Interne Kommunikation in Industrieunternehmen: So meistert ihr kommunikative Herausforderungen

Aktuell arbeiten rund 8,11 Millionen deutsche Arbeitnehmende im produzierenden Gewerbe (ohne Baugewerbe). Ob Industriemechaniker:innen, Qualitätsmanager:innen, Arbeitsvorbereiter:innen oder Verwaltungsangestellte – die Mitarbeiterschaft in Produktionsunternehmen ist denkbar heterogen.

Umso herausfordernder ist es, mit der internen Kommunikation in Industrieunternehmen auch wirklich alle Mitarbeitenden zu erreichen. So äußerte in einer Online-Umfrage des Fachmagazins KOM fast ein Drittel der teilnehmenden Kommunikationsmanager:innen die Befürchtung, dass sie bestimmte Personengruppen mit ihren unternehmensinternen Kommunikationsmaßnahmen ausschließen.

Wie ihr eine solche kommunikative Exklusion verhindert und die interne Kommunikation in eurem Industrieunternehmen verbessert, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Herausforderungen im produzierenden Gewerbe

Die interne Unternehmenskommunikation im produzierenden Gewerbe hat insbesondere mit folgenden Herausforderungen zu kämpfen:

Hohe Fluktuation

Die Industrie ist ein dynamisches Gewerbe mit einer teilweise sehr hohen Fluktuationsrate. So lag der Fluktuationskoeffizient im verarbeitenden Gewerbe laut Statista im Jahr 2021 bei 17,1. Das Baugewerbe kam sogar auf einen Wert von 32,6.

Frequente Mitarbeiterwechsel sind nicht nur mit hohen Kosten verbunden, sondern auch eine Herausforderung für das Onboarding. Neue Mitarbeitende müssen möglichst schnell und effizient eingearbeitet werden.

Neue Generationen

Der Fachkräftemangel geht auch am Produktionssektor nicht spurlos vorbei. Viele Fachkräfte werden in den nächsten Jahren das Rentenalter erreichen und die Unternehmen verlassen. Die Nachwuchskräfte, die jetzt den Arbeitsmarkt betreten, haben jedoch teilweise ganz andere Anforderungen als die älteren Generationen.

Die Generation Z ist beispielsweise hochgradig digital vernetzt, legt großen Wert auf eine rege Feedbackkultur und will mit modernster Technologie arbeiten.

💡 Tipp: Wenn ihr mehr über die veränderten Anforderungen der jungen Arbeitnehmenden erfahren wollt, empfehlen wir euch unseren Blogbeitrag „So verändert die Generation Z die Arbeitswelt“.

Heterogene Mitarbeitergruppen

In Unternehmen mit angeschlossener Produktion treffen viele verschiedene Mitarbeitergruppen mit unterschiedlichen Arbeitsweisen und Bedürfnissen aufeinander. Die Facharbeiter:innen arbeiten im Schichtbetrieb in der Fertigungshalle, die Außendienstmitarbeitenden halten sich an vielen verschiedenen Standorten auf und die Verwaltung wird vom Büro aus gemanagt. So vielfältig wie die Berufsfelder sind auch die Menschen dahinter, was zum Beispiel ihre Kulturen und Sprachen betrifft.

All diese Mitarbeitenden wollen gehört, verstanden und einbezogen werden. Dafür braucht es die richtigen Kommunikationskanäle und -formate, die jede:n erreichen. Keine leichte Aufgabe für die interne Kommunikation.

Non-Desk-Worker ohne digitale Anbindung

Rund 80 Prozent der Arbeitskräfte weltweit, so eine Trendstudie aus dem Jahr 2022, arbeiten „deskless“, also ohne Schreibtisch beziehungsweise Bildschirmarbeitsplatz. Vor allem in Industrieunternehmen findet man einen großen Teil der Belegschaft anstatt im Büro in Fertigungshallen, im Lager oder im Außendienst vor.

Viele dieser Non-Desk-Arbeiter:innen haben weder eine eigene Firmen-E-Mail-Adresse oder Telefonnummer noch Zugang zu einem Computer. Daraus ergeben sich viele Nachteile:

• Deskless-Mitarbeitende sind von der Kommunikation des Unternehmens oft abgeschnitten und werden schnell vergessen.
• Sie bekommen weniger Feedback und erfahren weniger Wertschätzung.
• Darunter leiden das Zugehörigkeitsgefühl und die Identifikation mit dem Unternehmen.
• Wichtige Informationen gelangen verspätet oder gar nicht an die Mitarbeitenden und es entstehen Silos.

Auch Mitarbeitende ohne digitale Anbindung brauchen einen regen Informationsfluss, um effizient arbeiten zu können und sich im Unternehmen wohlzufühlen.

Analoge Kommunikation

Die Kommunikation in Fertigungshallen und Lagern findet traditionell über analoge Kanäle wie das Schwarze Brett statt. Oder aber es gibt vereinzelte Schalter und Infoterminals mit Computerzugang.

Das Problem:

• Traditionelle Terminals haben nur limitierte Funktionen und sind wenig nutzerfreundlich.
• Um sich zu informieren, müssen die Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz verlassen.
• Viele Prozesse sind sehr aufwendig: Für Urlaubsanträge müssen die Mitarbeitenden zum Beispiel ein Papierformular ausfüllen und ins Verwaltungsbüro bringen. Schichtpläne werden jede Woche neu ausgedruckt und an das Schwarze Brett gehängt, wobei kurzfristige Änderungen schnell unbemerkt bleiben.
• Analoge Tools und Instrumente der internen Kommunikation wie das Schwarze Brett sind oft Einbahnstraßen: Mitarbeitende können sich nicht einbringen, es entsteht kein Dialog.

Wir-Gefühl

Wenn Mitarbeitende aus der Kommunikation ausgeschlossen werden, haben sie auch keinen Zugang zur Unternehmenskultur. Oft wissen die Mitarbeitenden in der Produktionshalle beispielsweise gar nicht, wie sie miteinander interagieren sollen. Die Folge: Sie scheuen sich, Fragen zu stellen, Fehler zu machen und Ideen einzubringen.

Am Ende des Tages arbeitet dann jede:r für sich. Es gibt keinen Austausch untereinander und es fehlt der Zusammenhalt. Wenn sich Mitarbeitende nicht mit ihrem Unternehmen, ihrem Team und ihrer Arbeit identifizieren können, wirkt sich das negativ auf ihre Zufriedenheit, Motivation und Produktivität aus.

Transparenz

Transparenz ist wichtig, um alle im Unternehmen auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen. Informationen müssen rechtzeitig und vollständig an alle relevanten Personen gelangen. Auch Mitarbeitende in der Produktion sollten immer über wichtige Entscheidungen und Unternehmensentwicklungen Bescheid wissen, um darauf reagieren zu können.

Transparenz sorgt zudem für ein Wir-Gefühl. Dafür sollten die Mitarbeitenden die Mission, Vision und Ziele des Unternehmens immer klar vor Augen haben.

Sicherheit

Sicherheit am Arbeitsplatz ist eines der höchsten Güter. Vor allem in Produktionsstätten lauern in dieser Hinsicht viele Gefahren. Umso wichtiger sind Sicherheitspläne und -protokolle. Diese liegen in vielen Produktionsunternehmen unberührt in Schubladen herum.

Das ist jedoch nicht der Sinn der Sache: Sicherheitsprotokolle sollten für alle Mitarbeitenden zugänglich sein, sorgfältig gepflegt und upgedatet werden. Nur wenn Sicherheitsvorfälle transparent für alle dokumentiert werden, können präventive Maßnahmen sowie geeignete Maßnahmen entwickelt werden. Ansonsten wiederholen sich Fehler und es gibt keinen Austausch über Verbesserungsvorschläge.

Warum die interne Kommunikation in Produktionsunternehmen verbessert werden muss

Egal ob Mitarbeitende mit oder ohne Bildschirmarbeitsplatz – eine gute interne Kommunikation in Industrieunternehmen sollte alle Mitarbeitenden gleichermaßen einschließen. Das bringt euch in eurem Betrieb viele Vorteile:

• Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt.
• Die Mitarbeitenden sind engagierter, motivierter und produktiver.
• Die interdisziplinäre Zusammenarbeit wird verbessert.
• Ihr fördert die Mitbestimmung.
• Ihr erhaltet Insights von der „Basis“, könnt von euren Mitarbeitenden lernen und wertvolles Wissen sammeln.
• Die Mitarbeiterbindung wird stärker.

Oder andersherum gesagt: Eine exkludierende Unternehmenskommunikation sorgt für unzufriedene Mitarbeitende und ineffiziente Prozesse, die schließlich zu einer schlechten Produktionsqualität und unzufriedenen Kund:innen führen können. Eine schlechte Kommunikation in der Produktion ist zudem auch mit Sicherheitsrisiken verbunden.

Best Practices & Leitfaden für die Kommunikationskultur in Unternehmen

Um die interne Kommunikation in eurem Unternehmen zu verbessern, benötigt ihr eine passende Kommunikationsstrategie. Dafür solltet ihr euch genaue Gedanken darüber machen, mit welchen kommunikativen Herausforderungen ihr alltäglich zu kämpfen habt, wer eure Zielgruppen sind, welche Ziele ihr verfolgt und welche Kanäle zu euch passen.

Herausforderungen identifizieren

Zunächst einmal solltet ihr eure aktuellen Schwächen, Probleme und Verbesserungspotenziale in eurer internen Kommunikation identifizieren, um dafür die richtigen Lösungen zu finden.

Arbeiten eure Mitarbeitenden in der Produktion zum Beispiel in einer recht lauten Umgebung? Dann ist es nicht sehr effektiv, wichtige Informationen und Warnhinweise über Beschallungsanlagen durchzugeben. Eure Mitarbeitenden sind viel unterwegs? Dann sorgen Eventankündigungen am Schwarzen Brett regelmäßig dafür, dass sich ein Teil der Belegschaft ausgeschlossen fühlt. In eurem Unternehmen kommen Mitarbeitende aus verschiedenen Ländern zusammen? Dann solltet ihr eure Informationen in mehreren Sprachen anbieten.

💡 Tipp: Um herauszufinden, vor welchen kommunikativen Herausforderungen eure Mitarbeitenden alltäglich stehen, geht mit ihnen in einen Dialog. Führt Mitarbeiterbefragungen durch und sammelt Verbesserungsvorschläge aus eurer Belegschaft. Auch wenn ihr neue Kommunikationskanäle einführt, helfen euch Umfragen dabei, die Fortschritte und Ergebnisse nachzuverfolgen.

Zugleich gebt ihr euren Mitarbeitenden das Gefühl, gehört und wertgeschätzt zu werden. Das wirkt sich positiv auf die Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit aus.

Kommunikationsrichtlinien und -ziele festlegen

Damit alle gleichermaßen an der Kommunikationskultur in eurem Unternehmen teilnehmen und diese aktiv mitgestalten können, solltet ihr eure Kommunikationsrichtlinien und -ziele transparent und klar festlegen. Beachtet dabei die Kommunikation auf allen Ebenen:

• Vertikal: Wie läuft der Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitenden und ihren Vorgesetzten ab? Welche Ansprechpartner:innen gibt es auf den unterschiedlichen Ebenen? Wie wird Feedback gegeben?
• Horizontal: Wie arbeiten Kolleg:innen und Teams zusammen? Wie können sich Mitarbeitende auch abteilungsübergreifend austauschen?

💡 Tipp: Schult eure Führungskräfte und Mitarbeitenden darin, richtig miteinander zu kommunizieren und zum Beispiel konstruktives Feedback zu geben. Was genau dabei zu beachten ist, lest ihr in unserem Blogartikel zum Thema Mitarbeiter-Feedback.

Kommunikationskanäle digitalisieren

Zu euren Kommunikationsrichtlinien gehört auch, die passenden Kanäle und Instrumente der internen Kommunikation auszuwählen. Meist findet man in Unternehmen einen bunten Kanal-Mix: Für Urlaubsanträge müssen die Mitarbeitenden zum Beispiel persönlich ins Personalbüro, ihre Schichtpläne erfahren sie über Aushänge am Schwarzen Brett und die wichtigsten Unternehmensneuigkeiten kommen einmal im Monat per E-Mail-Newsletter.

Dadurch bestehen zwei große Gefahren:

• Die Mitarbeitenden erhalten zum Teil unterschiedliche Informationen.
• Die Mitarbeitenden erhalten zu viele für sie irrelevante Informationen.

Die Lösung: eine zentrale Kommunikationsplattform, über die ihr zielgerichtete Multichannel-Kommunikation betreiben könnt. Das Social Intranet von Haiilo bietet euch zum Beispiel von Feeds über Communitys bis hin zu Wikis vielfältige Möglichkeiten zum Austausch und zur Kollaboration. Über die App erreicht ihr eure Mitarbeitenden, egal wo sie sich gerade aufhalten. Zudem könnt ihr eure Informationen an die jeweils bevorzugten Kanäle ausspielen, ob E-Mail, Slack oder Microsoft Teams.

💡 Tipp: Über Push-Nachrichten auf dem Smartphone, Tablet oder auch auf den Bildschirmen im Lager macht ihr eure Mitarbeitenden sofort auf die wichtigsten Informationen aufmerksam.

Kommunikation dezentralisieren

Interne Kommunikation wird oft als reiner Top-down-Informationsfluss missverstanden, der von der oberen Managementebene initiiert wird.

Gute Kommunikation im Unternehmen sollte aber in beide Richtungen gehen und auf allen Ebenen stattfinden. Achtet darauf, eure Mitarbeiterkommunikation zu lokalisieren: Wenn euer Produktionsunternehmen beispielsweise verschiedene Standorte hat, solltet ihr eure Informationen an die jeweiligen Teams anpassen.

Gebt euren Mitarbeitenden zudem die Möglichkeit, sich aktiv zu beteiligen, Diskussionen anzustoßen und Feedback zu geben. Im Social Intranet steht euch dafür zum Beispiel die Kommentarsektion zur Verfügung. Außerdem können eure Beschäftigten eigene Beiträge verfassen und sich selbstständig in Communitys organisieren.

💡 Tipp: Erstellt in eurem Social Intranet spezifische Feeds für eure Standorte oder auch bestimmte Mitarbeiterrollen. Indem ihr die Informationen vorselektiert, entlastet ihr eure Mitarbeitenden und kommuniziert wesentlich effizienter.

Checkliste für eine gute Kommunikation in Produktionsunternehmen

Die interne Kommunikation in Industrieunternehmen steht vor einigen Herausforderungen. Um alle Mitarbeitenden unabhängig von ihrer Arbeitsplatzsituation zu erreichen, solltet ihr auf eine moderne Kommunikationsplattform wie Haiilo setzen:

• Content filtern: Vermeidet eine Informationsflut und erstellt zielgerichteten Content für unterschiedliche Personengruppen, z. B. Standorte und Mitarbeiterrollen.
• Multilanguage: Spielt eure Inhalte in allen relevanten Sprachen aus.
• Multichannel: Erreicht all eure Mitarbeitenden auf den bevorzugten Kanälen.
• Mobile App: Beteiligt auch Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse, Computerzugang oder festem Arbeitsplatz an eurer Kommunikation, indem sie auf ihren eigenen Geräten die Mitarbeiter-App nutzen können.
• Intuitive Benutzeroberfläche: Holt eure Mitarbeitenden mit einem benutzerfreundlichen Design ab, das sich an anderen Social-Media-Plattformen orientiert.
• Multimedia: Ob Bilder, Videos oder Audio – begeistert eure Belegschaft mit multimedialen Inhalten.
• Unternehmenskultur: Stärkt euer Gemeinschaftsgefühl in Communitys und lebt eure Unternehmenswerte im transparenten Austausch.
• Wissensmanagement: Verbessert euer Wissensmanagement und euer Onboarding, indem ihr euer Unternehmenswissen zentral über das Intranet verfügbar macht – ganz einfach dank der smarten Integrationen.
• Umfragen: Gebt euren Mitarbeitenden mit dem Umfrage-Tool ein Mitspracherecht.
• Analysefunktionen: Nutzt die Analysetools, um eure interne Kommunikation laufend zu verbessern.
• Employee Advocacy: Stärkt mit der Hilfe eurer Mitarbeitenden eure Unternehmensmarke und macht euch für neue Kund:innen sowie motivierte Fachkräfte sichtbar.

Eine gute interne Kommunikation hat schließlich einen direkten Einfluss auf euren Unternehmenserfolg. Denn nur wenn ihr all eure Beschäftigten einbezieht, die Zusammenarbeit fördert und euren Informationsfluss optimiert, könnt ihr gemeinsam eure Unternehmensziele verfolgen und eine hohe Produktionsqualität sicherstellen.