Der digitale Arbeitsplatz wird in immer mehr Unternehmen Realität. Nicht nur Arbeitnehmende profitieren von der Digitalisierung ihrer Arbeitsplätze – so können sie ihre Arbeitsorte frei wählen und ihre Arbeitszeiten flexibel einteilen. Auch Unternehmen versprechen sich durch den Aufbau einer digitalisierten Infrastruktur viele Vorteile.
Wie genau der digitale Arbeitsplatz der Zukunft aussieht und welche positiven Auswirkungen er auf die Arbeitsabläufe in eurem Unternehmen haben kann, zeigen wir euch in diesem Artikel.
Definition: Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?
Der digitale Arbeitsplatz ist eine vollständig digitalisierte Arbeitsumgebung über eine zentralisierte und mobile Plattform, auf die alle Mitarbeitenden unabhängig von Zeit, Ort und Endgerät zugreifen können. Sie setzt sich aus unterschiedlichen Tools, Diensten sowie SaaS-Anwendungen zusammen und ermöglicht einen einfachen Zugang zu Informationen sowie eine vernetzte, interdisziplinäre und agile Zusammenarbeit der gesamten Belegschaft.
Unterschied Digital Workspace und Digital Workplace
Sowohl in der Literatur als auch von Anbietern werden die Begriffe Digital Workspace und Digital Workplace oft synonym für die Bezeichnung eines digitalen Arbeitsplatzes verwendet. Um den Aufbau und die Funktionsweise virtueller Arbeitswelten besser zu verstehen, ist jedoch eine klare Abgrenzung durchaus sinnvoll.
Der Digital Workspace ist dann als Teil des Digital Workplace zu verstehen. Er ist der individuelle digitale Arbeitsbereich eines oder einer Mitarbeitenden, der nach den jeweiligen Anforderungen eingerichtet ist. Dazu gehören die verwendeten Geräte und Anwendungen, die schließlich einen Zugriff auf den Digital Workplace ermöglichen.
Unter diesem verstehen wir die gesamte digitale Infrastruktur und Bandbreite an Softwarelösungen eines Unternehmens, die zunächst allen Mitarbeitenden gleichermaßen zur Verfügung stehen. Er dient in erster Linie dazu, die Informationsbereitstellung zu digitalisieren, Unternehmensprozesse zu automatisieren und die gesamte Belegschaft zu vernetzen.
Um es analog zur traditionellen Arbeitsumgebung zu beschreiben: Der Workplace bildet das gesamte Büro mit all seinen Einrichtungen und Prozessen ab, während der Workspace den individuellen Arbeitsbereich (den Schreibtisch) der einzelnen Mitarbeitenden beschreibt.
Die Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes
Der digitale Arbeitsplatz ist die Antwort auf viele Anforderungen der modernen Arbeitswelt und bietet eine Reihe von Vorteilen:
✔️ Flexibilität
Der große Vorteil eines digitalen Arbeitsplatzes ist, dass eure Mitarbeitenden vollkommen orts- und zeitungebunden arbeiten können. Die Digitalisierung von Prozessen erleichtert euch nicht nur die Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden im Homeoffice, hybriden Modell oder auf Reisen, sondern auch mit Externen. Zudem seid ihr sehr flexibel bei der Gestaltung eures digitalen Arbeitsumfeldes und könnt neue Technologien leichter integrieren.
✔️ Gesteigerte Produktivität
Oft geht im Arbeitsalltag viel Zeit verloren, weil Mitarbeitende mühselig nach den benötigten Informationen suchen. Der digitale Arbeitsplatz verkürzt viele Kommunikationswege und macht Informationen für alle unkompliziert zugänglich. Dadurch können sich eure Mitarbeitenden auf das Wesentliche konzentrieren und sind produktiver.
✔️ Single Source of Truth
Der digitale Arbeitsplatz wird zu eurer Single Source of Truth. All eure Mitarbeitenden arbeiten mit denselben Informationen, Datensilos werden aufgelöst und Fehler vermieden.
✔️ Bessere Employee Experience
Der digitale Arbeitsplatz ist ein Gemeinschaftswerk, an dem sich alle Mitarbeitenden beteiligen – egal, wo sie sich gerade befinden. Ob Hybrid oder Remote Work – die Beschäftigten können ihren Arbeitsalltag flexibel und selbstbestimmt gestalten. Das verbessert die Work-Life-Balance, steigert die Zufriedenheit sowie die Motivation und sorgt langfristig für eine positive Employee Experience.
✔️ Höhere Arbeitgeberattraktivität
Der Einsatz von Technologien ist für Arbeitnehmende heute ein wichtiges Kriterium bei der Wahl eines idealen Arbeitgebers. Um auf dem Arbeitsmarkt wettbewerbs- und zukunftsfähig sowie für die Digital Natives der jungen Generationen attraktiv zu bleiben, solltet ihr auf die veränderten Anforderungen an einen modernen Arbeitsplatz reagieren.
✔️ Kostenreduktion
Bei einem digitalen Arbeitsplatz finden viele Prozesse rein virtuell statt, wodurch ihr einige Ressourcen einsparen und eure laufenden Kosten reduzieren könnt. So könnt ihr bei einem hybriden Arbeitsmodell beispielsweise eure Büroflächen verringern und Shared Desks einrichten, anstatt jede:n Mitarbeitende:n mit einem eigenen Schreibtisch auszustatten.
✔️ Zeitersparnis
Die Digitalisierung und Automatisierung von Anwendungen und Prozessen beschleunigt viele Abläufe und Workflows. Dadurch profitiert ihr schließlich auch von kurzen Markteinführungszeiten, die euch mehr Agilität sowie einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
✔️ Mehr Umsatz
Mehr Agilität, eine gesteigerte Produktivität sowie eine Kosten- und Zeitersparnis bescheren euch am Ende des Tages mehr Umsatz.
✔️ Single Sign-on (SSO)
Über Single Sign-on haben eure Mitarbeitenden, nachdem sie sich einmalig angemeldet haben, Zugriff auf alle Anwendungen des digitalen Arbeitsplatzes. Sie müssen sich also nicht mehr in jedes Tool mit einem neuen Passwort einloggen, was euch wieder einen Zeitvorteil bringt. Zudem erhöht dies die Sicherheit, da weniger Passwörter im Umlauf sind.
✔️ Employee Self Services
Über Self-Service-Funktionen können Mitarbeitende ihre Stammdaten einfach selbst pflegen, zum Beispiel ihre Arbeitszeiten, Urlaubsanträge, Krankheitstage oder Kontaktdaten. Dadurch entlastet ihr unter anderem eure Personalabteilung.
✔️ Einheitliches Sicherheitssystem
Eine vollständige Digitalisierung und Verknüpfung der Arbeitsumgebung erleichtert die Kontrolle und die Verwaltung der IT-Infrastruktur. Die IT hat einen besseren Überblick über die aktiven Anwendungen und Geräte, kann Zugriffe zentral verwalten und ganzheitliche Sicherheitskonzepte entwickeln sowie umsetzen.
✔️ Datenanalyse
Daten sind heute sehr wichtige Unternehmenswerte. Um die richtigen Unternehmensentscheidungen treffen zu können, sind zuverlässige und vollständige Datenanalysen unverzichtbar. Über den digitalen Arbeitsplatz könnt ihr eure Unternehmensdaten und -prozesse zentral abbilden und direkt auswerten. So gewinnt ihr wertvolle Einsichten und könnt umfassende Analysen betreiben.
Arbeitsplatz digitalisieren: Herausforderungen
Neben den vielen Vorteilen bringt die vollständige Digitalisierung des Arbeitsumfeldes auch einige Herausforderungen mit sich:
- Abhängigkeit von Technologie: Damit der digitale Arbeitsplatz funktioniert, müssen alle technischen Voraussetzungen gegeben sein. Für die Mitarbeitenden bedeutet das zum Beispiel, dass sie jederzeit eine gute Internetverbindung brauchen. Da alles miteinander vernetzt ist, kann ein Ausfall an einer Stelle schnell einen Dominoeffekt auslösen.
- Gefahr von Cyberangriffen: Die Vernetztheit stellt auch hohe Anforderungen an die IT-Sicherheit, um die Gefahr von Cyberangriffen zu reduzieren. Dazu müssen alle Mitarbeitenden geschult und einbezogen werden. Eine kleine Sicherheitslücke kann schnell zu einem hohen finanziellen Schaden führen.
- Kosten: Auch wenn ihr durch den digitalen Arbeitsplatz an einigen Stellen Geld einspart, entstehen auf der anderen auch Kosten für die verwendeten Tools, die Implementierung, Wartung, Verwaltung sowie Schulungen.
- Unternehmenskultur: Das digitale Arbeiten verändert die Kommunikation und das Miteinander im Unternehmen. Es entstehen andere Dynamiken, wenn sich die Mitarbeitenden vermehrt nur noch virtuell begegnen und der persönliche Austausch fehlt.
Woraus besteht ein digitaler Arbeitsplatz? Anforderungen & Tools
Ein digitaler Arbeitsplatz besteht aus vielen verschiedenen Anwendungen, Diensten und Tools, die miteinander verknüpft sind und eine Reihe von alltäglichen Anforderungen erfüllen.
Kommunikationstools
Über geeignete Kommunikationstools bildet ihr die interne Kommunikation in eurem gesamten Unternehmen ab, von der Top-down-Informationsbereitstellung bis hin zum Austausch innerhalb der einzelnen Teams.
Folgende Kommunikationsinstrumente bieten sich für den digitalen Arbeitsplatz an:
- E-Mail (z. B. Outlook, Gmail)
- Instant Messaging (z. B. Slack, Microsoft Teams)
- Videokonferenzen (z. B. Zoom, Google Meet)
- (Social) Intranet (z. B. Haiilo)
Der große Vorteil eines (Social) Intranets ist, dass ihr darüber viele verschiedene Kommunikationswege abbilden könnt, von unternehmensweiten Feeds über Communitys bis hin zu Einzelchats. Zudem könnt ihr das Intranet mit unterschiedlichen Systemen verknüpfen, sodass es am Ende egal ist, welche Tools eure Mitarbeitenden nutzen – über das zentrale Mitarbeiterportal erreicht ihr alle.
💡 Tipp: Am digitalen Arbeitsplatz läuft ein großer Teil der Kommunikation asynchron ab. Welche Vorteile und auch Herausforderungen das mit sich bringt, lest ihr in unserem Blogartikel „Asynchrone Kommunikation – ein Segen für die moderne Arbeitswelt?!“.
Kollaborationstools
Kollaborationstools ermöglichen die effiziente Zusammenarbeit im Team, unabhängig vom jeweiligen Arbeitsort. Wichtige Bereiche, die digitale Lösungen für die Kollaboration abdecken sollten, sind unter anderem:
- Projekt- und Aufgabenmanagement (z. B. über Tools wie Asana oder Trello)
- Terminmanagement (z. B. über Kalenderdienste wie Google Calendar)
- Wissensmanagement (z. B. über ein digitalisiertes Unternehmenswiki)
- Brainstorming (z. B. über Tools wie Canva)
💡 Tipp: In unserem Blog haben wir dem Thema einen ganzen Beitrag gewidmet und zeigen euch, wie ihr mit den richtigen Online-Kollaborationstools eure Teamarbeit verbessert.
Informationssicherheit
Um jederzeit für eine hohe Informationssicherheit zu sorgen, solltet ihr entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen einplanen. Dazu gehören zum Beispiel sichere Authentifizierungsverfahren, Verschlüsselungstechniken oder der Einsatz von Anti-Ransomware-Technologien.
Wichtig ist, alle Mitarbeitenden für die Themen IT-Sicherheit und Datenschutz zu sensibilisieren und sie zum verantwortungsvollen Umgang mit euren Unternehmensdaten zu bewegen – ob vor Ort im Büro, im Home-Office, auf Workation oder Geschäftsreise.
Datenmanagementtools
Zu den Datenmanagementtools gehören alle Werkzeuge, die euch dabei unterstützen,
- Daten aller Art abzulegen und zu verwalten,
- Dokumente (nachvollziehbar) zu bearbeiten,
- Informationen zu übertragen und zu teilen sowie
- Daten umfassend zu analysieren.
Das Datenmanagement wird heutzutage vermehrt auf Cloud-Lösungen verlagert, was den Zugang zu Informationen sowie die gemeinsame Bearbeitung und das Teilen von Dateien erleichtert.
Einen digitalen Arbeitsplatz einzurichten und zu pflegen, erfordert darüber hinaus ganzheitliche Projekt- und Prozessmanagementtools. Diese helfen euch dabei, eure digitalen Unternehmensprozesse zu strukturieren und laufend zu optimieren.
Gerätschaften
Nicht zu vergessen sind zudem all die Geräte, die eure Mitarbeitenden benötigen, um die genannten Tools nutzen zu können. Diese bilden sozusagen das Tor zum digitalen Arbeitsplatz. Dazu gehören zum Beispiel leistungsstarke Notebooks. Im Gegensatz zu stationären PCs haben diese den Vorteil, dass eure Mitarbeitenden damit sehr mobil und flexibel sind. Auch andere mobile Endgeräte wie Smartphones sind hilfreich, um zum Beispiel schnell über die Mitarbeiter-App auf Unternehmensdaten zugreifen zu können.
Die Notebooks sollten mit einer guten Webcam und einem Mikrofon ausgestattet sein, um virtuelle Meetings durchführen zu können. Noch besser sind hochwertige separate Kameras und Headsets.
💡 Hinweis: Für einen guten digitalen Arbeitsplatz sollten die genutzten Tools sinnvoll miteinander verknüpft und in die Workflows integriert sein. Ansonsten entsteht ein buntes Toolchaos, das die Mitarbeitenden mehr in ihrer Arbeit behindert als unterstützt.
3 Tipps zur Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes
Ein digitaler Arbeitsplatz lässt sich nicht über Nacht einrichten und muss zudem laufend gepflegt und optimiert werden – wie jeder analoge Arbeitsplatz auch. Wir wollen euch zum Abschluss noch drei Tipps mitgeben, worauf ihr dabei besonders achten solltet.
#1 Mitarbeitende mit ins Boot holen
Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes ist vor allem für eure älteren Mitarbeitenden zunächst einmal eine Umstellung, die mit vielen Herausforderungen verbunden ist. Achtet auf eine transparente Change-Kommunikation: Erklärt euren Mitarbeitenden, wie ein digitaler Arbeitsplatz funktioniert und welche Vorteile dieser für jede:n bringt.
Fragt eure Belegschaft zudem, was sie sich von einer idealen digitalen Arbeitsumgebung wünscht. Welche Tools und Prozesse benötigen eure Beschäftigten, um effizienter zu arbeiten? Diese Fragen solltet ihr nicht nur am Anfang stellen, sondern eure Prozesse kontinuierlich hinterfragen und prüfen. Holt euch dabei wertvollen Input eurer Mitarbeitenden ein, die tagtäglich mit den ausgewählten Anwendungen und Tools arbeiten.
💡 Tipp: Mit Haiilo könnt ihr unkompliziert Pulsumfragen durchführen und euch ein aktuelles Stimmungsbild einholen. Über die integrierten Analysetools bekommt ihr zudem einen Überblick über die Aktivitäten in eurem Social Intranet und könnt mögliche Problemstellen identifizieren, die das Engagement eurer Mitarbeitenden beeinträchtigen.
#2 Unternehmenskultur pflegen
Es sind nicht nur die digitalen Tools, die die Mitarbeitenden vernetzen, sondern in erster Linie weiterhin eure Unternehmenskultur. Jedoch muss diese neu gedacht und an die veränderten Arbeitsweisen angepasst werden.
💡 Tipp: Mit dem Social Intranet schafft ihr eine digitale Heimat, in der sich alle verbunden fühlen. Dazu bietet euch unsere Plattform vielfältige Funktionen:
- Passt das Social Intranet individuell an eure Unternehmensidentität an.
- Erstellt eigene Seiten und Wikis, in denen ihr eurer Belegschaft die Unternehmensphilosophie und zentralen Werte näherbringt.
- Nutzt den Feed, um eure Mitarbeitenden zu wichtigen Unternehmensupdates auf dem Laufenden zu halten.
- Nutzt das Social Intranet zur Eventplanung – ob online oder analog.
- Startet spielerische Challenges, um das Mitarbeiterengagement zu erhöhen und den Teamspirit zu fördern.
- Organisiert euch in Communitys, um euch zu Fachthemen auszutauschen und euer Unternehmenswissen gemeinsam zu erweitern.
- Gebt euren Mitarbeitenden über ansprechende Mitarbeiterprofile ein Gesicht und stellt neue Kolleg:innen vor.
Gerne erklären wir euch in einer Produktdemo, welche Möglichkeiten ihr noch habt, mit Haiilo eure Unternehmenskultur zu stärken.
#3 Grenzen setzen
Die Digitalisierung eröffnet unendliche Möglichkeiten. Nutzt dies jedoch nicht aus. Nur weil eure Mitarbeitenden theoretisch von überall arbeiten können, heißt das nicht, dass sie immer erreichbar sind. Respektiert die Ruhezeiten eurer Angestellten sowie die Grenzen zwischen Privat- und Arbeitsleben.
Nutzt die digitalen Tools auch nicht, um eure Mitarbeitenden zu kontrollieren. Bringt ihnen Vertrauen entgegen und lasst sie ihren Arbeitsalltag so gestalten, wie es für sie richtig ist. Wie wir bei der anfänglichen Unterscheidung verdeutlichen wollten: Stellt im Digital Workplace alle Ressourcen für das digitale Arbeiten bereit, gebt euren Mitarbeitenden jedoch die Freiheit, ihren Digital Workspace individuell nach ihren Bedürfnissen einzurichten.
