Die Bezeichnung „Social Intranet“ begegnet dir zur Zeit wahrscheinlich häufiger. Doch obwohl das Thema topaktuell ist, weißt du gar nicht so genau, was es überhaupt bedeutet und was genau dahinter steckt. Im gleichen Atemzug fallen dann auch noch Worte wie „Social Collaboration“ und „Digital Workplace“ – und du nickst zwar wissend, hast aber eigentlich keine Ahnung, worüber gerade geredet wird. Keine Angst, wir sagen dir, was ein Social Intranet ist (und wieso es so cool ist!) und was genau die Begriffe „Digital Workplace“ und „Social Collaboration“ damit zu tun haben.
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Klassisches Intranet vs Social Intranet – wo ist der Unterschied?
Wie der Name schon sagt, ist ein Social Intranet eine Form von Intranet. Im Gegensatz zum übergreifenden Internet, handelt es sich also um ein Netzwerk, das auf bestimmte Nutzer limitiert ist. Das können zum Beispiel die Mitglieder eines Vereins oder die Mitarbeiter eines Unternehmens sein. Diese haben dann im Normalfall alle Zugriff auf eine interne Website und auf darin enthaltene Informationen. So weit, so gut.
Nun folgt das ABER. Denn ein Social Intranet ist in seinen Strukturen und seiner Grundidee trotz allem meilenweit entfernt vom sogenannten klassischen Intranet. Letzteres dient nämlich vor allem der Verbreitung von Informationen per Top-down-Kommunikation. Das bedeutet, dass beispielsweise die Management-Ebene eines Unternehmens oder eine von dieser eingesetzte Redaktion Inhalte in Umlauf bringt. Und die sollen dann von der Belegschaft konsumiert werden. Die Mitarbeiter haben bei diesem „Managed Content“ also keine Auswahlmöglichkeiten und keine Chance zur Interaktion, zum Feedback oder gar zur Erstellung eigenen Contents. Das macht die Inhalte eines klassischen Intranet komplett statisch und von Grund auf anders als jene eines Social Intranet.
Social Intranet = Social Media?!
Denkst du, wenn du „social“ hörst, nicht auch sofort an Social Media? Du liegst gar nicht so falsch, denn tatsächlich sind einige der geläufigsten Bausteine von Facebook, Twitter & Co. auch zentral in einem Social Intranet verankert. Gefällt dir? Uns auch. Besonders wichtig ist, dass jeder Nutzer, ganz unabhängig von Rang und Status, Inhalte erstellen und mit anderen Inhalten interagieren kann: meist per Like 👍🏻, per Kommentar 💬 und auch durch eine Share-Funktion ↪️.
Praktischerweise werden die jeweils neuesten und/oder wichtigsten all dieser Inhalte auch in einem Social Intranet als Activity-Stream angezeigt, der wie ein sekundenaktueller News-Feed funktioniert. Außerdem kann jeder Nutzer eineigenes Profil mit Informationen über sich erstellen. Die Mitglieder können sich gegenseitig Direktnachrichten schicken und miteinander Gruppen erstellen, um ein Projekt zu besprechen oder sich auch einfach über die besten Reiseländer im Oktober auszutauschen.
Aber ein Social Intranet reiht sich trotz all dieser Gemeinsamkeiten doch nicht lückenlos neben Social-Media-Plattformen wie Instagram, LinkedIn und YouTube ein. Eben weil es sich um ein Intranet handelt, das nicht jedem frei zugänglich ist. Und auch weil seine Zielsetzung eine ganz andere ist. Denn „social“ erfüllt hier keinen Selbstzweck. Es dient nicht der Erst-Vernetzung wie es für viele bei Xing oder LinkedIn der Fall ist oder der Selbstdarstellung und privaten Zerstreuung, wie es Facebook oder Instagram für viele Nutzer tun.
Stattdessen ist ein Social Intranet sozial, um eine schon bestehende Vernetzung zu verbessern und zu intensivieren. Denn hey, die Mitglieder sind ja schließlich bereits Kollegen. Aber über das Social Intranet können sie sich nun viel leichter und besser kennenlernen – und das egal ob Praktikant, remote arbeitender Kollege oder Chef. Die Kommunikation untereinander wird also viel einfacher. Und genau das führt dann auch dazu, dass die Arbeit viel effizienter und effektiver erledigt werden kann. Klassische Win-Win-Situation! Außerdem fühlen sich Mitarbeiter eher gesehen, gehört und als Teil der Gruppe, sodass sich auch ihre Identifikation mit dem Unternehmen erhöht. Win-Win-Win-Win.
Was hat ein Social Intranet mit einem Digital Workplace zu tun?
Ganz eng mit dem Social Intranet verwandt ist der Digital Workplace. Denn in den allermeisten Fällen beinhaltet dieser ein Social Intranet. Und mehr noch: Das Social Intranet dient für den Nutzer eines Digital Workplace im Normalfall als Einstiegspunkt und bildet gleichzeitig die wichtigste Benutzeroberfläche. Hier können sich die schlaftrunkenen Mitarbeiter am Morgen auf den neuesten Stand bringen, beispielsweise was die Geschäftsführer über die Entwicklung des Unternehmens zu sagen haben. Sie können sich austauschen, was in ihrem eigenen aktuellen Projekt oder auch in den anderen Abteilungen gerade so los ist. Und wenn der erste Kaffee dann seine magische Wirkung entfaltet hat, können die Nutzer auch direkt zu allen weiteren Funktionen des Digital Workplace navigieren und ihrer Arbeit nachgehen.
Im Digital Workplace sind nämlich alle wichtigen Softwareprogramme enthalten, die die Angestellten eines Unternehmens für ihre täglichen Aufgaben brauchen. Die Kollegen müssen nicht zig Anwendungen jonglieren, sondern haben alle gemeinsam eine zentrale Arbeitsplattform, wo sie auch ganz easy Informationen austauschen und kollaborativ zusammenarbeiten können. Ziemlich bequem, oder?
Ein Social Intranet baut auf soziale Kollaboration
Ein weiteres Lieblings-Stichwort im Zusammenhang mit Social Intranets ist Social Collaboration. Denn genau das ist das Ziel eines Social Intranet – vor allem, wenn es Teil eines Digital Workplace ist. Simpel ausgedrückt sollen die Mitarbeiter eines Unternehmens einfach so gut wie nur möglich zusammenarbeiten können. Und um das zu bewerkstelligen und die Team-Arbeit zu erleichtern, bietet der Digital Workplace etliche Tools. Zum Beispiel einen Kalender, eine detaillierte Aufgabenverwaltung und ein zentrales Dateien-Management. So wird gewährleistet, dass alle Team-Mitglieder stets auf den neuesten Stand sind und immer nahtlos an die Ergebnisse ihrer Kollegen anknüpfen können. Nie mehr doppeltgemoppelt!
Davon abgesehen vernetzt ein Social Intranet alle Mitarbeiter eines Unternehmens miteinander – quer über sämtliche Abteilungen, Standorte und Hierarchie-Ebenen hinweg. Es wird also superleicht für die Mitarbeiter, via Social Intranet ihre Projekte mit anderen Abteilungen zu besprechen. Sie können aber auch Experten außerhalb ihres Teams suchen, die sie bisher noch gar nicht kennen. Denn wer soll bei einem großen Unternehmen den Überblick behalten, welche Kollegen was genau alles können? Womöglich auch noch bei mehreren Unternehmensstandorten?! Yeah, good luck with that! Ein Glück also, dass es die Mitarbeiter-Profil-Seiten im Social Intranet gibt, wo alle Kenntnisse und Kompetenzenaufgelistet sind. Denn durch sie wird all das in den Unternehmenstiefen verborgene Expertenwissen endlich auffindbar.
Aber selbst wenn wir die konkrete Projektarbeit mal beiseite lassen, ist es eine enorme Chance, wenn sich die Kollegen auch jenseits von Meetings und Kaffeeküchen-Begegnungen austauschen können. So entwickeln sich nämlich viel eher spontane Ideen und Problemlösungen. Und praktischerweise sind diese via Social Intranet schon automatisch festgehalten. Es kann leicht überprüft werden, ob die Ideen wirklich gut sind oder eben doch nur einer Kaffeelaune entsprungen sind. Und bei Gefallen kann auch gleich die Umsetzung in Angriff genommen werden. Klar also, dass aus diesem und auch anderen Gründen ganz automatisch die Produktivität von Unternehmen mit einem Social Intranet merklich ansteigt. Und genau deshalb kann ein Social Intranet auch als Social-Collaboration-Software, als Collaboration-Tool oder als Kollaborations-Plattform bezeichnet werden.
Was ein Social Intranet für die Unternehmenskultur tut
Ein Social Intranet hilft dabei, eine neue, moderne Unternehmenskultur zu etablieren. Denn die Kommunikationsstrukturen einer Firma verändern sich ziemlich intensiv, wenn jeder Nutzer vom Praktikanten bis zum Chef weitgehend gleichberechtigt Inhalte erstellen, liken, kommentieren und teilen kann und soll. Top-down-Kommunikation (von der Führungsebene zur Belegschaft) und Bottom-up-Kommunikation (vom normalen Mitarbeiter für alle inklusive der Führungsebene) können so nebeneinander gestellt werden, wodurch das Unternehmen entsprechend enger zusammenwächst.
Klingt cool, oder? Ist es auch, denn auf diese Weise kann ein Social Intranet das Gemeinschaftsgefühl einer Firma nachhaltig stärken. Eben weil sich die Kollegen regelmäßig austauschen können – über Job-Relevantes und auch über private Themen. Und dieses Gefühl dazuzugehören führt wiederum zu einer viel stärkeren Identifikation mit dem Unternehmen. So werden nicht nur die Motivation und Produktivität gesteigert, sondern gleichzeitig die Loyalität und die Mitarbeiterbindung erhöht.
Fazit: Deshalb lohnt sich ein Social Intranet!
Ein Social Intranet steht weder so richtig in der Tradition der klassischen Intranets noch in jener der Sozialen Medien. Stattdessen nimmt es genau die Strukturen und Funktionen dieser beiden Konzepte, die für eine moderne Unternehmenskultur richtig nützlich sind, und lässt den ganzen anderen Kram weg. Das Beste aus zwei Welten also. Und noch ein bisschen mehr!
Denn vor allem, wenn ein Social Intranet Teil eines größeren Digital Workplace ist, ermöglicht es den Mitarbeitern eine viel effizientere und effektivere Vernetzung und kollaborative Zusammenarbeit. Wissen wird einfacher geteilt und zielführender archiviert. Und die Produktivität und Innovationskraft der Firma werden erhöht. Alles wird also einfacher, klarer, schneller, besser! 🚀
Ebenfalls super wichtig ist der Einfluss des Social Intranet auf die Unternehmenskultur. Denn Hierarchie-Ebenen rücken enger zusammen, wodurch eine viel offenere Kommunikation und ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl entstehen können. Und das zieht dann auch mehr Motivation, Produktivität und Bindung ans Unternehmen nach sich.
Nun weißt du also von vorne bis hinten Bescheid, was ein Social Intranet ist. Und was ein Digital Workplace ist. Und auch, was Social Collaboration ist. Gut gemacht, du lernst schnell. Und nun beantworte uns eine Frage: Wieso hat dein Unternehmen noch keines?
