Konstruktives Mitarbeiter-Feedback – eine Anleitung

Immer mehr Unternehmen setzen auf eine offene Feedbackkultur. Alles schön und gut, aber wisst ihr auch, wie ein gutes Mitarbeiter-Feedback überhaupt aussieht? Für alle, bei denen sich vor jedem Mitarbeitergespräch immer wieder Unsicherheiten einstellen, haben wir in diesem Beitrag eine Anleitung mit fünf Schritten für ein erfolgreiches Feedbackgespräch erstellt.

Zunächst einmal möchten wir uns aber anschauen, welche Arten von Rückmeldungen es gibt und wann es sich überhaupt lohnt, ein Gespräch für das Mitarbeiter-Feedback einzuberufen.

3 Arten von Mitarbeiter-Feedback

Bei einem Mitarbeiter-Feedback geben Vorgesetzte Rückmeldung an ihre Mitarbeitenden. Grundsätzlich lassen sich drei Arten von Rückmeldungen unterscheiden: konstruktives, positives und kritisches Feedback.

Konstruktives Mitarbeiter-Feedback

Konstruktives Feedback dient dazu, Verbesserungspotenziale aufzuzeigen und die Arbeitsleistung der einzelnen Beschäftigten sowie des Teams langfristig zu verbessern.

Beispiele für konkrete Ziele sind:

• Arbeitsprozesse optimieren
• Bei der Priorisierung von Aufgaben unterstützen
• Kommunikation verbessern
• Weiterbildung fördern
• Mitarbeiterzufriedenheit steigern
• Zeitmanagement verbessern
• Aus Fehlern lernen
• Problematisches Verhalten ansprechen

Positives Mitarbeiter-Feedback

Zudem solltet ihr regelmäßig positives Mitarbeiter-Feedback geben. Damit zeigt ihr euren Mitarbeitenden eure Wertschätzung und motiviert sie dazu, weiterhin gute Leistungen zu erbringen.

Hier ein paar Beispiele für positive Rückmeldungen an die Belegschaft:

• Individuelle Leistungen hervorheben
• Die gute Zusammenarbeit im Team loben
• Projekterfolge feiern
• Weiterentwicklung anerkennen
• Für die Übernahme von Zusatzaufgaben danken

Kritisches Mitarbeiter-Feedback

Bei Verhaltensweisen, die der Unternehmenskultur, dem Team oder dem Unternehmenserfolg nachhaltig schaden, ist ein kritisches Mitarbeiter-Feedback angesagt. Dieses hat das Ziel, den betreffenden Mitarbeitenden ihr Fehlverhalten und dessen Konsequenzen klarzumachen.

Oft gehen dem kritischen Feedback mehrere konstruktive Feedbackrunden voraus, die jedoch zu keiner Änderung führten. Die offene Kritik ist dann sozusagen das letzte Mittel, bevor weitreichendere Maßnahmen, wie beispielsweise eine Abmahnung, eingeleitet werden.

Darum solltet ihr euren Mitarbeitenden Feedback geben

Regelmäßiges Mitarbeiter-Feedback ist ein wichtiges Instrument der Personalführung. Es gibt Führungskräften die Möglichkeit, mit ihren Teammitgliedern in einen Dialog zu treten und die Zusammenarbeit gewinnbringend zu gestalten.

Ein Feedbackgespräch kann unterschiedliche Ziele verfolgen und hat dabei eine Reihe von positiven Auswirkungen:

• Verhaltensänderung: Eines der Hauptziele von Mitarbeiter-Feedback ist es, die Beschäftigten dazu zu bewegen, ihr (Fehl-)Verhalten zu ändern.
• Leistungsverbesserung: Durch Feedback können die Leistung und die Produktivität der Mitarbeitenden kontinuierlich verbessert werden. Dazu gehört zum Beispiel auch, Erfolge (und Misserfolge) gemeinsam zu analysieren und zu bewerten.
• Mitarbeiterförderung: Konstruktives Feedback zielt darauf ab, die Entwicklungspotenziale der Arbeitnehmenden zu identifizieren und ihre Stärken zu fördern. Die Aufgabe von Führungskräften besteht darin, ihre Mitarbeitenden mit allen Werkzeugen auszustatten, die sie brauchen, um sich bestmöglich zu entfalten.
• Zielerreichung: In guten Mitarbeitergesprächen einigen sich die Vorgesetzten und die Teammitglieder auf gemeinsame Ziele und legen konkrete Schritte fest, wie sie diese am besten erreichen.
• Konfliktmanagement: Feedbackgespräche können dabei helfen, Konflikte zu verhindern beziehungsweise diese zu lösen.
• Mitarbeitermotivation: Sowohl konstruktives als auch positives Feedback spornt die Mitarbeitenden dazu an, sich stetig weiterzuentwickeln.
• Mitarbeiterbindung: Transparent und ehrlich Feedback zu geben, ist ein Zeichen der Wertschätzung. Es baut Vertrauen zum Führungsteam auf und stärkt die Identifikation mit dem Unternehmen.

Wann solltet ihr Feedback geben?

Es ist wenig sinnvoll, gleich bei jeder kleinen Auffälligkeit ein Feedbackgespräch einzuberufen. Ist euch bei einer Mitarbeiterin ein positives Verhalten im Kundentermin aufgefallen? Kam ein Mitarbeiter zu spät zu einem Meeting? Habt ihr einen Fehler in einem wichtigen Dokument entdeckt? Für diese Fälle bietet sich ein Kurzfeedback „on-the-fly“, also unmittelbar in der Situation oder zum Beispiel spontan an der Kaffeemaschine an.

Wenn sich die Auffälligkeiten häufen und sich wiederholen, solltet ihr ein ausführliches Feedbackgespräch planen. Vor allem kritisches Feedback solltet ihr niemals zwischen Tür und Angel und auch nicht vor unbeteiligten Dritten geben.

Nehmt euch stattdessen Zeit, die betreffenden Mitarbeitenden zu einem Vier-Augen-Gespräch einzuladen. Wartet aber nicht bis zum jährlichen Mitarbeitergespräch. Feedback solltet ihr immer zeitnah geben, damit der Kontext nicht verloren geht und sich beide Parteien noch gut an die jeweilige Situation erinnern können.

Achtet auch darauf, einen Zeitpunkt zu wählen, an dem sowohl ihr als auch die Mitarbeitenden den Kopf dafür frei habt. Hat der oder die Mitarbeitende gerade mit privaten Schwierigkeiten zu kämpfen? Oder steckt ihr aktuell in den stressigen Vorbereitungen eines Projekts? Dann kann das Feedbackgespräch auch noch etwas warten – außer es bezieht sich auf genau diese Situationen.

Feedbackgespräch führen – 5 wichtige Schritte

Um ein erfolgreiches Feedbackgespräch mit euren Mitarbeitenden zu führen, solltet ihr folgende fünf Schritte befolgen.

1. Feedback vorbereiten

Ein jedes Feedbackgespräch sollte gut vorbereitet sein. Geht niemals in Mitarbeitergespräche, ohne euch davor ausführlich über die jeweiligen Mitarbeitenden und deren Verhalten zu informieren. Sammelt möglichst viele Fakten und holt euch bei Bedarf auch Feedback von anderen Beteiligten ein.

Folgende Fragen solltet ihr im Vorfeld beantworten:

• Was genau ist der Anlass für das Feedbackgespräch?
• Welches Verhalten habt ihr beobachtet?
• Was hat das Verhalten bei euch ausgelöst? Wie fühlt ihr euch?
• Was wollt ihr mit dem Feedback erreichen?

Die Antworten auf diese Fragen notiert ihr euch am besten schriftlich und nehmt sie mit ins Gespräch. Haltet in euren Notizen zu euren Beobachtungen konkrete Beispiele fest und formuliert ebenso Ziele, die ihr eurem Gegenüber später klar und verständlich vorlegen könnt.

2. Feedbackgespräch vereinbaren

Nachdem ihr euch selbst auf das Mitarbeiter-Feedback vorbereitet habt und euch darüber im Klaren seid, was genau ihr besprechen wollt, könnt ihr mit den jeweiligen Mitarbeitenden einen passenden Gesprächstermin vereinbaren.

Wichtig dabei ist, dass ihr von vornherein klarmacht, dass es sich hier um ein Feedbackgespräch handelt. Kommuniziert den konkreten Anlass, das Thema und die Gründe, am besten schriftlich per E-Mail. So kann sich auch euer Gegenüber vorbereiten.

Mögliche Anlässe für ein Feedbackgespräch können zum Beispiel ein Fehlverhalten, eine Leistungsbeurteilung, das Ende des Onboarding-Prozesses oder ein Projektabschluss sein.

Wenn die Mitarbeitenden vorab Fragen zu dem Termin haben, beantwortet diese bestmöglich und speist sie nicht mit vagen Andeutungen ab. Lasst euch jedoch auch nicht auf Diskussionen ein. Verweist eure Mitarbeitenden darauf, dass sie ihren Standpunkt in Ruhe im Gespräch vorbringen können. Verdeutlicht ihnen, dass euch ihre Sicht wichtig ist und ihr euch deswegen ausreichend Zeit für einen geregelten Austausch unter vier Augen nehmen möchtet.

3. Ungestörten und angenehmen Rahmen schaffen

Zieht euch für das Mitarbeitergespräch in einen ruhigen, geschlossenen Raum zurück, der im besten Fall nicht einsehbar ist. So könnt ihr euch vor neugierigen Blicken schützen und euch offen in einem sicheren Rahmen austauschen.

Blockiert den Termin und den Raum im Kalender, sodass ihr vollkommen ungestört seid. Lasst euch auch nicht von Anrufen oder spontanen Anfragen anderer ablenken. Zeigt eurem Gegenüber Respekt, indem ihr ihm eure ungeteilte Aufmerksamkeit schenkt.

Sorgt für eine angenehme Gesprächsatmosphäre:

• Der Raum sollte gut durchlüftet sein und eine wohlige Temperatur haben.
• Bietet euren Mitarbeitenden ein Glas Wasser oder eine Tasse Tee an.
• Setzt euch auf Augenhöhe an einen Tisch.
• Wählt einen angemessenen Abstand zueinander, sodass jede:r genug Raum für sich hat, ihr euch aber auch nicht über eine lange Tischplatte hinweg unterhalten müsst.
• Idealerweise sitzt ihr euch nicht frontal gegenüber, sondern etwas schräg. Das lockert die Situation etwas auf und verhindert eine konfrontative Grundhaltung.
• Haltet eure vorbereiteten Unterlagen griffbereit und gebt auch eurem Gegenüber die Möglichkeit, sich Notizen zu machen.

Nehmt euch gerne Zeit, euch in dem Raum einzurichten und anzukommen. Fallt nicht gleich mit der Tür ins Haus. Beginnt das Meeting damit, euch für das Erscheinen zu bedanken und noch einmal den Anlass und die Agenda des Feedbackgesprächs vorzutragen. Dann erst kann das eigentliche Feedback beginnen.

Grundsätzlich empfehlen wir, das Mitarbeiter-Feedback in einem persönlichen Face-to-Face-Gespräch durchzuführen. Vor allem bei kritischen Themen spielen auch nonverbale Kommunikationsmerkmale (Gestik, Mimik, Körpersprache) eine große Rolle und helfen dabei, das Gegenüber besser zu verstehen.

Natürlich sind auch virtuelle Feedbackgespräche über Videocall möglich. Jedoch lässt sich im persönlichen Kontakt meist eine stärkere zwischenmenschliche Beziehung aufbauen.

4. Feedback geben

Kommen wir nun zum Kern des Mitarbeitergesprächs: dem Feedback. Als Orientierung für gutes Feedback dienen die sogenannte Dreiklangregel beziehungsweise die WWW-Regeln. Demnach sollte Feedback immer aus den folgenden drei Teilen bestehen:

1. Wahrnehmung: Welches Verhalten habe ich beobachtet?
2. Wirkung: Wie hat das Verhalten auf mich gewirkt?
3. Wunsch: Welche Änderung bzw. welches Verhalten wünsche ich mir?

Es geht also im ersten Schritt darum, die eigenen Beobachtungen und Wahrnehmungen zu teilen. Gebt eurem Gegenüber die Möglichkeit, seine Sichtweise der Dinge vorzulegen. Wie hat die Situation auf eure Mitarbeitenden gewirkt? Stellt sicher, dass euer Feedback auch wirklich verstanden wurde. Um euren Standpunkt zu veranschaulichen, bringt eure vorbereiteten Beispiele an.

Achtet bei eurem Feedback auf deutliche und klare Formulierungen. Seid ehrlich, aber bleibt dabei sachlich. Greift euer Gegenüber nie persönlich an. Feedback geben erfordert immer ein gewisses Fingerspitzengefühl. Daher ist es auch so wichtig, dass ihr das Gespräch stets sorgfältig vorbereitet.

Konstruktives Feedback kommt schließlich immer mit Ideen für Verbesserungen. Gebt auch euren Mitarbeitenden Raum, eigene Vorschläge einzubringen. Das Hauptziel eines guten Feedbackgesprächs sollte sein, gemeinsam Lösungen zu entwickeln, sodass das Mitarbeiter-Feedback im nächsten Schritt bestmöglich umgesetzt werden kann.

5. Weitere Schritte planen

Haltet das Ergebnis eures Mitarbeitergesprächs, die Ziele und weiteren Schritte, auf die ihr euch geeinigt habt, schriftlich fest. Beide Parteien sollten das Protokoll im Nachgang nochmal bestätigen, zum Beispiel durch eine Unterschrift.

Macht auch direkt einen Folgetermin für ein weiteres Feedbackgespräch aus. In diesem könnt ihr dann prüfen, inwieweit die Zielvereinbarungen umgesetzt wurden, und könnt bei Bedarf weitere notwendige Schritte besprechen.

Mitarbeiter-Feedback empfangen

Wir haben uns in diesem Beitrag auf das Mitarbeiter-Feedback von Vorgesetzten an ihre Beschäftigten (top-down) konzentriert. Für eine offene Feedbackkultur ist es aber ebenso wichtig, dass Führungskräfte Feedback von Mitarbeitenden (bottom-up) entgegennehmen.

Deswegen wollen wir an dieser Stelle auch noch darauf eingehen, worauf ihr achten solltet, wenn ihr Feedback aus der Belegschaft erhaltet.

• Für Bottom-up-Mitarbeiter-Feedback solltet ihr eure Mitarbeitenden direkt darum bitten. Kommuniziert, dass ihr offen für Rückmeldungen von euren Teammitgliedern seid und euch einen ehrlichen Austausch wünscht.
• Ladet eure Mitarbeitenden zu einem Gespräch ein. Gebt ihnen auch hier wieder den genauen Anlass und die Themen mit, die ihr behandeln wollt. Geht es zum Beispiel um den allgemeinen Führungsstil oder die Zusammenarbeit im Team? Oder wollt ihr mehr über die Mitarbeiterzufriedenheit wissen?
• Als Feedback-Rezipient:innen nehmt ihr im Gespräch zunächst die Rolle der Zuhörenden ein. Genau hinhören lautet hier die Devise. Seid euch immer bewusst, dass die Ausführungen eures Gegenübers seine individuellen Wahrnehmungen sind. Als solche solltet ihr sie auch akzeptieren.
• Stellt sicher, dass ihr die vorgebrachten Punkte richtig verstanden habt. Stellt Rückfragen und lasst euch bei Bedarf einzelne Erläuterungen noch einmal mit konkreten Beispielen erklären.
• Wiederholt am Ende, welches Feedback bei euch angekommen ist und wie ihr es verstanden habt. Bedankt euch für die Rückmeldung.
• Lasst Taten folgen! Zeigt, dass ihr euch das Feedback eurer Mitarbeitenden zu Herzen nehmt und euch darum bemüht, geeignete Lösungen zu finden.

Um Feedback von eurer gesamten Belegschaft einzuholen, bieten sich auch anonyme Mitarbeiterbefragungen an. Diese könnt ihr schnell und einfach über Haiilo Insights erstellen und bekommt so eine unmittelbare Rückmeldung zu den unterschiedlichsten Anlässen. Moderne Umfrage-Tools helfen euch dabei, das Mitarbeiter-Feedback zur Gewohnheit zu machen und in euren Unternehmensalltag zu integrieren.