Employee Listening: Warum ihr euren Mitarbeitenden zuhören solltet

Wisst ihr, was eure Mitarbeitenden gerade beschäftigt? Kennt ihr ihre Bedürfnisse, Wünsche und Sorgen? Wenn nicht, dann solltet ihr besser hin- und zuhören – ganz im Sinne von Employee Listening. Denn dahinter steckt nicht einfach eine fancy Umschreibung für den Vorgang des Zuhörens, sondern eine wichtige Strategie, um wertvolle Insights über euer Unternehmen zu sammeln.

Was genau euch Employee Listening bringt und wie ihr eine gute Employee Listening Strategy aufbaut, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Was ist Employee Listening?

Employee Listening meint im Grunde aktives Zuhören. Es geht darum, die Mitarbeitenden besser zu verstehen und einen Einblick in ihre täglichen Erfahrungen im Unternehmen zu bekommen. Die wohl wichtigste Methode für Employee Listening sind Mitarbeiterbefragungen, jedoch sollen die Mitarbeitenden auch darüber hinaus die Möglichkeit haben, kontinuierliches Feedback zu geben.

Ziel ist es, die Erkenntnisse aus den Rückmeldungen zu nutzen, um bessere Entscheidungen für euer Unternehmen zu treffen. Kurz gesagt bietet euch Continuous Employee Listening im Idealfall ein enormes Lernpotenzial und viele wertvolle Handlungsimpulse.

Was bringt aktives Zuhören im Unternehmen?

Employee Listening kann euch wertvolle Erkenntnisse über die Employee Experience verschaffen. Darüber hinaus gibt es viele weitere Gründe, warum ihr euren Mitarbeitenden zuhören solltet:

• Employee Listening bringt euch dazu, aktiv mit euren Mitarbeitenden in Kontakt zu treten, diesen zu halten und eure Beziehung zu pflegen. Das stärkt die Mitarbeiterbindung: Eure Beschäftigten bauen analog eine starke Bindung zu euch und eurem Unternehmen auf.
• Die Mitarbeitenden gewinnen Vertrauen in euch und eure unternehmerischen Entscheidungen, da sie daran beteiligt werden. Dadurch steigt zum Beispiel die Akzeptanz für Veränderungen.
• Ihr seid stets bestens informiert und erfahrt, was in eurem Unternehmen und euren Teams so vor sich geht. Zum Beispiel bekommt ihr einen Einblick in Entwicklungen, Themen oder auch Probleme, die eure Mitarbeitenden aktuell beschäftigen.
• Die Daten, die ihr durch Employee Listening gewinnt, dienen euch als Grundlage für eure Unternehmensentscheidungen. Ihr deckt Verbesserungspotenziale auf und könnt fundierte Strategien und Handlungen ableiten, um eure Unternehmensziele zu verfolgen.
• Durch aktives Zuhören bringt ihr euren Mitarbeitenden Wertschätzung entgegen, was sich positiv auf ihre Zufriedenheit auswirkt.
• Zufriedene Mitarbeitende, die sich gehört fühlen und aktiv einbezogen werden, sind bekanntlich motivierter und engagierter bei der Arbeit.
• Auch die Produktivität steigt, wenn ihr das kontinuierliche Mitarbeiter-Feedback nutzt, um eure Prozesse laufend zu verbessern und euren Beschäftigten ein produktives Arbeitsumfeld zu bieten.
• Insgesamt werdet ihr als Unternehmen agiler, könnt flexibler auf Veränderungen reagieren und euer Unternehmen schneller voranbringen.

Continuous Employee Listening – so geht’s richtig

Eine bewährte Methode für Employee Listening sind Mitarbeiterbefragungen. Damit gemeint sind aber nicht die halbjährlich verschickten Fragebögen, die in vielen Unternehmen gang und gäbe sind.

Stattdessen solltet ihr Feedbackmöglichkeiten an jedem der wichtigen Touchpoints der Employee Journey bieten. Holt euch zum Beispiel Rückmeldungen zum Onboarding-Prozess, zu den genutzten Kollaborationstools, euren Mitarbeiter-Benefits und durchgeführten Weiterbildungen ein oder checkt regelmäßig die allgemeine Stimmungslage.

Dabei stehen euch neben den genannten Fragebögen auch weitere Methoden zur Verfügung. So bieten sich zum Beispiel ebenso kurze Pulsumfragen über euer HR-Tool an. Oder ihr wertet Beiträge und Kommentare in eurem Social Intranet aus. Für umfassende Einblicke solltet ihr auch auf das altbewährte persönliche Gespräch setzen.

Um aktives Zuhören in eurem Unternehmen zu etablieren, kann bei Bedarf ein Kulturwandel vonnöten sein:

• Pflegt eine offene Feedbackkultur, in der ehrliches Feedback stets willkommen und ausdrücklich erwünscht ist.
• Baut ein Vertrauensverhältnis auf, sodass sich eure Mitarbeitenden auch trauen, unangenehme Fragen zu stellen oder Fehler zu machen. Auch das ist wichtig, um voneinander zu lernen und gemeinsam zu wachsen.
• Motiviert eure Mitarbeitenden dazu, alle Kanäle für Rückmeldungen zu nutzen – am besten direkt. So erhaltet ihr wertvolle Insights in Real Time.
• Seid offen für den Dialog, interagiert mit euren Mitarbeitenden und nehmt Gesprächsangebote an.

Continuous Listening, also das permanente Zuhören, heißt, dass ihr einerseits stets dazu bereit seid, Feedback entgegenzunehmen. Andererseits solltet ihr euren Mitarbeitenden auch die nötigen Werkzeuge, Kanäle und Rahmenbedingungen bereitstellen, damit sie euch einfach und schnell Feedback geben können.

Darauf kommt es bei einer guten Employee Listening Strategy an

Um kontinuierliches Zuhören zu ermöglichen und das Feedback eurer Beschäftigten richtig zu nutzen, benötigt ihr eine durchdachte Employee Listening Strategy. Denn es bringt letztendlich nichts, wenn ihr euch einfach unkontrolliert von allen Richtungen beschallen lasst. Überlegt euch stattdessen, wie ihr den besten Einblick in die Employee Experience bekommt und welche Taten ihr euren Erkenntnissen folgen lasst.

Beachtet bei eurer Strategie vor allem folgende sechs Punkte:

1. Konkrete Ziele festlegen

Habt bei der Entwicklung eurer Employee Listening Strategy immer eure allgemeine Unternehmensstrategie im Blick . Fragt euch, wie ihr euch als Unternehmen weiterentwickeln und welche Erkenntnisse ihr mit Employee Listening gewinnen wollt.

Basierend darauf solltet ihr euch im ersten Schritt klare Ziele setzen. Ein Ziel könnte beispielsweise sein, die Mitarbeitermotivation zu erhöhen, eure Beschäftigten effizienter fortzubilden, aktuelle Change-Prozesse zu evaluieren oder insgesamt eure interne Kommunikation zu verbessern.

Nur wenn ihr konkrete Ziele vor Augen habt, könnt ihr an den richtigen Stellen hinhören und den richtigen Personen die richtigen Fragen stellen. Auf diesen Punkt gehen wir später noch genauer ein.

2. Alle mit ins Boot holen

Wie oben schon angesprochen, hat Employee Listening auch einen großen Einfluss auf die allgemeine Unternehmenskultur. Umso wichtiger ist es, dass ihr alle ins Boot holt – neben den Stakeholder:innen (v. a. Mitglieder aus HR, Marketing, Corporate Communications und dem Management) auch alle Mitarbeitenden.

Kommuniziert, welche Ziele ihr mit eurer Strategie verfolgt, was ihr von euren Führungskräften und euren Mitarbeitenden erwartet und nicht zuletzt welche Vorteile Employee Listening für alle hat. Möglicherweise solltet ihr auch passende Schulungen anbieten, um beispielsweise Vorgesetzten Tipps für das aktive Zuhören zu geben oder eure Mitarbeitenden mit den gewählten Methoden und Tools vertraut zu machen.

3. Gesamte People Experience erfassen

Manche Arbeitnehmende werden weniger gehört als andere. Laut einer Studie von The Workforce Institute, die 2021 mit über 4000 Arbeitnehmenden weltweit durchgeführt wurde, haben zum Beispiel Arbeitnehmende in systemrelevanten Berufen den Eindruck, dass sie weniger Einfluss auf Unternehmensentscheidungen haben. Auch Berufseinsteiger:innen fühlen sich weniger gehört als zum Beispiel Manager:innen.

Wenn wir davon sprechen, alle Mitarbeitenden mit ins Boot zu holen, meinen wir daher auch alle. Bezieht zum Beispiel auch eure Remotees, Freelancer:innen und Aushilfskräfte mit ein, denn diese sind ebenso wichtige Mitglieder eurer Belegschaft und können euch wertvolle Insights liefern.

Lasst alle Mitarbeitenden zu Wort kommen. Verschafft euch einen ganzheitlichen Überblick über die gesamte People Experience und schließt dabei beispielsweise auch die Erfahrungen von Bewerber:innen und ehemaligen Mitarbeitenden mit ein.

💡 Lesetipp: In dem Gastbeitrag von Carsten Rossi erfahrt ihr, warum interne Kommunikation nicht im Headquarter enden darf.

4. Geeignete Feedbackmethoden und Tools auswählen

Wenn ihr eure Ziele, Zielgruppen und Touchpoints definiert habt, könnt ihr darauf aufbauend die passenden Tools wählen, um eure Employee Listening Strategy umzusetzen.

Hier ein paar Beispiele, wie ihr mit den richtigen Tools aktiv und kontinuierlich zuhören könnt:

• Über eure HR-Software startet ihr regelmäßig Pulsumfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit.
• Im Rahmen des Offboardings führt ihr umfassende Interviews zu den Erfahrungen eurer scheidenden Mitarbeitenden während ihrer gesamten Employee Journey.
• Um eure Mitarbeitenden individuell zu fördern und weiterzuentwickeln, führen die jeweiligen Vorgesetzten einmal im Quartal 1:1-Gespräche.
• Über eure Mitarbeiter-App schickt ihr euren Mitarbeitenden Online-Befragungen auf das Smartphone, um herauszufinden, was sie für mehr Produktivität im Homeoffice benötigen.
• Ihr aktiviert in eurem sozialen Intranet die Kommentarfunktion und fordert eure Mitarbeitenden aktiv dazu auf, Rückmeldung zu euren Beiträgen zu geben.
• Im modernen Intranet von Haiilo könnt ihr auch eigene Seiten oder Communities erstellen, in denen Mitarbeitende frei Vorschläge und Ideen teilen können.

Die Vorteile von digitaler Employee Listening Software

Lasst euch beim Employee Listening von passender Software unterstützen. Digitale Tools wie ein Social Intranet bieten euch viele Vorteile:

• Sie sind für alle zu jeder Zeit und überall verfügbar. Egal, wo sich eure Mitarbeitenden aufhalten – sie können euer Feedbackangebot annehmen, wann es ihnen am besten passt. Zudem stellt ihr sicher, dass ihr auch wirklich alle Mitarbeitenden erreicht und niemand ausgeschlossen ist – vorausgesetzt, ihr gebt allen einen entsprechenden Zugang, zum Beispiel über eine mobile App.
• Durch die Digitalisierung des Feedbacks lässt sich dieses immer gut nachvollziehen und ihr habt einen lückenlosen Überblick über die wichtigsten Themen und Trends.
• Über integrierte Analysemöglichkeiten könnt ihr in der Software eure Umfrageergebnisse direkt auswerten und zum Beispiel auch die Interaktionen im Intranet analysieren. So könnt ihr immer die richtigen Schlüsse aus den Ergebnissen ziehen. Das Umfrage-Tool von Haiilo liefert euch sogar Ergebnisse in Echtzeit, sodass ihr die Entwicklungen direkt nachverfolgen könnt.
• Ihr könnt automatisierte Prozesse in Gang setzen und so zum Beispiel eure Umfragen zeitlich perfekt planen.
• Dank fertiger Vorlagen erstellt ihr eure Umfragen schneller. Zudem könnt ihr sie standardisieren und dadurch miteinander vergleichen sowie Entwicklungen identifizieren.

5. Daten auswerten und Taten folgen lassen

Nachdem ihr mit unterschiedlichen Methoden eine Reihe an Daten gesammelt habt, geht es daran, „das Gehörte“ auszuwerten. Teilt die Ergebnisse mit euren Mitarbeitenden, zum Beispiel indem ihr einen kurzen Bericht zu jeder Umfrage verfasst. Lasst die Ergebnisse aber nicht einfach für sich stehen, sondern leitet davon konkrete Handlungen ab. Lernt daraus und zeigt euren Mitarbeitenden, welchen Einfluss ihr Beitrag auf die Unternehmensentwicklung hat.

Zeichnet sich in eurer letzten Umfrage ab, dass eure Belegschaft nicht effizient mit eurem internen Kommunikationstool arbeiten kann? Dann sind vielleicht Schulungen vonnöten. Oder liegt es gar nicht an der Qualifikation der Mitarbeitenden, sondern an dem Tool selbst? Dann solltet ihr über die Einführung neuer Instrumente für die interne Kommunikation nachdenken. Oder sind eure Mitarbeitenden mit der Informationsdichte in eurem Unternehmen überfordert? In diesem Fall braucht es eine personalisierte und zielgruppengerechte Kommunikation, sodass eure Mitarbeitenden die für sie relevanten Informationen zur richtigen Zeit über den für sie passenden Kanal erhalten. 

Alles in allem: Aktives Zuhören bedeutet auch, dass ihr Nachfragen stellen und versuchen sollt, das Feedback richtig zu verstehen. Sprecht über die Ergebnisse und ladet erneut zum Dialog ein. Nur so entsteht ein kontinuierlicher Prozess des Zuhörens.

6. Transparent kommunizieren

Eure Employee Listening Strategy sollte immer von einer klaren Kommunikationsstrategie begleitet sein. Bezieht eure Mitarbeitenden bei allen Schritten mit ein und informiert sie transparent über:

• das Ziel von Employee Listening,
• die Art, den Zeitpunkt und den Umfang eurer Umfragen und weiterer Maßnahmen,
• den Umgang mit ihren Daten,
• die Ergebnisse und was damit gemacht wird sowie
• eure Erfolge.

So können eure Mitarbeitenden nachverfolgen, was mit ihrem Feedback geschieht und welchen Impact es hat.

4 Tipps für besseres Employee Listening

Damit eure Employee Listening Strategy auch wirklich erfolgreich ist, solltet ihr einige Punkte beachten:

1. Stellt die richtigen Fragen an die richtigen Personen

So individuell, wie eure Mitarbeitenden sind, so individuell solltet ihr auch an das Thema Employee Listening herangehen. Überlegt euch genau, wann ihr welche Umfrage mit welchem Ziel durchführt – und wer die richtigen Ansprechpartner:innen sind.

Eure Befragungen können sich zum Beispiel auf ein bestimmtes Ereignis, Thema oder Team beziehen. Entsprechend solltet ihr eure Fragen auswählen. Achtet darauf, immer nur relevante, zielführende und zielgruppengerechte Fragen zu stellen.

Idealerweise baut ihr eure Umfragen aufeinander auf, nutzt also Folgeumfragen, um auf bestimmte Aspekte näher einzugehen oder eure Zielgruppen genauer zu definieren. Möglich ist, eine Fokusgruppe heranzuziehen – also eine ausgewählte Gruppe an Mitarbeitenden, mit denen ihr beispielsweise tiefgreifende Interviews führt, um die vorab gewonnenen quantitativen Daten mit qualitativen Informationen anzureichern.

2. Geht mit den Daten eurer Mitarbeitenden vertraulich um

Eine wichtige Voraussetzung, damit Employee Listening und eine offene Feedbackkultur funktionieren, ist Vertrauen. Damit ist auch der richtige Umgang mit vertraulichen Daten eurer Mitarbeitenden gemeint. Eure Belegschaft muss sich zum Beispiel darauf verlassen können, dass sich ihre Angaben in anonymisierten Umfragen auch wirklich nicht nachverfolgen lassen.

Damit sie bereit dazu sind, ehrliches Feedback zu geben und ihre Meinung zu äußern, müssen sich eure Mitarbeitenden wohlfühlen und euch vertrauen können.

Darüber hinaus ist es natürlich auch aus datenschutzrechtlichen Gründen notwendig, die Daten eurer Mitarbeitenden mit Sorgfalt zu behandeln.

3. Vermeidet Befragungsmüdigkeit

Permanentes Zuhören heißt nicht, dass ihr eure Mitarbeitenden permanent mit Befragungen bombardieren solltet. Das ist wenig effektiv und führt am Ende nur dazu, dass die Umfragen lästig werden und die Teilnahmerate sinkt. Auch Umfragen, die zu komplex sind oder zu viel Zeit in Anspruch nehmen, sorgen schnell für Befragungsmüdigkeit (Survey Fatigue).

Damit das nicht passiert, kommt wieder unser erster Tipp ins Spiel: Stellt die richtigen Fragen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen. Das Interesse an Employee Listening verlieren eure Mitarbeitenden auch, wenn keine Taten folgen und sie nicht wissen, was mit den Ergebnissen passiert. Dann stellt sich schnell die Frage: Wofür mache ich mir überhaupt die Mühe?

4. Erreicht eure Mitarbeitenden über alle Kanäle

Wichtig für eine erfolgreiche Employee Listening Strategy ist, dass ihr nicht nur einen Kanal nutzt. Viele Deskless-Mitarbeitende haben beispielsweise oft keine eigene E-Mail-Adresse – bei Einladungen zu Umfragen per Mail sind diese dann außen vor. Und ihr verliert wichtige Einblicke und Perspektiven.

Mit Haiilo ist Multichannel-Kommunikation denkbar einfach:

• Ihr spielt eure Inhalte mit wenigen Klicks an verschiedene Zielgruppen und Kanäle aus.
• Ihr habt eine Übersicht über eure aktivsten und stärksten Kanäle.
• Ihr könnt auf die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden mit personalisierten Inhalten eingehen.
• Ihr erreicht eure Mitarbeitenden genau dort, wo sie sich gerade aufhalten.
• Eure Mitarbeitenden können überall und jederzeit über die mobile App auf eure Inhalte zugreifen – und sich aktiv beteiligen.

Tipp: Wir haben mit Swantje Allmers, Co-Founder und CEO der NWMS GmbH und Autorin, über Employee Listening gesprochen. Erfahrt in unserem Video, warum aktives Zuhören für eine dynamische und zielgruppengerechte Kommunikation im Unternehmen so wichtig ist.

Employee Listening: Aktives Zuhören auf allen Kanälen

Für aktives und kontinuierliches Zuhören im Sinne von Employee Listening benötigt ihr unter anderem eine klare Strategie, die passenden Methoden und geeignete Tools. Die Employee Communications Platform von Haiilo bietet euch vielfältige Möglichkeiten, um mit euren Mitarbeitenden in Kontakt zu treten, auf ihre Bedürfnisse einzugehen und sie zu beteiligen. Startet beispielsweise regelmäßige Engagement Surveys oder wertet die Interaktionen im Social Intranet aus.

Vor allem aber hilft euch Haiilo dabei, auch wirklich alle Mitarbeitenden auf allen Kanälen zu erreichen. Und so keine Stimme mehr zu überhören.