Interne Kommunikation im Unternehmen – Bedeutung und Möglichkeiten

Kommunikation spielt in allen Bereichen unseres Lebens eine große Rolle. So auch im Unternehmen. Ohne eine interne Unternehmenskommunikation würden Führungskräfte, Mitarbeitende und die unterschiedlichen Abteilungen die meiste Zeit einfach nur nebeneinanderher arbeiten anstatt miteinander. Das schadet nicht nur der Effizienz, sondern auch der Unternehmenskultur.

Interne Kommunikation ist dabei viel mehr, als aktuelle Informationen an das Schwarze Brett zu pinnen, regelmäßige Rundmails an die gesamte Belegschaft zu schicken und Betriebsversammlungen abzuhalten. Moderne Mitarbeiterkommunikation bindet jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin mit ein, fördert den Dialog und schafft ein Wir-Gefühl.

Doch was genau fällt unter interne Kommunikation und welche Möglichkeiten habe ich für eine zielgerichtete und moderne innerbetrieblichen Kommunikation? Diese und weitere Fragen beantworten wir euch in diesem Beitrag.

Definition: Was ist interne Kommunikation?

Unter dem Begriff der internen Kommunikation versteht man die Kommunikation zwischen Angehörigen einer Gruppe oder Organisation. Darunter fällt sowohl die verbale, also gesprochene Kommunikation, als auch die nonverbale Kommunikation, wie Mimik, Gestik, Körperbewegungen und das allgemeine Auftreten.

Als Instrument der Unternehmenskommunikation regelt die interne Kommunikation, auch Mitarbeiterkommunikation genannt, die Kommunikation zwischen der Unternehmensleitung und der Belegschaft. Sie beschreibt dabei aber nicht nur die Informationsverbreitung von oben nach unten in Form einer Top-down-Kommunikation, sondern ebenso das Bottom-up-Feedback und den Austausch auf horizontaler Ebene.

Ebenso lassen sich bei der innerbetrieblichen Kommunikation formelle und informelle Kommunikationsstrukturen unterscheiden. Bei ersterem handelt es sich um die Kommunikation über offizielle Kanäle des Unternehmens, während informelle Kommunikation die nicht autorisierte Informationsverbreitung über den Flurfunk meint.

Als wichtigste Zielgruppen bzw. Bezugsgruppen der internen Kommunikation sind das HR-Management, Vorgesetzte, Mitarbeitende und der Betriebsrat zu nennen. Unternehmen sind sogar rechtlich dazu verpflichtet, Mitarbeitende und den Betriebsrat regelmäßig über relevante Themen zu unterrichten. Dies ist im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt.

Der Unterschied zwischen interner und externer Kommunikation

Während interne Kommunikation den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens meint, handelt es sich bei externer Kommunikation um eine nach außen gerichtete Kommunikation, zum Beispiel in Form von Marketingmaßnahmen sowie Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Zielgruppen sind hier unter anderem die Kundschaft, Lieferanten, Journalisten, andere Unternehmen und öffentliche Organisationen. Typische Kommunikationsinstrumente sind dabei Print- und Onlinemedien sowie Funk und Fernsehen.

Interne und externe Kommunikation sind aber niemals getrennt voneinander zu sehen. Auch wenn sich die Zielgruppen, Kommunikationswege und Inhalte unterscheiden, sollten interne und externe Kommunikation stets aufeinander aufbauen und im Einklang miteinander sein. Nur so ergibt sich eine einheitliche Corporate Communication.

Die Ziele von interner Kommunikation

Die interne Kommunikation im Unternehmen verfolgt vier Hauptziele, auch als die vier Säulen der internen Kommunikation bekannt:

1. Informieren
2. Dialog fördern
3. Motivieren und binden
4. Wissen weitergeben

Eine wichtige Aufgabe von innerbetrieblicher Kommunikation sind die Verbreitung von Informationen und der Wissenstransfer. Durch den regen Informationsaustausch können interne Abläufe wesentlich effizienter gestaltet werden. Wenn Unternehmensprozesse und Unternehmensziele transparent kommuniziert werden, fördert das zudem die Mitarbeitermotivation und die Mitarbeiterbindung. Interne Kommunikation ist schließlich ein strategisches Mittel zur Identitätsstiftung und zur Vermittlung der Unternehmenswerte.

Mitarbeiterkommunikation sollte dabei nie nur in eine Richtung gehen. Stattdessen ist eines ihrer Hauptziele, den Dialog zu fördern und alle Mitarbeitenden einzubinden. Eine gute interne Kommunikation sorgt für ein höheres Mitarbeiterengagement und fördert die Zusammenarbeit auf allen Ebenen: zwischen der Organisationsleitung und der gesamten Belegschaft, zwischen den Vorgesetzten und ihren Mitarbeitenden, zwischen den unterschiedlichen Abteilungen und innerhalb der einzelnen Teams.

Darum ist interne Kommunikation so wichtig

Wie wir gesehen haben, steckt hinter interner Kommunikation viel mehr als die reine Verbreitung von Informationen. Stattdessen ist sie als wichtiges strategisches Führungsinstrument zu sehen, das zum Aufbau einer Unternehmenskultur beiträgt und wesentlich für den Unternehmenserfolg ist.

Für das HR-Management ist interne Kommunikation ein wichtiges Mittel, um das Employer Branding zu fördern, im War for Talents neue Mitarbeitende zu gewinnen und zu binden sowie die Candidate Experience zu unterstützen.

Vor allem auch in Hinblick auf New Work sollte die Rolle von interner Kommunikation nicht unterschätzt werden. Die Wirtschaft und die Arbeitswelt befinden sich in einem ständigen Wandel. Aufgabe der Unternehmenskommunikation ist hier nicht nur, diese Änderungen zu kommunizieren, sondern auch Lösungen anzubieten.

So steht auch die Kommunikation an sich vor neuen Herausforderungen. Flexible Arbeitsmodelle wie die Arbeit im Homeoffice sorgen dafür, dass Teams heute völlig ortsungebunden zusammenarbeiten. Während der klassische Flurfunk und der Austausch beim gemeinsamen Kantinenessen flachfallen, eröffnet uns die Digitalisierung viele neue Wege der Kommunikation. Diese zielgerichtet einzusetzen, ist eine große Herausforderung der internen Kommunikation in der modernen Arbeitswelt.

Vorteile einer guten internen Kommunikation

Wer innerhalb seines Unternehmens gut kommuniziert, profitiert von vielen Vorteilen:

• Kommunikation beugt Konflikten vor und verhindert Missverständnisse
• Die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Abteilungen wird optimiert und effizienter
• Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden wird verkürzt
• Das Arbeitsklima wird verbessert
• Die Motivation und das Mitarbeiterengagement steigen
• Die Mitarbeitenden leisten bessere Arbeit
• Wichtige Unterlagen und Arbeitsdokumente können schnell geteilt werden und sind für alle zugänglich
• Eine gute interne Kommunikation unterstützt das Wissensmanagement und sorgt dafür, dass kein Wissen mehr verloren geht
• Es wird Nähe und Vertrauen aufgebaut
• Veränderungen und Neuerungen werden besser akzeptiert und verstanden
• Mitarbeitende werden zu Markenbotschaftern und Markenbotschafterinnen

Natürlich ist interne Kommunikation auch mit nicht wenig Arbeits- und Zeitaufwand verbunden. Nicht umsonst gibt es ganze Berufsbilder, die sich mit der Konzeptualisierung und Umsetzung von geeigneten Kommunikationsstrategien im Unternehmen auseinandersetzen. Dennoch lohnt sich der Einsatz. Denn eine gute Unternehmenskommunikation unterstützt langfristig das Wachstum des Unternehmens und sorgt gleichzeitig sowohl nach außen als auch nach innen für Stabilität. So stellt ihr sicher, dass auch in Krisenzeiten, wie wir es beispielsweise mit der Corona-Pandemie erlebt haben, alle an einem Strang ziehen.

Kanäle und Instrumente der internen Kommunikation

Kanäle und Instrumente zur internen Kommunikation gibt es heutzutage viele. Neben den klassischen analogen Mitteln, wie Aushängen am Schwarzen Brett oder Besprechungen im Meetingraum, stehen uns heute zudem auch viele digitale Kommunikationswege zur Verfügung. In unserer digitalen Arbeitswelt spielen diese eine immer wichtigere Rolle, jedoch sollten auch die analogen Wege nicht unterschätzt werden. So kann es je nach Situation durchaus besser sein ein persönliches Mitarbeitergespräch vor Ort im Büro als über einen Videocall zu führen.

Hier ist also ein sinnvoller Mix zu empfehlen. Generell gilt es, je nach Zweck, Zielgruppe und Botschaft die geeigneten Kommunikationsmittel auszuwählen. Dazu wollen wir euch im Folgenden einige typische interne Kommunikationsinstrumente vorstellen.

Analoge Kommunikationsmittel im Unternehmen

Hier ein Überblick über klassische analoge Kommunikationsmittel, die ihr in eurem Unternehmen nutzen könnt:

• Briefe
• Mitarbeitermagazine
• Flyer & Plakate
• Schwarzes Brett
• Mitarbeitergespräche
• Betriebsversammlung
• Meetings
• Firmenevents

Analoge Kommunikationsmittel haben den Vorteil, dass sie sehr persönlich gestaltet werden können und dass im Dialog von Angesicht zu Angesicht ein starkes Gefühl der Verbundenheit entsteht. Mit digitalen Tools könnt ihr dagegen mit wenig Aufwand sehr viele Personen erreichen.

Digitale interne Kommunikationsmittel

Die Digitalisierung eröffnet uns neben den analogen Instrumenten der internen Kommunikation viele weitere Wege, um Wissen zu teilen und den Austausch zu fördern. Die Grenzen zur externen Kommunikation sind hier nicht selten fließend.

Intranet

Das firmeneigene Intranet dient als zentrale Anlaufstelle, die für alle Mitarbeitenden zugänglich ist. Es handelt sich hierbei also grob gesagt um ein digitales Schwarzes Brett, an dem alle wichtigen und persönlichen Informationen gesammelt und News geteilt werden. Das Intranet ist demnach ideal für den schnellen und zeitnahen Austausch. Zudem wird hier das Wir-Gefühl gefördert.

Social Intranet

Das Social Intranet kann als Ergänzung zum klassischen Intranet gesehen werden. Es stehen noch viel mehr der Austausch und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und einzelnen Mitarbeitenden im Vordergrund. Über die Software werden nicht nur Informationen von oben bereitgestellt, sondern die Nutzer und Nutzerinnen können sich direkt einbringen und sich miteinander vernetzen. Communities, Newsfeeds, Einzel- und Gruppenchats sowie multimediale Inhalte und weitere Aspekte der Social Media fließen hier mit ein.

Unternehmenswiki

Das Unternehmenswiki ist ideal, um Informationen an einem Ort zu bündeln. Im Unternehmenswiki könnt ihr euer gesamtes Wissen sammeln und dokumentieren. So verhindert ihr, dass bei Firmenaustritt von Mitarbeitenden Wissen verloren geht. Gleichzeitig erleichtert ihr damit neuen Mitarbeitenden die Einarbeitung. Zudem könnt ihr Unternehmensprozesse transparent darstellen und stellt euren Mitarbeitenden dadurch eine Art Handbuch zur Verfügung. Achtet darauf, euer Wiki gut zu pflegen und immer aktuell zu halten.

Newsletter

Newsletter sind bewährte Mittel, um eure Mitarbeitenden via E-Mails schnell über Kurzinfos und Updates zu informieren. Typischerweise werden Newsletter in regelmäßigen Abständen verschickt, zum Beispiel als Wochen- oder Monatsupdate. Ebenso eignet sich der Kanal, um auf aktuelle Ereignisse aufmerksam zu machen, zum Beispiel Jubiläen oder branchenrelevante Events.

Blog

Der Unternehmensblog ist sowohl als externes als auch internes Kommunikationsmittel zu verstehen. Hier geht es einerseits um die Weitergabe von Wissen, um eure Mitarbeitende über aktuelle Trends aus der Branche zu informieren und sie zu Experten und Expertinnen auf ihrem Gebiet zu machen. Gleichzeitig wird diese Expertise nach außen getragen und ist somit ein wertvolles Marketinginstrument. Andererseits wird aber auch die Unternehmenskultur nach innen und außen vermittelt, was sowohl der internen Identitätsstiftung als auch dem Employer Branding zugutekommt.

Instant Messaging-Tools

Für die Kommunikation in Echtzeit sind Instant Messaging-Tools die perfekte Wahl. Projektgruppen können sich in Gruppen-Chats einfach und schnell austauschen und sich ohne viel Aufwand kurzfristig absprechen. Das Gleiche gilt auch für private Nachrichten. In der Regel ist die Kommunikation hier eher informell und findet vor allem auf horizontaler Ebene zwischen den Mitarbeitenden statt.

Videokonferenzen

Videokonferenzen dienen heutzutage in vielen Unternehmen als Ersatz für Präsenzveranstaltungen sowie Telefonkonferenzen. Videocalls können als 1:1-Gespräch oder als Teammeetings stattfinden. Der Vorteil ist, dass ihr euch völlig ortsungebunden vernetzen könnt, euch Kosten und Zeit für Reisen spart und die Kommunikation im Gegensatz zum Telefonieren um Aspekte wie Mimik und Gestik ergänzt wird. Zudem könnt ihr direkt gemeinsam an Projekten arbeiten, indem ihr beispielsweise den Bildschirm teilt.

Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragungen sind ein hilfreiches Tool, um sich direktes Feedback von Mitarbeitenden einzuholen, sei es zu bestimmten Prozessen, zum Betriebsklima, zu der Zusammenarbeit mit den Vorgesetzten oder zur allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen. Umfragen sind optimal, um eine wertschätzende Unternehmenskultur und das Mitarbeiterengagement zu fördern – und sollten daher Teil einer motivierenden Mitarbeiterkommunikation sein.

Podcast

Ein noch relativ junges, aber sehr interessantes Mittel zur internen Kommunikation ist der Unternehmens-Podcast. Das Audioformat ist leicht zu kommunizieren und erreicht dabei viele Menschen. Auch in der Produktion hält sich der Aufwand in Grenzen. Podcasts könnt ihr sowohl für den Wissenstransfer als auch für emotionale Themen nutzen. Beides trägt zur Bindung der Mitarbeitenden bei. Ladet auch gerne externe Gesprächspartner ein oder lasst eure Mitarbeitenden und internen Experten und Expertinnen selbst zu Wort kommen.

Kommunikationsstrategie entwickeln – so geht’s

Für die interne Kommunikation stehen uns, wie wir gesehen haben, eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Verfügung. Fatal wäre es hier, wahllos aus dem Vollen zu schöpfen und einfach ins Blaue zu kommunizieren. Stattdessen ist für eine gute interne Kommunikation eine strategische Herangehensweise essenziell.

Zuerst solltet ihr festlegen, welche Ziele ihr mit eurer Kommunikationsstrategie verfolgt und welche Themen relevant sind. Dafür ist es auch wichtig, genaue Zielgruppen zu definieren und eine klare Kernbotschaft festzulegen.

Erstellt einen Kommunikationsplan, aus dem hervorgeht, was zu welchem Zeitpunkt über welchen Kanal an wen kommuniziert wird. Die Auswahl der internen Kommunikationsinstrumente sollte dabei immer gut durchdacht sein, um eine effiziente und überschaubare Kommunikation zu gewährleisten, die alle relevanten Zielgruppen erreicht.

Legt darüber hinaus die Zuständigkeiten für die interne Kommunikation fest. Kommunikationsmanager und Kommunikationsmanagerinnen sollten in jedem größeren Unternehmen Teil des Teams sein und können sich dann ganz auf die Entwicklung, Planung, Umsetzung und Optimierung der internen Kommunikationsstrategie konzentrieren.

Nicht zu vergessen ist zudem die regelmäßige Evaluation und Erfolgskontrolle. Nur so können Kommunikationsprozesse langfristig verbessert werden.

Das macht gute interne Kommunikation aus

Intern geht immer vor extern. Nichts ist schädigender für das Vertrauen, als wenn Mitarbeitende von wichtigen Entwicklungen im Unternehmen erst über öffentliche Medien erfahren, bevor die Themen intern angesprochen werden. Kommuniziert immer zuerst an die Bezugsgruppen, die direkt davon betroffen sind, bevor ihr die Informationen öffentlich macht, um niemanden zu übergehen. Das gilt sowohl für positive als auch negative Informationen. Zudem wirkt ihr so aktiv Falschinformationen entgegen.

Die Kommunikation sollte immer zeitnah erfolgen. Auch das ist wichtig, um Vertrauen aufzubauen und für Transparenz zu sorgen. Wenn ihr Entwicklungen verspätet kommuniziert, nehmt ihr euren Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich direkt einzubringen.

Natürlich solltet ihr mit euren Mitarbeitenden immer ehrlich und authentisch kommunizieren. Mit einer unehrlichen Kommunikation legt ihr euch nur selbst Steine in den Weg und nehmt euch die Möglichkeit, euch weiterzuentwickeln.

Interne Kommunikation sollte nicht nur als Führungsfunktion von oben genutzt werden, sondern als Mittel, um den Dialog anzuregen. Dafür ist es wichtig, auf Augenhöhe zu kommunizieren und eine wertschätzende Umgebung zu fördern. Die Instrumente der internen Kommunikation sind so zu wählen, dass sie von beiden Seiten gleichermaßen genutzt werden können und einen Austausch in alle Richtungen ermöglichen.

Diesen Fehler solltet ihr in der Mitarbeiterkommunikation vermeiden

Vermeidet in eurer innerbetrieblichen Kommunikation auf jeden Fall einen Informations-Overkill. Das gilt sowohl für die Häufigkeit und Menge an Informationen als auch für die Wahl der Kommunikationsmittel und -kanäle. Eine Informationsflut bringt viele ungünstige Nachteile für die interne Kommunikation mit sich:

• Werden eure Mitarbeitenden mit zu vielen Informationen überhäuft, verlieren sie schnell den Überblick und wichtige Infos gehen verloren
• Durch das nachträgliche Filtern von relevanten Informationen werden unnötige Zeitressourcen aufgebraucht
• Eine inkonsistente, nicht moderierte Informationsflut fördert Falschinformationen und Missverständnisse
• Werden zu viele Kommunikationstools nebeneinander genutzt, tritt genau das Gegenteil von dem ein, was damit eigentlich bezweckt werden soll: Es werden weniger Personen erreicht, weil die Kommunikation unüberschaubar und nicht zielgerichtet ist
• Eine Informationsflut begünstigt die Entstehung von Informationssilos

Analysiert stattdessen genau, welche Themen für welche Zielgruppen relevant sind und wählt die Kanäle aus, die eure Mitarbeitenden auch nutzen. Bedenkt, dass jeder und jede Mitarbeitende anders arbeitet. Moderne Tools zur internen Kommunikation geben euch die Möglichkeit, Inhalte zu personalisieren und von einer zentralen Plattform aus an unterschiedliche Kanäle auszuspielen. Das Ergebnis: Zielgerichtete Kommunikation, die ankommt.

Zielgerichtete interne Kommunikation mit Haiilo

Die interne Kommunikation ist nicht nur für jedes Unternehmen verpflichtend, sondern auch ein wichtiges strategisches Mittel zur Unternehmensführung. Vor allem in großen Unternehmen ist eine durchdachte Kommunikationsstrategie unverzichtbar, um den Informationsaustausch zu ermöglichen, das Wissensmanagement sowie Unternehmensprozesse zu optimieren und die Werte des Unternehmens zu stärken. Dank der Digitalisierung stehen euch dafür heutzutage viele unterschiedliche Tools bereit.

Ein modernes und beliebtes Instrument zur internen Kommunikation ist dabei das Social Intranet. Mit Haiilo Home bieten wir euch eine umfassende, von allen Endgeräten zugängliche Plattform, um euer Company-Wissen an einem Ort zu sammeln, Dokumente zu teilen und euch unkompliziert über Abteilungen hinweg zu vernetzen.

Mit Haiilo Stories geben wir euch darüber hinaus ein starkes Werkzeug an die Hand, das die interne Kommunikation auf den unterschiedlichsten Kanälen leicht macht. Erstellt personalisierte, multimediale Inhalte und spielt sie mit einem Klick über ausgewählte Kanäle an die jeweiligen Zielgruppen. So erreicht ihr eure Mitarbeitenden genau dort, wo sie gerade sind.

Durch die integrierten Analyse-Tools könnt ihr zudem messen, welche Inhalte und Kanäle am besten funktionieren, und erhaltet einen Einblick, wie ihr den Kommunikationsprozess noch effizienter und zielgerichteter gestalten könnt.