch unterwegs auf Geschäftsreisen. Das steigert die Produktivität nachhaltig.
4. Vor allem Mitarbeitende ohne eigenen PC oder eigene E-Mail-Adresse sind bei der Digitalisierung der internen Kommunikation oft benachteiligt. Mit einer App haben auch Deskless-Mitarbeitenden die Chance, sich zu beteiligen.
5. Kurz gesagt: Über eine App könnt ihr wirklich alle Mitarbeitenden erreichen – und zwar auf dem Gerät ihrer Wahl. Dadurch stärkt ihr nicht zuletzt das Gemeinschaftsgefühl und die Bindung zum Unternehmen.
6. Mitarbeiter-Apps sind in der Regel sehr übersichtlich aufgebaut, intuitiv zu bedienen und leicht zugänglich. Viele Funktionen kennen eure Mitarbeitenden bereits aus anderen Anwendungen, die sie täglich nutzen. Dadurch ist die Hemmschwelle geringer, auch während der Arbeit ein ähnliches Tool einzusetzen. Wenn ihr ein BYOD-Modell einführt, haben die Mitarbeitenden sogar die Möglichkeit, ihre vertrauten Endgeräte zu verwenden.
7. Wer an veralteten Methoden und Tools festhält, wird schnell abgehängt. Um in Zeiten von Fachkräftemangel attraktiv und zukunftsfähig zu bleiben, solltet ihr die Möglichkeiten der modernen Technologie ausschöpfen und auf die Bedürfnisse der kommenden Generationen an Arbeitskräften eingehen. Die Einführung einer Mitarbeiter-App macht sich also auch gut für das Employer Branding und eure Arbeitgeberattraktivität.

Hinweis: Laut dem State of the Frontline Workforce Report 2023 von Quinyx nutzen viele Frontline-Mitarbeitende in ihrem Arbeitsalltag mehrere App-Anwendungen. Oftmals fehlt jedoch das nötige technische Know-how, um die Tools effizient einzusetzen. Eine gute Mitarbeiter-App sollte einfach bedienbar sein und sich nahtlos in eure Tool-Landschaft integrieren. Ihr solltet euren Mitarbeitenden zudem Schulungen und Workshops anbieten.

Für wen eignet sich eine Mitarbeiter-App?

Grundsätzlich kann jedes Unternehmen von einer Mitarbeiter-App für die interne Kommunikation profitieren. Ihr solltet insbesondere dann über einer Einführung nachdenken, wenn

• eure Belegschaft auf viele Standorte und Abteilungen aufgeteilt ist und ihr alle gleichermaßen erreichen wollt.
• eure Teams sehr gemischt sind und ihr ihnen ein Werkzeug an die Hand geben wollt, um sich unabhängig von Arbeitsort und Arbeitsweise auszutauschen.
• ihr in eurem Unternehmen auf flexible Arbeitsmodelle, zum Beispiel Homeoffice, Workations und hybrides Arbeiten, setzt und ein ebenso flexibles Kommunikationstool benötigt.
• ihr eine wertschätzende und offene Unternehmenskultur fördern möchtet, der sich alle Mitarbeitenden zugehörig fühlen.
• all eure Mitarbeitenden orts- und zeitunabhängig auf dem Endgerät erreichen wollt, das sie am liebsten dafür nutzen möchten.
• ihr am Puls der Zeit bleiben, eure Unternehmenskommunikation modernisieren und für junge Talente attraktiver gestalten möchtet.

Was macht die beste App für die Mitarbeiterkommunikation aus?

Wenn ihr euch für die Einführung einer Mitarbeiter-App entschieden habt, beginnt jetzt der schwierige Teil: die Wahl eines geeigneten Tools. Wir geben euch einen Überblick über die wichtigsten Kriterien, die ihr bei der Auswahl beachten solltet.

Individuelle Unternehmensanforderungen

In erster Linie sollte die App eurer Wahl natürlich eure Unternehmensanforderungen erfüllen. Diese können je nach Branche oder Unternehmensgröße variieren. Manche Mitarbeiter-Apps setzen hier auf bestimmte Bereiche und Zielgruppen. Sie lenken den Fokus zum Beispiel auf Frontline-Arbeitnehmende in großen Industrieunternehmen. Andere sind umfangreiche All-in-one-Lösungen.

Ideal ist, wenn ihr die App nach euren Bedürfnissen anpassen könnt – sowohl funktional als auch optisch. Bei einer White-Label-App könnt ihr die Benutzeroberfläche passend zu eurer einzigartigen Identität gestalten.

Funktionsumfang

Auch bei den Funktionen kann es sein, dass ihr über die Grundfunktionen hinaus für eure speziellen Kommunikationsanforderungen im Alltag weitere Features benötigt, die nicht jede App auf dem Markt anbietet. Vielleicht sucht ihr auch nach einem Tool, das einen besonderen Schwerpunkt bedient und euch beispielsweise zu einer effizienteren Planung verhilft oder euren Teamzusammenhalt stärkt.

Benutzerfreundlichkeit

Bei der Benutzerfreundlichkeit sind zwei Seiten zu beachten: Einerseits sollen eure Verantwortlichen für die interne Kommunikation und weitere Beteiligte wie Marketing und Personal effektiv und im besten Fall ohne umfassende Schulungen mit der App arbeiten können. Features wie integrierte Analyticstools, KI-gestützte Contenterstellung und automatisierte Workflows können ihnen die Arbeit erleichtern.

Andererseits sollen sich natürlich auch die Endnutzer:innen, eure Mitarbeitenden, gut in der App zurechtfinden. Je einfacher und intuitiver sie die Anwendung bedienen können, desto eher lassen sie sich für die Lösung begeistern. Gamification-Elemente helfen zum Beispiel, dass eure Belegschaft Spaß bei der Nutzung hat.

Support

Die Implementierung eines unternehmensweiten Tools ist immer eine Herausforderung. Wählt daher am besten einen Anbieter, der euch umfassenden Support durch erfahrene Expert:innen bietet – von der ersten Beratung über die Strategieplanung bis hin zur Implementierung und dem technischen Roll-out. Auch danach solltet ihr immer eine Adresse haben, an die ihr euch bei Fragen und Problemen wenden könnt.

Produktentwicklung

Eine gute App für die Mitarbeiterkommunikation wächst mit ihren Nutzer:innen. Entscheidet euch für ein Produkt, das laufend weiterentwickelt und an die Kundenwünsche angepasst wird.

Compliance

Ein wichtiges Kriterium ist schließlich die Compliance-Konformität der gewählten App. Informiert euch darüber, wie die App eure Daten speichert und verarbeitet. Dabei solltet ihr insbesondere darauf achten, dass alle Anforderungen zum Datenschutz laut EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) eingehalten werden. Zertifizierungen wie das international anerkannte ISO 27001-Zertifikat zeigen euch, dass die Anwendung euch eine hohe Informationssicherheit bietet.

6 Mitarbeiter-Apps im Vergleich

Nachdem ihr nun wisst, worauf es bei einer App für die Mitarbeiterkommunikation ankommt, möchten wir euch sechs der beliebtesten Anwendungen vorstellen, die aktuell auf dem Markt sind.

1. Haiilo

Haiilo ist eine umfassende Employee Communications Platform. Neben einem Social Intranet bietet die Plattform Tools für Employee Advocacy, Multichannel-Kommunikation, Engagement Surveys – und eine Mitarbeiter-App. Damit könnt ihr die Funktionen des Social Intranets auch einfach mobil nutzen und eure Mitarbeitenden über alle Kanäle erreichen.

Zudem könnt ihr euren Google Workspace, Microsoft-Anwendungen oder auch eure HR-Plattform einbinden und so über die App auf Dokumente zugreifen oder zum Beispiel Urlaubsanträge einreichen und freigeben.

Ihr könnt die White-Label-App an eure Corporate Identity anpassen und ihr sogar einen eigenen Namen geben, der zu eurem Unternehmen passt. Ob das Produkt das richtige für euch ist, könnt ihr vor dem Kauf über Testversionen und Demos herausfinden. Die Haiilo-App ist DSGVO-konform. Für die Cloud Services setzt Haiilo auf zertifizierte Server in Deutschland.

Anwendungsbereich

Bereits über 1.000 globale Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen nutzen die Haiilo-App. Darunter Versicherungen, Stadtverwaltungen, Gesundheitseinrichtungen und Händler. Besonders große Unternehmen mit einer sehr gemischten Belegschaft profitieren von der App, die es sich zum Ziel gemacht hat, alle Mitarbeitenden zu beteiligen – egal welche Sprache sie sprechen oder wo sie arbeiten.

Zentrale Features

• Inhaltserstellung über Content Studio oder automatisiert aus Links
• Intelligente Inhaltsplanung
• Ansprechende Bilder- und Videogalerien
• Zielgruppenspezifisches Inhaltstargeting
• Analyse-Tools zur Auswertung der App-Performance und des Nutzererlebnisses

User Experience

Haiilo setzt bei seiner App auf eine intuitive Benutzeroberfläche, die sich an vertrauten Social-Media-Anwendungen orientiert. Die Nutzer:innen können Inhalte filtern und abonnieren und erhalten somit ausschließlich relevante Informationen. Push-Benachrichtigungen machen sie auf die wichtigsten Informationen aufmerksam. Eine intelligente KI-Integration macht euren Kommunikator:innen die Contenterstellung noch einfacher.

Support

Haiilo stellt euch ein kompetentes Customer-Success-Team mit Expert:innen für Strategie, Entwicklung, Integration und Kreation zur Seite. Außerdem könnt ihr bei eurem Haiilo-Projekt auf die Unterstützung von zahlreichen Kooperationspartnerschaften zählen. Dank regelmäßiger Review Sessions könnt ihr eure App-Nutzung auch nach der Implementierung laufend verbessern.

2. Microsoft Viva

Microsoft Viva ist eine Employee-Experience-Plattform, die in Microsoft 365 und Teams integriert ist; ihr benötigt also ein Abonnement für Microsoft 365, um die Dienste nutzen zu können. Euch stehen verschiedene Viva-Apps für den Desktop sowie mobile Endgeräte mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung: von der Wissensvermittlung über den Austausch mit Kolleg:innen bis hin zur Informationssuche. Diese könnt ihr über Demos und Testversionen ausprobieren und euch anschließend für die Apps und Features entscheiden, die ihr benötigt.

Für die Mitarbeiterkommunikation sind vor allem die beiden Apps Viva Connections und Viva Engage interessant, die ihr jeweils passend zu eurem Unternehmen branden könnt.

Anwendungsbereich

Die Viva-Apps richten sich insbesondere an Wissensarbeiter:innen und große Industrieunternehmen.

Zentrale Features

• Dashboard mit den wichtigsten Unternehmensressourcen
• Persönlicher Feed
• Zielgruppenadressierung
• Ankündigungen
• Unterhaltungen
• Storylines
• Virtuelle Veranstaltungen
• Engagement-Analysen

User Experience

Microsoft Viva ist eine sehr umfangreiche All-in-one-Lösung, die viele Tools und Anwendungen vereint. Wer mit dem Microsoft Workspace vertraut ist, findet sich damit sicherlich gut zurecht. Vor allem für Einsteiger:innen empfiehlt es sich, sich ausführlich mit der Plattform und den unterschiedlichen App-Funktionen auseinanderzusetzen, um alle Möglichkeiten auszuschöpfen.

Support

Bei Fragen und Problemen könnt ihr den Microsoft-Support kontaktieren, zum Beispiel über das Online-Formular. Darüber hinaus findet ihr online viele Inhalte, die Antworten auf die häufigsten Fragen geben.

3. Staffbase

Staffbase hat seine Mitarbeiter-App vor allem auf die Top-down-Kommunikation ausgelegt. Ziel ist es, alle Mitarbeitenden über die wichtigsten Updates und Neuigkeiten auf dem Laufenden zu halten. Die White-Label-App könnt ihr passend zu eurem Unternehmen branden und für all eure Mitarbeitenden in den öffentlichen App-Stores zur Verfügung stellen.

Die Funktionen der App könnt ihr im Vorfeld in der kostenlosen Demoversion testen. Staffbase ist zudem nach ISO 27001 sowie SOC 2 Type 2 zertifiziert und erfüllt so hohe Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.

Anwendungsbereich

Die Staffbase-App bedient insbesondere die Anforderungen von großen Unternehmen, die auch ihre Non-Desk-Mitarbeitenden in die Unternehmenskommunikation einbinden möchten.

Zentrale Features

• Kommunikationskampagnen
• Push-Benachrichtigungen
• Spezifische Neuigkeiten nach Standort, Abteilung und Team
• Automatisierte Onboarding-Inhalte
• Umfragen
• HR-Services

User Experience

Die App hat einen klaren Fokus, ist intuitiv zu bedienen und ermöglicht euch eine übersichtliche Informationsvermittlung. Ihr könnt zudem verschiedene Rollen und Zugangsberechtigungen für die Verwaltung der unterschiedlichen Channels und Bereiche festlegen. Durch das White-Labeling macht ihr euch die App zu eigen und erhöht die Akzeptanz der Mitarbeitenden für das neue Tool.

Support

Bei der Einführung der Mitarbeiter-App steht euch das Support-Team von Staffbase zur Seite und hilft euch zum Beispiel auch dabei, eure interne Kommunikationsstrategie neu auszurichten. Zudem könnt ihr jederzeit über das Support-Center Hilfe anfragen, Videokurse ansehen oder Guides durchlesen.

4. Flip

„Das ganze Unternehmen in der Hosentasche“ – so bewirbt Flip seine Mitarbeiter-App. Mit der mobilen App für die Mitarbeiterkommunikation von Flip soll ein digitaler Arbeitsplatz für alle Mitarbeitenden geschaffen werden. Dafür gibt es auch hilfreiche Integrationsmöglichkeiten, zum Beispiel zum Social Intranet oder Microsoft Teams.

Die App ist insbesondere für die Nutzung auf dem privaten Smartphone konzipiert. Umso wichtiger ist der Datenschutz, der bei Flip nach der DSGVO eingehalten wird.

Anwendungsbereich

Die Mitarbeiter-App von Flip wurde für Unternehmen mit vielen operativen Beschäftigten entwickelt. Non-Desk-Mitarbeitenden sollen damit ein Kommunikationstool an die Hand bekommen, das sie auch ohne Computer nutzen können.

Zentrale Features

• Newsfeed für Unternehmensinformationen in Echtzeit
• Einzel- und Gruppenchats
• Aufgabenmanagement, z. B. Aufgaben erstellen und zuweisen, Arbeitsschritte dokumentieren
• Mitarbeiterverzeichnis
• Umfragen
• Formulare, z. B. Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Eventanmeldungen

User Experience

Flip ist ein Mobile-only-Produkt, das somit ganz auf die Anforderungen der mobilen Nutzung ausgelegt ist. Die Mitarbeitenden können die App auf ihrem privaten Endgerät nutzen. Dank der KI-gestützten Live-Übersetzung können die Mitarbeitenden auch über Sprachgrenzen hinweg miteinander kommunizieren.

Support

Das deutsche Unternehmen Flip bietet einerseits Support für die Administrator:innen und unterstützt mit einem ausführlichen Onboarding. Andererseits können sich auch die Nutzer:innen an den Support wenden und finden online Anleitungen für die App-Installation sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen.

5. LumApps

Die Digital Workplace und Employee Experience Platform LumApps arbeitet eng mit Google und Microsoft zusammen. Das bedeutet, ihr könnt sie in eure Microsoft 365- und/oder Google-Umgebung integrieren. Die App ist darauf ausgelegt, Mitarbeitende zu informieren, zu motivieren sowie den Austausch und die Zusammenarbeit zu fördern.

Über In-App-Branding könnt ihr die App mit dem Logo und den Farben eures Unternehmens anpassen.

Anwendungsbereich

LumApps wird von Unternehmen unterschiedlicher Größe und aus verschiedenen Branchen genutzt.

Zentrale Features

• News-Streams
• Communities
• Push-Benachrichtigungen
• Multi-Language-Kommunikation
• Multimediale Inhalte, z. B. Videos, Links, Bilder, Dokumente

User Experience

LumApps ermöglicht euch über eine übersichtliche, individuell anpassbare Oberfläche einen einfachen Zugriff auf eure Kollaborationstools. Dank der 360-Grad-Suchfunktion findet ihr eure Dateien, Dokumente und News ganz einfach sowohl in der App als auch in eurem Microsoft und Google Workspace.

Support

Das Team von LumApps begleitet euch bei allen Schritten der Implementierung und steht euch bei Fragen zur Verfügung. Vorab könnt ihr eine Demo zum Test buchen.

6. Firstup

Wie schon andere der vorgestellten Anbieter lässt euch auch Firstup eine eigene Mitarbeiter-App in eurem individuellen Design gestalten. Diese können eure Mitarbeitenden dann einfach aus dem App-Store herunterladen. Nicht nur das Design ist personalisierbar, auch der Inhalt soll es sein. Daher setzt Firstup auf zielgruppengerechte Kommunikation, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingeht.

Anwendungsbereich

Firstup bedient grundsätzlich alle Branchen.

Zentrale Features

• Personalisierte Inhalte und individuelle Kampagnen
• Push-Benachrichtigungen
• Integrationen zu unterschiedlichen Unternehmenssystemen
• Umfragen
• Analytics

User Experience

Die App ist intuitiv zu bedienen und dank der Integrationsmöglichkeiten vielfältig einsetzbar.

Support

Das Team der US-amerikanischen Firma Firstup könnt ihr über das Online-Formular kontaktieren. Darüber hinaus findet ihr im Help Center vielfältigen Content zur Selbsthilfe, falls ihr Fragen zur Plattform habt. Für einen ersten Eindruck von der App könnt ihr eine Demo buchen.

So wählt ihr die richtige App für eure interne Kommunikation

Bei der Wahl einer geeigneten Mitarbeiter-App für euer Unternehmen solltet ihr in erster Linie darauf achten, dass sie eure individuellen Anforderungen erfüllt und zu euren Mitarbeitenden passt. Die Kommunikation im Gesundheitswesen steht beispielsweise vor anderen Herausforderungen als die Mitarbeiterkommunikation in der öffentlichen Verwaltung.

Nehmt euch daher immer die Zeit, euch Test- und Demoversionen der einzelnen Apps anzuschauen. Lasst dabei auch gerne eure Mitarbeitenden ausprobieren, ob sie mit den infrage kommenden Apps zurechtkommen.

Spätestens in der Implementierungsphase sollten eure Mitarbeitenden die Gelegenheit bekommen, die neue App für eure interne Kommunikation genau zu inspizieren. Das hilft euch dabei, sie ihren Bedürfnissen entsprechend zu konfigurieren, bevor ihr sie unternehmensweit ausrollt. So profitiert ihr schon vom ersten Tag an von eurer neugewonnenen Mobilität und Flexibilität in der Mitarbeiterkommunikation!

Hinweis: Alle Angaben zu den verschiedenen Anbietern wurden im Juni 2023 recherchiert. Bei Hinweisen auf Fehler korrigieren wir diese gerne.