Social Intranet erklärt: Vorteile, Funktionen und Integration in den Digital Workplace

Die Bezeichnung „Social Intranet“ begegnet euch zur Zeit wahrscheinlich häufiger. Doch obwohl das Thema topaktuell ist, wisst ihr gar nicht so genau, was es überhaupt bedeutet und was genau dahintersteckt. Im gleichen Atemzug fallen dann auch noch Worte wie „Social Collaboration“ und „Digital Workplace“ – und ihr nickt zwar wissend, habt aber eigentlich keine Ahnung, worüber gerade geredet wird.

Keine Angst, wir sagen euch, was eine Social Intranet Software ist (und wieso sie so cool ist!) und was genau die Begriffe „Digital Workplace“ und „Social Collaboration“ damit zu tun haben.

Was ist ein Social Intranet?

Wie der Name schon sagt, ist ein Social Intranet eine Form von Intranet. Im Gegensatz zum übergreifenden Internet, handelt es sich also um ein Netzwerk, das auf eine bestimmte Nutzerschaft limitiert ist. Das können zum Beispiel die Mitglieder eines Vereins oder die Mitarbeitenden eines Unternehmens sein. Diese haben dann im Normalfall alle Zugriff auf eine interne Website und auf darin enthaltene Informationen.

Klassisches Intranet vs. Social Intranet – wo ist der Unterschied?

Ein Social Intranet ist in seinen Strukturen und seiner Grundidee trotz allem meilenweit entfernt vom sogenannten klassischen Intranet. Letzteres dient nämlich vor allem der Verbreitung von Informationen per Top-down-Kommunikation. Das bedeutet, dass beispielsweise die Management-Ebene eines Unternehmens oder eine von dieser eingesetzte Redaktion Inhalte in Umlauf bringt. Und die sollen dann von der Belegschaft konsumiert werden.

Die Mitarbeitenden haben bei diesem „Managed Content“ also keine Auswahlmöglichkeiten und keine Chance zur Interaktion, zum Feedback oder gar zur Erstellung eigenen Contents. Das macht die Inhalte einer klassischen Intranet Software komplett statisch und von Grund auf anders als jene eines Social Intranets.

Das Social Intranet ist somit eine erweiterte Form des klassischen Intranets. Die Software bietet eine Vielzahl an sozialen Interaktionsmöglichkeiten. Sie ermöglicht den Mitarbeitenden, Inhalte zu erstellen, zu teilen, zu kommentieren und miteinander in den Austausch zu treten. Das führt zu einer dynamischeren, interaktiveren und kollaborativeren Arbeitsumgebung.

Social Intranet = Social Media?! 

Denkt ihr, wenn ihr „social“ hört, nicht auch sofort an Social Media? Ihr liegt gar nicht so falsch, denn tatsächlich sind einige der geläufigsten Bausteine von Facebook, Twitter & Co. auch zentral in einem Social Intranet verankert. Gefällt euch? Uns auch.

Die sozialen Funktionen einer Social Intranet Software

Besonders wichtig ist, dass alle Nutzer:innen, ganz unabhängig von Rang und Status, Inhalte erstellen und mit anderen Inhalten interagieren können: meist per Like 👍🏻, per Kommentar 💬 und auch durch eine Share-Funktion ↪️. 

Praktischerweise werden die jeweils neuesten und/oder wichtigsten Inhalte auch in einem Social Intranet als Activity-Stream angezeigt, der wie ein sekundenaktueller News-Feed funktioniert. Außerdem können alle Nutzer:innen ein eigenes Profil mit Informationen über sich erstellen. Die Mitglieder können sich gegenseitig Direktnachrichten schicken und miteinander Gruppen erstellen, um ein Projekt zu besprechen oder sich auch einfach über die besten Reiseländer im Oktober auszutauschen.

Viele Social-Intranet-Anbieter, wie auch Haiilo, stellen zudem zusätzlich eine mobile Mitarbeiter-App zur Verfügung. So können sich auch Non-Desk-Worker ohne eigenen PC-Arbeitsplatz oder Mitarbeitende, die viel unterwegs sind, einfach an dem regen Austausch beteiligen.

Was ist der Zweck eines Social Intranets?

Aber ein Social Intranet reiht sich trotz all dieser Gemeinsamkeiten doch nicht lückenlos neben Social-Media-Plattformen wie Instagram, LinkedIn und YouTube ein. Eben weil es sich um ein Intranet handelt, das nicht für jede Person frei zugänglich ist. Und auch weil seine Zielsetzung eine ganz andere ist. Denn „social“ erfüllt hier keinen Selbstzweck. Es dient nicht der Erst-Vernetzung, wie es für viele bei Xing oder LinkedIn der Fall ist, oder der Selbstdarstellung und privaten Zerstreuung, wie es Facebook oder Instagram für viele Nutzer:innen tun. 

Stattdessen ist ein Social Intranet sozial, um eine schon bestehende Vernetzung zu verbessern und zu intensivieren. Denn hey, die Mitglieder sind ja schließlich bereits Kolleg:innen. Aber über das Social Intranet können sie sich nun viel leichter und besser kennenlernen – und das egal ob Praktikantin, remote arbeitender Kollege oder Chefin.

Die Kommunikation untereinander wird also viel einfacher. Und genau das führt dann auch dazu, dass die Arbeit viel effizienter und effektiver erledigt werden kann. Klassische Win-Win-Situation! Außerdem fühlen sich Mitarbeitende eher gesehen, gehört und als Teil der Gruppe, sodass sich auch ihre Identifikation mit dem Unternehmen erhöht. Win-Win-Win-Win.

Was hat Social Intranet Software mit einem Digital Workplace zu tun?

Ganz eng mit dem Social Intranet verwandt ist der Digital Workplace. Denn in den meisten Fällen beinhaltet dieser ein Social Intranet. Und mehr noch: Das Social Intranet dient für die Nutzer:innen eines Digital Workplace im Normalfall als Einstiegspunkt („Front Door Intranet“) und bildet gleichzeitig die wichtigste Benutzeroberfläche.

Hier können sich die schlaftrunkenen Mitarbeitenden am Morgen auf den neuesten Stand bringen, beispielsweise was die Geschäftsführung über die Entwicklung des Unternehmens zu sagen hat. Sie können sich austauschen, was in ihrem eigenen aktuellen Projekt oder auch in den anderen Abteilungen gerade so los ist. Und wenn der erste Kaffee dann seine magische Wirkung entfaltet hat, können die Nutzer:innen auch direkt zu allen weiteren Funktionen des Digital Workplace navigieren und ihrer Arbeit nachgehen.

Im Digital Workplace sind nämlich alle wichtigen Softwareprogramme enthalten, die die Angestellten eines Unternehmens für ihre täglichen Aufgaben brauchen. Die Kolleg:innen müssen nicht zig Anwendungen jonglieren, sondern haben alle gemeinsam eine zentrale Arbeitsplattform, wo sie auch ganz easy Informationen austauschen und kollaborativ zusammenarbeiten können. Ziemlich bequem, oder?

Ein Social Intranet baut auf soziale Kollaboration

Ein weiteres Lieblingsstichwort im Zusammenhang mit Social Intranets ist Social Collaboration. Denn genau das ist das Ziel von Social-Intranet-Lösungen – vor allem, wenn sie Teil eines Digital Workplace sind. Simpel ausgedrückt sollen die Mitarbeitenden eines Unternehmens einfach so gut wie nur möglich zusammenarbeiten können.

Social Intranet fördert die effiziente Zusammenarbeit

Um das zu bewerkstelligen und die Teamarbeit zu erleichtern, bietet der Digital Workplace etliche Kollaborationstools. Zum Beispiel einen Kalender, eine detaillierte Aufgabenverwaltung und ein zentrales Dateienmanagement. So wird gewährleistet, dass alle Teammitglieder stets auf dem neuesten Stand sind und immer nahtlos an die Ergebnisse ihrer Kolleg:innen anknüpfen können. Nie mehr doppelt gemoppelt!

Social Intranet bricht Kommunikationssilos auf

Davon abgesehen vernetzt ein Social Intranet alle Mitarbeitenden eines Unternehmens miteinander – quer über sämtliche Abteilungen, Standorte und Hierarchie-Ebenen hinweg. Es wird also superleicht für die Mitarbeitenden, via Social Intranet ihre Projekte mit anderen Abteilungen zu besprechen.

Sie können aber auch Expert:innen außerhalb ihres Teams suchen, die sie bisher noch gar nicht kennen. Denn wer soll bei einem großen Unternehmen den Überblick behalten, welche Kolleg:innen was genau alles können? Womöglich auch noch bei mehreren Unternehmensstandorten?! Yeah, good luck with that! Ein Glück also, dass es die Mitarbeiterprofil-Seiten im Social Intranet gibt, wo alle Kenntnisse und Kompetenzen aufgelistet sind. Denn durch sie wird all das in den Unternehmenstiefen verborgene Fachwissen endlich auffindbar. 

Social Intranet steigert die Produktivität

Aber selbst wenn wir die konkrete Projektarbeit mal beiseite lassen, ist es eine enorme Chance, wenn sich die Kolleg:innen auch jenseits von Meetings und Kaffeeküchen-Begegnungen austauschen können. So entwickeln sich nämlich viel eher spontane Ideen und Problemlösungen. Und praktischerweise sind diese via Social Intranet schon automatisch festgehalten. Es kann leicht überprüft werden, ob die Ideen wirklich gut sind oder eben doch nur einer Kaffeelaune entsprungen sind. Und bei Gefallen kann auch gleich die Umsetzung in Angriff genommen werden.

Klar also, dass aus diesem und auch anderen Gründen ganz automatisch die Produktivität von Unternehmen mit einer Social Intranet Software merklich ansteigt. Und genau deshalb kann ein Social Intranet auch als Social Collaboration Software bezeichnet werden.

Was eine Social-Intranet-Lösung für die Unternehmenskultur tut

Eine Social-Intranet-Lösung hilft dabei, eine neue, moderne Unternehmenskultur zu etablieren. Denn die Kommunikationsstrukturen einer Firma verändern sich ziemlich intensiv, wenn alle Nutzer:innen vom Praktikum bis zur Chefetage weitgehend gleichberechtigt Inhalte erstellen, liken, kommentieren und teilen können und sollen. Top-down-Kommunikation (von der Führungsebene zur Belegschaft) und Bottom-up-Kommunikation (von normalen Mitarbeitenden für alle inklusive der Führungsebene) können so nebeneinander gestellt werden, wodurch das Unternehmen entsprechend enger zusammenwächst.

Klingt cool, oder? Ist es auch, denn auf diese Weise kann ein Social Intranet das Gemeinschaftsgefühl einer Firma nachhaltig stärken. Eben weil sich die Kolleg:innen regelmäßig austauschen können – über Job-Relevantes und auch über private Themen. Und dieses Gefühl dazuzugehören führt wiederum zu einer viel stärkeren Identifikation mit dem Unternehmen. So werden nicht nur die Motivation und Produktivität gesteigert, sondern gleichzeitig die Loyalität und die Mitarbeiterbindung erhöht.

Social Intranet: Beispiele und Best Practices

Ihr kriegt jetzt mehr und mehr das Gefühl, dass euer altes Intranet ausgedient hat? Damit seid ihr nicht allein! Die Erkenntnis haben aktuell viele. Einerseits hat sich das klassische Intranet in Unternehmen oft mit der Zeit zu einer großen Müllhalde für veraltete und ungeordnete Informationen entwickelt. Andererseits erfüllt es einfach nicht mehr die Anforderungen an eine moderne Unternehmenskommunikation, die alle einbezieht – was sich auch in einer niedrigen Nutzungsrate zeigt.

So erging es zum Beispiel auch dem Institut für Berufliche Bildung (IBB). Das Unternehmen nutzte lange Zeit ein Mailing-Programm als Intranet. Das heißt, jede abgelegte Information wurde auch in E-Mails an ausgewählte Postfächer weitergeleitet. Mit dem Social Intranet von Haiilo hat das IBB nun endlich eine zentrale Plattform nicht nur für die reine Information, sondern auch für den interaktiven Austausch. Diese trägt maßgeblich zu einer besseren Arbeitseffizienz und einem stärkeren Wir-Gefühl bei. Ihr wollt mehr erfahren? Dann lest gerne die ganze Erfolgsgeschichte des IBB!

Auch die Brandenburger Firmengruppe wollte von der reinen Top-down-Kommunikation wegkommen und zu einer Intranet Software wechseln, die vor allem drei Anforderungen erfüllt: Interaktion, Kollaboration und Integration. Mit Haiilo haben sie eine solche Plattform gefunden: Ob Büroangestellte oder Aushilfe in der Produktion – alle Mitarbeitenden können sich aktiv am Dialog beteiligen. Das Social Intranet hat viele Arbeitsabläufe verbessert und dient als Einstiegstor in den digitalen Arbeitsplatz. Dafür bieten wir euch bei Haiilo viele Integrationsmöglichkeiten, ob zur Microsoft 365 Suite oder eurem Projektmanagement-Tool. Werft gerne einen Blick in den Haiilo Marketplace!

Fazit: Deshalb lohnt sich eine Social Intranet Software!

Ein Social Intranet steht weder so richtig in der Tradition der klassischen Intranets noch in jener der sozialen Medien. Stattdessen nimmt es genau die Strukturen und Funktionen dieser beiden Konzepte, die für eine moderne Unternehmenskultur richtig nützlich sind, und lässt den ganzen anderen Kram weg. Das Beste aus zwei Welten also. Und noch ein bisschen mehr!

Denn vor allem, wenn ein Social Intranet Teil eines größeren Digital Workplace ist, ermöglicht es den Mitarbeitenden eine viel effizientere und effektivere Vernetzung und kollaborative Zusammenarbeit. Wissen wird einfacher geteilt und zielführender archiviert. Und die Produktivität und Innovationskraft der Firma werden erhöht. Alles wird also einfacher, klarer, schneller, besser! 🚀 

Ebenfalls super wichtig ist der Einfluss des Social Intranets auf die Unternehmenskultur. Denn Hierarchie-Ebenen rücken enger zusammen, wodurch eine viel offenere Kommunikation und ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl entstehen können. Und das zieht dann auch mehr Motivation, Produktivität und Bindung ans Unternehmen nach sich.

Nun wisst ihr also von vorne bis hinten Bescheid, was ein Social Intranet ist. Und was ein Digital Workplace ist. Und auch, was Social Collaboration ist. Gut gemacht, ihr lernt schnell. Und nun beantwortet uns eine Frage: Wieso hat euer Unternehmen noch keines? No worries, schaut euch einfach direkt die Haiilo-Lösung an, bucht eine Demo und profitiert schon bald selbst von den Vorzügen eines Social Intranets.