Interne Kommunikation im Gesundheitswesen: Herausforderungen und Best Practices

Die interne Kommunikation im Gesundheitswesen ist ein komplexes Thema, das herausfordert. Denn es geht darum, Mitarbeitende sowie Kolleg:innen blitzschnell abteilungsübergreifend zu informieren und darüber hinaus einen Austausch zu ermöglichen. Ziel dabei ist es, nahtlos zu kommunizieren, um Patient:innen effektiv zu versorgen, die organisatorische Effizienz zu erhalten und kostspielige Fallstricke zu vermeiden.

In diesem Artikel erfahrt ihr mehr über die Herausforderungen und Methoden interner Kommunikation im Gesundheitswesen und erhaltet Antworten auf folgende Fragen:

• Wie informiert ihr schnell alle Mitarbeitenden, egal wo sie sind?
• Mit welchen Maßnahmen könnt ihr die Informationsflut auf eure Beschäftigten segmentieren, um unnötigen Stress zu reduzieren?
• Und wie schafft ihr es, eure Mitarbeitenden nicht nur mit Informationen zu erreichen, sondern auch zur Interaktion anzuregen?

5 Herausforderungen der internen Kommunikation in Krankenhäusern & Co.

Um eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie zu entwickeln und in Krankenhäusern & Co. flüssig umzusetzen, ist es wichtig, zunächst die Herausforderungen der internen Kommunikation im Gesundheitssektor zu verstehen. Diese sind zum Beispiel:

#1 Fragmentierte Kommunikation

Schlechte beziehungsweise teilweise fehlende Kommunikation innerhalb der Klinik & Co. kann zu Versäumnissen und Fehlern mit schlimmen Folgen für die Gesundheit der Patient:innen führen und Stress sowie Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden auslösen. Schätzungsweise 27 Prozent der Behandlungsfehler werden durch unzureichende Kommunikation verursacht.

Außerdem behindert fragmentierte Kommunikation die Entscheidungsfindung des Führungspersonals, denn das abteilungsübergreifende Gesamtbild fehlt. Dadurch kommt es zu Insellösungen. Das wiederum verhindert, dass zum einen organisatorische Ziele erreicht werden und zum anderen, dass Pflege effektiv bereitgestellt werden kann.

#2 Zu langsame interne Kommunikation

Erfolgt der Informationsabgleich zeitversetzt, sorgt das für negative Erfahrungen auf Seiten der Patient:innen. Denn durch verzögerte interne Abstimmung werden Untersuchungen teilweise mehrfach durchgeführt oder es kommt zu unnötigen Wartezeiten bis zum nächsten Behandlungsschritt. Das führt zu unangenehmen Situationen und Spannungen zwischen Patient:innen und Mitarbeitenden, was den Arbeitsalltag in Kliniken & Co. unnötig erschwert.

Auf Unternehmensseite verursacht eine zu langsame interne Kommunikation unnötige Kosten durch doppelte Arbeit und Ineffizienz.

#3 Hybride Unternehmensstrukturen

Hybride Unternehmensstrukturen machen die interne Kommunikation komplex. Denn ihr wollt sowohl mobile Mitarbeitende als auch Beschäftigte an stationären PCs schnell mit den richtigen Informationen erreichen.

Zudem setzt sich euer Personal im Unternehmen aus Digital Natives (Mitarbeitende, die mit digitalen Medien aufgewachsen sind und spielend leicht damit umgehen können) und Digital Immigrants (Mitarbeitende, die den Umgang mit digitalen Medien erlernt haben beziehungsweise noch weiter erlernen müssen) zusammen. Für eine nahtlose Mitarbeiterkommunikation und eine erfolgreiche Digitalisierung solltet ihr beide Gruppen ins Boot holen und schulen.

#4 Veraltete Kommunikationstechnologie

Die Kommunikation innerhalb des Gesundheitssystems läuft immer noch überwiegend analog. Das bestätigt eine Bitkom-Umfrage unter 535 Ärzt:innen aller Fachrichtungen in Kliniken und Praxen in Deutschland. Demnach nutzen zum Beispiel 57 Prozent der Mediziner:innen das Fax im Austausch mit Kliniken.

Veralteten Kommunikationstechnologien wie Pager, Faxgeräte und primitive Telefonsysteme fehlen jedoch die Skalierbarkeit und Flexibilität, die ein modernes Gesundheitswesen benötigt. Geschmeidiger Informationsfluss bedingt wechselseitige (interne) Kommunikation, was beispielsweise mit Pager nicht möglich ist. Moderne Kommunikationstools hingegen ermöglichen den Informationsfluss und -austausch in Echtzeit, was essenziell ist für die Sicherheit der Patient:innen.

Darüber hinaus können veraltete Kommunikationsmethoden dazu führen, dass ihr Mitarbeitende der Generation Y (Millennials) und der Generation Z (Post Millennials) nur schwer gewinnt beziehungsweise halten könnt. Denn sie erwarten von ihren Arbeitgebern moderne und flexible Kommunikationsmittel.

#5 Sensible personenbezogene Daten

Eine weitere Herausforderung der internen Kommunikation in Klinken & Co. ist der Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten, weshalb der Datenaustausch besonders robuste Schutzmechanismen erfordert.

5 Gründe, um die interne Kommunikation im Gesundheitswesen zu verbessern

Reibungslose interne Kommunikation bedeutet, dass alle Mitarbeitenden zur richtigen Zeit die Informationen haben, die sie benötigen, um Patient:innen optimal zu versorgen. Darüber hinaus erfüllt effektive Kommunikation innerhalb der Gesundheitseinrichtung folgende Aufgaben:

#1 Steigert die Mitarbeitermotivation

Laut einer Gallup-Umfrage ist das Engagement der Mitarbeitenden im Gesundheitswesen zwischen 2021 und 2022 um 12 Prozent gesunken.

Wie wirkt sich das aus? Eine unengagierte Belegschaft bedeutet eine geringere Arbeitsmoral sowie Produktivität, höhere Fluktuationsraten und eine geringere Qualität der Patientenversorgung. Dies kann durch schlechte interne Kommunikation verursacht werden, die die Kluft zwischen Management, Mitarbeitenden und Patient:innen nicht wirksam überbrückt.

Schlechte Kommunikation kann außerdem zu Missverständnissen über die Erwartungen an die Arbeit und die Rollen innerhalb der Organisation führen. Um sicherzustellen, dass ihr eine engagierte und produktive Belegschaft fördert, müssen Organisationen des Gesundheitswesens stärkere interne Kommunikationspraktiken entwickeln, die ein klares Verständnis fördern. Dazu gehören:

• Führt einen offenen Dialog über Erwartungen zwischen Mitarbeitenden und Manager:innen.
• Stellt Feedback-Mechanismen wie Mitarbeiterbefragungen bereit.
• Fördert die Kollaboration eurer Mitarbeitenden.
• Ermutigt zu teambildenden Aktivitäten wie gesellschaftlichen Veranstaltungen oder Freiwilligenarbeit.

#2 Erhöht die Sicherheit der Patient:innen

Pflege erfordert oft, dass Mitarbeitende blitzschnell entscheiden und handeln. Sind aktuelle Informationen über Patient:innen immer verfügbar, können eher die richtigen Maßnahmen zur Gesundheitserhaltung ergriffen und lebensbedrohliche Fehler vermieden werden.

Beispielsweise zählen laut Dr. phil. Peter Gausmann Patientenverwechslung sowie falsche Medikamentengabe zu den zentralen Sicherheitsproblemen und können mittels digitalisierter Prozesse verbessert werden. (Dr. phil. Peter Gausmann gehört zum Vorstand des Aktionsbündnisses Patientensicherheit und vertritt die Arbeitsgruppe Arzneimittelsicherheit.) Zu eben diesen digitalisierten Prozessen gehört allem voran die interne Kommunikation. Denn Medikationspläne und weitere Informationen müssen abteilungsübergreifend und aktuell behandelndem Personal bereitstehen.

Auch ungenaue Übergaben bei Schichtwechsel von Mitarbeitenden bergen ein hohes Risiko für die Sicherheit der Patient:innen. Daher sollte euer interner Kommunikationsprozess unterstützen, dass Protokolle jederzeit nachvollziehbar sind und Rückfragen entsprechend gestellt und dokumentiert werden können.

#3 Vermeidet Informationssilos

Informationssilos sind isolierte Informationsbereiche, die aus einem Mangel an effektiver Kommunikation zwischen den Abteilungen resultieren. Sie fördern eine Umgebung mit eingeschränkter Kommunikation und verhindern, dass Daten zeitnah zwischen den Abteilungen ausgetauscht werden.

Dadurch wird der Wissensaustausch eingeschränkt, was zu erheblichen Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung, unnötigen Redundanzen in allen Bereichen und fragmentarischen Ansätzen bei der Patientenversorgung führt. Oft hat das medizinische Fachpersonal nicht einmal Zugang zu einem gemeinsamen Satz von Krankenakten. Informationssilos halten auch von innovativen Lösungen ab, da diejenigen, die nach neuen Ansätzen suchen, oft mehrere Ebenen der Bürokratie und Hierarchien von oben nach unten überwinden müssen, um die Genehmigung für ihre Ideen zu erhalten.

Damit die Mitarbeiterkommunikation im Gesundheitswesen effektiv ist, bemüht euch, diese Informationssilos zugunsten offeneren und zugänglichen Systeme aufzubrechen – Systeme, die einen besseren Datenfluss ermöglichen und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördern.

#4 Minimiert die Informationsflut

Es ist kein Geheimnis, dass die Bewältigung der Informationsflut in der Gesundheitsbranche eine Herausforderung darstellt. Bei so vielen Daten aus verschiedenen Quellen kann es schwierig sein, zu erkennen, was wichtig ist und was nicht.

Die Realität ist, dass E-Mails und andere wichtige Nachrichten in dieser Informationsflut leicht verloren gehen. Teilweise bleiben E-Mails ungeöffnet im Posteingang liegen. Dies kann die Patientenversorgung und die organisatorische Planung ernsthaft beeinträchtigen und zu Behinderungen und Verzögerungen führen, da die Teams nicht richtig informiert sind.

Überlegt euch daher, was ihr kommuniziert und wie ihr es kommuniziert. Denn nur wenn ihr Nachrichten segmentiert und aktiv steuert, werden eure Botschaften gehört, statt in der Informationsflut unterzugehen.

#5 Erhöht finanzielle Gewinne

Mit geschmeidiger internen Kommunikation sorgt ihr dafür, dass eure Patient:innen effektiv versorgt, organisatorische Effizienz erhalten und kostspielige Fallstricke vermieden werden. Außerdem schafft ihr durch reibungslose Kommunikation positive Erfahrungen für Patient:innen und deren Angehörige, die bei Bedarf gerne wieder eure Klinik & Co. aufsuchen und euch weiterempfehlen.

Auch im War for Talents seid ihr als Arbeitgeber attraktiver, wenn ihr einheitlich kommuniziert und dabei moderne Technologien nutzt.

Best Practice interne Kommunikation im Gesundheitswesen

Kurz zusammengefasst: Die größte Herausforderung im Gesundheitswesen ist zersplitterte Kommunikation. Um eure Belegschaft zu vernetzen, damit sie effizient arbeiten und Patient:innen effektiv versorgen kann, müsst ihr eure interne Kommunikation deshalb zentralisieren und zusammenführen. Wie gelingt euch das?

Schafft mittels eines Social Intranets plus Mitarbeiter-App einen zentralen Knotenpunkt für euren Wissensaustausch. So bleiben Informationen nachvollziehbar und gehen nicht verloren. Darüber hinaus gebt ihr euren Mitarbeitenden eine Stimme, um Prozesse aktiv mitzugestalten und sich gegenseitig zu unterstützen. Denn Interessen, Erfahrungen und Belastungen können untereinander ausgetauscht und aufgearbeitet werden.

Praxisbeispiel: So fließt die interne Kommunikation bei Asklepios

67.000 Mitarbeitende, 170 Einrichtungen und jährlich über 3,5 Millionen Patient:innen – bei diesen Zahlen stand die interne Kommunikation der Asklepios Kliniken lange vor großen Herausforderungen. 

Mit dem Social Intranet von Haiilo gelang es der Klinikgruppe schließlich, eine standortübergreifende Kommunikationslösung aufzubauen und die Mitarbeiterbindung zu stärken – im Hinblick auf den aktuellen Fachkräftemangel in der Pflege ein wichtiger Aspekt.

Das Social Intranet

• verbessert den Informationsfluss, vor allem auch dank der mobilen Mitarbeiter-App.
• stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl.
• erhöht die Transparenz und Nahbarkeit des Managements.
• verleiht allen Kolleg:innen Sichtbarkeit, die sonst eher Führungskräften zu eigen war.
• fördert den fachlichen und persönlichen Austausch.
• weitet den Blick für Klinikbereiche außerhalb des eigenen Tätigkeitsfeldes.
• fördert den internen Dialog, der sich auch positiv auf die Arbeitgebermarke auswirkt.

Praxisbeispiel: Wie die AWO Unterfranken den internen Austausch verbesserte

Auch der AWO Bezirksverband Unterfranken e.V. hat es dank Haiilos Employee Communications Platform geschafft, über 3000 Mitarbeitende an 35 Standorten miteinander zu vernetzen:

• Das Social Intranet ermöglicht einen übergreifenden Austausch für Berufsgruppen an unterschiedlichen Standorten.
• Die Mitarbeitenden können besser digital zusammenarbeiten und gemeinsame Projekte realisieren.
• Ob Mitarbeitende mit oder ohne Bildschirmarbeitsplatz, ob im Management oder an der Basis – die gesamte Belegschaft ist immer bestens informiert.
• Die Sichtbarkeit und Mitbestimmung der Mitarbeitenden wird verbessert.
• Damit erhöht sich auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Fazit: Interne Kommunikation im Gesundheitswesen meistern

Interne Kommunikation im Gesundheitswesen liefert allen Beteiligten die richtigen Informationen mit den richtigen Analysen zum richtigen Zeitpunkt. Daneben sollte sie es ermöglichen, effizient und in Echtzeit wechselseitig zu kommunizieren und das auch abteilungsübergreifend. Die besten Praktiken der internen Kommunikation fördern die Zusammenarbeit, bieten klare Anleitungen und tragen zur Sicherheit der Patient:innen bei. Wie die Praxis zeigt, meistert ihr das am besten mit einer interaktiven Employee Communications Platform.