Social Intranet einführen: Guide und Best Practices [VORLAGE]

Software auswählen, technisch implementieren und los geht’s! So einfach ist die Einführung eines Social Intranets in der Praxis leider nicht. Denn damit die neue Kommunikationsplattform auch wirklich bei euren Mitarbeitenden ankommt und eure interne Kommunikation nachhaltig verbessert, braucht es eine sorgfältige, strategische Planung.

Wir erklären euch in diesem Beitrag, welche Schritte ihr bei der Implementierung von Social-Intranet-Lösungen beachten solltet. Zudem zeigen wir euch anhand konkreter Beispiele aus der Praxis, wie Unternehmen aus unterschiedlichen Bereichen das Social Intranet von Haiilo Schritt für Schritt eingeführt haben. Macht euch gerne Notizen und nutzt unsere Vorlage am Ende für einen erfolgreichen Projektstart.

Schritt 1: Strategische Ziele formulieren

Bevor ihr mit der Projektplanung startet, solltet ihr euch im ersten Schritt genaue Gedanken zu eurer internen Kommunikation machen. Analysiert den Status quo, identifiziert die größten Herausforderungen und Verbesserungspotenziale und erarbeitet klare Ziele, die ihr mit der Einführung eines Social Intranets erreichen wollt.

Wichtige Schlüsselfragen sind dabei beispielsweise:

• Was ist der Grund für die Suche und Einführung einer neuen (internen) Kommunikationslösung?
• Wohin soll sich eure Kultur entwickeln?
• Was wollt ihr in der internen Kommunikation bewegen?
• Was ist das Ziel für die Einführung einer neuen Kommunikationsplattform?
• Was soll sich durch die Einführung einer neuen Kommunikationsplattform verändern?
• Auf welche Unternehmensstrategien zahlt gute Kommunikation ein?
• Warum müssen wir jetzt etwas verändern?
• Für wen verändert sich der Arbeitsalltag am meisten, wenn eine neue Kommunikationslösung eingeführt wird?

Erst wenn ihr Antworten auf diese Fragen gefunden habt, könnt ihr nach den passenden Lösungen suchen, euer Projekt strategisch planen und die benötigten Ressourcen festlegen.

Schritt 2: Ressourcen planen

Für die Einführung eines Social Intranets benötigt ihr die entsprechenden Ressourcen, neben einem realistischen Budget auch einen klaren Zeitplan sowie die richtigen Expert:innen.

• Zeitplan: In der Regel dauert es mehrere Monate bis zu einem Jahr, ein Social Intranet einzuführen. Das kann natürlich im Einzelfall variieren. Entscheidend für eine schnelle Umsetzung sind eine genaue Planung und strategische Vorgehensweise.
• Budget: Die Kosten des Social Intranets setzen sich aus verschiedenen Positionen zusammen und hängen von der Größe eures Unternehmens und dem benötigten Funktionsumfang ab. Neben den Lizenzkosten für die Software solltet ihr unter anderem auch Ressourcen für das interne Projekt- und Supportteam sowie für externe Leistungen (zum Beispiel Beratung und technische Implementierung) einkalkulieren. 
• Personal: Neben eigenen Personalressourcen könnt ihr euch für die Planung und Umsetzung auch externe Unterstützung holen. Idealerweise setzt ihr auf ein perfektes Zusammenspiel von interner und externer Expertise, damit ihr die unternehmenseigenen Insights mit Branchenerfahrungen von außen vereinen könnt.

PRAXISBEISPIELE

⭐ Die Interhyp Gruppe holte sich zwei erfahrene Berater des Haiilo-Partners LINXYS ins Projektteam. Das Social-Intranet-Projekt lief während der Corona-Pandemie und war für zehn Monate angesetzt. Am Ende konnte die Einführung einen Monat früher abgeschlossen werden.

⭐ Der Versicherungskonzern WERTGARANTIE hatte es bei der Einführung des neuen Social Intranets eilig, da die alte Plattform nicht mehr funktionsfähig war. Dank der Hilfe des Partners ACP konnte das Unternehmen das Projekt in unter fünf Monaten umsetzen.

⭐ Auch bei Riese & Müller dauerte die Einführung des Social Intranets ab der Entscheidung für Haiilo insgesamt nur fünf Monate.

⭐ Die Zeppelin Universität setzte auf die umfassende Zusammenarbeit mit dem Partner Kronsteg. Dieser half unter anderem bei der Analyse der bestehenden Softwarelandschaft, unterstützte beim Change Management und führte vor Ort viele interaktive Workshops durch.

Schritt 3: Projektteam gründen

Wie jedes Projekt braucht auch die Einführung eines Social Intranets ein Kernteam aus qualifizierten Mitarbeitenden, das für die Planung, Umsetzung und Kontrolle des Projekts verantwortlich ist. Oft läuft die Teamgründung parallel zur Ressourcenplanung ab. Je nach Unternehmen und Anwendungsfall kann es auch sinnvoll sein, zuerst ein Projektteam zusammenzustellen, das die Planung der Ressourcen übernimmt.

Idealerweise setzt sich das Projektteam aus ausgewählten Mitgliedern folgender Parteien zusammen:

• Interne Kommunikation: Schließlich geht es darum, ein neues Tool für die Unternehmenskommunikation einzuführen. Redakteur:innen überlegen sich zum Beispiel eine Content-Strategie und planen den inhaltlichen Aufbau des Intranets.
• Personalabteilung: Aspekte wie Employer Branding, Employee Engagement und Employee Advocacy sollten bei der Planung ebenfalls miteinbezogen werden.
• Marketing: Zu den Themen Branding und Unternehmenskommunikation kann das Marketing zusätzlich wertvolle Einblicke liefern.
• IT: Um die technische Umsetzung, den Aufbau der nötigen IT-Infrastruktur sowie die Integration von bestehenden Systeme kümmern sich IT-Expert:innen.
• Externe Partner:innen: Im besten Fall holt ihr euch externe Partner:innen ins Boot. Die Expert:innen haben Erfahrung in der Einführung von Social Intranets, geben euch branchentypische Tipps und stehen euch bei Fragen und Problemen zur Seite. Wir bei Haiilo arbeiten beispielsweise mit einem großen Partnernetzwerk zusammen, um unseren Kund:innen die bestmögliche Betreuung zu gewährleisten.

Neben dem Kernteam solltet ihr noch weitere Parteien in ein erweitertes Projektteam einladen. Diese nehmen eine beratende Rolle ein, geben Feedback und spezifische Insights oder sorgen für eine rechtliche Absicherung:

• Fachabteilungsleitung: Führungskräfte aus den unterschiedlichen Abteilungen oder Standorten eures Unternehmens bringen wertvolle Einblicke in die Praxis mit und vertreten die Interessen und Bedürfnisse ihrer Teams.
• Betriebsrat und Legal: Einen Change wie die Einführung eines neuen Kommunikationstools solltet ihr niemals ohne den Betriebsrat durchführen. Auch eine rechtliche Absicherung ist notwendig; in diesem Fall geht es insbesondere um Datenschutzfragen, die ihr mit euren Datenschutzbeauftragten klären solltet.
• Geschäftsführung: Nicht zuletzt ist auch das Commitment eurer Geschäftsführung für den Erfolg eures Social-Intranet-Projekts entscheidend. Vor allem beeinflusst es die unternehmensweite Akzeptanz des Change.
• Mitarbeitende: Eure Mitarbeitenden, also die Endnutzer:innen eures Social Intranets, solltet ihr ebenso nicht außen vor lassen. Stellt eine Testgruppe zusammen, die erste Versionen der Plattform auf Herz und Nieren prüft und Feedback zu Inhalten, Usability und dergleichen gibt. Eine ausgewählte Gruppe aus Beschäftigten kann zudem als Fürsprecherin für euer Projekt oder nach dem Roll-out als Support-Team für die Kolleg:innen dienen.

PRAXISBEISPIELE

⭐ Das zentrale Team für das Social-Intranet-Projekt der Maschinen- und Anlagenbaugruppe WINTERSTEIGER bestand aus Mitarbeitenden aus den Bereichen Marketing, HR, IT und Legal. Das Unternehmen arbeitete zudem mit der Agentur Kronsteg zusammen und holte von Anfang an die Geschäftsleitung, den Betriebsrat und die gesamte Führungsriege ins Boot.

⭐ Die Interhyp Gruppe gründete neben dem Kernprojektteam ein Botschafter-Netzwerk aus Mitarbeitenden aus allen Fachbereichen des Unternehmens. Diese gestalteten das Social Intranet aktiv mit und fungierten als Multiplikator:innen für die Kolleg:innen.

⭐ Bei der Stadt Bad Oeynhausen unterstützte der Bürgermeister höchstpersönlich das Social-Intranet-Projekt mit Videobotschaften an die gesamte Belegschaft.

⭐ Als die Asklepios Kliniken ihr neues Social Intranet einführten, stellten sie ein Projektteam aus 40 Key-User:innen zusammen, das unter anderem bei der Wahl des richtigen Anbieters und der Change-Kommunikation unterstützte. Auch nach dem Roll-out fungieren die Mitglieder noch als Botschafter:innen und beteiligen sich als aktive Redakteur:innen.

⭐ Der Vorstand der Barmenia Versicherungen unterstützte die Einführung des Social Intranets im Unternehmen seit Tag eins – unter anderem bei der Entscheidung für den richtigen Anbieter sowie als Projektsponsor während der Aufbauphase.

Schritt 4: Den Change vorbereiten

Die Einführung einer neuen, unternehmensweiten Kommunikationsplattform ist ein großer Schritt, den ihr nicht unbedacht angehen solltet. Ein Social Intranet ändert maßgeblich, wie ihr in eurem Unternehmen kommuniziert. Auf diesen Change müssen eure internen Strukturen und Prozesse angepasst sowie alle Beteiligten vorbereitet werden. Das betrifft im Besonderen eure Redakteur:innen und Community Manager:innen, die sich in die neue Art der digitalen Kommunikation einarbeiten müssen.

In diesem Schritt solltet ihr euch also eure bestehenden Strukturen und Tools einmal genau anschauen und analysieren, wie diese von eurer modernen Unternehmenskommunikation beeinflusst werden.

PRAXISBEISPIELE

⭐ Dem Bezirksverband AWO Unterfranken war bei der Einführung des Social Intranets von Anfang an bewusst, welch große Rolle dabei ein gutes Change Management spielt. Dafür arbeitete er eng mit dem Haiilo-Team und dem Partner perlrot zusammen. Gleichzeitig bereitete das Unternehmen alle Führungskräfte, Community Manager:innen und Redakteur:innen frühzeitig in Workshops auf den Change vor und schulte sie in der neuen Art der Kommunikation.

Schritt 5: Anforderungskatalog formulieren

Spätestens jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, um euch die Frage zu stellen, was ihr überhaupt von eurem neuen Social Intranet erwartet. Was sind eure Ziele, welche Erfolge wollt ihr damit erreichen und von welchen Vorteilen profitieren? Hört dafür jede Stimme aus eurem (erweiterten) Projektteam an und holt euch auch die Meinung eurer Belegschaft über Mitarbeiterbefragungen ein.

Überlegt euch zudem, welche Aufgaben und Prozesse ihr konkret in Zukunft über das Intranet abbilden wollt und welche Funktionen ihr dafür benötigt. Hilfreich in diesem Schritt ist, wenn ihr eure bestehenden Kommunikationskanäle unter die Lupe nehmt und euch Aspekte notiert, die ihr im Social Intranet auf jeden Fall besser machen wollt.

Die wichtigsten Punkte fasst ihr in einem Anforderungskatalog zusammen. Nehmt dabei auch eine Priorisierung vor und benennt Must-haves sowie Nice-to-haves. Seid hier jedoch sehr kritisch: Legt nicht zu viele Must-haves fest, sondern überlegt euch genau, was ein wirklicher Blocker wäre, wenn es fehlen würde.

PRAXISBEISPIELE

⭐ Die Johanniter-Unfall-Hilfe formulierte vor der Intranet-Einführung eine klare Vision: „Wir schaffen EINE moderne, alltagsfähige Plattform zur Kommunikation, Information, Vernetzung und zum Wissensaustausch für alle Mitarbeitenden und Helfenden der JUH, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.“ Zudem listete sie konkrete Kriterien auf, die das perfekte Tool erfüllen sollte.

⭐ Bei Coca-Cola sollte das Social Intranet vor allem dabei unterstützen, eine starke Employer Brand aufzubauen und die Marke als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren. Im Zentrum stand also, dass die gewählte Plattform ein authentisches Erleben der Unternehmenskultur ermöglicht.

⭐ Der Kräuterhandel SONNENTOR bemerkte bei der Nutzung seines alten Intranets unter anderem eine große Problemstelle: Es war nur über den Desktop zugänglich. Ein mobiler Zugang über eine Smartphone-App stand also ganz oben auf der Liste im Anforderungskatalog.

🎥 Welche Vision der Finanzdienstleister Dr. Klein bei der Einführung seines neuen Social Intranets von Haiilo verfolgte, seht ihr in unserem Video:

Schritt 6: Social-Intranet-Anbieter auswählen

Für diesen Schritt solltet ihr auf jeden Fall ausreichend Zeit einplanen, da der Auswahlprozess sehr aufwendig sein kann. Immerhin gibt es heutzutage sehr viele Social-Intranet-Anbieter auf dem Markt, aus denen es den perfekten Fit zu wählen gilt. Am besten geht ihr so vor:

1. Schaut euch mehrere Anbieter an. Nutzt zum Beispiel Vergleichsportale, um beliebte Anbieter zu identifizieren, oder fragt Geschäftspartner:innen nach Empfehlungen.
2. Prüft, welche drei bis maximal fünf Anbieter am besten zu euren Anforderungen passen und nehmt sie in die engere Auswahl.
3. Geht dann in den vertieften Evaluierungsprozess: Führt Beratungsgespräche mit den Anbietern, löchert sie mit Fragen, schaut euch Software-Demos an, probiert Testversionen aus und lasst euch auch von externen Partner:innen hinsichtlich der Auswahl beraten. 

Neben euren individuellen Anforderungen solltet ihr bei der Auswahl eines geeigneten Intranet-Anbieters vor allem auf folgende Kriterien achten:

• Unternehmensgröße: Deckt die Software eure Unternehmensgröße ab?
• Funktionsumfang: Welche Funktionen bietet das Intranet?
• Benutzerfreundlichkeit: Ist das Tool einfach und intuitiv zu bedienen?
• Mobiler Zugriff: Ist das Intranet auch mobil über eine App zugänglich?
• Individualisierbarkeit: Lässt sich die Plattform individuell an euer Unternehmen und eure CI anpassen?
• Analysemöglichkeiten: Gibt es integrierte Analysetools, um eure interne Kommunikation zu messen?
• Compliance: Könnt ihr mit der Software alle Compliance-Anforderungen, insbesondere zum Datenschutz, einhalten?
• Support bei der Implementierung: Inwiefern unterstützt euch der Anbieter vor und während der Implementierung eures Social Intranets?
• Support nach der Implementierung: Steht euch der Anbieter auch nach dem Go-live unterstützend zur Seite, ist bei Fragen und Problemen gut erreichbar und bietet euch unkomplizierten Support in eurer Sprache?

Tipp: Bei der Suche nach dem richtigen Intranet für große Unternehmen gibt es einige besondere Punkte zu beachten. Mehr dazu lest ihr in unserem Blogartikel Intranet Software: Vergleich der besten Lösungen für große Unternehmen.

PRAXISBEISPIELE

⭐ Die Johanniter-Unfall-Hilfe bewertete anhand ihres Anforderungskatalogs über hundert Tools und führte mehrere Praxistests durch, bevor sie sich für die Lösung von Haiilo entschied. Die herausstechenden Kriterien waren dabei die gute Usability, die hohen Standards in Bezug auf IT-Sicherheit und Datenschutz sowie die mobile App.

⭐ Auch die Vorwerk Gruppe begeisterte Haiilo mit seiner hohen Benutzerfreundlichkeit. Überzeugende Auswahlkriterien waren darüber hinaus das gute Preis-Leistungs-Verhältnis inklusive individuellem Support. Die Vorwerk Gruppe entschied sich mit Haiilo zudem für eine skalierbare Lösung, die mit dem Unternehmen mitwächst.

Schritt 7: Social Intranet konzipieren und aufbauen

Habt ihr euch für eine Lösung entschieden, könnt ihr damit beginnen, euer Social Intranet gemäß eurer Strategien, Ziele und Bedürfnisse zu konzipieren. Die Konzeption, Konfiguration und Struktur der Plattform ist eine der wesentlichen und komplexesten Phasen der gesamten Einführung und beinhaltet unter anderem folgende Punkte:

• Datenmigration: Erarbeitet ein Konzept für die reibungslose Datenmigration, wenn ihr Daten aus alten Plattformen übertragen wollt.
• Funktionen und Features: Identifiziert die benötigten Funktionen und Features. Das können Newsfeeds, Diskussionsforen, Wikis, Dateiablagen, Umfragen, Blogs, Mitarbeiter-Communities, Kalender und mehr sein.
• Content-Management-Strategie: Entwickelt eine Strategie für die Erstellung, Pflege und Aktualisierung von Inhalten. Berücksichtigt, wie Nutzer:innen Inhalte suchen und finden können.
• Personalisierung: Überlegt euch Maßnahmen zur Personalisierung von Inhalten, zum Beispiel indem ihr standortspezifische Bereiche einrichtet, Themen-Hashtags einführt und Kanalabos ermöglicht.
• Sicherheit und Datenschutz: Achtet auf geeignete Sicherheitsmaßnahmen, um vertrauliche Informationen zu schützen.
• Benutzerfreundlichkeit und Design: Stellt eine intuitive Benutzeroberfläche sicher. Das Design sollte ansprechend sein. Wenn möglich, nutzt eure Unternehmensfarben und euer Logo. Das sorgt für einen hohen Wiedererkennungswert und eure Mitarbeitenden fühlen sich im neuen Intranet sofort zu Hause.
• Mobile Zugänglichkeit: Gewährleistet, dass das Social Intranet auf verschiedenen Geräten, insbesondere auch auf mobilen Geräten, gut funktioniert.
• Feedback: Implementiert Mechanismen für Feedback von Nutzer:innen, um euer Intranet laufend zu verbessern.
• Analyse: Integriert eine kontinuierliche Analysestrategie, um die Nutzung und Effektivität des Intranets zu messen.

PRAXISBEISPIELE

⭐ WINTERSTEIGER nannte sein Social Intranet „WINside“. Jede Division des Unternehmens ist auf der Plattform mit einer eigenen Seite vertreten. Durch einen detaillierten Redaktionsplan wird sichergestellt, dass jede Abteilung gleich viel Aufmerksamkeit erhält. Mithilfe der automatischen Übersetzungsfunktion des Multilanguage Add-ons kann das Unternehmen den Content zudem unkompliziert in allen Landessprachen der Mitarbeitenden bereitstellen.

⭐ Um den perfekten Namen für das Social Intranet zu finden, führte die Stadt Bad Oeynhausen einen Namenswettbewerb durch. Die Wahl fiel auf den Namen „Moeyn“ – das steht für „Mein Oeynhausen“ und dient gleichzeitig als Begrüßungsformel.

Schritt 8: Intranet-Projekt transparent kommunizieren

Für eine erfolgreiche Einführung eines Social Intranets ist ein begleitendes Projektmarketing inklusive Change-Kommunikation unerlässlich. Bereitet eure Mitarbeitenden frühzeitig auf die Umstellung vor, kommuniziert die Vorteile des neuen Tools und gebt schon vor der finalen Implementierung Einblicke in die Funktionen.

Achtet darauf, auch wirklich alle Mitarbeitenden abzuholen. Nutzt verschiedene Kommunikationsformate wie Printkampagnen in Form von Flyern und Plakaten, digitale Werbebanner in eurem alten Intranet und Infoveranstaltungen vor Ort oder per Video. Wie jede Werbekampagne profitiert auch die Ankündigung eures Social Intranets von einem guten Storytelling und einer persönlichen Ansprache. 

Indem ihr die konkreten Pains und Anwendungsfälle der jeweiligen Zielgruppen ansprecht, verdeutlicht ihr die Relevanz der neuen Kommunikationsplattform und erhöht die Akzeptanz. Bezieht zudem auch das Management in die Launch-Kommunikation ein. Das schafft Vertrauen und betont den Stellenwert des Projekts.

PRAXISBEISPIELE

⭐ Die Interhyp Gruppe kündigte das neue Social Intranet in einem internen Event an und kommunizierte dort die Vision. Von da an wurde das Projekt von wöchentlichen Sneak Peeks begleitet, in denen die Mitarbeitenden Einblicke in die Plattform erhielten.

⭐ Die Vorwerk Gruppe entwarf ein Booklet, das sie weltweit an alle Mitarbeitenden versandte. Darin wurden die wichtigsten Funktionen des Social Intranets näher vorgestellt. Weitere Informationen gab es im Mitarbeitermagazin.

⭐ SONNENTOR setzte bei der Einführung seiner individuell gebrandeten Haiilo-Plattform „SIGI“ auf tierische Unterstützung: Den Namen SIGI trägt auch das Giraffen-Maskottchen, das das Social Intranet unter die Belegschaft bringt und als Botschafter in der Change-Kommunikation auftritt. Das Unternehmen platzierte zum Beispiel lebensgroße SIGI-Pappaufsteller mit wichtigen Informationen und Ankündigungen auf dem gesamten Firmenareal. Es wurden gebrandete Goodies verteilt und in Videobotschaften sprach SIGI mit dem SONNENTOR-Gründer über das Social Intranet.

Schritt 9: Mitarbeitende schulen

Damit das Social Intranet am Ende produktiv und effizient genutzt wird, solltet ihr alle Nutzergruppen entsprechend ihrer individuellen Anwendungsfälle und Anforderungen schulen. Dazu gehören insbesondere drei Gruppen:

1. Editor:innen 
2. Admins
3. Nutzer:innen 

Nutzt dafür Schulungsangebote eurer externen Partner:innen und führt auch interne Workshops durch. Alternativ zu den Nutzerschulungen hat sich zudem das Train-the-Trainer-Prinzip bewährt. Damit könnt ihr Mitarbeitende als interne Trainer:innen für das Social Intranet ausbilden.

Ein weiteres Best Practice ist die Hilfe-Community. Stellt hierfür Mitglieder eures Projektteams als zentrale Ansprechpartner:innen für die Belegschaft ab, die bei Fragen und Problemen unkompliziert erreichbar sind und die Kolleg:innen bei der Eingewöhnung in das neue Tool begleiten. Indem ihr die Hilfe-Community direkt in das Social Intranet einbettet, fördert ihr auch die Nutzung der Plattform.

Wichtig ist, dass ihr eure Mitarbeitenden zu keiner Zeit alleine lasst und von Anfang an für eine positive User Experience sorgt. Nur wenn sie die Plattform von Tag eins an zu verstehen lernen, steigt die Akzeptanz und sie wird nicht als zusätzliche Belastung, sondern tatsächlich als Entlastung empfunden. Es ist viel schwieriger, Mitarbeitenden im Nachhinein zu „bekehren“, als sie initial für das Projekt zu gewinnen.

PRAXISBEISPIELE

⭐ Um seine Community Manager:innen auf die neuen Aufgaben des Social Intranets vorzubereiten, führte der Finanzdienstleister Dr. Klein einen Community Management Workshop mit einer externen Dozentin durch.

⭐ Bei SONNENTOR fanden persönliche Schulungen in kleinen Gruppen statt, die auf die jeweiligen Abteilungen und Aufgabenprofile angepasst waren. Zudem gab es spezielle Trainings zur Mitarbeiter-App und zu den genutzten Integrationen.

⭐ Die JOST-Werke bestimmten und schulten je Abteilung eine:n Intranet-Ansprechpartner:in. Diese unterstützten die Kolleg:innen tatkräftig bei der Einarbeitung.

⭐ Die Vorwerk Gruppe richtete im neuen Social Intranet direkt eine Hilfe-Community ein, in der sich die Mitarbeitenden bei Fragen und Problemen gegenseitig helfen können.

⭐ Salesforce stellt alle Schulungsmaterialien auch auf der Haiilo-Plattform zur Verfügung, damit das Wissen für alle jederzeit verfügbar ist.

Schritt 10: Intranet unternehmensweit ausrollen

Nach all den Vorbereitungen ist der Go-live jetzt nicht mehr weit. Sorgt dafür, dass das Social Intranet technisch einwandfrei funktioniert und nahtlos in eure Systemlandschaft eingebunden ist.

Integration von Drittsystemen

Überlegt euch, welche Integrationen sinnvoll sind. Mit Haiilo könnt ihr beispielsweise praktische Schnittstellen zu Kollaborationstools wie Microsoft 365 und den Google Workspace nutzen. Auch Umfrage-Tools und HR-Dienste sind hilfreiche Integrationen, um den Funktionsumfang des Social Intranets voll auszuschöpfen.

Einführung der wichtigsten Funktionen

In den meisten Fällen ist es sinnvoll, mit einem möglichst schlanken, aber relevanten Funktionsumfang zu starten. Überlegt euch also genau, welche Funktionen und Inhalte ihr für den Anfang wirklich braucht und mistet vorher gut aus – Altlasten solltet ihr unbedingt vermeiden! 

Dennoch solltet ihr einen Grundstock an Funktionen aufbauen, um eure Plattform so wenig restriktiv und so transparent wie möglich zu gestalten. Social Features wie Liken, Kommentieren und Communities machen euer Intranet erst zu einer sozialen, interaktiven Plattform. Wenn ihr die neue Plattform nur statisch startet, macht das kaum einen Unterschied zu alten Intranets und die Veränderung ist für eure Mitarbeitenden nicht von Beginn an ersichtlich.

Mit einem modular aufgebauten Intranet wie Haiilo ist es möglich, Funktionen erst nach und nach einzuführen. Das ist auf jeden Fall besser, als irrelevante Features später wieder wegzunehmen. Lasst eure Plattform organisch über die Zeit mit der Kultur eures Unternehmens wachsen. 

Vorbereitung und Zelebration des Go-live

Damit pünktlich zum Go-live alle Mitarbeitenden Zugang haben, solltet ihr zudem rechtzeitig Mitarbeiterprofile anlegen, alle relevanten Daten einspeisen und Login-Daten bereitstellen.

Der Go-live sollte der Höhepunkt eurer Change-Kommunikation sein. Richtet hierfür beispielsweise einen Countdown ein und veranstaltet eine Launch-Party, um den Meilenstein zu feiern.

PRAXISBEISPIELE

⭐ Die letzten Wochen vor dem Roll-out zählten die JOST-Werke in einem Countdown herunter, der die Vorfreude Tag für Tag steigerte.

⭐ Riese & Müller verteilte rechtzeitig vor dem Go-live persönliche Logins per Brief und E-Mail an die Mitarbeitenden. Bei den Desktop-Nutzenden wurde das Social Intranet als Autostart im Browser installiert. Die mobilen Nutzenden erhielten einen QR-Code zum Download der App auf ihr Smartphone. Zum Launch-Tag startete das Social Intranet schließlich mit den Grundfunktionen, später wurden nach und nach weitere Funktionen freigeschaltet.

⭐ Rotkäppchen-Mumm feierte den Start des neuen Intranets mit einem großen Mitarbeiterfest. Als Highlight betätigte der Geschäftsführer auf der Bühne einen roten Buzzer, um den Go-live der Plattform symbolisch einzuleiten. 

⭐ SONNENTOR veranstaltete am Go-live-Tag eine Launch-Party mit einem SIGI-Kuchen, gebrandeten Goodies und Mitmachaktionen. Ein Jahr später gab es zudem eine Geburtstagsfeier.

⭐ In den ersten zwei Monaten nach dem Roll-out betrieb die WERTGARANTIE Group das alte und neue Social Intranet noch parallel nebeneinander. So hatte das Unternehmen Zeit, nach und nach die wichtigsten Daten zu übertragen, und die Mitarbeitenden konnten sich im eigenen Tempo in das neue Tool einarbeiten.

Schritt 11: Anreize für die Nutzung schaffen

Das Social Intranet steht. Jetzt muss es natürlich noch rege genutzt werden. Wenn die Plattform gut aufgebaut ist und euren Mitarbeitenden echten Mehrwert im Arbeitsalltag bietet, sollte das an sich schon ein großer Anreiz für die Nutzung sein.

Jedoch gibt es auch viele Möglichkeiten, um euren Mitarbeitenden am Anfang und zwischendurch einen kleinen Motivationsschub zu geben. Baut Gamification-Elemente wie Ratespiele, saisonale Events oder eine Schnitzeljagd ein, um den Mitarbeitenden das Social Intranet spielerisch näherzubringen und das Engagement durch Spaß zu steigern.

Vor allem aber solltet ihr die Zeit und Mühe eurer Mitarbeitenden wertschätzen. Sprecht ihnen die nötige Zeit zu, die sie benötigen, um mit den Intranet-Inhalten zu interagieren und selbst Beiträge zu posten. Es sollte keine negativen Folgen dafür geben, wenn sich Mitarbeitende mit dem Intranet beschäftigen. Stattdessen sollte die Verbesserung der internen Kommunikation einen wichtigen Stellenwert am Arbeitsplatz einnehmen.

PRAXISBEISPIELE

⭐ Die Asklepios Kliniken veranstalten in ihrem Social Intranet regelmäßig Gewinnspiele, so auch zu Weihnachten. Auf 24 Seiten werden bunte Buchstaben versteckt, die am Ende eine Lösung ergeben. Für die richtige Lösung werden Einkaufsgutscheine verlost. Durch diese Schnitzeljagd erreichen die Kliniken, dass die Mitarbeitenden das gesamte Social Intranet durchforsten und so auch weniger genutzte Seiten und Inhalte kennenlernen.

⭐ Auch die Johanniter-Unfall-Hilfe nutzt Adventskalender, um das Engagement im Intranet zu erhöhen. Darüber hinaus bauen die Seiten- und Community-Admins auch im restlichen Jahr gerne kleine Gewinnspiele und Quizfragen in ihre Blogbeiträge und Seiten ein, um die Mitarbeitenden spielerisch zur Interaktion zu animieren.

Schritt 12: Erfolge messen

Mit dem Roll-out ist die Einführung des Social Intranets noch lange nicht abgeschlossen. Jetzt folgt die Zeit des kontinuierlichen Monitorings und der Kontrolle der Intranet-Nutzung. Messt dafür Kennzahlen wie:

• Reichweite
• Anmeldezahlen
• Nutzungsdauer
• Interaktionen (Kommentare, Likes, geteilte Inhalte)
• Klicks
• Öffnungsraten von Dateien und Dokumenten

Ein wichtiger Erfolgsfaktor für euer Social Intranet ist die Frage, ob die Plattform eure Mitarbeitenden bei der Erledigung ihrer täglichen Aufgaben unterstützt. Wie lange brauchen sie zum Beispiel für die Informationssuche? Dieser Zeitaufwand gibt Aufschluss über die Usability des Tools.

Führt zudem regelmäßig Umfragen durch, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu analysieren, die Bedürfnisse der Intranet-Nutzenden besser zu verstehen und mögliche Problemstellen zu identifizieren. Seid offen für Feedback und stellt euren Mitarbeitenden entsprechende Kanäle zur Verfügung, damit sie direkt Rückmeldungen geben können. Auf der Haiilo-Plattform könnt ihr hierzu beispielsweise das Engagement Survey Modul hinzubuchen. So könnt ihr euer Social Intranet gemeinsam weiterentwickeln und Schritt für Schritt auf eure Bedürfnisse optimieren.

PRAXISBEISPIELE

⭐ Das Umfrage-Tool ist eines der beliebtesten und erfolgreichsten Features im Social Intranet des Juwelierunternehmens CHRIST. Die Mitarbeitenden werden aktiv in die Gestaltung des Social Intranets einbezogen, können ihre Ideen einbringen und werden früher in Prozesse integriert. Dadurch steigen die Identifikation mit dem Unternehmen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erheblich.

⭐ Die Zeppelin Universität verzeichnete dank des Social Intranets von Haiilo ein messbar höheres Employee Engagement: 87 Prozent der Studierenden nutzen die Plattform aktiv, es gibt 93 Prozent mehr Blogartikel von Mitarbeitenden und das Onboarding für Dozierende hat sich um 30 Prozent beschleunigt.

⭐ SONNENTOR fand bei einer Auswertung des Social Intranets heraus, dass fast die Hälfte der Belegschaft mobil auf die Plattform zugreift. Mit dieser Erkenntnis kann das Unternehmen das mobile Angebot noch weiter ausbauen.

⭐ Dank des regen Informationsflusses im Social Intranet haben sich Meetings in der AWO Unterfranken teilweise auf die Hälfte der Zeit reduziert. Die Mitarbeitenden kommunizieren wesentlich effizienter.

Leitfaden für eine erfolgreiche Social-Intranet-Einführung

Mit unserem Guide und den Best Practices habt ihr nun einen hilfreichen Leitfaden zur Hand, der euch Schritt für Schritt durch die Einführung eines Social Intranets leitet. Zum Schluss wollen wir euch noch eine Vorlage bereitstellen, die euch vor allem im initialen Schritt dabei hilft, die richtigen Schlüsselfragen für eine strategische Planung zu stellen. 

Diese Leitfragen zum Projektstart sind ein erprobtes Werkzeug, um die aktuellen Herausforderungen in der internen Kommunikation zu identifizieren und herauszufinden, wie eine neue Kommunikationsplattform dazu beitragen kann, diese zu lösen und das Arbeitsumfeld zu verbessern.