4 Maßnahmen, um den Informationsfluss im Unternehmen zu verbessern

Wusstet ihr, was es Unternehmen kostet, wenn der Informationsfluss stockt? Gemäß einer Studie, die mit 5025 Büroangestellten aus den USA, Großbritannien, Frankreich und Deutschland durchgeführt wurde, verlieren Mitarbeitende jede Woche einen ganzen Arbeitstag durch Informationssuche. (Was das ungefähr euer Unternehmen kostet, könnt ihr ausrechnen, indem ihr die Durchschnittsmonatsgehälter eurer Mitarbeitenden durch 21 Arbeitstage pro Monat teilt und mit der Anzahl der Mitarbeitenden multipliziert.)

Die auf diese Weise errechneten Kosten sind allein schon Grund genug, zu handeln und das Thema interne Kommunikation sofort anzugehen. Daneben gibt es versteckte Kosten wie zum Beispiel Frustration der Mitarbeitenden, weil sie unzureichend informiert sind.

In diesem Artikel erfahrt ihr,

• was Informationsfluss ist,
• wie ihr den Informationsfluss im Unternehmen verbessert und
• inwiefern sich das positiv auf eure Mitarbeitenden auswirkt.

Was ist Informationsfluss? Definition

Informationsfluss beschreibt die kontinuierliche Weitergabe sowie den Austausch von Informationen innerhalb eines Unternehmens, sodass alle Beschäftigten zur rechten Zeit die Auskünfte haben, die sie benötigen. Darüber hinaus erhalten Mitarbeitende so die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten.

Nebeneffekt und Ziel eines geschmeidigen Informationsflusses sind:

• Mitarbeitermotivation erhöhen,
• Mitarbeiterzufriedenheit steigern und
• Employee Advocacy fördern.

Warum ist der Informationsfluss im Unternehmen wichtig?

Ein geschmeidiger Informationsfluss wirkt sich auf alle Beschäftigten positiv aus, was wiederum das ganze Unternehmen dynamisiert. Denn nahtlose interne Kommunikation stillt Bedürfnisse der Mitarbeitenden sowohl auf Sachebene als auch auf Beziehungsebene.

Auf Sachebene brauchen Beschäftigte Informationen, um Aufgaben zu erfüllen. Umgekehrt sorgend fehlende Auskünfte dafür, dass To-dos liegen bleiben und Leistungen für Kund:innen nicht (schnell) erbracht werden können. Tatsächlich gaben in der bereits erwähnten Studie 58 Prozent der Mitarbeitenden an, dass sie nicht auf Daten in Dokumenten zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Auf Beziehungsebene bedeutet kontinuierlicher Informationsfluss, dass Mitarbeitende sich sicher, integriert und wertgeschätzt fühlen. Dadurch steigen die Motivation und Produktivität der Mitarbeitenden bedeutend. Außerdem führt gute Kommunikation im Unternehmen dazu, dass Mitarbeitende sich mit Aufgaben identifizieren und dadurch eigenverantwortlich arbeiten. Auch sind informierte Beschäftigte motiviert, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verbesserungen voranzutreiben, was essenziell für Organisationsentwicklung und Change Management ist.

Aus dem hohen Level an Zufriedenheit und Motivation heraus ist es dann ganz natürlich, dass Mitarbeitende im privaten und beruflichen Umfeld positiv und gern über euer Unternehmen sprechen und so zu Botschafter:innen eurer Marke werden.

Maßnahmen, um den Informationsfluss im Unternehmen zu verbessern

Da sich die interne Kommunikation massiv auf die Gefühle und Produktivität eurer Mitarbeitenden auswirkt sowie das Arbeitsklima insgesamt prägt, solltet ihr den Informationsfluss im Unternehmen regelmäßig hinterfragen, prüfen und optimieren.

Verbessern könnt ihr den Informationsfluss im Unternehmen zum Beispiel durch folgende vier Maßnahmen:

#1 Interne Kommunikation optimieren

Zu langsam oder falsch informiert werden Mitarbeitende unzufrieden, was sich auf das Leistungsniveau niederschlägt. Zudem führt Informationsmangel dazu, dass Beschäftigte anfangen zu spekulieren und ungeprüfte Ideen in die Welt setzen, womit sie andere ebenfalls verunsichern.

Deshalb ist es wichtig, den Informationsfluss im Unternehmen proaktiv zu steuern. Das heißt: Informiert zeitnah eure Mitarbeitende über Veränderungen hinsichtlich Organisation, Strategien oder der Arbeitsbedingungen. Bleibt im Gespräch mit euren Angestellten, um Ideen mitzunehmen und mögliche Widerstände aufzulösen.

#2 Informationsmanagement etablieren

Erfahrungsgemäß werden 30 bis 50 Prozent der internen E-Mails nicht gelesen, weil Mitarbeitende mit zu vielen und zugleich meist irrelevanten Informationen überschüttet werden. Deshalb ist Aufgabe des Informationsmanagements, Informationen zu selektieren und gezielt an Mitarbeitende weiterzuleiten, die von dieser Auskunft profitieren.

Ein Beispiel: Erhält das Reinigungspersonal, das abends die fast leeren Büroräume putzt, einen neuen Reinigungsplan, so ist das für alle anderen Beschäftigten irrelevant. Diese Information solltet ihr nicht per Rundmail an alle versenden. Der vorgezogene Jahresabschluss jedoch beeinflusst Abgabetermine vieler Mitarbeitenden und das abteilungsübergreifend. Also informiert Beschäftigte in Buchhaltung & Co. rechtzeitig darüber.

Bevor ihr Informationen an eure Mitarbeitenden weitergebt, beantwortet folgende Fragen:

• Wer benötigt wann welche Informationen?
• Welchen Kanal nutzt ihr am besten, um entsprechend zu informieren?
• Besser noch: Welchen Kanal nutzen eure Mitarbeitenden am liebsten, um sich zu informieren und auszutauschen?

Interne Kommunikation über alle Kanäle, auch Multichannel-Kommunikation genannt, ist gerade deshalb besonders wirkungsvoll, weil ihr eure Mitarbeitenden individuell über den von ihnen bevorzugten Kanal erreicht.

Wichtig: Den Informationsfluss im Unternehmen zu verbessern, bedeutet, selektiert zu informieren, statt unnötig mehr zu informieren. Denn Informationsfluss ist etwas anderes als Informationsflut. Es kommt darauf an, welche Information ihr an wen und vor allem wie kommuniziert.

#3 Informationen richtig aufbereiten

Optimiert die interne Kommunikation im Unternehmen, indem ihr die Qualität, das heißt den Informationsgehalt eurer Meetings oder Nachrichten, erhöht. So begrabt ihr eure Mitarbeitenden nicht unter einer Informationsflut, sondern informiert sie werthaltig.

Wie Mitarbeitende eine Information aufnehmen, hängt davon ab, wie ihr kommuniziert und durch wen ihr bestimmte Auskünfte weitergebt. Wählt sinnvoll aus, ob die Information zum Beispiel besser durch die Geschäftsleitung, die Teamleitung oder den Betriebsrat mitgeteilt werden soll. Statt immer textlastige E-Mails zu verschicken, nutzt Bilder, Videos oder Audios, um spannend zu informieren.

Definiert Leitlinien, durch die ihr Klarheit schafft und mit denen ihr alle im Unternehmen in der internen Kommunikation schulen könnt. Bildet den gesamten internen Kommunikationsprozess ab, bestehend aus:

• Aufgaben: Welche Abteilung und welche Person erfüllt welche Aufgabe?
• Informationswege: Wer informiert wen?
• Medium: Welche Kanäle und in welcher Form? (z. B. Bild, Video, Audio, 1:1-Gespräch)
• Tone of Voice: Der Stil, mit dem extern und intern kommuniziert werden soll.

#4 Informationen nachhaltig bereitstellen

Ein weiterer Erfolgsfaktor, damit der Informationsfluss im Unternehmen nicht verebbt, besteht darin, Informationen nachhaltig bereitzustellen. Statt beispielsweise neue Mitarbeitende mit Mentor:innen lange einzuarbeiten, ist es effektiver, Informationen in einer internen Wissensdatenbank anzubieten.

Denn beim geschmeidigen Informationsfluss ist der Zeitfaktor bedeutend. Das heißt: Mitarbeitende brauchen Zugang zu Informationen in dem Moment, in dem sie gebraucht werden. Statt zum Beispiel neue Mitarbeitenden in den ersten Tagen mit zum aktuellen Zeitpunkt irrelevanten Details zu überfordern, ist es besser, auf einer zentralen Plattform den kompletten Onboarding-Prozess abzubilden. So erspart ihr Teamleiter:innen, allgemeingültige Regeln zu erklären und neue Beschäftigte können sich bei Bedarf anschauen, wie bestimmte Anträge eingereicht werden.

Neben internen Abläufen gehören Branchenwissen, Produktinformationen und Ähnliches zu notwendigen Ressourcen, die ihr Beschäftigten nachhaltig bereitstellen solltet.

Kurz zusammengefasst: Die vier Maßnahmen zielen darauf ab, den Informationsfluss im Unternehmen so zu organisieren, dass alle Mitarbeitenden die jeweils individuell relevanten Informationen rechtzeitig erhalten beziehungsweise nachhaltig darauf zugreifen können. Auch geht es darum, dass nicht nur Führungskräfte Verantwortung für den Informationsfluss im Unternehmen übernehmen, sondern alle Mitarbeitenden.

Aktionsplan zur Verbesserung des Informationsflusses im Unternehmen

Unabhängig von der Unternehmensgröße ist es fundamental, den Informationsfluss zu lenken und zu gestalten, um maximale Ergebnisse zu erzielen und die Motivation der Mitarbeitenden hochzuhalten. Um diese Herausforderung zu meistern, hilft euch folgender Aktionsplan:

1. Bestimmt eine:n Verantwortliche:n für die interne Kommunikation im Unternehmen.
2. Verschafft euch einen Gesamtüberblick über die Aufgaben der einzelnen Abteilungen und bildet diese so ab, dass alle Mitarbeitenden ein Grundverständnis für den Gesamtablauf im Unternehmen erhalten.
3. Organisiert ein Intranet und schafft so ein Unternehmensgedächtnis, mit dem ihr sicherstellt, dass eure Beschäftigten informiert sind.
4. Formuliert Werte eurer Unternehmenskultur und stärkt damit die Identifikation der Mitarbeitenden mit dem Unternehmen.
5. Definiert Leitlinien für die interne und externe Unternehmenskommunikation. Holt euch dafür unbedingt Input eurer Mitarbeitenden.
6. Sensibilisiert Führungskräfte für ihre Kommunikations- und Informationsaufgaben. So können sie als Vorbild diese Kompetenz ins Team tragen. Denn alle Mitarbeitenden sollten ihre Kolleg:innen proaktiv über den aktuellen Stand der Projekte informieren und sie mit den nötigen Informationen zur Erfüllung deren Aufgaben versorgen.
7. Stellt sicher, dass neue Mitarbeitende möglichst schnell alle relevanten Informationen erhalten und aktiv in den Kommunikationsprozess eingebunden sind.
8. Führt regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durch und erkennt, wo eure Mitarbeitenden im Moment stehen und wie ihr sie abholen könnt.

Fazit: Darum lohnt es sich, den Informationsfluss im Unternehmen sicherzustellen

Weiter in die Gestaltung und Verbesserung des internen Kommunikationsprozesses zu investieren, zahlt sich aus. Denn das Ergebnis sind zufriedenere und engagiertere Mitarbeitende, die mehr Zeit haben, um sich den Aufgaben zu widmen, auf die es ankommt – nämlich hervorragende Kundenerlebnisse zu bieten und kreative Problemlösungen zu finden.