Wie euer interner Newsletter auch wirklich gelesen wird (+ 17 Ideen)

Interne Newsletter waren lange Zeit ein einfaches Mittel der Massenkommunikation. Mit wenigen Klicks lassen sich Informationen über E-Mail mit der gesamten Belegschaft teilen. Das bedeutet aber auch, dass alle Mitarbeitenden regelmäßig von einer regelrechten Informationsflut überrollt werden.

Zum Glück haben mittlerweile immer mehr Unternehmen erkannt, dass diese Art der Kommunikation wenig effizient ist. Das heißt aber nicht, dass dem E-Mail-Newsletter als internes Kommunikationsinstrument das Aus droht. Jedoch muss er neu gedacht werden.

Wir zeigen euch in diesem Blogartikel, welche Potenziale ein interner Firmen-Newsletter im Unternehmen hat und wie ihr verhindert, dass er ungelesen im Spam-Ordner oder Papierkorb eurer Mitarbeitenden landet.

E-Mail-Newsletter sind weiterhin beliebt

Die Art und Weise sowie die Wege der Kommunikation haben sich in Zeiten von Remote und Hybrid Work stark verändert. Eine Konstante jedoch gibt es: Die E-Mail ist und bleibt das beliebteste Mittel der internen Kommunikation. Nach einer Studie von PoliteMail bevorzugen 93 Prozent der Kommunikationsverantwortlichen E-Mails, die Hälfte nutzt diese sogar öfter als noch vor der Corona-Pandemie.

Die Mehrheit nutzt die elektronische Post, in vielen Unternehmen ist einer der ersten Schritte im Onboarding, eine E-Mail-Adresse für die neuen Mitarbeitenden einzurichten.

Mit einem internen E-Mail-Newsletter könnt ihr also theoretisch viele Mitarbeitende erreichen. Das Problem: Oft verzeichnet der Firmen-Newsletter nur eine niedrige Engagement-Rate. Das heißt, die Mitarbeitenden fühlen sich davon nicht angesprochen. Das wiederum heißt: Der interne Newsletter hat seinen Zweck verfehlt.

Diese Zwecke hat ein Newsletter in der internen Kommunikation

Ursprünglich bestand das Hauptziel eines internen Newsletters darin, die Mitarbeitenden regelmäßig über alle wichtigen Neuigkeiten im Unternehmen zu informieren. Diesen Zweck erfüllt der interne Newsletter auch heute noch, jedoch nur als einen von vielen. Ein guter Mitarbeiter-Newsletter fokussiert sich auf diejenigen, für die er gemacht wird: die Mitarbeitenden.

Die zentralen Fragen sind daher: Was interessiert die Mitarbeitenden überhaupt? Welche Informationen sind für sie relevant?

Letztendlich kann ein interner Newsletter die unterschiedlichsten Zwecke erfüllen:

• Mitarbeitende über wichtige Unternehmensentwicklungen und News informieren
• Erfolge feiern
• Mitarbeitende verbinden
• Thought Leadership aufbauen
• Feedback von Mitarbeitenden einholen
• Talentakquise verbessern
• Wissenstransfer optimieren
• Unternehmenskultur und Unternehmenswerte stärken

Dementsprechend gibt es auch eine Reihe an Themen und Inhalten, die ihr in einem Mitarbeiter-Newsletter abbilden könnt. Ein paar Ideen dafür geben wir euch im Folgenden.

Interner Newsletter: Ideen und Beispiele für Inhalte

Geeignete Themen für einen internen Newsletter lassen sich grob in vier Kategorien einteilen:

• Inhalte, die sich auf das Unternehmen beziehen
• Inhalte, die die Mitarbeitenden in den Fokus stellen
• Inhalte, die den Wissensaustausch fördern
• Inhalte, die dem Spaß und der Unterhaltung dienen

1. Newsletter-Inhalte über das Unternehmen

• Updates von der Geschäftsführung: Der oder die CEO gibt einen Überblick über die wichtigsten Unternehmens-Updates. Das sorgt für Transparenz und baut Vertrauen zur Führung auf.
• Informationen über die Unternehmensentwicklung: In dieser Sparte haltet ihr eure Belegschaft auf dem aktuellen Stand, wohin sich eure Firma entwickelt, welche Veränderungen anstehen und welche Meilensteine ihr schon erreicht habt. Diese Erfolge solltet ihr auch feiern.
• Einladungen zu Veranstaltungen (intern und extern): Das können zum Beispiel Einladungen zu anstehenden Messen, Vorträgen oder eurem nächsten Firmenevent sein.
• Mitarbeiterakquise: In eurem internen Newsletter könnt ihr über offene Stellen informieren und eure Mitarbeitenden dazu motivieren, Ausschau nach passenden Besetzungen zu halten. Mitarbeiterempfehlungen sind ein sehr wichtiges Mittel im Recruiting.
• Employee Advocacy: Macht eure Mitarbeitenden auf Inhalte aufmerksam, die euch wichtig sind und für die ihr euch noch mehr Reichweite wünscht. Bereitet diese so auf, dass eure Mitarbeitenden sie einfach mit ihrem Netzwerk teilen können.
• Unternehmenswerte: Ein Mitarbeiter-Newsletter eignet sich ideal, um die Belegschaft daran zu erinnern, wofür euer Unternehmen steht und welche Werte es vertritt. Das kann beispielsweise wichtig für die Krisenkommunikation sein oder wenn ihr euch gerade in einem Change-Prozess befindet.

2.  Newsletter-Inhalte, die sich auf Mitarbeitende fokussieren

• Willkommensmail: Nutzt euren internen Newsletter, um neue Mitarbeitende in eurem Unternehmen willkommen zu heißen und sie der übrigen Belegschaft kurz vorzustellen. Überlegt euch, ob ihr das auch für Mitarbeitende machen wollt, die euer Unternehmen verlassen.
• Geburtstage und Jubiläen: Ebenso könnt ihr Geburtstage und Dienstjubiläen im Newsletter feiern. Das ist eine sehr schöne und wertschätzende Geste. Achtet aber unbedingt darauf, dass ihr niemanden vergesst oder bevorzugt.
• Umfragen: In einen internen Newsletter lassen sich wunderbar Mitarbeiterbefragungen in Form von kurzen Pulsumfragen zur Unternehmenskultur, der Mitarbeiterzufriedenheit und vielen weiteren Themen einbinden.
• Weiterbildungsmöglichkeiten: Weist eure Mitarbeitenden auf spannende und interessante Weiterbildungsmöglichkeiten hin, zum Beispiel Webinare, Seminare, Trainings und Coachingangebote.

3. Newsletter-Inhalte zum Wissensaustausch

• FAQ: Wenn euch ständig die gleichen Fragen zu einem bestimmten Thema erreichen, bietet es sich an, diese in Form von FAQ zu beantworten, die ihr über euren Newsletter teilt.
• Branchennews: Welche neuen Entwicklungen gibt es in der Branche, welche Trends sind zu beobachten, was macht die Konkurrenz? Das alles sind Informationen, die sich für einen internen Newsletter anbieten, um eure Mitarbeitenden über die Marktentwicklungen auf dem Laufenden zu halten.
• Thought Leadership: Nutzt euren Newsletter, um Expertenwissen zu bestimmten Themenbereichen, beispielsweise Sales oder Marketing, zu teilen und die Thought Leadership eurer Mitarbeitenden aufzubauen.
• Best Practices: Teilt wertvolle Insights und Erkenntnisse aus aktuellen Projekten sowie Best Practices aus den unterschiedlichen Teams. So können alle voneinander lernen.

4. Newsletter-Inhalte zur Unterhaltung

• Empfehlungen: Gibt es Bücher oder Filmhighlights, die ihr empfehlen könnt? Findet demnächst ein Musikevent statt, das man nicht verpassen sollte? Versorgt eure Mitarbeitenden mit ein paar spannenden Kulturtipps, die dazu anregen, sich darüber auszutauschen oder diese gemeinsam (zum Beispiel im Rahmen eines Teamevents) auszutesten.
• Spiele: Spielerische Elemente machen Spaß und erhöhen das Engagement der Leser:innen eures Newsletters. Ein Beispiel dafür ist ein Quiz über euer Unternehmen. Lasst die Gewinner:innen aber nicht ohne eine kleine Belohnung!
• Insights aus dem Arbeitsalltag: Ob lustige Erlebnisse aus dem Homeoffice oder absurde Geschichten aus dem Büroalltag – spaßig aufbereitete Insights aus dem Arbeitsalltag lockern den Newsletter auf und stärken das Verbundenheitsgefühl.

Internen Newsletter erstellen – so geht’s!

Wie wir gesehen haben, gibt es beinahe unendlich viele Themen, die sich für einen Firmen-Newsletter eignen. Bestimmt habt ihr jetzt schon einige Ideen für euren internen Newsletter im Kopf und würdet am liebsten direkt mit der Umsetzung starten. Zuvor möchten wir euch aber noch acht Tipps mitgeben, worauf ihr für eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation über euren internen Firmen-Newsletter achten solltet.

1. Entwickelt eine nachhaltige Strategie

Verschickt keine Newsletter, bevor ihr nicht eine durchdachte Kommunikationsstrategie entwickelt habt. Überlegt euch, wie ihr eure Mitarbeitenden langfristig mit relevanten Informationen versorgt und sie aktiv einbeziehen könnt.

Laut einer Gallup-Umfrage haben 74 Prozent der Mitarbeitenden das Gefühl, dass sie wichtige Unternehmensneuigkeiten verpassen. Um das zu vermeiden, solltet ihr einen genauen Plan aufstellen, welche Inhalte ihr wann mit wem teilen wollt.

Bindet euren internen Newsletter in eure allgemeine interne Kommunikationsstrategie ein und stimmt ihn mit euren weiteren Kommunikationsmaßnahmen ab.

2. Legt klare Zuständigkeiten fest

Wenn ihr kein gesondertes Team für die interne Kommunikation habt, ist diese meist eine Zusammenarbeit von Personal- und Marketingabteilung. Wie auch immer ihr eure interne Unternehmenskommunikation strukturiert habt, legt genau fest, wer für was zuständig ist.

Klärt zum Beispiel, wer jeweils dafür verantwortlich ist, die relevanten Informationen zu beschaffen, die Beiträge zu verfassen, den Newsletter zu designen, zu verschicken und auszuwerten.

Entwickelt einen Workflow, der zu euch passt, und arbeitet mit klaren Deadlines. Dieses strukturierte Vorgehen erleichtert euch nicht nur die Arbeit, sondern sorgt auch dafür, dass eure Newsletter-Kommunikation konsistent ist.

3. Definiert die Zielgruppen für euer E-Mail-Marketing

Ein guter Newsletter ist keine Massenmail an die gesamte Belegschaft. Je nach Tätigkeiten, Abteilungen, Jobfunktionen oder auch Alter haben eure Mitarbeitenden andere Interessen, Bedürfnisse sowie ein unterschiedliches Nutzungsverhalten – und danach solltet ihr eure Zielgruppen auch einteilen.

Um eure Zielgruppen näher kennenzulernen, holt euch Input und Feedback von euren Mitarbeitenden ein. Definiert anschließend Personas und erstellt entsprechende Verteilerlisten für euer E-Mail-Marketing. So könnt ihr personalisierte Firmen-Newsletter verschicken, die nur die Inhalte enthalten, die auch wirklich für die jeweiligen Zielgruppen relevant sind – und somit eine unnötige Informationsflut vermeiden.

Diese wirkt sich nämlich nicht nur negativ auf die Öffnungsrate eures Newsletters aus, sondern auch auf die Motivation und Produktivität eurer Mitarbeitenden.

4. Kreiert ansprechende Inhalte

Damit euer interner Newsletter auch gelesen wird, muss er mit ansprechenden Inhalten bestückt sein. Was sind ansprechende Inhalte? Diese Fragen können euch eure Mitarbeitenden am besten selbst beantworten.

Bezieht eure Belegschaft aktiv in die Content-Kreation mit ein und findet in Mitarbeiterbefragungen heraus, welche Inhalte sie sich wünschen.

Seid zudem kreativ. Begeistert eure Leser:innen mit vielfältigen Formaten und probiert beispielsweise auch Videos und Podcasts aus. Abwechslungsreiche und professionell erstellte Inhalte wecken das Interesse und werden gerne mit anderen geteilt.

5. Achtet auf ein gut lesbares Design eures Newsletters

Das Design eures Newsletters ist der Rahmen für eure Inhalte. Das macht auch schon eine zentrale Regel klar: Überfrachtet euren Newsletter nicht mit zu vielen Designelementen und unnötigem Schnickschnack. Achtet stattdessen auf ein ordentliches und gut lesbares Format und stellt eure Inhalte in den Fokus.

Passt euren Newsletter an euer Corporate Design an. Am besten baut ihr in euren E-Mail-Tools Vorlagen für den internen Newsletter, sodass ihr mit nur wenigen Handgriffen Newsletter erstellen könnt, die eurem Branding entsprechen und konsistent aufgebaut sind.

Nicht zuletzt solltet ihr darauf achten, dass euer Newsletter nicht nur am Desktop, sondern auch auf mobilen Endgeräten gut lesbar dargestellt wird.

6. Wählt passende Kanäle zur Verbreitung eures Newsletters

Neben E-Mail gibt es auch andere Kanäle, über die interne Newsletter verschickt werden können, zum Beispiel Instant-Messaging-Dienste wie Slack.

Integriert euren Newsletter in Kanäle, die eure Mitarbeitenden ohnehin schon nutzen und die für sie am besten zugänglich sind. So nutzen Frontline-Mitarbeitende wahrscheinlich andere Kommunikationswege als solche, die den ganzen Tag am Schreibtisch verbringen.

7. Kommuniziert immer zum richtigen Zeitpunkt

Über euren internen Newsletter kommuniziert ihr teilweise sehr zeitkritische Informationen. Nehmen wir zum Beispiel relevante Gesundheitsupdates während der Corona-Pandemie: Diese sollten eure Belegschaft sofort erreichen. Auch wenn große Unternehmensveränderungen anstehen und ihr beispielsweise einen Kulturwandel plant, solltet ihr das rechtzeitig kommunizieren.

Es ist daher essenziell, dass ihr einen Content-Plan erstellt mit einer Übersicht, welche Inhalte wann an wen ausgespielt werden müssen. Lasst zudem auch Platz für kurzfristige Mitteilungen.

Benachrichtigungssysteme, zum Beispiel eine Pop-up-Nachricht, wenn ein neuer Newsletter erscheint, helfen, die Empfänger:innen auf ihn aufmerksam zu machen.

8. Messt das Mitarbeiterengagement

Viele Unternehmen versäumen, den ROI ihrer internen Kommunikation zu messen. Dabei machen es die digitalen Kommunikationsinstrumente von heute sehr leicht, die Erfolge des E-Mail-Marketings zu messen.

Wichtige Kennzahlen für den internen Newsletter sind:

• Öffnungsrate: Wie oft wird der Newsletter geöffnet?
• Gerätetypen: Auf welchen Endgeräten wird der Newsletter geöffnet?
• Klickrate: Welche Inhalte werden angeklickt?
• Lesedauer: Wird der Newsletter ganz gelesen oder nur überflogen?
• Feedback: Welches Feedback haben die Leser:innen zum Newsletter?

Wertet den Newsletter anhand eurer Personas aus und findet so heraus, welche Themen und Formate für welche Zielgruppen am besten funktionieren.

Mit diesen Informationen könnt ihr euren internen Newsletter stetig verbessern und Inhalte kreieren, die bei euren Mitarbeitenden ankommen.

Interne Firmen-Newsletter per App verschicken

Mit Haiilo könnt ihr interne Newsletter effizient und zielgerichtet an eure Mitarbeitenden übermitteln, egal wo sie sich befinden. Unsere Plattform unterstützt eine gezielte Multichannel-Kommunikation, was bedeutet, dass ihr eure Inhalte über verschiedene Kanäle direkt an die Belegschaft ausspielen könnt. Möglich machen das unsere Haiilo-Integrationen, ob mit Microsoft Teams, Outlook oder Slack. Dadurch stellt ihr sicher, dass alle Mitarbeitenden genau dort erreicht werden, wo sie sich täglich aufhalten.

Ein besonderes Highlight ist unsere mobile Whitelabel-App, mit der eure Mitarbeitenden auch unterwegs immer up to date bleiben. Besonders praktisch für Mitarbeitende ohne festen Computerarbeitsplatz: Die Newsletter werden bequem auf ihr Smartphone geliefert. Push-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass keine wichtigen Nachrichten übersehen werden.

Die Erstellung der Newsletter ist dank unseres intuitiven Newsletter-Tools kinderleicht. Es ermöglicht nicht nur einfaches Zielgruppen-Targeting, sondern auch eine detaillierte Analyse der Performance, sodass ihr stets im Blick habt, wie gut eure Inhalte ankommen.

Ein weiterer Vorteil: Dank der nahtlosen Anbindung an das Social Intranet könnt ihr eure Newsletter zentral im Intranet erstellen und pflegen, bevor ihr sie über die App oder andere Kanäle ausspielt. Dabei könnt ihr ganz einfach auf bereits erstellte Inhalte zugreifen und diese wiederverwenden. Das spart nicht nur Zeit, sondern garantiert auch, dass eure Kommunikationsmaßnahmen aufeinander abgestimmt sind und alle Mitarbeitenden immer bestens informiert sind – unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden.