Künstliche Intelligenz & interne Kommunikation – ein Dreamteam?

Spätestens seit OpenAI im letzten Jahr sein KI-Chatprogramm ChatGPT vorstellte, ist künstliche Intelligenz (KI) in aller Munde. Doch auch schon die Jahre zuvor hat sich die künstliche Intelligenz in viele Bereiche unseres Lebens, darunter auch unsere tägliche Kommunikation, geschlichen. So gaben zum Beispiel 68 Prozent der Befragten in einer 2020 durchgeführten Bitkom-Umfrage an, dass sie KI zum Nachrichtenschreiben nutzen.

Warum die KI dann nicht auch für die interne Kommunikation in Unternehmen einsetzen? Wir zeigen euch, wie euch die künstliche Intelligenz bei alltäglichen Kommunikationsaufgaben unterstützen kann, aber auch welche Herausforderungen die Technologie aktuell noch mit sich bringt. Dabei schauen wir uns auch an, welche Rolle eure Kommunikator:innen in Zukunft spielen werden.

Warum künstliche Intelligenz in der internen Kommunikation?

Viele Unternehmen haben mittlerweile erkannt, wie wichtig eine gute interne Kommunikation für den Unternehmenserfolg ist. Eine starke Kommunikationsstrategie zu entwickeln und umzusetzen, ist mit einer Menge Arbeit verbunden, braucht Zeit und Personal. Doch genau diese Ressourcen sind meist nicht en masse verfügbar.

Hier kann künstliche Intelligenz für Entlastung sorgen. Aber nein: Die KI nimmt euren Mitarbeitenden nicht den Job weg, auch wenn laut der Bitkom-Studie knapp zwei Drittel der Befragten das befürchtet. Stattdessen wird die KI zur Assistentin, die euren Kommunikator:innen helfend zur Seite steht. Die Aufgabe der Kommunikator:innen wird es dann zunehmend werden, die KI strategisch einzusetzen, die Nutzung zu optimieren und mit geeigneten Tools die interne Kommunikation laufend zu verbessern.

Dafür braucht es aber auch das nötige Wissen und entsprechende Kompetenzen. Wenn ihr KI in eurem Unternehmen einsetzt, solltet ihr eure Mitarbeitenden daher weiterbilden.

Die Chancen von künstlicher Intelligenz

Künstliche Intelligenz kann das Leben von Kommunikator:innen immens vereinfachen:

• Routineaufgaben fressen im Alltag viel Zeit, die ihr sparen könnt, indem ihr die KI diese für euch erledigen lasst.
• Eure Kommunikator:innen müssen sich auch nicht mehr mit „Dulli-Jobs“ herumärgern, sondern können ihre Energie für anspruchsvollere Aufgaben verwenden.
• Die KI kann euch neue Denkanstöße und Inspirationen geben und euch zum Beispiel aus einem kreativen Loch heraushelfen.
• Sie gibt euch also Raum und Unterstützung, um eure Ideen zu entfalten und euren Fokus auf das Herzstück der internen Kommunikation zu richten: eure Mitarbeitenden.
• Insgesamt könnt ihr durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz eure Effizienz steigern und so die Entwicklung eures Unternehmens Stück für Stück vorantreiben.

Aktuelle Herausforderungen und Grenzen von KI

Bei all den Vorteilen künstlicher Intelligenz sind viele der Möglichkeiten aktuell noch Zukunftsmusik. Die Technologien sind noch nicht ausgereift und der Umgang mit KI noch nicht geregelt. Das sorgt bei vielen Menschen für Ängste und Misstrauen.

Folgende Herausforderungen und Grenzen von KI solltet ihr im Hinblick auf eure interne Kommunikation beachten:

• Einheitliche Regelungen zur Nutzung von künstlicher Intelligenz gibt es aktuell nicht. Hier liegen die Unternehmen in der Verantwortung, die Nutzung von KI-Anwendungen transparent zu kommunizieren und interne Nutzungs- sowie Verhaltensregeln aufzustellen, um zum Beispiel Vorgaben zum Datenschutz einzuhalten.
• Einer der größten Nachteile ist, dass KI-Programme wie GPT-4 (die aktuelle Version des Sprachmodells, das auch ChatGPT nutzt) noch vermehrt dazu neigen, frei erfundene Informationen zu liefern. Laut einer Studie von Wissenschaftler:innen der Universität Georgetown war der Vorgänger GPT-3 sogar besser darin, falsche Informationen zu produzieren als faktenbasierte. Vor allem für interne Kommunikation ist es wichtig, dass eure Mitarbeitenden den Informationen trauen können. Ein aufmerksamer Umgang mit KI ist daher Pflicht.
• Wer schon einmal mit einem Chatprogramm wie ChatGPT oder Bing AI ins Gespräch gekommen ist, merkt schnell, dass die Antworten in der Regel recht generisch sind. Einzigartige Kreativität und Emotionen sucht man hier eher vergebens. Gerade für die Mitarbeiterkommunikation und die zwischenmenschliche Interaktion sind dies jedoch wichtige Faktoren.

Aufgabe der Kommunikator:innen

Wo die KI in der Unternehmenskommunikation an ihre Grenzen stößt, nehmen eure Kommunikator:innen eine besondere Rolle ein:

• Sie hauchen den von der KI generierten Informationen und Nachrichten Leben ein, verfeinern sie mit Emotionen, Empathie und Nähe.
• Sie bauen Vertrauen auf. Dazu gehört auch der transparente Umgang mit KI-Anwendungen.
• Sie nutzen die Zeit und Ressourcen, die sie mithilfe von KI-Tools gewinnen, für strategische Themen, zwischenmenschliche Interaktionen und aufmerksames Employee Listening. Sie gehen mit den Mitarbeitenden in den Dialog und etablieren eine offene, ehrliche und zugewandte Kultur des Austausches.

Tipp: Wir haben mit Carsten Rossi, Managing Partner bei Kammann Rossi, über Künstliche Intelligenz in der internen Kommunikation gesprochen. Erfahrt in unserem Video, wie man aktuellen Ängsten begegnen kann und welche Rolle die IK in Zukunft einnehmen wird. 🎥

KI in der internen Kommunikation – 5 Best Practices

Wir haben euch im Folgenden ein paar konkrete Beispiele und Best Practices zusammengestellt, wie ihr künstliche Intelligenz bereits heute für eure interne Kommunikation einsetzen könnt.

1. Brainstorming

Nutzt die KI, um erste Ideen und Inspirationen zu sammeln. Die künstliche Intelligenz kann euch dabei helfen, Trends aufzuspüren und Themen aus neuen Perspektiven zu beleuchten. So könnt ihr beispielsweise eine Stichpunktliste mit den wichtigsten Aspekten, häufigsten Fragen oder Beispielen zu einem bestimmten Thema generieren und damit dann relevanten Inhalt erstellen.

2. Texterstellung

Ob für E-Mails, Beiträge in eurem Social Intranet oder den oldschool Aushang am Schwarzen Brett – die interne Kommunikation ist mit sehr viel Textproduktion für die unterschiedlichsten Kanäle verbunden. KI-Tools können euch dabei einiges an Arbeit abnehmen.

Wir raten euch aus den oben genannten Gründen davon ab, euch bei der Recherche und Texterstellung voll und ganz auf die KI zu verlassen. Jedoch kann sie euch erste Textentwürfe liefern, die ihr dann nur noch anpassen und verfeinern müsst.

Auch bei der Optimierung von bestehenden Texten kann sie euch helfen und zum Beispiel für euch Blogartikel zusammenfassen, ein Inhaltsverzeichnis für euer Wiki erstellen oder Nachrichten in unterschiedlicher Länge für die jeweiligen Kanäle verfassen.

3. Zielgruppengerechte Kommunikation

KI kann euch dabei unterstützen, Inhalte zielgruppengerecht aufzubereiten. Zum Beispiel könnt ihr die Tonalität eines Textes je nach Zielgruppe anpassen und somit Botschaften aussenden, die auch wirklich ankommen. Auch Übersetzungen sind mit entsprechenden Tools ein Kinderspiel und ihr geht sicher, dass ihr ausnahmslos die gesamte (internationale) Belegschaft erreicht.

Die größte Herausforderung und auch Kernaufgabe von guter interner Kommunikation ist, immer die richtige Botschaft an die richtige Person zu senden. Das Ziel sollte sein, Informationsflut und dadurch auch Informationsstaus zu verhindern. Das gelingt zum Beispiel über personalisierte Empfehlungen durch die KI: Im Social Intranet werden den Nutzer:innen je nach Standort, Position oder Interessen die relevantesten Informationen angezeigt.

4. Intelligente Suche und Chatbots

Um sich in den Weiten des (Social) Intranets zurechtzufinden, braucht es eine übersichtliche Struktur und intelligente Suchfunktionen. Ebenso könnt ihr euren Mitarbeitenden Chatbots zur Seite stellen, die bei Fragen und der Suche nach bestimmten Informationen helfen. Diese KI-Anwendungen ermöglichen euch dann beispielsweise ein einfaches digitales Onboarding neuer Mitarbeitender.

5. Datenauswertungen

Nicht zuletzt hilft euch KI dabei, wertvolle Daten zu sammeln, auszuwerten und sogar direkte Entscheidungen auf Grundlage der Daten zu treffen. So könnt ihr unter anderem den Impact eurer internen Kommunikation messen und laufend optimieren.

Auch die KI lernt mit: Je mehr Daten die künstliche Intelligenz sammelt und je mehr Feedback sie bekommt, desto besser wird sie mit der Zeit. So könnt ihr die ideale Assistentin für euer Unternehmen entwickeln.

KI-gestützte Content Creation von Haiilo

Wir bieten euch für euer Haiilo Social Intranet eine KI-Integration namens AVA (Artificial Virtual Assistant) als smarte Assistentin für die Contenterstellung. Damit könnt ihr bis zu zehnmal schneller ansprechende Kommunikationsinhalte für verschiedene Zielgruppen erstellen.

Und so geht’s:

• Thema auswählen,
• Textlänge festlegen,
• Tonalität ändern –
• und schon steht der erste Textentwurf!

Wenn ihr mehr über AVA erfahren wollt, empfehlen wir euch unseren Blogartikel zur Einführung von Haiilo AVA – dieser wurde übrigens auch von der KI verfasst.

Wie KI eure Kommunikator:innen stärkt

Die interne Kommunikation im Unternehmen aufzubauen, ist oft eine Mammutaufgabe, die viel Einsatz, Fingerspitzengefühl, aber auch klare Ziele und Strategien benötigt. Künstliche Intelligenz kann euch dabei viele zeitaufwendige Routineaufgaben abnehmen und Prozesse effizienter gestalten.

Die KI wird eure Kommunikator:innen dabei nicht ersetzen, im Gegenteil: Wenn ihr die Technologie richtig einsetzt, gibt sie ihnen Raum, um sich auf das Kernstück ihrer Arbeit zu besinnen – den ehrlichen, offenen, authentischen Austausch mit den Mitarbeitenden.