So hat Haiilo die interne Kommunikation bei Asklepios optimiert

  • 000

    Mitarbeitende

  • 70

    Gesundheitseinrichtungen

  • Millionen Patient:innen jährlich

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Die Asklepios Kliniken zählen zu den führenden privaten Betreibern von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen in Deutschland. Die Klinikgruppe steht für eine hochqualifizierte Versorgung ihrer Patient:innen mit einem klaren Bekenntnis zu medizinischer Qualität, Innovation und sozialer Verantwortung. Auf dieser Basis hat sich Asklepios seit der Gründung vor über 35 Jahren dynamisch entwickelt. Aktuell verfügt der Konzern bundesweit über rund 170 Gesundheitseinrichtungen. Dazu zählen Akutkrankenhäuser aller Versorgungsstufen, Universitätskliniken, Fachkliniken, psychiatrische und forensische Einrichtungen, Rehakliniken, Pflegeheime und Medizinische Versorgungszentren. Im Geschäftsjahr 2021 wurden über 3,5 Mio. Patient:innen in Einrichtungen des Asklepios Konzerns behandelt. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 67.000 Mitarbeitende.

Welche Herausforderungen gab es?

Im Kern waren es fünf Punkte, die Asklepios durch die Einführung einer Employee Communications Plattform lösen wollte:

1. Verbesserung der internen Kommunikation

2. Mitarbeiterbindung stärken

3. Aufbau eines Wissensspeichers

4. Förderung der Zusammenarbeit und des Austauschs

5. Reduktion der E-Mail-Flut

Lasst Euch von Profis begleiten. Fragt immer wieder Eure Nutzer:innen, was Ihnen wichtig ist. Plant viel Zeit ein für die Themen Datenschutz, IT Security und Mitbestimmung. Lasst die Führungskräfte voran gehen. Und vergesst nicht den Spaß und Eure Mission: Wissen zu teilen und nachhaltigen Mehrwert zu schaffen – auch, wenn das bei manchen einen langen Weg über die Dörfer bedeutet!

Hilkka Zebothsen
Leitung interne Kommunikation Asklepios

Die Ausgangslage: ein übergreifender Channel fehlte

Lange standen für die digitale Mitarbeiterkommunikation abgesehen von Rundmails lediglich vereinzelt Microsofts Sharepoint und mehrere selbstgestrickte Lösungen für einzelne Standorte zur Verfügung. Viele Kolleg:innen identifizierten sich zwar stark mit dem eigenen Team, aber es gab keine standortübergreifende Kommunikation und unkomplizierte Verbindung zum Team. Um die Perspektive zu erweitern, den Informationsfluss zu verbessern und das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken, entschieden sich die Asklepios Kliniken schließlich für Haiilo Home als Social Intranet Lösung.

Da die meisten Mitarbeitenden in der Pflege arbeiten, sind sie ständig auf den Beinen und fast nur für Dokumentationszwecke am Computer. Dementsprechend brauchte es einen mobilen, digitalen Arbeitsplatz inklusive App für den mobilen Zugriff. Das neue Konzept sollte der Einstieg in den mobilen digitalen Arbeitsplatz sein: Es gibt für alle einsehbare Seiten aller Einrichtungen, des Vorstands und Geschäftsführung und der Konzernbereiche.  Außerdem bietet Haiilo offene, geschlossene und private Gruppen für Austausch und kollaborative Zusammenarbeit. Plus: Es werden den Mitarbeitenden nur noch relevante News, Aktionen, Kampagnen und Gewinnspiele ausgespielt – auf Wunsch auch to go.

Jeder bei Asklepios kann sich seinen digitalen Arbeitsplatz mit der ASKME-App in die Kasack- oder Hosentasche stecken.

Hilkka Zebothsen
Leitung interne Kommunikation Asklepios
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Wie wurde Haiilo Home intern vorgestellt und ausgerollt?

Es gab für die Einführung ein Kernteam aus knapp 40 Key-User:innen, die schon bei der Auswahl des richtigen Tools involviert wurden und vom Anforderungs-Workshops über Tests der Top-Drei-Anbieter und der Kommunikationskampagne bis hin zum Go-Live immer dabei waren – und sind bis heute Redakteur:innen und Botschafter:innen.

Nach dem dreistufigen Namenswettbewerb hat Asklepios in einer konzernweiten Kampagne alle 160 Einrichtungen mit einem Gamification-Ansatz eingebunden. Damit holte Asklepios erfolgreich alle Kolleg:innen ab und eröffnete ihnen spielerisch den Umgang mit dem neuen Social Intranet.

Zum Thema Gamification: Ich bekam jetzt schon die Frage, ob es auch in diesem Jahr wieder ein Weihnachtsgewinnspiel geben wird: Wir verstecken auf 24 Seiten kreuz und quer im System bunte Buchstaben, die zusammen eine Lösung ergeben und verlosen Einkaufsgutscheine – eine wilde digitale Schnitzeljagd, bei der Teilnehmer:innen auch in ASKME Bereiche vorstoßen, in denen sie noch nicht waren.

Hilkka Zebothsen
Leitung interne Kommunikation Asklepios

Willkommen zu ASKME – eine Plattform, die alle Fragen beantwortet

ASKME – so nannte Asklepios ihr neues Social Intranet. Und der Name ist Programm: Die Plattform dient nicht nur als Wissensdatenbank, sondern auch als zentrales Eingangstor für den digitalen Arbeitsplatz aller Berufsgruppen und Standorte. Neben den News sind hier vor allem die kollaborative Zusammenarbeit in offenen, geschlossenen und privaten Gruppen die wichtigsten Elemente für die Belegschaft. Hier werden also alle wichtigen Fragen beantwortet.

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Die Kolleg:innen gestalten ihren digitalen Arbeitsplatz mit: Durch Umfragen zu allen möglichen Themen verändert sich ASKME fortlaufend und wir erfahren, wie wir selbst Einfluss auf die Gestaltung des eigenen Arbeitsumfeld haben.

Hilkka Zebothsen
Leitung interne Kommunikation Asklepios

Das Resultat: messbar höheres Employee Engagement

Aktuell nutzen mehr als 22.600 Kolleg:innen die Plattform – und es kommen ständig neue hinzu – davon ist ein Großteil täglich online.

  • Heavy User teilen ihr Wissen sowie Beiträge anderer und machen ASKME so auch zu einem Werkzeug des Wissensmanagements
  • Alle Kolleg:innen bekommen Sichtbarkeit, die sonst eher Führungskräften zu eigen war
  • Das Management macht sich mit ASKME nahbarer, beispielsweise wenn Vorstandsmitglieder selbst einmal Bilder aus Meetings oder ihrem Urlaub posten
  • Einer der größten Benefits: der konzernweite Blick der Mitarbeitenden öffnet sich, und Kolleg:innen fühlen sich nicht nur in ihrem Team, sondern unternehmensweit eingebunden.

Auch für mich hat sich durch ASKME das Arbeiten geändert: Ich schreibe deutlich weniger E-Mails, weil ich meine Projekte und Kampagnen nur noch dort organisiere und distribuiere. Dieses und nächstes Jahr werden wir deshalb die Integration von Kolleg:innen der RHÖN Kliniken und MEDICLIN vornehmen. Zudem wollen wir unser bisher gedrucktes Mitarbeitermagazin komplett digitalisieren und in ASKME integrieren.

Hilkka Zebothsen
Leitung interne Kommunikation Asklepios