Laut dem Internal Communication Trends Report 2024 von Workshop verfügt die Hälfte der internen Kommunikator:innen in diesem Jahr über kein eigenes Budget. Ein zu geringes Budget (29,1 Prozent) ist eine der größten Herausforderungen in Kommunikationsteams, neben fehlenden Zeitressourcen (36 Prozent) und zu wenig Personal (39,2 Prozent). So ist in 44 Prozent der Unternehmen nur eine einzige Person für die gesamte interne Kommunikation verantwortlich.
In schwierigen wirtschaftlichen Zeiten ist die interne Kommunikation zudem schnell von weiteren Einsparungen betroffen. Als Kommunikationsexpert:innen wisst ihr, wie wichtig eine effektive Mitarbeiterkommunikation für den Unternehmenserfolg ist – gerade auch in Krisenzeiten. Daher lohnt es sich in jedem Fall, für mehr Budget zu kämpfen. Aber wie geht ihr das am besten an?
In diesem Beitrag wollen wir euch Argumente und Strategien an die Hand geben, mit denen ihr eure Geschäftsführung erfolgreich von einer Budgeterhöhung überzeugen könnt.
1. Listet die Aufgaben der internen Kommunikation detailliert auf
Die interne Kommunikation hat heute eine so große Bedeutung wie nie zuvor. Laut dem State of the Sector 2023/24 sind sich die Kommunikator:innen mehr denn je darüber bewusst, dass sie strategischen Einfluss auf die Ausrichtung und den Erfolg ihres Unternehmens haben beziehungsweise haben sollten.
Zunehmende Komplexität
Unternehmen operieren in einer zunehmend komplexen Umgebung, in der Technologie, Globalisierung und sich verändernde Marktbedingungen ständige Herausforderungen darstellen. Auch die Unternehmen an sich werden komplexer, besonders wenn sie eine gewisse Unternehmensgröße erreicht haben. Eine gute interne Kommunikation ist hier der Schlüssel, um diese Komplexität zu durchbrechen. Internationale Standorte, verschiedene Abteilungen und diverse Teams erfordern eine klare und konsistente Kommunikation, um alle auf Kurs zu halten und das Unternehmensziel zu erreichen.
Mehr Verantwortung
Interne Kommunikationsmanager:innen übernehmen daher immer mehr Verantwortung, von der Bereitstellung von Unternehmensnachrichten über die Förderung der Unternehmenskultur bis hin zur Unterstützung des Change Managements.
Die Aufgaben der internen Kommunikation sind vielfältig und umfassen unter anderem:
- Entwicklung von Kommunikationsstrategien
- Erstellung von relevanten Kommunikationsmaterialien, von Newslettern über Intranet-Inhalte bis Präsentationen
- Verwaltung und Koordination von Kommunikationskanälen und Plattformen wie Intranets, soziale Medien, Veranstaltungen und Mitarbeitermeetings
- Planung und Umsetzung von Strategien für die Krisen- und Change-Kommunikation
- Beratung und Unterstützung von Führungskräften
- Durchführung von Mitarbeiterbefragungen
Um all diese Aufgaben und Verantwortlichkeiten effektiv zu bewältigen, ist es unerlässlich, dass ausreichend Budget zur Verfügung steht.
💡 Unser Tipp:
Oft fehlt ein Bewusstsein dafür, was die interne Kommunikation überhaupt leistet und wofür sie Geld benötigt. Erstellt daher eine Liste mit allen Aufgaben, die ihr tagtäglich übernehmt, und allen Projekten, an denen ihr beteiligt seid. Wenn ihr eure Verantwortung schwarz auf weiß habt, könnt ihr besser damit argumentieren, welchen Einfluss ihr auf den Unternehmenserfolg habt und wofür ihr euer Kommunikationsbudget einsetzt.
2. Beschreibt, wie sich die interne Kommunikation auf die gesamte Organisation auswirkt
Für eine Budgeterhöhung solltet ihr aufzeigen, dass die interne Kommunikation Einfluss auf viele Unternehmensbereiche hat und eine Investition in die Kommunikation daher immer eine Investition in das gesamte Unternehmen ist.
Sie wirkt sich beispielsweise auf folgende Bereiche aus:
Unternehmenskultur
Interne Kommunikation formt die Unternehmenskultur, indem sie Werte, Normen und Verhaltensweisen vermittelt. Eine offene Kommunikation fördert eine Kultur des Vertrauens, der Zusammenarbeit und der Verbundenheit.
Mitarbeiterzufriedenheit
Eine effektive interne Kommunikation trägt dazu bei, dass die Mitarbeitenden sich informiert und gehört fühlen. Gut informierte Mitarbeitende sind in der Regel zufriedener, da sie die Ziele des Unternehmens verstehen und ihren Beitrag dazu erkennen.
Mitarbeiterbindung
Durch regelmäßige, transparente Kommunikation fühlen sich die Mitarbeitenden stärker mit dem Unternehmen verbunden. Sie identifizieren sich eher mit den Unternehmenszielen und bleiben dem Arbeitgeber treu.
Motivation und Engagement
Eine klare und inspirierende Kommunikation von Zielen und Erfolgen kann die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden steigern. Wenn Mitarbeitende den Zweck ihrer Arbeit verstehen und sich als Teil eines größeren Ganzen sehen, sind sie eher bereit, sich einzubringen und ihr Bestes zu geben.
Produktivität und Effizienz
Eine gute interne Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und den Informationsfluss zu optimieren. Dadurch können Arbeitsabläufe reibungsloser verlaufen und die Produktivität sowie die Effizienz gesteigert werden.
Führung
Interne Kommunikation ist entscheidend für eine effektive Führung. Führungskräfte müssen in der Lage sein, klare Richtlinien und Erwartungen zu kommunizieren und gleichzeitig eine offene Feedbackkultur zu fördern.
Employer Branding
Die Art und Weise, wie ein Unternehmen intern kommuniziert, beeinflusst sein Image als Arbeitgeber. Eine positive interne Kommunikation kann dazu beitragen, die Positionierung als attraktiver Arbeitgeber zu stärken und talentierte Mitarbeitende anzuziehen.
Human Resources
Interne Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil der HR-Strategie. Sie unterstützt die Rekrutierung, Entwicklung und Bindung von Mitarbeitenden sowie die Implementierung von HR-Richtlinien und -Programmen.
Marketing
Die interne Kommunikation beeinflusst auch das Marketing. Engagierte und zufriedene Mitarbeitende tragen ein positives Bild des Unternehmens nach außen und werden zu Botschafter:innen der Marke.
Umsatz
Eine gute Mitarbeiterkommunikation kann sich schließlich positiv auf den Umsatz auswirken, da zufriedene Mitarbeitende dazu neigen, besseren Kundenservice zu bieten, innovative Ideen einzubringen sowie produktiver und zielstrebiger zu arbeiten.
💡 Unser Tipp:
Geht mit wichtigen Stakeholder:innen ins Gespräch und gewinnt zum Beispiel eure Marketing- und HR-Kolleg:innen als Champions für die interne Kommunikation. Kommuniziert offen und kontinuierlich über die Relevanz der Mitarbeiterkommunikation, gerne auch öffentlich. Tretet auf Social Media und Veranstaltungen als Thought Leader:innen auf und diskutiert aktuelle Studien, die eure Argumentation unterstreichen. Dadurch erhöht ihr eure Glaubwürdigkeit.
Auf unserem Blog findet ihr Beiträge zu den unterschiedlichsten Einflussbereichen der internen Kommunikation inklusive relevanter Zahlen und Statistiken, um euren Vorstand zu überzeugen. Zum Beispiel zeigen wir euch anhand aktueller Studien, warum ihr das Mitarbeiterengagement steigern solltet und wie die interne Kommunikation bei der Lösung des Fachkräftemangels unterstützen kann.
3. Präsentiert euch als wichtiger Sparringspartner für die Führungsebene
Die interne Kommunikation fungiert als wichtige Sparringspartnerin für die Führungsebene. Sie arbeitet eng mit der Führung zusammen, um sicherzustellen, dass die Kommunikation mit den Mitarbeitenden im Einklang mit den Unternehmenswerten steht und diese aktiv gelebt werden. Durch die interne Kommunikation erhält die Führungsebene wichtige Tools, um die Unternehmensziele, die strategische Ausrichtung, den Corporate Purpose und die Kultur zu fördern.
Zudem bietet die interne Kommunikation wertvolle Einblicke in das eigene Unternehmen. Sie sammelt Feedback von den Mitarbeitenden und gibt dieses an die Führungsebene weiter. Dies ermöglicht es der Führung, die Bedürfnisse und Anliegen der Mitarbeitenden besser zu verstehen und in ihre Entscheidungsprozesse einzubeziehen.
Darüber hinaus fungiert die interne Kommunikation als Bindeglied zwischen Management und Belegschaft. Sie schult und befähigt die Führungskräfte, Botschaften aus dem Top-Management an die Mitarbeitenden weiterzutragen, und erleichtert den Austausch von Ideen und Vorschlägen.
Insgesamt ist interne Kommunikation ein wichtiger Teil der Unternehmensführung. Eine gute CEO-Kommunikation trägt beispielsweise maßgeblich dazu bei, Vertrauen aufzubauen und das Unternehmen strategisch auszurichten.
💡 Unser Tipp:
Arbeitet kontinuierlich an einer guten Beziehung zu eurer Führungsebene. Das ist einerseits wichtig, um eure Arbeit als interne Kommunikator:innen überhaupt effektiv durchführen zu können. Ein enger Draht zur Führung hilft euch, die Ziele, Prioritäten und Strategien des Unternehmens zu verstehen und verschafft euch Zugang zu allen wichtigen Informationen. Auf der anderen Seite könnt ihr so eure Glaubwürdigkeit und euren Einfluss steigern. Eure Empfehlungen und Ratschläge werden ernst genommen und ihr erhaltet eher die notwendige Unterstützung und Ressourcen, um eure Kommunikationsinitiativen erfolgreich umzusetzen.
Das Ziel sollte sein, dass eure Geschäftsführung selbst Gefallen an der internen Kommunikation findet und sie als wertvolles Werkzeug für die Unternehmensführung sieht, das ihnen selbst zugutekommt und in das sie gern Zeit und Geld investieren.
4. Zeigt die Bedeutung von guter Change- und Krisenkommunikation auf
Eine gut etablierte Kommunikationsstrategie ist entscheidend für ein effektives Krisenmanagement. Durch die Bereitstellung klarer Kommunikationswege und -protokolle könnt ihr sicherstellen, dass wichtige Informationen schnell und genau an alle relevanten Stakeholder:innen kommuniziert werden. Ein angemessenes Budget ermöglicht es euch, einen Kommunikationsplan für Krisen zu entwickeln, zu testen und zu implementieren, um das Unternehmen in Krisensituationen zu schützen und den Schaden zu minimieren.
Auch für ein erfolgreiches Change Management ist eine schnelle, systematische und transparente Kommunikation, die alle erreicht, ein entscheidender Erfolgsfaktor. Laut mehreren Studien, wie beispielsweise der Mutaree GmbH, scheitern 60 bis 70 Prozent der Change-Projekte. 77 Prozent der Befragten in einer Studie von Porsche Consulting halten eine mangelnde Kommunikation für die Hauptursache, dass Transformationsziele verfehlt werden.
Mit ausreichend Budget habt ihr die Möglichkeit, gezielte Kommunikationsinitiativen umzusetzen, um Mitarbeitende über bevorstehende Veränderungen zu informieren, sie zu engagieren und zu unterstützen, was letztendlich die Akzeptanz und den Erfolg von Veränderungsprozessen erhöht.
💡 Unser Tipp:
Bestärkt eure Argumentation mit konkreten Beispielen und Erfahrungen aus eurer Unternehmensgeschichte oder Herausforderungen, die in Zukunft anstehen. Vielleicht hat euer Unternehmen vor Kurzem neue Märkte erschlossen und seine Standorte erweitert. Wie ist euer Unternehmen und im Besonderen eure Belegschaft damit umgegangen? Waren sie gut informiert und aktiv involviert? Welche Herausforderungen hättet ihr mit einer stärker aufgestellten internen Kommunikation vielleicht noch besser bewältigen können? Oder wenn die Expansion erst noch ansteht: Wie plant ihr, mit der internen Kommunikation den Change effektiv zu unterstützen?
Mit Praxisbeispielen, die sich auf das eigene Unternehmen beziehen, erhöht ihr die Relevanz für das Thema und macht die Herausforderungen und Chancen greifbarer.
5. Betont die Rolle der internen Kommunikation bei der digitalen Transformation
Die interne Kommunikation spielt eine große Rolle bei Trends wie New Work, mobiler Kommunikation und dem Digital Workspace. Im gleichen Maß, wie sich durch die Digitalisierung neue Möglichkeiten für Austausch und Zusammenarbeit auftun, steigen auch die Herausforderungen. Unternehmen benötigen entsprechende Kompetenzen, um mit den Trends mitzuhalten und zukunfts- sowie wettbewerbsfähig zu bleiben. Daher sollten sie ihren internen Kommunikationsabteilungen ein angemessenes Budget zur Verfügung stellen, um das Know-how und den Einsatz moderner Lösungen zu fördern.
💡 Unser Tipp:
Schaut euch an, wie es um die interne Kommunikation in anderen Unternehmen in eurer Branche oder bei eurer direkten Konkurrenz bestellt ist. Wie viel Budget für die interne Kommunikation steht zur Verfügung, in welche Initiativen wird investiert und wie sind die Kommunikationsteams aufgestellt? Im Vergleich mit der Konkurrenz könnt ihr aufzeigen, wie eine Budgeterhöhung eure Wettbewerbsfähigkeit steigert.
6. Berechnet Einsparungspotenziale und den ROI
Investitionen in die interne Kommunikation können dazu führen, dass euer Unternehmen an anderer Stelle jede Menge Geld einspart.
Reduzierte Mitarbeiterfluktuation
Eine interne Kommunikation, die Mitarbeitende einbezieht, informiert und unterstützt, kann die Mitarbeiterbindung stärken und die Fluktuationsrate reduzieren. Die Kosten für die Anwerbung und Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden sind oft beträchtlich. Rechnet man alle anfallenden Kosten zusammen, die von den Austrittskosten über Recruiting und Onboarding bis hin zu den Opportunitätskosten anfallen, so kostet ein Fluktuationsfall im Durchschnitt 43.000 Euro. Die genaue Berechnung der Fluktuationskosten könnt ihr in unserem Blog nachlesen.
Eine interne Kommunikation, die Fluktuation verhindert, kann somit erhebliche Einsparungen für das Unternehmen bedeuten.
Gesteigerte Produktivität und Effizienz
Durch eine klare interne Kommunikation könnt ihr Zeitverluste durch Missverständnisse oder fehlende Informationen vermeiden. Mitarbeitende können sich besser auf ihre Aufgaben konzentrieren, ohne Zeit damit zu verschwenden, nach benötigten Informationen zu suchen oder Fragen zu klären. Dies führt zu einer insgesamt höheren Produktivität und reduzierten Arbeitsstunden, was sich positiv auf die Personalkosten auswirken kann.
Laut einer Studie von ABBYY verbringen Mitarbeitende wöchentlich bis zu acht Stunden mit der Suche nach Informationen und verlieren somit jede Woche teilweise einen ganzen Arbeitstag. Bei durchschnittlichen Arbeitskosten in der deutschen Industrie von knapp 40 Euro pro Stunde kommen hier schnell hohe Kosten zusammen. Oder andersherum: Durch eine effektive interne Kommunikation, die die Informationssuche auch nur um wenige Minuten pro Woche reduziert, können Unternehmen schnell große Summen sparen beziehungsweise Umsatzeinbußen verhindern.
Rechnen wir einmal mit den 40 Euro pro Arbeitsstunde, 2.500 Mitarbeitenden und 230 Arbeitstagen im Jahr: Allein zwei Minuten eingesparte Zeit am Tag hat bei diesem Beispiel jährlich eine finanzielle Auswirkung von über 766.000 Euro.
Weniger Fehlzeiten
Laut dem Statistischen Bundesamt waren im Jahr 2022 deutsche Arbeitnehmende durchschnittlich 15 Tage krank gemeldet. Kranke Mitarbeitende sind teuer: Schätzungen zufolge kostet jeder Krankheitstag das Unternehmen circa 400 Euro.
Interne Kommunikation kann Fehlzeiten und dadurch entstehende Kosten reduzieren. Denn zufriedene Mitarbeitende, die sich wohl an ihrem Arbeitsplatz fühlen und Sinn in ihrer Arbeit finden, sind seltener krank. Zu diesem Ergebnis kam beispielsweise der Fehlzeitenreport des WIdO. Im Rahmen der Befragung gaben die Arbeitnehmenden mit einer hohen Zufriedenheit etwa zehn Tage weniger Fehlzeiten als ihre unzufriedenen Kolleg:innen an.
Weniger Fehler und Wiederholungen
Eine klare Kommunikation von Prozessen, Richtlinien und Erwartungen kann dazu beitragen, Fehler und Wiederholungen zu minimieren. Wenn Mitarbeitende genau wissen, was von ihnen erwartet wird und wie sie ihre Aufgaben ausführen sollen, sinkt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die Zeit und Ressourcen für die Fehlerbehebung erfordern.
Optimierte Schulungs- und Entwicklungsprogramme
Durch eine gezielte interne Kommunikation könnt ihr eure Schulungs- und Entwicklungsprogramme besser auf die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden zuschneiden. Das steigert die Effektivität von Schulungsmaßnahmen und ihr könnt sicherstellen, dass eure Mitarbeitenden die benötigten Fähigkeiten und Kenntnisse schnell erwerben – was letztendlich zu Kosteneinsparungen führt.
💡 Unser Tipp:
Oft scheitern Budgetverhandlungen daran, dass den Kommunikationsverantwortlichen genaue Zahlen fehlen, um die Effekte der internen Kommunikation zu verargumentieren. Doch wie wir gesehen haben, lässt sich der Return on Investment (ROI) von Kommunikationsinitiativen durchaus messen. Mit unserem ROI Calculator könnt ihr zum Beispiel direkt ausrechnen, wie viel ihr im ersten Jahr mit der Employee Communications Platform von Haiilo einsparen könnt.
7. Präsentiert einen konkreten Budgetplan und langfristige Ziele
Ihr habt jetzt viele Argumente im Gepäck, mit denen ihr eure Geschäftsführung davon überzeugen könnt, dass sich die Investition in die interne Kommunikation lohnt. Zusätzlich solltet ihr aber auch einen konkreten Budgetplan präsentieren können:
- Analysiert den Status quo der internen Kommunikation in eurem Unternehmen.
- Messt die Effekte eurer aktuellen Kommunikationsinitiativen.
- Analysiert den Wettbewerb.
- Identifiziert Herausforderungen und Chancen.
- Formuliert klare Ziele, die ihr mit der internen Kommunikation erreichen wollt.
- Präsentiert geplante Projekte wie die Implementierung einer modernen Kommunikationsplattform und berechnet den ROI.
- Erstellt einen detaillierten Budgetvorschlag.
💡 Unser Tipp:
Mit der Einführung unseres modernen Social Intranets von Haiilo konnten schon mehr als 1000 globale Unternehmen ihre interne Kommunikation verbessern. Stöbert durch unsere Case Studies und nehmt die Erfolgsgeschichten unserer Kunden gerne als konkrete Anwendungsbeispiele mit, um mehr Budget für eure interne Kommunikation zu verhandeln.
