So gelingt Onboarding digital

Online-Bewerbungsformulare, Vorstellungsgespräche per Videocall und digitales Assessment-Center – in der modernen Arbeitswelt sind digitale Bewerbungsprozesse keine Neuheit mehr. Aber was, wenn auch das anschließende Onboarding digital abläuft?

Besonders im Zuge von Remote Work gewinnt Digital Onboarding immer mehr an Bedeutung. In diesem Artikel möchten wir euch zeigen, welche Chancen die Digitalisierung des Onboarding-Prozesses mit sich bringt und wie ihr neue Mitarbeitende auch ohne direkten persönlichen Kontakt vor Ort im Unternehmen erfolgreich in euer Team integriert.

Was ist Digital Onboarding? Definition

Digitales Onboarding erfüllt im Grunde dieselben Zwecke wie klassisches Onboarding – mit dem Unterschied, dass die Onboarding-Prozesse digital abgebildet werden und möglichst automatisiert ablaufen.

Die Ziele des Onboardings bleiben gleich:

• Information: Unternehmenswerte näherbringen, Unternehmensstruktur erklären
• Fachliche Einarbeitung: In die Arbeitsprozesse, Aufgaben und die neue Rolle einarbeiten
• Soziale Integration: In das Team und die Unternehmenskultur integrieren
• Motivation: Für die neuen Aufgaben und Rollen motivieren
• Bindung: Fachkräfte an das Unternehmen binden

Die große Herausforderung von Digital Onboarding ist, alle Schritte ohne direkten persönlichen Kontakt zu meistern. Umso wichtiger ist es, passende digitale Tools für die Kommunikation zu wählen. Gleichzeitig bietet sich durch die Automatisierung die Chance, das Onboarding möglichst schnell und effizient zu gestalten.

Onboarding-Prozess in 3 Phasen

Der klassische Onboarding-Prozess lässt sich in drei Phasen unterteilen, welche sich auch auf das digitale Onboarding anwenden lassen.

1️⃣ Preboarding

Die Preboarding-Phase umfasst den Zeitraum zwischen dem Vorstellungsgespräch oder spätestens der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und dem ersten Arbeitstag. Das Onboarding in dieser Phase konzentriert sich auf folgende Zwecke:

• Employer Branding: Arbeitgebermarke aufbauen und Arbeitnehmer:innen für das Unternehmen begeistern
• Mitarbeiterbindung: Neue Mitarbeitende an das Unternehmen binden und Fluktuationen schon vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn vermeiden
• Vorbereitung: Die Mitarbeitenden auf den ersten Arbeitstag vorbereiten, mit Informationen zum Unternehmen versorgen, alle bürokratischen Schritte erledigen, Einarbeitungsplan teilen

In der Preboarding-Phase sollten den neuen Mitarbeitenden im besten Fall feste Ansprechpartner:innen zur Seite stehen, die bei Fragen erreichbar sind und bei allen Schritten bis zum Arbeitsbeginn unterstützen.

2️⃣ Orientierung

Die Orientierungsphase beginnt mit dem ersten Arbeitstag. Die neuen Mitarbeitenden lernen das Kollegium sowie das Unternehmen näher kennen, werden mit der nötigen Hard- und Software ausgestattet und Stück für Stück an ihr neues Arbeitsumfeld herangeführt.

Diese Phase deckt sich meistens mit der Probezeit, die in der Regel sechs Monate dauert.

3️⃣ Integration

Die Orientierung geht fließend in die Integration über. Der Fokus in der dritten Phase liegt darin, das neue Personal fachlich einzuarbeiten und mit allen Arbeitsabläufen vertraut zu machen. Idealerweise sind die neuen Mitarbeitenden nach der Probezeit fest in das Team und die Unternehmenskultur integriert und haben sich in ihre Rolle eingefunden, sodass sie selbstständig ihre Aufgaben erledigen können.

Vorteile des digitalen Onboardings

Durch die Digitalisierung der Onboarding-Prozesse ergeben sich für das Unternehmen, aber auch die Mitarbeitenden viele Vorteile:

✔️ Weniger Personalaufwand

Das digitale Onboarding benötigt weniger Personal. Die neuen Mitarbeitenden müssen nicht mehr durch den gesamten Onboarding-Prozess geführt werden, sondern können viele Schritte selbstständig meistern. Eure Personaler:innen sowie die für die Einarbeitung zuständigen Mitarbeiter:innen und Führungskräfte übernehmen dann mehr eine Mentorenrolle und greifen nur noch gezielt bei Problemen ein.

Ihr müsst auch nicht mehr für jeden neuen Mitarbeiter und jede neue Mitarbeiterin jeweils einen Schwung Unterlagen ausdrucken oder jedes Mal eine neue Willkommensmail tippen. Stattdessen verschickt ihr automatisierte Nachrichten und stellt alle Informationen einmal als digitale Dateien zur Verfügung.

Idealerweise nutzt ihr hierfür eine Digital-Onboarding-Software, die euch viele Arbeitsschritte abnimmt. Die Kosten hierfür lassen sich im Vorfeld transparent kalkulieren und somit fest einplanen.

✔️ Konsistente Informationen

Beim klassischen (analogen) Onboarding sind oft sehr viele Personen beteiligt, was nicht nur die Personalkosten erhöht. Umso größer ist auch das Risiko, dass unterschiedliche und im schlimmsten Fall sogar falsche Informationen vermittelt werden. Beim digitalen Onboarding erhalten alle neuen Mitarbeitenden dieselben Informationen. Diese könnt ihr bei Bedarf auch jederzeit einfach überarbeiten und so immer auf dem aktuellen Stand halten.

✔️ Jederzeit verfügbar

Digitales Onboarding ist jederzeit und überall verfügbar. Das ist insbesondere in der Zusammenarbeit mit Remote-Mitarbeitenden ideal. Die Mitarbeitenden können die einzelnen Onboarding-Schritte in ihrem eigenen Tempo durchgehen und bei Bedarf Prozesse wiederholen. Auch nach dem Onboarding sind die Informationen weiterhin aufrufbar.

✔️ Onboarding-Prozess ist dokumentiert

Dank der Digitalisierung sind alle Onboarding-Prozesse dokumentiert. Dadurch kann der Fortschritt einfach nachverfolgt werden und ihr wisst zu jedem Zeitpunkt, auf welchem Stand eure neuen Mitarbeitenden sind, welche Informationen ihnen fehlen und an welchen Punkten sie noch Unterstützung brauchen.

Wie funktioniert digitales Onboarding?

Folgende Prozesse sollte digitales Onboarding abbilden:

1. Information

Nutzt insbesondere die Preboarding-Phase, um eure neuen Mitarbeitenden bestmöglich über euer Unternehmen zu informieren. Zum Beispiel könnt ihr ihnen vorab ein digitalisiertes Unternehmensporträt zuschicken: In einem kurzen Imagefilm vermittelt ihr ihnen eure Firmenphilosophie, ein Schaubild erklärt ihnen eure Organisationsstruktur und mithilfe einer interaktiven Checkliste können sie Schritt für Schritt die wichtigsten To-dos erledigen (Personalbogen ausfüllen, Versicherungsnachweise besorgen etc.).

Gebt euren Mitarbeitenden auch gleich zu Anfang alle wichtigen Kontaktdaten mit, damit sie wissen, an wen sie sich bei welchen Fragen wenden können. Ebenso solltet ihr sie über den Ablauf des Onboardings informieren. So wissen sie, was sie am ersten Arbeitstag und in den kommenden Wochen erwartet und können sich schon darauf vorbereiten.

Auch in den weiteren Onboarding-Phasen gilt es, eure neuen Mitarbeitenden mit allen für sie relevanten Informationen zu versorgen. Je weiter sie im Prozess fortschreiten, desto spezifischer sollten diese auf die jeweiligen Arbeitsbereiche und Aufgaben zugeschnitten sein.

2. Sozialer Austausch

Beim digitalen Onboarding entfallen viele persönliche Kontaktmöglichkeiten wie das gemeinsame Lunch mit dem Team oder das kurze Gespräch an der Kaffeemaschine mit den neuen Kollegen und Kolleginnen. Umso wichtiger ist es, dass ihr digitale Räume zur Begegnung schafft und Kommunikationsinstrumente nutzt, die alle Mitarbeitende vernetzen, egal ob Angestellte vor Ort, Remote-Mitarbeitende im Homeoffice oder Freelancer:innen.

Ein Social Intranet ist beispielsweise ideal, um über den kurzen und schnellen Weg das Kollegium kennenzulernen oder sich in Gruppen zu organisieren.

3. Wissensmanagement

Ein wichtiger Schritt im Onboarding ist, euer Unternehmenswissen an die neuen Mitarbeitenden weiterzugeben. Hierfür bietet es sich beispielsweise an, ein Wiki zu erstellen, also ein Nachschlagewerk mit allen wichtigen Informationen zu eurer Unternehmensstruktur, euren Arbeitsprozessen, Zuständigkeiten und Tools, die ihr nutzt.

Das Wissen sollte so aufbereitet sein, dass es klar verständlich und nachvollziehbar ist. Achtet darauf, dass euer Wissenspool immer gut gepflegt ist – also immer auf dem neuesten Stand, korrekt und vollständig.

4. Dokumentenablage

Stellt sicher, dass eure Mitarbeitenden Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und Formulare haben. Nutzt am besten passende Personalmanagementsysteme, um zum Beispiel Arbeitsverträge in digitalisierter Form abzulegen sowie Urlaubsanträge und Krankmeldungen zu managen.

5. Feedback

Ein wichtiger Aspekt des Onboarding-Prozesses, der leider oft vergessen wird, ist Feedback. Fragt eure Mitarbeitenden, wie zufrieden sie mit dem Onboarding-Prozess sind, wie wohl sie sich in ihrem Team fühlen und wie es um das Arbeitsklima steht. Gebt auf der anderen Seite auch Feedback an eure Mitarbeitenden, evaluiert gemeinsam ihren Fortschritt und setzt eine Roadmap für die weitere Entwicklung auf.

Feedback bietet sich immer gut an, wenn ein Meilenstein erreicht wird, zum Beispiel am Ende der ersten Arbeitswoche, des ersten Monats oder der Probezeit.

Wenn ihr eine rege Feedbackkultur bereits im Onboarding etabliert, motiviert ihr eure Belegschaft ab dem ersten Arbeitstag dazu, offen zu kommunizieren, sich aktiv einzubringen und sich fortlaufend weiterzubilden sowie weiterzuentwickeln.

Tools für digitales Onboarding

Es gibt eine Reihe von Digital-Onboarding-Softwares auf dem Markt, die euch beim digitalen Onboarding unterstützen – die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass ihr sie sogar schon aktiv in eurem Arbeitsalltag nutzt. Interne Kommunikationsinstrumente wie Slack und Microsoft Teams bieten sich auch wunderbar für das Onboarding an. Mit Projektmanagement-Tools wie Trello und Asana lassen sich ebenso gut digitale Onboarding-Prozesse abbilden.

Auch mit unseren Haiilo-Anwendungen könnt ihr euer Onboarding digitalisieren:

• Über unsere Mitarbeiter-App könnt ihr eure neuen Mitarbeitenden mit allen relevanten Informationen versorgen, egal wo sie sich gerade aufhalten.
• Im Social Intranet können sich eure Mitarbeitenden untereinander vernetzen, zu virtuellen Kaffee-Dates verabreden und über die Profilinformationen direkt den oder die richtige:n Ansprechpartner:in finden. Startet zudem spaßige Challenges, Spiele oder ein Quiz, damit sich die Kollegen und Kolleginnen besser kennenlernen.
• Ebenso könnt ihr im Social Intranet alle notwendigen Dokumente ablegen und ein umfassendes Wiki erstellen.
• Erstellt mit Haiilo Insights automatisierte Umfragen und wertet das Mitarbeiterengagement aus. So erhaltet ihr wertvolle Einblicke, ob sich eure neuen Mitarbeitenden in eurem Unternehmen wohlfühlen.
• Holt euch Unterstützung beim Onboarding durch eure bestehenden Mitarbeitenden. Mithilfe von Haiilo Share können diese ganz einfach relevante Unternehmensinformationen teilen und authentische Einblicke in den Firmenalltag geben.

8 Tipps für erfolgreiches Onboarding digital

Wir haben für euch ein paar Inspirationen sowie Tipps gesammelt, mit denen euer digitales Onboarding zu einem vollen Erfolg wird.

1️⃣ Unternehmenskultur von Anfang an klar machen

Die neuen Mitarbeitenden können noch so gut in die Arbeitsprozesse eingearbeitet werden, wenn sie nicht in die Unternehmenskultur passen, werden sie sich langfristig nur schlecht integrieren. Daher ist es so wichtig, schon in den frühen Onboarding-Phasen den Fokus auf die kulturelle Komponente zu legen.

Nutzt das Vorstellungsgespräch, um die Erwartungen und Vorstellungen miteinander abzugleichen. Es ist zum Beispiel sinnvoll, dass die Bewerber:innen im Bewerbungsgespräch nicht nur den oder die zukünftige:n Vorgesetzte:n, sondern auch Teammitglieder kennenlernen. Dafür könnt ihr auch nachfolgende Kennenlerngespräche nutzen.

Mit einem durchdachten Employer Branding sorgt ihr dafür, dass sich nur diejenigen auf eure offenen Stellen werben, die auch wirklich zu eurem Unternehmen passen. Das erleichtert euch das anschließende Onboarding enorm.

2️⃣ Mitarbeiterbindung im Preboarding

Zwischen dem Bewerbungsgespräch, der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag können Monate vergehen. Nutzt diesen Zeitraum sinnvoll – einerseits um zu verhindern, dass eure neuen Mitarbeitenden sich noch umentscheiden, andererseits um einen möglichst reibungslosen Arbeitsbeginn zu ermöglichen.

Wie wäre es beispielsweise mit einer Art Countdown-Mail? In regelmäßigen Abständen verschickt ihr eine E-Mail, in der ihr die verbleibenden Tage bis zum Arbeitsstart herunterzählt und euren neuen Mitarbeitenden zeigt, wie sehr ihr euch auf sie freut. Schickt gleichzeitig auch jeweils eine neue Information mit, zum Beispiel einen Funfact zum Unternehmen oder ein Porträt eines oder einer bestehenden Mitarbeitenden. Damit bleibt ihr in Erinnerung und haltet den Kontakt sowie die Motivation aufrecht.

Vielleicht gibt es auch passende Online-Schulungen und Weiterbildungsangebote, in die euer neues Personal bei Interesse schon vorab hineinschnuppern kann. Zudem solltet ihr alle bürokratischen Angelegenheiten am besten schon so früh wie möglich klären, damit eure neuen Mitarbeitenden nicht ihre ersten Arbeitstage damit verschwenden.

3️⃣ Videokonferenzen und -aufzeichnungen nutzen

Damit auch beim digitalen Onboarding neuer Mitarbeitender die persönliche und emotionale Komponente nicht zu kurz kommt, empfiehlt es sich, sich über Videokonferenzen individuell auszutauschen sowie Videoaufzeichnungen vorzubereiten. So lassen sich Informationen anschaulicher und einprägender vermitteln.

Hier ein paar Beispiele, wie ihr Videos fürs Onboarding nutzen könnt:

• Willkommensvideo, um die neuen Mitarbeitenden am ersten Tag zu begrüßen
• Virtueller 360-Grad-Rundgang durch das Unternehmen
• Image-Video, in dem die Gründungsgeschichte und Entwicklung des Unternehmens dargestellt wird
• Die Geschäftsführung erklärt in einem kurzen Video die Vision und Werte des Unternehmens
• Die wichtigsten Ansprechpartner:innen (z. B. HR-Abteilung) stellen sich vor
• Mithilfe von Bildschirmaufzeichnungen wird gezeigt, wie unterschiedliche Tools genutzt werden

4️⃣ Prozesse definieren

Egal ob analog oder digital – der Onboarding-Prozess sollte immer klar strukturiert sein und einer sorgfältig geplanten Strategie folgen. Überlegt euch also im Vorfeld genau, welche Schritte eure neuen Mitarbeitenden im Onboarding durchlaufen. Anschließend könnt ihr so auch festlegen, welche Prozesse sich automatisieren lassen.

Erstellt einen Einarbeitungsplan mit einer realistischen zeitlichen Einordnung und legt die Zuständigkeiten fest. Teilt diesen Plan auch mit den Mitarbeitenden, zum Beispiel in Form einer To-do-Liste.

Auch wenn ihr alle Informationen und Prozesse schon fein säuberlich digital vorbereitet habt, stellt euren neuen Mitarbeitenden nicht alles auf einmal zur Verfügung. Das würde sie nur überfordern und ist zudem wenig effizient.

Teilt euren Onboarding-Prozess stattdessen in Teilabschnitte auf, die ihr nach und nach freischaltet. Ein schönes Extra ist, wenn ihr euren Mitarbeitenden zu jedem erfolgreich abgeschlossenen Abschnitt gratuliert, zum Beispiel mit einem kleinen Motivationsvideo. Oder vielleicht können sie sich bei einem Quiz auch Bonusmaterial freischalten …

5️⃣ Onboarding individualisieren

Ein gut ausgearbeiteter digitaler Onboarding-Prozess lässt sich im Grunde für alle neuen Mitarbeitenden anwenden. Jedoch ergibt es Sinn, zumindest Teilabschnitte zu individualisieren. Letztendlich sind eure Mitarbeitenden einzigartige Personen, die sich nicht in ein einheitliches Schema pressen lassen.

Zunächst einmal solltet ihr die Einarbeitung natürlich auf die Abteilung und den Aufgabenbereich anpassen, denen der oder die neue Mitarbeitende angehört. Achtet bei der Kommunikation zudem auf eine persönliche Ansprache – auch wenn ihr vorgefertigte Vorlagen und automatisierte Nachrichten nutzt.

Hört nicht zuletzt auf die jeweiligen Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden. Hier wird wieder deutlich, wie wichtig regelmäßiges Feedback während des Onboarding-Prozesses ist. Nur so könnt ihr herausfinden, wie ihr euren Neuzugang am effizientesten einarbeitet, erfolgreich in euer Team integriert und die Employee Experience optimiert.

6️⃣ Mehr Zeit einplanen

Im klassischen Onboarding laufen viele Prozesse gleichzeitig und oft mehr nebenbei ab. Zum Beispiel erzählt eine Kollegin in der Mittagspause von der letzten gemeinsamen Workation des Teams und wie sich diese auf die Kultur ausgewirkt hat. Oder ein Kollege zeigt kurz am eigenen PC, wie er mit dem unternehmensweiten Projektmanagement-Tool seine täglichen Aufgaben strukturiert.

Digitales Onboarding lässt weniger Raum für Spontaneität, ist mit einem höheren Kommunikationsaufwand verbunden und braucht insgesamt tendenziell mehr Zeit. Diese solltet ihr euren neuen Mitarbeitenden auch geben. Haben sie sich einmal in den Prozess eingefunden, werden sie auch schnell selbstständig – nach ihrem eigenen Rhythmus – alle weiteren Schritte bewältigen.

Am besten erstellt ihr gemeinsam eine Roadmap und besprecht, welche Schritte zu welcher Deadline abgeschlossen sein sollten. Da der gesamte Onboarding-Prozess dokumentiert ist, könnt ihr schnell erkennen, wenn der Prozess ins Stocken gerät und mit passenden Maßnahmen reagieren.

7️⃣ Mentoring-Programm

Besonders beim digitalen Onboarding ist es für neue Mitarbeitende nicht immer leicht, herauszufinden, an wen sie sich bei spezifischen Fragen und Problemen wenden können. Über den digitalen Weg ein Gespräch zu beginnen, ist womöglich auch mit einer höheren Hemmschwelle verbunden, als an der Kaffeemaschine einfach einen Kollegen oder eine Kollegin anzusprechen.

Ein Mentoring- oder Buddy-Programm kann hier Abhilfe schaffen: Die neuen Mitarbeitenden bekommen von Anfang an eine:n feste:n Ansprechpartner:in an die Hand – am besten jemanden aus dem eigenen Team. Diese:r hilft nicht nur bei Fragen und Problemen, sondern auch bei der sozialen und kulturellen Integration – ist also auch Vermittler:in und Botschafter:in eures Unternehmens.

8️⃣ Online- und Offline-Prozesse kombinieren

Digitales Onboarding ist zu hundert Prozent digital. Dennoch kann es an der einen oder anderen Stelle Sinn ergeben – falls es möglich ist – analoge und digitale Prozesse zu kombinieren, um das Beste aus beiden Welten zu vereinen.

Nehmen wir zum Beispiel an, ihr habt viele neue Remote-Mitarbeitende rekrutiert und die Preboarding- sowie Orientierungsphase vollständig digitalisiert. Nach dem ersten Monat aber ladet ihr sie zu euch ins Unternehmen ein, damit sie für ein paar Tage den Arbeitsalltag mit den Kollegen und Kolleginnen vor Ort erleben, live in die Unternehmenskultur eintauchen und diese am eigenen Leib spüren können.

Eure Remote-Mitarbeitenden werden nach diesen Tagen mit gestärktem Teamspirit wieder ins Homeoffice zurückkehren und einige Arbeitsprozesse noch besser verstehen.

Manche Botschaften kommen auch einfach besser an, wenn sie nicht nur in digitaler Form verschickt werden. Lasst euren neuen Mitarbeitenden zum Beispiel ein nettes Willkommensgeschenk zukommen, stattet sie mit Merchandise aus und ehrt sie am Ende des Onboardings mit einer auf edlem Papier gedruckten Urkunde.

Kurz gesagt: Schöpft eure Möglichkeiten voll aus und macht aus dem digitalen Onboarding-Prozess ein unvergessliches Erlebnis!