So ändert KI die Zukunft der internen Kommunikation

Fortschrittliche Technologien ändern unsere Art und Weise, wie wir kommunizieren. Dank der sozialen Medien sind wir heute beispielsweise über den gesamten Globus vernetzt, über Messaging-Apps schicken wir uns schnell kurze Nachrichten, AR-Tools ermöglichen immersive Kommunikationswelten, Meetings finden vermehrt per Videocall statt und moderne Kollaborationstools organisieren unseren Arbeitsalltag.

Aktuell sorgt zudem eine weitere technologische Neuheit für Aufregung: Künstliche Intelligenz (KI) wird die zukünftige Kommunikation noch einmal grundlegend umgestalten. Das betrifft auch die interne Unternehmenskommunikation. Wir wagen einen kleinen Ausblick und zeigen euch, welche Potenziale sich dank KI für die Zukunft der internen Kommunikation auftun.

Die Entwicklung der internen Kommunikation

Die interne Kommunikation an sich steckt aktuell in einem großen Wandel und gewinnt vor allem auch im Zuge der Digitalisierung immer mehr an Bedeutung. Lange Zeit war sie hauptsächlich ein Instrument der Unternehmensführung, um wichtige Informationen an die Belegschaft weiterzugeben. Von einer reinen Top-down-Kommunikation geht der Trend hin zu einer interaktiven Mitarbeiterkommunikation auf allen Ebenen. Sie ist Sprachrohr der gesamten Belegschaft und ermöglicht es allen, das Unternehmen aktiv mitzugestalten.

Wie sieht die interne Kommunikation von heute aus?

Gerade in der sich schnell ändernden digitalen Welt ist moderne interne Kommunikation wichtiger denn je. Sie definiert die Unternehmenskultur, gibt Orientierung, schafft Vertrauen und hilft Unternehmen, ihre Mitarbeitenden besser zu verstehen. Dadurch wird die Kommunikation insgesamt effektiver, besser steuerbar und messbar.

Wichtige (technologische) Entwicklungen, die die interne Kommunikation von heute beeinflussen, sind zum Beispiel:

• Digitale Kommunikationsplattformen wie Instant Messaging Tools und Videotelefonie gehören heute zum Standard.
• Interaktive Plattformen wie ein Social Intranet bieten soziale Netzwerke innerhalb des Unternehmens, um die Vernetzung und den informellen Austausch zu fördern.
• Flexible Arbeitsmodelle, Homeoffice und Hybrid Work erfordern Technologien für eine nahtlose, asynchrone Kommunikation und Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg.
• Über cloudbasierte Anwendungen können Teams parallel an Projekten arbeiten und von überall auf Informationen zugreifen.
• Viele Kommunikations- und Kollaborationstools bieten mobile Apps, sodass Mitarbeitende auch von unterwegs einfach arbeiten und kommunizieren können.
• Automatisierungstools helfen, wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen und sicherzustellen, dass Informationen rechtzeitig weitergeleitet und bearbeitet werden.
• Tools für Mitarbeiterbefragungen ermöglichen regelmäßige Umfragen, um Feedback von Mitarbeitenden zu sammeln und das Engagement zu messen.

Wie sieht die interne Kommunikation von morgen aus?

Technologische Fortschritte und sich verändernde Arbeitskulturen werden die interne Kommunikation in Zukunft noch weiter prägen:

• VR-Technologien könnten virtuelle Büros und Meetings realistischer gestalten, was die Zusammenarbeit und das Gefühl der Präsenz in Remote-Teams verbessert.
• AR bietet das Potenzial für interaktive und immersive Schulungen, die das Lernen und den Wissenstransfer fördern.
• Um informelle Gespräche und Teambildung zu fördern, könnten virtuelle Pausenräume eingerichtet werden.
• Kommunikationsplattformen werden stärker personalisiert und bieten eine Benutzeroberfläche, die sich an die individuellen Bedürfnisse und Vorlieben der Nutzer:innen anpasst.
• Kommunikations- und Kollaborationstools werden zunehmend integriert, um eine einheitliche Benutzererfahrung zu bieten und den Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen zu minimieren.
• Moderne Kommunikationslösungen könnten auch Funktionen integrieren, die das Wohlbefinden und die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden fördern.

Und nicht zuletzt: Der Einsatz von künstlicher Intelligenz wird zunehmen, zum Beispiel als Assistentin für die Terminplanung, Informationssuche und Routinekommunikation, für Analyse und vieles mehr.

Die 5 größten Potenziale von KI in der internen Kommunikation

Werfen wir also mal einen Blick auf verschiedene Einsatzbereiche, in denen künstliche Intelligenz in Zukunft bei der internen Kommunikation unterstützen kann.

1. Unterstützung der Redaktion

Inhalte recherchieren, planen, erstellen, für verschiedene Kanäle aufbereiten, überprüfen und aktualisieren – bei all diesen Aufgaben kann die künstliche Intelligenz der internen Redaktion tatkräftig unter die Arme greifen.

Themenrecherche:

• KI-gestützte Tools können große Mengen an Nachrichten, sozialen Medien und anderen Informationsquellen analysieren, um aktuelle Trends und relevante Themen zu identifizieren.
• Sie können wichtige Informationen aus dem Web extrahieren oder auch Textdokumente wie beispielsweise Studien und Forschungsberichte analysieren und Zusammenfassungen erstellen.
• KI kann das Verhalten und die Vorlieben der Zielgruppe analysieren, um Themen vorzuschlagen, die auf großes Interesse stoßen könnten.
• Als Brainstorming-Partnerin kann die KI kreative Denkanstöße geben und den Redakteur:innen helfen, neue Perspektiven zu entwickeln.
• KI kann bestehende Inhalte analysieren und Informationslücken aufdecken.

Contenterstellung:

• Generative KI-Tools können automatisch Texte zu vorgegebenen Themen sowie Templates für unterschiedliche Formate erstellen.
• Ebenso können sie bei der Produktion von Videos, Grafiken und anderem Bildmaterial unterstützen.
• Sie können Inhalte auf bestimmte Zielgruppen zuschneiden sowie den Stil und die Tonalität eines Textes anpassen, um einheitliche Botschaften zu gewährleisten.
• Die Technologie kann Texte auf Fehler überprüfen und Vorschläge zur Verbesserung von Grammatik, Rechtschreibung und Stil machen.
• KI-Übersetzungstools können Inhalte in mehrere Sprachen übersetzen und kulturell anpassen, um eine internationale Zielgruppe zu erreichen.
• Sprachanalysetools helfen euch, Meetings und Interviews zu transkribieren und in verschiedene Content-Formaten aufzubereiten.

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Contentplanung:

• KI kann bei der Planung und Verwaltung von Redaktionskalendern helfen und Veröffentlichungspläne optimieren.
• Mithilfe von KI könnt ihr Routineaufgaben und Workflows automatisieren, zum Beispiel weist sie automatisch Aufgaben zu und erinnert an Deadlines.
• Sie kann helfen, Ressourcen effizient einzuteilen, indem sie die Kapazität und den Fortschritt der Projekte überwacht.
• KI-gestützte Plattformen können Inhalte automatisch auf verschiedenen Kanälen veröffentlichen und dabei die besten Zeiten und Formate für jedes Medium berücksichtigen.

2. Personalisierte Employee Experience

In der Zukunft der internen Kommunikation wird Personalisierung eine zentrale Rolle spielen. KI kann hierbei maßgeblich unterstützen, indem sie auf Basis von Mitarbeiterdaten und Verhaltensanalysen maßgeschneiderte Inhalte und Inhaltsempfehlungen bereitstellt sowie hyperpersonalisierte Erlebnisse bietet.

Beispielsweise kann KI individuelle Präferenzen, Rollen und Aufgaben der Mitarbeitenden berücksichtigen, um gezielte Nachrichten und relevante Informationen zu liefern. Das reicht von personalisierten Newslettern über maßgeschneiderte Lernangebote bis hin zu spezifischen Projektempfehlungen.

Durch die Fähigkeit der KI, kontinuierlich zu lernen und sich an die Bedürfnisse und Vorlieben der Mitarbeitenden anzupassen, wird die interne Kommunikation nicht nur effizienter, sondern auch deutlich ansprechender und motivierender. So trägt KI dazu bei, dass alle Mitarbeitenden zur richtigen Zeit die für sie wichtigsten Informationen erhalten, was die allgemeine Zufriedenheit und Produktivität im Unternehmen erhöht.

3. Engagement-Analysen und Feedback in Echtzeit

Dank KI können Unternehmen wertvolle Einblicke in das Verhalten und die Präferenzen ihrer Mitarbeitenden gewinnen und somit die Effektivität ihrer internen Kommunikation erheblich verbessern.

Engagement-Analyse in Echtzeit:

KI-gestützte Tools sammeln kontinuierlich Daten darüber, welche Beiträge und Inhalte gerade die meiste Aufmerksamkeit bekommen und auf welchen Seiten im Intranet sich die Mitarbeitenden zum Beispiel am häufigsten bewegen. Über diese Echtzeit-Daten erhaltet ihr sofortiges Feedback über die Relevanz und Wirksamkeit der veröffentlichten Inhalte. Ihr könnt Verbesserungspotenziale identifizieren und datengestützte Entscheidungen treffen, um eure Kommunikationsstrategien kontinuierlich zu optimieren.

Predictive Analytics:

Ein weiterer großer Vorteil der KI ist die Fähigkeit zur prädiktiven Analyse. So könnt ihr eure gesammelten Daten nutzen, um Muster und Trends im Verhalten der Mitarbeitenden zu erkennen. Das hilft euch, die Bedürfnisse eurer Belegschaft proaktiv vorherzusehen und gezielt Kommunikationsmaßnahmen zu ergreifen.

Sentimentanalyse:

KI-gestützte Sentimentanalyse-Tools analysieren Texte und Konversationen im Hinblick auf Ton, Emotionen und Intention, beispielsweise in Kommentaren, Communities und Social Media. Dadurch gewinnt ihr tiefere Einblicke in die Meinungen und das Feedback der Mitarbeitenden. So könnt ihr die Wahrnehmungen und Emotionen eurer Mitarbeitenden besser verstehen und euer Employee Listening verfeinern.

Sprachgesteuerte Umfragen:

Mithilfe von KI könnt ihr beispielsweise sprachgesteuerte Umfragen durchführen. Das macht es für die Mitarbeitenden einfacher, die Fragen schnell und intuitiv zu beantworten, was die Teilnahmequote erhöht. Anschließend hilft euch die KI dabei, die Antworten zu transkribieren und auszuwerten. Sprachanalysetools können zudem die Stimmung messen, indem sie Sprachmuster und Schlüsselwörter analysieren.

4. KI als Personal Assistant für die Mitarbeitenden

In der Zukunft könnte künstliche Intelligenz eine zentrale Rolle als persönliche Assistentin für Mitarbeitende übernehmen. Diese Technologie bietet zahlreiche Möglichkeiten, um die Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern.

Schneller Support durch Chatbots:

KI-basierte Chatbots könnten nahtlos in Intranets, Messaging-Apps oder Kollaborationstools integriert werden und bieten dann rund um die Uhr schnelle Hilfe bei Fragen und Problemen. So können sie zum Beispiel Fragen zu Unternehmensrichtlinien und Prozessen beantworten. Oder sie stellen Tutorials bereit und führen die Mitarbeitenden Schritt für Schritt durch bestimmte Anwendungen und Use Cases.

Verbesserung der Informationssuche:

Durch die Integration von KI in die Suchfunktionen, zum Beispiel im Intranet oder der Dateiablage, erhalten die Mitarbeitenden schnellere und präzisere Antworten. Basierend auf vorherigen Suchanfragen könnte die KI personalisierte Vorschläge machen und relevante Informationen gezielt bereitstellen. Dadurch wird nicht nur die Suche nach Informationen beschleunigt, sondern auch die Nutzung von Wissen innerhalb des Unternehmens optimiert.

Ein KI-gestützter persönlicher Assistent könnte Mitarbeitenden beispielsweise dabei helfen, sich optimal auf Meetings vorzubereiten, indem er relevante Dokumente, Notizen und Informationen bereitstellt.

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Einsatz von Sprachassistenten:

Mithilfe von sprachgesteuerten KI-Assistenten können Mitarbeitende Suchanfragen auch durch Sprachbefehle stellen und sogar interaktive Dialoge führen. Ebenso können sie sich Nachrichten vorlesen lassen. Diese Technologie ist besonders ideal für mobile Mitarbeitende, Personen mit Einschränkungen wie Sehbehinderungen oder in Situationen, in denen eine Bildschirminteraktion nicht praktikabel ist.

5. Controlling der Kommunikationsmaßnahmen

Durch den Einsatz von KI im Controlling der internen Kommunikation können Unternehmen ihre Kommunikationsstrategien laufend optimieren und fundierte, datenbasierte Entscheidungen treffen, um das Engagement, die Zufriedenheit und Effizienz der Mitarbeitenden zu fördern.

• KI kann bei der Überwachung von Diskussionen und der Moderation von Inhalten unterstützen, indem sie potenziell problematische Beiträge identifiziert und Community Manager:innen darauf aufmerksam macht.
• KI-gestützte Analysetools bewerten Leistungsindikatoren wie die Öffnungsraten von Newslettern oder die Teilnahmequoten an internen Veranstaltungen und liefern detaillierte Berichte darüber, wie gut bestimmte Kommunikationsstrategien funktionieren.
• Durch die Anwendung von Predictive Analytics kann KI beispielsweise prognostizieren, wie sich verschiedene Kommunikationsmaßnahmen auf das Employee Engagement auswirken könnten.
• Sentimentanalysen ermöglichen es euch, schnell zu erkennen, ob bestimmte Kommunikationsinitiativen positiv oder negativ aufgenommen werden.
• Durch die Analyse von Daten kann KI helfen, Ressourcen effizienter zu nutzen. Zum Beispiel könnte sie dabei helfen, Budgets für interne Kommunikationsmaßnahmen besser zu allozieren, indem sie vorhersagt, welche Kanäle oder Formate die höchste Wirkung erzielen werden.
• KI kann bei der Überwachung von Compliance-Richtlinien helfen, indem sie automatisch Nachrichten und Inhalte auf Einhaltung von Unternehmensrichtlinien prüft und Alarm schlägt, wenn potenzielle Verstöße festgestellt werden.

Checkliste: KI erfolgreich implementieren

Diese Potenziale gilt es nun in der Praxis umzusetzen, und das nicht erst im nächsten Jahr. Die Zeit des Spiels mit KI ist vorbei, so Monique Zytnik, Expertin für interne Kommunikation und Autorin des Buchs „Internal Communication in the Age of Artificial Intelligence“.

Stattdessen sollten Unternehmen anfangen, die Technologie produktiv einzusetzen. Dafür braucht es eine klare Strategie für die Implementierung: 

1. Identifiziert im ersten Schritt die spezifischen Probleme, Herausforderungen und Bereiche in eurem Unternehmen, bei denen euch die KI behilflich sein kann.
2. Stimmt die KI-Implementierung mit euren strategischen Unternehmenszielen ab.
3. Recherchiert verfügbare KI-Lösungen und bewertet ihre Funktionen und Skalierbarkeit.
4. Achtet insbesondere darauf, ob sich das KI-Tool nahtlos in eure bestehenden Systeme integrieren lässt.
5. Bietet nach der Implementierung praxisnahe Schulungen für eure Mitarbeitenden an, um sie mit den neuen KI-gestützten Lösungen vertraut zu machen.
6. Geht auf Sorgen, Bedenken und Widerstand ein – macht deutlich, dass die KI den Menschen nicht ersetzt, sondern unterstützt und Arbeitsabläufe verbessert.
7. Holt regelmäßig Feedback ein, um die Effektivität der KI-Implementierung zu bewerten.
8. Behaltet den Markt und aktuelle Trends im Blick, um eure KI-Strategie kontinuierlich zu optimieren.
9. Seid bereit, Experimente zu wagen und neue Technologien zu testen – für eine interne Kommunikation, die die Zukunft der Arbeitswelt im Visier hat.

Zukunft der internen Kommunikation: KI als strategische und operative Unterstützung

Der Einsatz von KI in der internen Kommunikation bietet großes Potenzial und bedeutende Vorteile. KI ermöglicht eine effizientere Verarbeitung und Analyse großer Datenmengen, was zu fundierten Entscheidungen auf Basis von Echtzeit-Daten führt. Sie verbessert die Personalisierung von Inhalten und Kommunikation, unterstützt bei der Automatisierung von Routinetätigkeiten und der Auswertung von Feedback, wodurch Zeit gespart und die Produktivität gesteigert wird. Durch prädiktive Analysen und Sentimentanalysen hilft KI zudem, zukünftige Trends vorherzusagen und das Engagement der Mitarbeitenden gezielt zu fördern.

Insgesamt trägt der Einsatz von KI dazu bei, die interne Kommunikation der Zukunft effektiver, effizienter und relevanter zu gestalten, was zu einer stärkeren Mitarbeiterbindung und einer positiven Unternehmenskultur führt.