Künstliche Intelligenz in der internen Kommunikation: Prompts und Tipps

Künstliche Intelligenz (KI) kann für Kommunikator:innen im Arbeitsalltag eine echte Hilfe sein – vorausgesetzt sie wird richtig angewendet. Denn damit eine KI gute Ergebnisse liefert und wirklich bei der Content Creation unterstützt, muss sie klar und präzise dazu aufgefordert werden. Die virtuelle Assistentin ist nämlich immer nur so gut wie die Arbeitsanweisungen, die sie erhält. Mit welchen Anweisungen (Prompts) ihr textbasierte KI-Tools wie ChatGPT füttern könnt, damit sie euch das liefern, was ihr für eure interne Kommunikation braucht, verraten wir euch in diesem Artikel. Außerdem erklären wir, was Prompts eigentlich sind und worauf ihr bei der Formulierung generell achten solltet.

Was sind Prompts?

Einfach gesagt, sind Prompts bestimmte Anweisungen oder Fragen, die Nutzer:innen an KI-Tools wie ChatGPT schicken. Diese dienen der KI als Ausgangspunkt, um relevante Antworten oder Texte zu generieren. Je präziser und eindeutiger die Prompts formuliert sind, desto bessere Ergebnisse spuckt die KI aus.

KI in der internen Kommunikation nutzen – Tipps und Prompts für 6 Use Cases

Künstliche Intelligenz kann euren Kommunikator:innen das Leben sehr viel leichter machen, indem sie beispielsweise Routineaufgaben übernimmt, neue Ideen und Perspektiven liefert oder erste Textentwürfe erstellt. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Von all den Chancen profitiert ihr aber nur, wenn ihr wisst, wie man KI-Tools richtig anwendet. Als kleine Hilfestellung haben wir euch hier einige Tipps und konkrete KI-Prompts für sechs beliebte Use Cases zusammengestellt. Alle Prompts in diesem Artikel wurden mit ChatGPT getestet. Sie funktionieren so (oder in leicht abgewandelter Form) aber auch für andere textbasierte KI-Anwendungen.

💡 Lesetipp: Mehr darüber, wie künstliche Intelligenz und interne Kommunikation Hand in Hand gehen können, erfahrt ihr auf unserem Blog. Dort erklären wir, wie KI bei alltäglichen Kommunikationsaufgaben unterstützen kann und welche Risiken und Herausforderungen die Technologie aktuell noch mit sich bringt.

1. Texte kürzen, zusammenfassen und Teaser schreiben

Mithilfe von künstlicher Intelligenz lassen sich Texte gut und einfach zusammenfassen oder kürzen. So könnt ihr die KI beispielsweise einen kurzen und prägnanten Teaser zu einem Blogartikel für euren Newsletter, eurer Social Intranet oder den Aushang am digitalen Schwarzen Brett schreiben lassen.

💻 Diese Prompts könnt ihr verwenden:

• Teaser zu einem Blogartikel erstellen:
  Bitte schreibe den folgenden Text so um, dass er maximal 300 Zeichen (inklusive Leerzeichen) umfasst:
  [Originaltext einfügen]
  Das Ergebnis möchten wir dazu verwenden, den Blogartikel in unserem internen Newsletter anzuteasern.
  Das Ergebnis könnte dann beispielsweise so aussehen – das liefert ChatGPT mit diesem Prompt für unseren Blogartikel zum Thema Digitalisierung der internen Kommunikation:

• Zusammenfassung für einen Blogartikel schreiben:
  Bitte fasse die wichtigsten Punkte des folgenden Textes zusammen:
  [Originaltext einfügen]
  Die Zusammenfassung sollte nicht länger als 100 Wörter sein.

💡 Tipp: Wenn ihr Texte mit einer bestimmten Zeichen- oder Wortzahl benötigt, solltet ihr beim KI-Output auf jeden Fall die Textlänge noch einmal gegenprüfen. ChatGPT nimmt es mit der Zeichenzahl manchmal nicht so genau. Die KI liefert euch aber einen guten ersten Entwurf, den ihr dann nur noch feintunen müsst. Ihr könnt auch die KI selbst nachbessern lassen, indem ihr noch einen zweiten Prompt hinterherschickt.

2. Themen generieren und recherchieren

Künstliche Intelligenz kann für euch zu einem bestimmten Thema erste Informationen zusammentragen oder euch helfen, neue Themen zu entdecken. So könnt ihr beispielsweise recherchieren, wofür sich eure Zielgruppe interessiert. Die KI liefert dabei schnell die wichtigsten Stichpunkte sowie Listen mit relevanten Themen oder Fragen, die ihr potenziell mit eurer Kommunikation beantworten könnt.

Mit diesem ersten Überblick könnt ihr euch dann den einzelnen Themen nähern, tiefer eintauchen und euch Definitionen, ganze Textpassagen, FAQs oder Beispiele von der KI generieren lassen. So sammelt ihr Stück für Stück immer mehr Content für eure (interne) Multichannel-Kommunikation. Diesen müsst ihr dann nur noch sinnvoll strukturieren und für eure Leser:innen ansprechend aufbereiten.

💻 Diese Prompts könnt ihr verwenden:

• Wofür interessieren sich [Zielgruppe einfügen, z. B. Kommunikator:innen, die in einem mittelständischen Unternehmen arbeiten]?
  Der KI-Chatbot antwortet auf diese Frage in der Regel mit einer Liste an Themengebieten, die für die gewählte Zielgruppe relevant sein könnten. Im obigen Beispiel führt ChatGPT unter anderem Dinge wie Public Relations, Krisenkommunikation, Digitalisierung, Social Media, Nachhaltigkeit oder Networking auf.
  Ausgehend davon könnt ihr in die Themengebiete, die für euch und eure Zielgruppe besonders interessant klingen, tiefer eintauchen. Das macht ihr, indem ihr die Maschine beispielsweise fragt:
• Welche Fragen haben [Zielgruppe einfügen] zum Thema Digitalisierung?
  Auch hier antwortet die KI wieder mit einer Fragenliste, die ihr dann noch weiter eingrenzen und filtern oder direkt als Inspiration für Blogartikel, Postings oder Wiki-Einträge verwenden könnt.
• Welche Aspekte sollte ein [Textart: Blogartikel/Anleitung/Newsletter/Wiki-Beitrag …] zu [Thema] abdecken?
• Für welche Themen interessieren sich Menschen im Alter zwischen x und y Jahren, die gerne [weitere Informationen zur Zielgruppe/Persona einfügen]?

3. Textentwürfe erstellen

Ein großer Teil der internen Kommunikation besteht darin, Texte zu produzieren – beispielsweise für E-Mails, Beiträge im Social Intranet oder euer Unternehmenswiki. Mit den richtigen Anweisungen können euch KI-Tools dabei einen großen Teil der Arbeit abnehmen. Ganz auf die virtuelle Assistentin verlassen solltet ihr euch dabei nicht. Sie kann euch aber schnell und relativ zuverlässig erste Textentwürfe liefern.

💻 Diese Prompts könnt ihr verwenden:

• Blogartikel schreiben:
  Bitte schreibe einen Artikel mit mindestens 650 Wörtern über [Thema einfügen]. Mit einem Aufhänger, einer Einleitung und fettgedruckten H1, H2 und H3, sowie einem Fazit. Die Zielgruppe sind [Zielgruppe einfügen]. Bitte liefere mir das Ergebnis auf [Sprache einfügen]. Verwende aktive Sprache und kurze Sätze.
• Posting für das Intranet (oder andere Social-Media-Kanäle) erstellen:
  Stell dir vor, du bist ein:e Social-Media-Manager:in für ein professionelles Unternehmen. Für dieses Unternehmen sollst du ein ansprechendes und informatives Posting für das Intranet erstellen. Bitte schreibe ein Posting, das [Thema und Ziel des Postings einfügen]. Schneide das Posting auf [Zielgruppe einfügen] und [Branche einfügen] zu. Der Text sollte zwischen x und y Wörter umfassen. Verwende aktive Sprache und kurze Sätze.

💡 Insgesamt gilt: Gebt der KI für die Textentwürfe am besten so viele Informationen zum Thema und zur Zielgruppe wie möglich an die Hand. Wenn ihr bereits erste Stichpunkte gesammelt habt oder wisst, welche Themen der Artikel oder das Posting behandeln soll, baut auch das in euren Prompt ein. Je mehr Input die KI hat, desto genauer kann sie den Output auf eure Bedürfnisse zuschneiden.

Ihr erhaltet mit den Prompts in der Regel einen guten ersten Textentwurf, den eure Kommunikator:innen dann noch mit zusätzlichen (unternehmensspezifischen) Informationen sowie mit Emotionen und Storytelling anreichern und verfeinern können.

Alternativ könnt ihr auch einen schrittweisen Ansatz wählen und euch zuerst mögliche Themen beziehungsweise eine Outline erstellen lassen, die ihr (oder die KI) dann nach und nach mit Textabschnitten füllt. Ein guter Anfang ist dabei der Prompt, den wir euch für die Themenrecherche bereits vorgestellt haben:

• Welche Aspekte sollte ein [Textart: Blogartikel/Anleitung/Newsletter/Wiki-Beitrag …] zu [Thema] abdecken?
• Eine Outline erstellt ihr alternativ auch mit diesem Prompt:
  Bitte schreibe mir eine Outline für einen Blogartikel über [Thema einfügen]. Der Artikel sollte unter anderem [weitere Informationen und Stichpunkte ergänzen] beinhalten.

4. Übersetzungen anfertigen

Wenn ihr mit eurem Unternehmen international tätig seid und eine mehrsprachige Unternehmenskommunikation umsetzt, könnt ihr mit künstlicher Intelligenz im Handumdrehen Übersetzungen generieren. So spielt ihr eure Inhalte in allen relevanten Sprachen aus und stellt sicher, dass ihr wirklich die gesamte Belegschaft erreicht.

Die meisten KI-Tools sind in der Lage, in vielen verschiedenen Sprachen zu kommunizieren. ChatGPT beispielsweise beherrscht aktuell insgesamt 95 Sprachen. Einige Sprachen werden dabei genauer übersetzt als andere – ihr solltet das Ergebnis also auch hier immer noch einmal überprüfen und gegebenenfalls nachbessern.

💻 Diesen Prompt könnt ihr verwenden:

• Bitte übersetze diesen Text ins Englische:
  [Zu übersetzenden Text einfügen]

💡 Tipp: Ihr könnt mit ChatGPT zwar beliebig lange Texte übersetzen lassen, die KI wurde aber auf kurze Textabschnitte trainiert. Wird sie mit zu vielen Wörtern gefüttert, kann es sein, dass sie die Zusammenhänge nicht richtig versteht. Es bietet sich deshalb an, längere Texte zunächst in kürzere Abschnitte aufzuteilen. So kann die KI den Kontext besser erfassen und die Übersetzung wird genauer.

5. Tonalität anpassen

Ihr könnt mit KI-Unterstützung nicht nur Texte erstellen, zusammenfassen oder lektorieren, sondern auch die Tonalität nach euren Vorstellungen ändern. So bereitet ihr Informationen schnell und einfach für verschiedene Zielgruppen auf oder passt den Schreibstil für unterschiedliche Kommunikationskanäle an.

Dabei könnt ihr unter anderem folgende Schreibstile umsetzen:

• Formell: ChatGPT schlägt einen professionellen und förmlichen Ton an, der sich gut für Geschäftskommunikation und offizielle E-Mails eignet.
• Informell: Ihr erhaltet Texte, die sich beispielsweise gut für interne E-Mails oder lockere und humorvolle Postings für eure Social-Media-Kanäle eignen.
• Journalistisch: Die KI wählt einen eher neutralen und sachlichen Ton, wie man ihn aus Nachrichten und Zeitungsberichten kennt.
• Überzeugend: ChatGPT wendet rhetorische Techniken an und schreibt Texte oder Reden, die eure Leser:innen von einer bestimmten Meinung oder Idee überzeugen.
• Kreativ: Das Tool liefert besonders kreative Antworten, die ihr für außergewöhnliche Marketingtexte oder zur Ideenfindung, beim Brainstorming und als Inspiration für eigene Texte verwenden könnt.
• Witzig: Die KI schreibt humorvolle Texte und baut Sarkasmus, Ironie, Witze oder Wortspiele ein. Allerdings funktioniert dieser Stil im Englischen bisher deutlich besser als im Deutschen.

💻 Diese Prompts könnt ihr verwenden:

• Bitte formuliere den folgenden Text so, dass ihn [Zielgruppe X] versteht:
  [Originaltext einfügen]
• Bitte schreibe den folgenden Text so um, dass aktive Sprache verwendet wird und keine Schachtelsätze vorkommen:
  [Originaltext einfügen]
• Bitte schreibe den folgenden Text im informellen Stil um:
  [Originaltext einfügen]

6. Texte korrigieren

Mit Tools wie ChatGPT lassen sich Texte relativ einfach, schnell und zuverlässig korrigieren. Die KI checkt den Text für euch auf Rechtschreibung und Grammatik, entfernt Flüchtigkeitsfehler und schlägt bei Bedarf Synonyme oder alternative Formulierungen vor, falls sich einzelne Wörter zu oft wiederholen.

💻 Diese Prompts könnt ihr verwenden:

• Bitte korrigiere den folgenden Text:
  [Zu lektorierenden Text einfügen]
  Gut zu wissen: Standardmäßig liefert die KI mit diesem Prompt direkt die korrigierte Version des eingegebenen Textes. Wenn ihr möchtet, dass die Änderungen eher Vorschlagscharakter haben, könnt ihr folgende Anweisung geben – ChatGPT erklärt dann zusätzlich, was aus welchen Gründen angepasst wurde:
• Stell dir vor, du bist professionelle:r Korrekturleser:in und sollst mir helfen, den folgenden Text zu korrigieren:
  [Zu lektorierenden Text einfügen]
  Bitte zeige mir alle notwendigen Korrekturen oder Vorschläge zur Verbesserung des Textes.

💡 Übrigens: Wenn ihr ChatGPT im Prompt (wie hier dargestellt) in gendergerechter Sprache brieft, werden gendergerechte Schreibweisen auch im Lektorat berücksichtigt beziehungsweise nicht als Fehler angekreidet. Standardmäßig ist die KI nämlich auf die männliche Schreibweise trainiert.

Gute Prompts für KI schreiben – darauf solltet ihr achten

Um besonders gute Ergebnisse beim Einsatz von KI zu erzielen, sollten eure Prompts immer möglichst klar und präzise formuliert sein. Worauf ihr bei der Formulierung konkret achten könnt, haben wir hier noch einmal übersichtlich als Checkliste zusammengefasst:

• Präzise Anweisungen: Euer Prompt sollte immer eine klare Aufgabe oder Frage beinhalten. Wenn ihr mehrere Fragen oder Arbeitsaufträge habt, teilt diese am besten in kleinere Teile auf und gebt sie separat ein.
• Klare und einfache Sprache: Formuliert eure Eingaben kurz und leicht verständlich. Lange und komplizierte Schachtelsätze führen sonst schnell dazu, dass euch die KI missversteht und falsche oder ungenaue Ergebnisse liefert. Vermeidet außerdem Fachsprache, Jargon oder Dialekt.
• Kontext: Gebt der KI möglichst viel Kontext mit an die Hand. Je mehr Informationen ihr der Technologie zu eurem Anliegen zur Verfügung stellt, desto maßgeschneiderter werden die Antworten sein.
• Rückfragen: Wenn das Tool nicht auf Anhieb die passende Antwort liefert, könnt ihr nachbohren, um mehr Details zu erhalten. Präzisiert dazu einfach euren Prompt. So könnt ihr die KI beispielsweise bitten, die Antwort kürzer zu formulieren oder eine bestimmte Tonalität zu verwenden.
• Nomen und Vollverben: Achtet darauf, möglichst viele eindeutige Schlüsselwörter in eure Prompts zu packen – natürlich in einem sinnvollen Maße. Diese helfen der KI, eure Anfrage richtig zu interpretieren.
• Synonyme: Wenn ihr beim ersten Versuch nicht das gewünschte Ergebnis erhaltet, lohnt sich ein zweiter Anlauf mit einem Synonym. Möglicherweise versteht die KI die neue Formulierung besser als die ursprüngliche Eingabe.

KI-gestützt kommunizieren mit AVA von Haiilo

Auch wir bei Haiilo setzen auf künstliche Intelligenz: Für euer Haiilo Social Intranet bieten wir euch eine KI-Integration namens AVA (Artificial Virtual Assistant). Diese unterstützt euch als smarte Assistentin bei der Contenterstellung. Das Besondere: Ihr spart euch dabei an vielen Stellen die (oft mühsame) Suche nach den richtigen Prompts. Denn AVA ist mit einer besonders nutzerfreundlichen Oberfläche und hilfreichen Shortcuts ausgestattet, die euch die Content Creation für die interne Kommunikation noch leichter machen.

Ihr könnt so bis zu zehnmal schneller ansprechende Kommunikationsinhalte für verschiedene Zielgruppen erstellen – und das in nur wenigen Schritten:

1. Wählt euer Thema aus,
2. legt fest, wie lang euer Text sein soll,
3. passt die Tonalität an eure Zielgruppe an
4. und lasst euch von AVA einen kompletten Textentwurf liefern.

Anschließend könnt ihr den Text dann noch nach Belieben anpassen sowie Bilder, Videos, Links und mehr hinzufügen.

Umgekehrt könnt ihr mit AVA auch Texte, die ihr selbst erstellt habt, noch besser an den Stil eures Unternehmens anpassen. Ihr könnt den Tonfall freundlicher, formeller oder professioneller machen. Außerdem könnt ihr Texte kürzen oder verlängern, sie vereinfachen oder zusammenfassen.

Mehr darüber, wie eure Kommunikator:innen AVA im Arbeitsalltag einsetzen können, lest ihr in unserem Blogartikel zur Einführung von Haiilo AVA.