So hat die Stadt Bad Oeynhausen mit Haiilo ihre interne Kommunikation revolutioniert
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Einwohner:innen
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Mitarbeitende
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modernes Intranet
Einst als Kurbad gegründet, ist die im Ravensberger Hügelland gelegene und von der Werre durchzogene Stadt Bad Oeynhausen heute die Heimat von circa 50.000 Einwohner:innen – und damit die zweitgrößte Stadt im Kreis Minden-Lübbecke im Nordosten Nordrhein-Westfalens.
Die Stadt Bad Oeynhausen beschäftigt etwa 570 Mitarbeitende an 13 Standorten (zzgl. mehrerer Kindergärten) und übernimmt dabei alle Aufgaben der öffentlichen Verwaltung.
Welche Herausforderungen gab es?
Das Intranet, das die Stadt Bad Oeynhausen lange für die interne Kommunikation nutzte, war mittlerweile in die Jahre gekommen und wurde den Anforderungen an eine moderne Mitarbeiterkommunikation nicht mehr gerecht. Die Mitarbeitenden kommunizierten größtenteils über E-Mails und sammelten ihr Wissen in teamspezifischen Ordnern. Das begünstigte Datensilos.
Mit der Einführung einer neuen Intranet-Lösung sollten
- die interne Kommunikation verbessert,
- E-Mails reduziert,
- ein übersichtlicher Wissensspeicher aufgebaut und
- die Zusammenarbeit sowie der Austausch untereinander gefördert werden.
Besonders wichtig war der Stadt Bad Oeynhausen, dass die Mitarbeitenden das neue Tool im Gegensatz zur alten Version auch wirklich aktiv nutzen.
Die Einführung eines neuen Tools ist immer eine Herausforderung: Man muss sich bewusst sein, dass man sehr wahrscheinlich nicht alle Mitarbeitenden mitnehmen bzw. begeistern kann. Davon darf man sich nicht entmutigen lassen – für uns hat sich der Umstieg auf Haiilo auf jeden Fall gelohnt!
Warum Haiilo?
Auf der Suche nach der passenden internen Kommunikationsplattform testete die Stadt Bad Oeynhausen verschiedene Anbieter – und landete schließlich bei Haiilo. Dabei fiel den Verantwortlichen vor allem die Benutzerfreundlichkeit ins Auge: Sie fanden sich in der Employee Engagement Platform schnell zurecht und waren von der intuitiven Benutzeroberfläche begeistert.
Drei Jahre sind mittlerweile vergangen, seit die Stadt Bad Oeynhausen die Notwendigkeit eines neuen Intranets erkannt hat. Nachdem die Entscheidung für Haiilo Home gefallen war, verlief die Einführung umso einfacher und schneller: Innerhalb eines Jahres stand das neue Social Intranet allen Mitarbeitenden vollumfänglich zur Verfügung.
Wir haben verschiedene Anbieter getestet und sind schließlich auf Haiilo gestoßen. Die Usability hat uns von Anfang an überzeugt. Toll war dann auch die einfache und schnelle Einführung.
So wurde Haiilo in der Stadt Bad Oeynhausen eingeführt
Um von Anfang an alle Mitarbeitenden für die neue Kommunikationsplattform zu gewinnen, wurde die Einführung im Vorfeld auf verschiedene Arten angeteasert:
- In mehreren E-Mails wurde Haiilo Home mit all seinen Funktionen ausführlich vorgestellt.
- Es wurde ein Video mit dem Bürgermeister gedreht und geteilt, in dem er die Belegschaft dazu aufruft, die Plattform aktiv zu nutzen.
- In internen Workshops lernten die Mitarbeitenden das neue Kommunikationsformat besser kennen.
Die Mitarbeitenden konnten das neue Intranet auch aktiv mitgestalten:
- Bei einer Fotoaktion konnten alle interessierten Kolleg:innen ein professionelles Profilbild für die Plattform anfertigen lassen.
- Im Rahmen eines Namenswettbewerbs stimmten die Mitarbeitenden über den Namen des Intranets ab. Die Wahl fiel dabei auf „Moeyn“, was für „Mein Oeynhausen“ steht und gleichzeitig als Begrüßung am Morgen dient – so kann jeder Arbeitstag voller Elan starten!
Zudem wurde eine Projektgruppe mit 18 Mitarbeitenden aus mehreren Bereichen der Verwaltung gegründet. Die Teilnahme war freiwillig. Die Projektgruppe testete die Plattform auf Herz und Nieren, bevor alle Kolleg:innen aus der Verwaltung einen Zugang bekamen. Das Go-live fand im Dezember 2021 statt.
So nutzt die Stadt Bad Oeynhausen Haiilo
Das neue Intranet „Moeyn“ der Stadt Bad Oeynhausen ist für die Beschäftigten der Verwaltung heute die zentrale Anlaufstelle, um sich zu vernetzen und auszutauschen. Am meisten genutzt wird Haiilo für Arbeitsgruppen und Projekte, die in eigenen Arbeitsräumen organisiert werden. Dort legen die Teams auch all ihre gemeinsamen Dokumente ab und managen ihr Wissen übersichtlich. Über die unterschiedlichen Chatfunktionen können die Kolleg:innen direkt miteinander in Kontakt treten und sich schnell absprechen.
Auch die Mitarbeiterverzeichnisse mit den eigens produzierten Profilbildern stoßen auf großen Zuspruch. Über das Verzeichnis finden die Mitarbeitenden immer die richtigen Ansprechpartner:innen und können ihre Kolleg:innen zum Beispiel direkt zu einem Chat einladen.
Das Ergebnis: Modernes Arbeiten von überall
Haiilo verschaffte der Kommunikation in der öffentlichen Verwaltung der Stadt Bad Oeynhausen einen gewaltigen Boost: Die Anzahl der E-Mails ist deutlich zurückgegangen, stattdessen organisieren sich die Arbeitsgruppen über das Intranet. Das hat auch einen positiven Effekt auf die IT: Anstatt umständlich Ordner für einzelne Teams auf dem Laufwerk anzulegen, können die Arbeitsräume direkt für die Dokumentenablage genutzt werden.
Egal, von wo aus die Mitarbeitenden arbeiten, ob vor Ort im Büro oder im Homeoffice – durch die zentrale Kommunikationsplattform bleibt die Belegschaft auch in Zeiten von New Work vernetzt und erhält alle notwendigen Informationen.
Vor allem ist Haiilo aber auch designtechnisch ein deutliches Upgrade zum alten Intranet: Über die benutzerfreundliche Oberfläche können die Mitarbeitenden selbstständig die vielfältigen Features entdecken. Am Ende wird die Plattform so auch wesentlich aktiver genutzt.
Durch Haiilo ist unsere Kommunikation schneller geworden. Hervorzuheben ist auch, dass sich die Anzahl der E-Mails deutlich reduziert hat und wir ein besseres Wissensmanagement aufgebaut haben.
