Wie die AWO Unterfranken mit Haiilo enger zusammenwächst

Die AWO ist einer der sechs Spitzenverbände der freien Wohlfahrtspflege in Deutschland. Zu dem dezentral organisierten Verband gehört auch der AWO Bezirksverband Unterfranken e.V., der in der Region mit mehr als 80 Einrichtungen an 35 Standorten mit über 3000 Mitarbeitenden in 25 Berufsbildern vertreten ist. 

Die AWO Unterfranken bietet Dienstleistungen in allen Bereichen der sozialen Arbeit an, darunter:

• Senioreneinrichtungen
• Ambulante Pflegedienste
• Tagespflegen
• Kindergärten und Schulkindbetreuungen
• Jugendsozialarbeit
• Beratungsstellen für Familien, Frauen oder Migrant:innen
• Sozialpsychiatrische Dienste
• Tagesstätten
• Wohnheime und Wohngemeinschaften für psychisch beeinträchtigte oder seelisch kranke Menschen
• Betriebe, in denen Menschen mit psychischen Erkrankungen eine Arbeitsstelle finden
• u. v. m.

Der Bedarf an sozialer Unterstützung wächst stetig und damit auch das Aufgabengebiet der AWO Unterfranken.

Welche Herausforderungen gab es?

Eine der größten Stärken, aber auch Herausforderungen der AWO Unterfranken ist ihre Heterogenität. Die Mitarbeitenden sind auf viele Standorte verteilt und in unterschiedlichen Berufen tätig. Bisher hatten sie keine Möglichkeit, sich zu treffen, sich auszutauschen, voneinander zu lernen und ihr Wissen zu mehren.

Die Zentrale stand zudem vor der großen Aufgabe, Informationen über mehrere Kommunikationskaskaden hinweg verlässlich an die Basis zu bringen. Die Mitarbeitenden an der Basis hatten so gut wie keinen Kontakt zur Zentrale und wenig Wissen über den Verband, das über den Wirkungskreis ihrer eigenen Einrichtung hinausging. Zudem wurde der Großteil der Kommunikation im Verband mühsam über E-Mails abgewickelt.

All das erschwerte es dem Verband, ein flächendeckendes Wir-Gefühl zu erzeugen.

Um die interne Kommunikation zu verbessern und das Gemeinschaftsgefühl zu fördern, beschloss die AWO Unterfranken schließlich, eine Employee Engagement Platform einzuführen. Mit der Implementierung verfolgte der Verband insbesondere folgende Ziele:

• Schneller global alle Standorte erreichen
• Berufsgruppen in den Dialog bringen
• Die informelle Kommunikation antreiben
• Mitbestimmung fördern

Warum sich die AWO Unterfranken für Haiilo entschieden hat

Bei der Wahl eines passenden Tools zur Unterstützung der internen Kommunikation überzeugte die AWO Unterfranken die Vielseitigkeit von Haiilo in Verbindung mit der mobilen App. So bietet Haiilo sowohl viele Möglichkeiten für die Kommunikation als auch gute Werkzeuge für die digitale Zusammenarbeit.

Besonders wichtig war dem Verband eine intuitive und leicht anpassbare Benutzeroberfläche. Die AWO Unterfranken startete zunächst mit einer reduzierten, sehr übersichtlichen Oberfläche, um auch Mitarbeitende mit geringem technischen Know-how abzuholen. 

Durch den modularen Aufbau sind die internen Kommunikationsverantwortlichen sehr flexibel. Sie können die Haiilo-Plattform jederzeit um weitere Tools erweitern sowie individuell nach ihren Bedürfnissen anpassen. Das Team kann Haiilo also selbst nach Belieben gestalten – ohne jedes Mal bei der IT oder einem externen Dienstleister anzufragen.

So lief die Einführung von Haiilo ab

Bevor die AWO Unterfranken Haiilo als Social Intranet launchte, erkannte der Verband, wie wichtig ein gutes Change Management im Vorfeld ist. Deshalb legte er großen Wert darauf, die Unternehmensstrukturen ausreichend auf das neue Tool vorzubereiten.

Stakeholder:innen ins Boot holen

Zunächst wurden die Schlüssel-Stakeholder:innen ins Boot geholt, um gemeinsam den Start aufzurollen:

• Führungskräfte: In Workshops wurde mit den Führungskräften erarbeitet, welche Auswirkung der Change auf die internen Strukturen haben wird.
• Community Manager:innen: Die zukünftigen Community Manager:innen wurden in der neuen Art der digitalen Kommunikation trainiert.
• Redakteur:innen: Auch die Redakteur:innen wurden in Workshops auf die Veränderungen in der Kommunikation vorbereitet. Zudem wurde gemeinsam das Aussehen der Startseite und der Abteilungsseiten festgelegt. 

Darüber hinaus wurden freiwillige Testcommunitys (Einrichtungen, Abteilungen, Berufsgruppen) gebildet. Diese wagten die ersten Gehversuche mit der neuen Plattform und nahmen die Features genau unter die Lupe.

Eine große Herausforderung lag zudem darin, dass die Mehrheit der Mitarbeitenden in der AWO Unterfranken keinen Bildschirmarbeitsplatz hat. Umso wichtiger war es, geeignete Strategien herauszuarbeiten, wie Mitarbeitende mit und ohne Bildschirm an das neue Tool und die neue Art der Kommunikation herangeführt werden können. Unterstützt wurde der Verband dabei vom Haiilo Partner perlrot.

Schulung der Mitarbeitenden

Dass die Belegschaft der AWO Unterfranken größtenteils nicht am Bildschirm arbeitet, bedeutete, dass die Vorstellung und der Launch der Employee Engagement Platform über analoge Wege stattfinden mussten.

Erschwerend kam hinzu, dass der Launch in die Corona-Zeit fiel – große Launch-Events waren daher nicht möglich.

Die AWO Unterfranken fand aber auch dafür eine Lösung: Sobald Präsenzveranstaltungen wieder zugelassen waren, fanden in den Einrichtungen zahlreiche Schulungen für Basis-Mitarbeitende statt. Für Führungskräfte und Mitarbeitende mit Bildschirmarbeitsplätzen gab es zusätzlich angepasste digitale Schulungsformate.

So konnte der Launch schließlich im Juni 2021 wie geplant umgesetzt werden und AWORLD – so der eigene Name der Haiilo-Plattform der AWO Unterfranken – ist seitdem live.

So nutzt die AWO Unterfranken Haiilo Social Intranet

Den Namen AWORLD haben die Mitarbeitenden im Verband selbst ausgewählt – und zwar über einen internen Namenswettbewerb, bei dem der Name gleich von mehreren Mitarbeitenden vorgeschlagen wurde.

Als digitale Heimat wird AWORLD vom Verband vor allem in drei Bereichen genutzt:

• Informations- und Newsquelle: Alle Mitarbeitenden finden an einem zentralen Ort alle wichtigen Informationen und sind immer auf dem neuesten Stand.
• Kommunikation: Ob die Kommunikation von der Zentrale in die Einrichtungen, der übergreifende Austausch für Berufsgruppen an unterschiedlichen Standorten oder die lokale Kommunikation in den Einrichtungen – die interne Kommunikation des Verbandes findet mittlerweile größtenteils über die Haiilo-Plattform statt.
• Digitale Zusammenarbeit: Unterschiedliche Gruppen kommen in der AWORLD zusammen, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und Projekte abzuwickeln, z. B. die Immobilienabteilung für Bauprojekte, Abteilungen und Leitungen von Einrichtungen.

Zu den meistgenutzten Features der Plattform gehören die individuell gestalteten Abteilungsseiten und die vielfältigen Chatfunktionen. Auch die Umfragen und das Formular-Tool werden gerne eingesetzt.

Das Resultat: eine schnellere Kommunikation auf allen Ebenen

Mit Haiilo ist die Kommunikation in der AWO Unterfranken deutlich schneller geworden. Während es vorher ein bis zwei Tage dauerte, bis eine Information die Mitarbeitenden an der Basis erreichte, sind heute mit ein paar Klicks alle sofort informiert. Meetings haben sich in manchen Abteilungen auf die Hälfte der Zeit reduziert.

Die Employee Engagement Platform pusht nicht nur die Kommunikation und Zusammenarbeit auf allen Ebenen des Verbandes, sondern verändert auch die Unternehmenskultur: Haiilo sorgt für mehr Transparenz, Sichtbarkeit und Mitbestimmung – und damit auch mehr Mitarbeiterzufriedenheit.