Kommunikation im Team fördern: Tipps für eine erfolgreiche Teamkommunikation

Jede Teamarbeit steht und fällt mit der Kommunikation. Wenn ihr in eurem Unternehmen regelmäßig Konflikte unter Mitarbeitenden schlichten müsst, sich ständig die Deadlines von Projekten verschieben und Führungskräfte das Gefühl haben, immer über die Schultern ihrer Mitarbeiter gucken zu müssen, läuft bei der Kommunikation im Team so einiges falsch.

In eurem Unternehmen arbeitet ihr täglich in unterschiedlichen Teams zusammen, ob in den einzelnen Fachabteilungen oder in Rahmen von konkreten Projekten. Zudem solltet ihr auch eure gesamte Belegschaft als ein Team begreifen, das übergeordnete Unternehmensziele verfolgt und das Unternehmen nach vorne bringen möchte. Zumindest sollte das idealerweise so sein. Mit einer erfolgreichen Team-Kommunikation im kleinen wie im großen Kreis tragt ihr viel zum Unternehmenserfolg bei. Wir zeigen euch neun Tipps, wie ihr die Kommunikation im Team verbessern könnt.

Warum ist Kommunikation im Team so wichtig?

Nicht jede Arbeitsgruppe im Unternehmen ist automatisch ein Team. Erst wenn alle Personen in einer Gruppe ein gemeinsames Ziel verfolgen, effizient zusammenarbeiten und ihre Stärken bündeln, können wir von einem starken Team sprechen. Und das gelingt nur mit einer guten Kommunikation.

Eine schlechte Teamkommunikation dagegen sorgt für eine sinkende Motivation. Wer sich nicht als wertvollen Teil des Teams wahrnimmt, übernimmt keine Verantwortung und kann sich für die Sache und die zugeteilte Aufgabe nur schlecht begeistern. Durch eine gute Kommunikation im Team lassen sich Prozesse viel effizienter gestalten, die Teammitglieder werden produktiver und leisten bessere Arbeit.

Regeln und Werte für eine gute Team-Kommunikation

Zunächst einmal muss uns klar sein, dass in einem Team Menschen zusammenarbeiten. Und jeder Mensch ist anders. Gleichzeitig ist das Ziel der Teamarbeit, dass alle an einem Strang ziehen. Damit dies gelingt, braucht es einige Kommunikationsregeln und gemeinsame Werte. Folgende Werte sind für eine gute Teamkultur besonders wichtig:

Respekt

Respekt bedeutet, dass jeder Mensch mit all seinen Schwächen und Stärken ernstgenommen wird. Etabliert in eurem Team eine Kultur der Wertschätzung und begegnet euch stets auf Augenhöhe. Akzeptiert auch die Diversität eurer Teammitglieder. Projektteams sind oft sehr heterogene Gruppen, da die Teammitglieder aus unterschiedlichen Abteilungen kommen und jeweils spezifische Kompetenzen und Erfahrungen haben. Wenn ihr diese würdigt, könnt ihr davon nur profitieren und das Wissen in eurem Team erweitern.

Offenheit

Offenheit ist für eine erfolgreiche Teamarbeit sehr wichtig. Nur wenn ihr einen ehrlichen Umgang miteinander pflegt, könnt ihr das Beste aus der Zusammenarbeit herausholen, überzeugende Ergebnisse erzielen und euch weiterentwickeln. Dazu gehört auch eine offene Fehlerkultur. Fehler sind menschlich und sogar wichtig. Nur aus Fehlern kann man lernen. Hier geht es nicht darum, die individuellen Fehler an den Pranger zu stellen, sondern gemeinsam Ursachen zu erforschen und Lösungen zu finden. Eine Team-Kommunikation, in der Ehrlichkeit und Mut gefördert werden, kann langfristig sowohl individuelle als auch gemeinsame Erfolge feiern.

Vertrauen

Offenheit hat natürlich auch immer mit Vertrauen zu tun. Nur wenn ich meinen Teammitgliedern vertraue, bin ich dazu bereit, mich zu hundert Prozent einzubringen. Ebenso muss jedes Teammitglied darauf vertrauen können, dass alle dasselbe Ziel verfolgen und ihre jeweiligen Aufgaben zuverlässig erledigen.

Neben den Teammitgliedern untereinander sollten auch Führungskräfte ihren Teams Vertrauen entgegenbringen. Das Sprichwort „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ trifft auf eine erfolgreiche Team-Kommunikation tatsächlich nicht zu, stattdessen ist das Gegenteil der Fall. Wenn ihr den Fähigkeiten eurer Teams und Mitarbeitenden nicht vertraut, nehmt ihr ihnen die Motivation und die Möglichkeit, sich selbst zu organisieren.

Wie wichtig Vertrauen in der internen, sowie der externen Kommunikation eines Unternehmens ist, hat uns auch die Zusammenarbeit mit dem Telekommunikationskonzern Telia Company gezeigt. Lest hier, wie Telia mithilfe von Haiilo Vertrauen zum Erfolgskonzept machte.

Zuverlässigkeit

Zuverlässigkeit ist für eine gute Zusammenarbeit im Team unerlässlich. Die Unzuverlässigkeit eines einzelnen Teammitglieds kann den Erfolg des gesamten Teams gefährden. Verbindlichkeiten bei der Absprache von Rollen, Aufgaben und Deadlines sind sehr wichtig, sollten aber nur getroffen werden, wenn sie auch wirklich einzuhalten sind.

Auch hier spielt also das Thema Offenheit eine große Rolle. Denn schließlich kann immer etwas dazwischenkommen, sodass Absprachen wider Erwarten nicht wie besprochen erfüllt werden können. Dann ist es aber wichtig, dies rechtzeitig zu kommunizieren. Zur Zuverlässigkeit gehört, dass man Verantwortung übernimmt, Fehler eingesteht und sich aktiv an der Lösungsfindung beteiligt.

Empathie

Die Kommunikation im Team ist ein Miteinander, kein Nebeneinander und schon gar kein Gegeneinander. Geht auf die Wünsche und Bedürfnisse der anderen Teammitglieder ein und zeigt Verständnis. Sich auf die Zusammenarbeit und Kommunikation mit anderen einzulassen heißt auch immer, sich für andere Perspektiven zu öffnen. Ein empathischer Umgang miteinander steigert das Vertrauen und die Wertschätzung und stärkt jedes einzelne Teammitglied.

Mit diesen 9 Tipps verbessert ihr die Kommunikation im Team

Die eben genannten Werte und Regeln sollten die Voraussetzung für jede zwischenmenschliche Kommunikation sein. Im Folgenden stellen wir euch konkrete Tipps und Methoden vor, um die Team-Kommunikation in eurem Unternehmen besonders effizient zu gestalten.

1. Setzt euch gemeinsame Ziele!

Eine wichtige Voraussetzung für eine gute Team-Kommunikation ist, dass alle dasselbe Ziel verfolgen. Ansonsten entsteht tatsächlich nur ein ineffizientes Nebeneinanderher, bei dem jedes Teammitglied isoliert vor sich her arbeitet. Legt am Anfang der Zusammenarbeit genaue Ziele fest und formuliert diese klar und für alle verständlich. Am besten ist es, wenn die Zielsetzungen gemeinsam erarbeitet werden. Das fördert die Motivation und die Identifikation mit der Mission, die dahintersteckt.

Dazu gehört, gemeinsam Meilensteine und Enddaten zu definieren. Das gibt der Teamarbeit einen roten Faden, an dem sich alle orientieren – und an den sich alle zuverlässig halten können.

2. Nehmt euch Zeit für ein genaues Briefing!

Die Kommunikation von gemeinsamen Zielen ist ein wichtiger Teil des Briefings. Nehmt euch für dieses immer ausreichend Zeit, um alle Mitarbeitenden abzuholen. Ein ausführliches Teambriefing macht die folgende Arbeit im Team wesentlich effizienter, beseitigt schon am Anfang mögliche Unklarheiten und gibt eine klare Richtung vor.

Die Herausforderung für Führungskräfte besteht darin, nicht einfach nur Ziele und Deadlines festzulegen und die Aufgaben im Team zu verteilen. Stattdessen sollte eine gute Führungskraft das Team an der Entwicklung der Strategie teilhaben lassen sowie ein offenes Ohr für Fragen und Anregungen haben.

Mit einem guten Briefing legt ihr nicht nur einen inhaltlichen und strategischen Grundstein, sondern definiert auch das soziale Miteinander. Stellt gerne konkrete Kommunikationsregeln im Team auf und sprecht euch ab, was ihr von der Teamkultur und Team-Kommunikation erwartet.

3. Legt die Zuständigkeiten im Team genau fest!

Erspart euch unnötige Kommunikationswege, indem ihr die Aufgaben, Rollen und Zuständigkeiten im Team klar verteilt und festlegt. Jedes Teammitglied sollte stets wissen, wer für was verantwortlich ist, um bei Problemen, Fragen und Anregungen immer den richtigen Ansprechpartner oder die richtige Ansprechpartnerin zu finden. Gleichermaßen sollten sich alle Teammitglieder über ihre eigene Rolle im Klaren sein. So greifen die Zahnräder perfekt ineinander und das Team arbeitet selbstorganisiert zusammen.

Bei der Verteilung der Zuständigkeiten ist es sehr wichtig, auf die Stärken der Teammitglieder zu achten und diese zu fördern. Jede Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied. Achtet darauf, alle zu inkludieren und Aufgaben so zuzuteilen, dass sie sowohl fördernd als auch fordernd sind.

4. Hört aktiv zu!

Zuhören gehört zur Königsdisziplin in der Kommunikation. Um die Kommunikation im Team zu fördern, solltet ihr darauf achten, dass auch wirklich jeder und jede zu Wort kommt. Seid offen für die Vorschläge und Meinungen der anderen. Nur so könnt ihr eure Kräfte vereinen und den besten Teamerfolg erzielen.

Aktives Zuhören heißt dabei, sich erst einmal hinten anzustellen. Kommuniziert nicht nur, um eure eigenen Ideen und Meinungen einzubringen und zu verteidigen. Hört stattdessen genau zu, was euer Gegenüber zu sagen hat, geht auf das Gesagte ein, hört auf die Zwischentöne und stellt bei Unklarheiten Nachfragen.

Eine bewährte Technik des aktiven Zuhörens sind Ich-Botschaften. Formuliert also in der Ich-Form, wie ihr das Gesagte verstanden und wahrgenommen habt. Du-Botschaften können schnell als Vorwurf oder Bevormundung verstanden werden. Mit Ich-Botschaften wie „Ich habe das Gefühl, dass …“ oder „Ich habe verstanden, dass …“ dagegen geht ihr Stück für Stück aufeinander zu und fördert die gemeinsame Lösungsfindung. Das beugt Missverständnissen und Konflikten vor.

5. Kommuniziert effizient!

Nichts ist frustrierender, als stundenlange Meetings, bei denen es am Ende kein wirkliches Ergebnis gibt. Zu einer effizienten Kommunikation im Team gehört, sich auf relevante Informationen zu konzentrieren und diese präzise sowie empfängergerecht zu vermitteln. Das KISS-Prinzip ist hier ein hilfreicher Leitfaden: keep it short and simple!

Zu viele Informationen und Details bremsen in der Teamarbeit eher ein. Haltet euch kurz und bringt euer Anliegen auf den Punkt. Wenn ihr eure Zuständigkeiten und Rollen im Team anfangs genau festgelegt habt, wisst ihr auch, was an wen wie und zu welchem Zeitpunkt zu kommunizieren ist. Überschüttet nicht einfach euer ganzes Team ungefiltert mit eurem Wissen, sondern bringt es an die richtige Stelle und passt eure Nachricht auf den jeweiligen Empfänger oder die Empfängerin an.

6. Sorgt für eine transparente Teamkommunikation!

Wir haben jetzt schon mehrmals festgestellt, dass es für die Kommunikation im Team wichtig ist, alle ins Boot zu holen. Hier spielt Transparenz eine wichtige Rolle. Kommuniziert Sinn und Zweck sowie Ziele des jeweiligen Projekts und bindet diese auch in das Unternehmen ein: Was bringt die Arbeit für das Unternehmen und die übergeordnete Mission? Ebenso ist für den Teamerfolg von Bedeutung, sich über die einzelnen Schritte auszutauschen und regelmäßig Einblick in den Fortschritt zu bekommen. Transparenz sorgt schließlich für ein produktives und motivierendes Arbeitsklima.

7. Gebt euch Feedback!

Feedback motiviert. Eine rege Feedbackkultur im Team regt zu Bestleistungen an und fördert die Zusammenarbeit. Dazu gehört Kritik ebenso wie Lob. Kritik in der Teamkommunikation sollte dabei stets konstruktiv sein und niemals persönlich. In einer wertschätzenden und vertrauensvollen Teamkultur sollte es möglich sein, offen über Fehler und Konflikte zu sprechen.

Gleichzeitig solltet ihr auch Lob und Anerkennung pflegen. Würdigt individuelle Erfolge und feiert ebenso gemeinsame Erfolge.

8. Pflegt regelmäßige Reflexionen!

Team-Kommunikation kann man üben. Entscheidend dabei ist, Strukturen regelmäßig zu hinterfragen, verschiedene Techniken und Wege auszuprobieren und zu reflektieren. Setzt euch sowohl am Ende der Teamarbeit als auch immer wieder zwischendurch zusammen und reflektiert, was in der Zusammenarbeit gut läuft und wo es Verbesserungsbedarf gibt.

Hier möchten wir euch gerne die Technik der 4L-Retrospektive vorstellen, die in Scrum-Teams gerne für eine Rückschau genutzt wird. „4L“ steht dabei für „Liked, Learned, Lacked, Longed For“. Bezogen auf die Team-Kommunikation könnte eine Reflexion dann beispielsweise folgende Fragen beinhalten:

• Liked: Was hat mir an der Zusammenarbeit am besten gefallen? An welcher Stelle lief die Kommunikation im Team besonders gut?
• Learned: Was habe ich in der Arbeit im Team gelernt?
• Lacked: Was hätte man in der Teamkommunikation besser machen können, was hat gefehlt?
• Longed For: Was hätten ich und das Team noch gebraucht, um besser miteinander zu kommunizieren?

Reflexionen sind schließlich sowohl Teil einer erfolgreichen Team-Kommunikation als auch ein hilfreiches Mittel, um die Kommunikation im Team zu verbessern.

9. Stellt euren Teams geeignete Kommunikationstools bereit!

Als Arbeitgeber könnt ihr die Kommunikation im Team fördern, indem ihr euren Mitarbeitenden geeignete Projektmanagement- und Kommunikationstools zur Verfügung stellt. Diese helfen den Teams dabei, unkompliziert Dokumente zu teilen, Projektpläne transparent zu kommunizieren, die Projektarbeit zu dokumentieren und sich auszutauschen.

Mit den richtigen Werkzeugen an der Hand arbeiten die Mitarbeitenden strukturiert, effizient und motiviert. Mit Haiilo Home hebt ihr die Kommunikation in eurem Unternehmen auf ein neues Level. In unserem umfassenden Social Intranet findet eure gesamte Belegschaft als Team zusammen und kann sich einfach und schnell in Communities für die effiziente Teamarbeit organisieren.

So fördert ihr die Kommunikationsfähigkeit und die Teambildung in eurem Unternehmen

Kommunikation muss gelernt werden! Nicht jeder und jede ist von Natur aus ein Kommunikationstalent. Wichtig ist, dass ihr euren Mitarbeitenden alle Ressourcen bereitstellt, um starke Teams zu bilden und gut miteinander zu kommunizieren. Neben den organisatorischen und technischen Voraussetzungen wie beispielsweise geeigneten Kommunikationstools und Gruppenarbeitsplätzen gehört dazu auch die Etablierung einer offenen und wertschätzenden Unternehmenskultur.

Um das Teambuilding zu unterstützen und das Wir-Gefühl unter den Mitarbeitenden zu stärken, sind entsprechende Teambuilding-Maßnahmen, Workshops und Teamevents sinnvoll. Hier haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Teams näher kennenzulernen, Vertrauen aufzubauen und konkrete Techniken der Kommunikation zu erlernen und zu erproben. Übungen für eine bessere Kommunikation im Team können auch einfach in den Arbeitsalltag übertragen werden, so beispielsweise zum Kennenlernen im Onboarding-Prozess oder als spielerisches Element in Teammeetings.

Checkliste: Das macht eine gute Teamarbeit aus

1. Begegnet einander mit Respekt und Empathie.
2. Baut eure Teamkommunikation auf Vertrauen und Zuverlässigkeit auf.
3. Kommuniziert offen und ehrlich und arbeitet gemeinsam an Fehlern.
4. Hört aktiv zu und kommuniziert zielgerichtet.
5. Legt die genauen Zuständigkeiten und Rollen im Team fest.
6. Sorgt für eine transparente Kommunikation der Prozesse, Zwischenschritte sowie Ergebnisse und reflektiert eure Zusammenarbeit.
7. Gebt euch Feedback und feiert eure Erfolge.
8. Nutzt geeignete Tools, um euch im Team zu organisieren und euch auszutauschen.