Jährliche Mitarbeitergespräche und sporadisch versendete Fragebögen, die sich über mehrere Seiten erstrecken, sind zwar noch in vielen Unternehmen gang und gäbe, aber längst nicht mehr zeitgemäß. Stattdessen sollten Firmen heutzutage einen offenen Mitarbeiterdialog etablieren. Was genau ein Mitarbeiterdialog ist und welche Vorteile er für eure interne Kommunikation hat, erklären wir in diesem Artikel. Zusätzlich verraten wir euch sechs nützliche Tipps, mit denen ihr die Dialogkultur am Arbeitsplatz fördern könnt.
Was ist ein Mitarbeiterdialog?
Der Mitarbeiterdialog ist eine zentrale Säule der modernen internen Kommunikation und ein mächtiges Führungsinstrument. Es handelt sich dabei gewissermaßen um eine Weiterentwicklung der klassischen jährlichen Mitarbeitergespräche. Statt nur einmal pro Jahr die Leistung ihrer Angestellten zu beurteilen und ansonsten stumpf Informationen weiterzugeben, sollten Führungskräfte und Kommunikator:innen heutzutage kontinuierlich und auf Augenhöhe mit den Mitarbeitenden ins Gespräch kommen.
Zusätzlich sollte auch der offene Dialog unter den Mitarbeitenden, also auf kollegialer Ebene, gefördert werden. Für all das stehen unterschiedliche Instrumente und Kanäle zur Verfügung – vom persönlichen Gespräch (1:1 oder innerhalb von Teams) über Mitarbeiterbefragungen bis hin zum Social Intranet.
Ziele des Mitarbeiterdialogs
Ein zentrales Ziel des Mitarbeiterdialogs ist es, ohne zeitliche Verzögerung zu erkennen, wo Probleme liegen. So könnt ihr möglichst schnell darauf reagieren und sie aus der Welt schaffen, bevor eure Mitarbeitenden unzufrieden werden. Zudem steigert ihr durch den offenen Austausch die Mitarbeitermotivation und identifiziert positive Entwicklungen, die ihr weiter vorantreiben könnt.
Eure Mitarbeitenden erhalten unmittelbar konstruktives Feedback zu ihrer Arbeit – und haben umgekehrt die Möglichkeit, sich einzubringen, ihre Meinung zu vermitteln und auf Informationen zu reagieren. Damit ist der Mitarbeiterdialog auch ein Grundstein für eine offene Feedbackkultur.
Der regelmäßige Austausch zeigt Verbesserungspotenziale auf, macht Arbeitsabläufe effizienter, steigert im besten Fall die Leistung eurer Mitarbeitenden – und sorgt nicht zuletzt für eine positive Employee Experience, die motiviert und gute Mitarbeitende möglichst lange an euer Unternehmen bindet.
Wie sieht ein guter Mitarbeiterdialog aus?
Grundvoraussetzung für einen guten Mitarbeiterdialog ist das richtige Mindset. Am besten sollte das auch in euren Unternehmenswerten und eurer Kultur verankert sein. Folgendes ist dabei besonders wichtig:
- Der Dialog sollte von Empathie geprägt sein. Holt eure Mitarbeitenden bei jedem Austausch dort ab, wo sie gerade stehen.
- Wertschätzung und gegenseitiger Respekt sind das A und O. Zeigt euren Mitarbeitenden, dass ihre Leistungen, Fähigkeiten und Meinungen geschätzt und gehört werden.
- Transparenz und Offenheit – sei es im Umgang mit Fehlern oder in Bezug auf Unternehmensziele oder Veränderungen – sollten in einem guten Mitarbeiterdialog selbstverständlich sein.
- Um eure Mitarbeitenden wirklich zu verstehen, solltet ihr immer mit einer gewissen Neugier in den Austausch gehen. So hört ihr richtig zu und erfahrt, was eure Mitarbeitenden beschäftigt und was ihre Bedürfnisse, Wünsche und Sorgen sind – ganz im Sinne von Employee Listening.
Zudem findet ein sinnvoller Dialog mit den Mitarbeitenden kontinuierlich und auf unterschiedlichen Kanälen statt. Das könnte beispielsweise so aussehen:
- Ersetzt das eine große Mitarbeitergespräch pro Jahr durch regelmäßige 1:1-Gespräche zwischen den jeweiligen Vorgesetzten und ihren Mitarbeitenden, beispielsweise einmal pro Quartal oder Monat. So erhalten und geben Mitarbeitende kontinuierlich Rückmeldung rund um ihre Arbeit und persönliche Entwicklung. Manchmal kann es auch sinnvoll sein, so ein Feedbackgespräch auf zweiwöchentlicher oder wöchentlicher Basis zu führen – beispielsweise bei neuen Mitarbeitenden während des Onboardings. Wichtig ist, dass die Frequenz für beide Seiten passt.
- Mit Befragungen holt ihr zusätzlich Stimmungsbilder aus der Belegschaft ein. So gebt ihr euren Mitarbeitenden das Gefühl, dass ihre Meinung wichtig ist und sie etwas bewegen können. Dabei gilt: Verschickt lieber mehrere kurze Umfragen zu spezifischen Themen statt einen Fragebogen, der alles auf einmal abfragt (dazu später noch mehr).
- Insgesamt solltet ihr euer internes Kommunikationsangebot interaktiv gestalten. Nutzt dazu digitale Plattformen wie eine eigene Mitarbeiter-App oder ein Social Intranet und ermutigt eure Mitarbeitenden aktiv dazu, auf Inhalte zu reagieren oder sogar selbst Beiträge zu erstellen.
Welche Vorteile hat ein offener Dialog für die interne Kommunikation?
Wenn ihr es schafft, eine offene Dialogkultur in eurem Unternehmen zu etablieren, wirkt sich das gleich auf mehrere Arten positiv auf euren Unternehmenserfolg aus. Das sind einige der wichtigsten Vorteile:
Besserer Informationsfluss
Wenn ihr euch mit euren Mitarbeitenden ständig im Austausch befindet, sorgt das beinahe automatisch dafür, dass Informationen im Unternehmen besser fließen. Ihr habt ganz einfach mehr Touchpoints für eure Botschaften und erhaltet umgekehrt auch mehr Einblicke in das, was eure Mitarbeitenden aktuell bewegt. So könnt ihr eure interne Kommunikation besser auf deren Bedürfnisse abstimmen. Außerdem versteht ihr die Sichtweise eures Team besser und habt gleichzeitig die Gelegenheit, wertvolle Einblicke aus Unternehmenssicht zu geben – zum Beispiel rund um Ziele, Strategie und Ausrichtung.
Mehr Employee Engagement
Ein kontinuierlicher Dialog sorgt dafür, dass alle im Unternehmen Gelegenheit haben, ihre Meinung zu äußern und das Arbeitsumfeld mitzugestalten. Eure Mitarbeitenden fühlen sich gehört und bauen in den Gesprächen eine stärkere emotionale Bindung zu euch und eurem Unternehmen auf. Das Employee Engagement steigt. Dadurch sind Mitarbeitende eher bereit, sich für ihre Arbeit und die Firma einzusetzen, zu begeistern und zu engagieren. Sie geben ihr Bestes, um die Unternehmensziele zu erreichen. Außerdem arbeiten sie nachweislich produktiver, fehlen seltener und bleiben tendenziell länger im Unternehmen.
Motiviertere Mitarbeitende
Die Mitarbeitermotivation ist eine komplexe Angelegenheit, die von vielen verschiedenen Faktoren beeinflusst wird – unter anderem auch vom Betriebsklima. Stimmt das Betriebsklima, sind die Mitarbeitenden insgesamt zufriedener und leistungsbereiter.
Eine offene und wertschätzende Kommunikation ist dabei eine der wichtigsten Säulen für ein gutes Betriebsklima: In einer Arbeitsatmosphäre, die von Wertschätzung und regem Austausch geprägt ist, fühlen sich eure Mitarbeitenden wohler, die Mitarbeitermotivation steigt und das Team zeigt mehr Einsatz.
Bessere Zusammenarbeit im Team
Durch regelmäßige Gespräche und Pulsumfragen könnt ihr Schwachstellen in der Zusammenarbeit im Team schneller aufdecken – und aus der Welt schaffen. Schließlich steht und fällt jede Teamarbeit mit der Kommunikation. Ein offener Dialog schafft dabei Vertrauen sowie gegenseitiges Verständnis und unterstützt euch dabei, alle im Team auf einen Nenner zu bringen.
💡 Tipp: Auf unserem Blog findet ihr auch noch weitere Tipps, mit denen ihr die Kommunikation im Team fördern und die Zusammenarbeit verbessern könnt.
Bessere Führung
In einem guten Mitarbeiterdialog kommen beide Seiten zu Wort. Es erhalten also nicht nur die Mitarbeitenden, sondern auch Führungskräfte laufend Feedback. Mit den Rückmeldungen des Teams (oder beim 360-Grad-Feedback auch von Peers, Vorgesetzten oder Kund:innen) können sie sich weiterentwickeln und ihren Führungsstil verbessern. Der Dialog unterstützt beim Abgleich von Selbstbild und Fremdbild – und sorgt, wenn er auf allen Ebenen des Unternehmens konsequent umgesetzt wird, letztendlich für eine bessere Unternehmensführung.
So fördert ihr den offenen Dialog am Arbeitsplatz – 6 Tipps
So viel zur Theorie. Doch wie schafft ihr es nun, einen offenen Mitarbeiterdialog anzustoßen und aufrechtzuerhalten? Wir geben euch dazu sechs nützliche Tipps mit auf den Weg, die ihr im Grunde wie eine Checkliste verwenden könnt.
1. Mitarbeitende zu Feedback ermutigen
Die wichtigste Grundlage für einen offenen und wertschätzenden Mitarbeiterdialog ist die Unternehmenskultur. Sorgt deshalb auf jeden Fall dafür, dass Feedback-Geben fest in eurer Unternehmenskultur verankert ist. Ermutigt eure Mitarbeitenden dazu, ihre Meinung zu äußern und Impulse zur Veränderung zu geben – unmittelbar und in alle Richtungen, also unter Kolleg:innen ebenso wie in Richtung Management.
Ihr könnt euch dafür beispielsweise auch regelmäßig in Teams zusammensetzen und über eure Zusammenarbeit und aktuelle Herausforderungen sprechen. Wichtig ist, dass alle Teammitglieder die Chance haben, sich zu äußern. Das stärkt den Zusammenhalt und fördert die persönliche sowie kollektive Weiterentwicklung.
2. Regelmäßig Umfragen durchführen
Holt euch aktiv die Meinungen und Gedanken eurer Belegschaft ein, indem ihr immer wieder kurze Mitarbeiterbefragungen durchführt. Solche digitalen Engagement Surveys könnt ihr beispielsweise schnell und einfach über eine moderne Employee Communications Plattform wie Haiilo durchführen. Ihr könnt sie außerdem auch automatisiert verschicken. So erhaltet ihr in regelmäßigen Abständen Einblicke zu zentralen Themen und macht das Employee Engagement messbar. Die Ergebnisse bekommt ihr in Echtzeit. Zusätzlich werden nach einigen Befragungsrunden auch Trends und Entwicklungen über die Zeit sichtbar.
Wichtig dabei: Stellt immer nur relevante, zielführende und zielgruppengerechte Fragen. So erreicht ihr eine höhere Antwortquote und vermeidet, dass die Mitarbeitenden befragungsmüde werden.
💡 Tipp: Noch mehr darüber, wie man interne Kommunikation messen kann, erfahrt ihr auf unserem Blog. Wir erklären euch die wichtigsten Kennzahlen und wieso es wichtig ist, den Erfolg eurer internen Kommunikation zu messen.
3. Daten zusammenführen und analysieren
Ihr erhaltet über die verschiedenen Kanäle, vor allem durch Umfragen und persönliche Gespräche, eine ganze Menge Daten. Diese solltet ihr auf keinen Fall in irgendeiner Schublade verstauben lassen. Setzt euch detailliert damit auseinander, wertet die Informationen aus und leitet konkrete Maßnahmen daraus ab. Nur so könnt ihr den maximalen Nutzen aus dem Dialog ziehen.
Schaut euch die Daten außerdem nicht nur isoliert an. Führt die Ergebnisse verschiedener Umfragen und Themen zusammen, setzt sie in Relation miteinander und bezieht auch das mit ein, was ihr in den 1:1-Gesprächen von den Mitarbeitenden erfahrt. Häufig bringt das eine ganz neue Sicht und frische Erkenntnisse, die euch ansonsten verborgen geblieben wären.
4. Schnell reagieren
Einfach nur möglichst viele Stimmungsbilder, Meinungen und Feedbacks von den Mitarbeitenden einzusammeln, ergibt noch keinen Dialog. Ihr solltet euren Mitarbeitenden auch antworten und auf Kritik, Sorgen und Lob eingehen. Im persönlichen Gespräch gelingt das in der Regel deutlich leichter als in der asynchronen Kommunikation. Doch auch die gehört zum Mitarbeiterdialog.
Achtet deshalb darauf, dass ihr die Maßnahmen, die ihr aus Umfrageergebnissen ableitet, möglichst zeitnah umsetzt. Reagiert außerdem auf Kommentare unter Beiträgen im Social Intranet, nehmt an Diskussionen teil, ohne zu stark einzugreifen und zeigt euren Mitarbeitenden, dass ihr euch das Gesagte zu Herzen nehmt. Nur dann werden sie weiterhin bereit sein, offen und ehrlich Auskunft zu geben und ihre Ansichten zu teilen.
5. Prozesse für die interne Kommunikation einfach gestalten
Ihr möchtet, dass eure Belegschaft sich rege austauscht, an Umfragen teilnimmt, im Intranet diskutiert und im Arbeitsalltag unmittelbar Feedback gibt? Dann solltet ihr die entsprechenden Prozesse so einfach wie möglich gestalten. Je unkomplizierter und schneller eure Kommunikationsangebote zugänglich sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass eure Mitarbeitenden sie auch wirklich nutzen. Das gilt für persönliche Gespräche ebenso wie für Umfragen: Führungskräfte sollten jederzeit ansprechbar sein und ein offenes Ohr für ihr Team haben. Bei digitalen Angeboten und Umfragen ist eine intuitive und für mobile Endgeräte optimierte Oberfläche Pflicht.
Haiilo ermöglicht euch schnellen und einfachen Zugriff auf alle relevanten Applikationen, Dokumente und Inhalte. Zudem könnt ihr komplett individuell entscheiden, wie euer Social Intranet oder eure Mitarbeiter-App aussehen soll.
6. Alle Mitarbeitenden abholen
Ein Ziel des Mitarbeiterdialogs ist es, für gegenseitiges Verständnis zu sorgen. Damit beginnt ihr am besten, indem ihr alle Mitarbeitenden genau dort abholt, wo sie gerade stehen. Nicht alle haben dieselben Voraussetzungen. Deskless-Mitarbeitende haben beispielsweise oft keine eigene E-Mail-Adresse. Auch solltet ihr sicherstellen, dass ihr niemanden vergesst. Eure Remotees und Aushilfskräfte sollten zum Beispiel ebenfalls am Dialog teilnehmen dürfen.
Stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden jederzeit wissen, wie der Austausch funktioniert, welche Kommunikationskanäle ihnen zur Verfügung stehen und wie sie darauf zugreifen können. Achtet außerdem darauf, dass niemand überfordert ist. Informiert rechtzeitig alle Beteiligten über neue Prozesse – beispielsweise, wenn ihr eine neue Meetingstruktur einführt oder ein Social Intranet launcht. Bei Bedarf könnt ihr auch Guides oder Wikis zur Verfügung stellen, auf die eure Mitarbeitenden bei Unklarheiten zurückgreifen können.
Haiilo erleichtert euch dabei die Multichannel-Kommunikation: Mit wenigen Klicks spielt ihr eure Inhalte an verschiedene Zielgruppen und Kanäle aus. Auf die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden könnt ihr mit personalisierten Inhalten eingehen. Diese können dann überall und jederzeit über die mobile App abgerufen werden.
Fazit: Nie mehr ohne Dialog
Insgesamt sollte ein offener Mitarbeiterdialog wesentlicher Bestandteil jeder modernen Strategie für die interne Kommunikation sein. Er hilft euch, die Employee Experience zu verbessern und das Engagement eurer Mitarbeitenden hochzuhalten. So sorgt ihr langfristig für zufriedenere und produktive Mitarbeitende, die euer Unternehmen voranbringen.
Die Employee Communications Platform von Haiilo unterstützt euch, wenn es darum geht, mit euren Mitarbeitenden ins Gespräch zu kommen und sie zu beteiligen. So könnt ihr beispielsweise dazu aufrufen, die Kommentarfunktion im Social Intranet zu nutzen oder euch mit regelmäßigen Engagement Surveys zusätzliche Insights zu aktuellen Themen einholen.
