10 Tipps, um den Vorstand von der internen Kommunikationssoftware zu überzeugen

Ihr seid überzeugt davon, dass ein Social Intranet oder eine Mitarbeiter-App eure interne Kommunikation maßgeblich verbessern wird? Bevor ihr mit der Einführung einer neuen Kommunikationssoftware beginnt, gibt es noch einen wichtigen Schritt zu tun: Ihr müsst euren Vorstand überzeugen.

Das Top-Management ins Boot zu holen, ist einerseits maßgeblich, um überhaupt die Zustimmung und Mittel für die Projektumsetzung zu erhalten. Darüber hinaus kann es auch der Startschuss für eine fruchtbare Zusammenarbeit sein, bei der eure Geschäftsleitung euch tatkräftig dabei unterstützt, die neue Software erfolgreich im Unternehmen einzuführen – und am Ende auch die Belegschaft davon zu überzeugen.

Wir verraten euch im Folgenden zehn Tipps, mit denen ihr Entscheider:innen auf C-Level-Positionen als aktive Fürsprecher:innen für eure interne Kommunikationssoftware gewinnt.

1. Involviert den Vorstand frühzeitig

Viele neigen dazu, den Vorstand erst relativ spät ins Boot zu holen – nämlich erst dann, wenn die Idee bis ins Detail ausgearbeitet ist und der Projektplan für die Einführung der Software steht. Das mag die ein oder anderen Vorstände zwar von eurer guten Planung überzeugen, lässt aber wenig Spielraum für eigene Gedanken und Ideen.

Bezieht den Vorstand lieber schon in einem frühen Pitch in eure Überlegungen ein und haltet ihn während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden. So gebt ihr ihm die Möglichkeit, sich aktiv an eurer Idee zu beteiligen und sie gemeinsam zu entwickeln. Durch das frühzeitige Involvieren und regelmäßige Reporting steigen die Identifikation und das Vertrauen. Die Einführung der internen Kommunikationssoftware wird zu einem Projekt, hinter dem der Vorstand voll und ganz steht, weil darin auch sein eigenes Gedankengut steckt.

Damit gewinnt ihr euer Top-Management am Ende auch als aktive Projektsponsor:innen, die euer Projekt im restlichen Unternehmen vermarkten und wesentlich zum Erfolg beitragen.

2. Holt die wichtigsten Stakeholder ins Boot

Je mehr wichtige Stakeholder:innen hinter eurem Projekt stehen, desto einfacher lässt sich auch der Vorstand überzeugen. Sprecht zum Beispiel mit Entscheider:innen aus IT, Legal, Marketing und eurer Personalabteilung und findet heraus, wie diese zur Einführung eines Social Intranets oder einer Mitarbeiter-App stehen.

Im Gespräch mit Datenschutzbeauftragten könnt ihr zum Beispiel direkt Sicherheitsbedenken klären. Ein Austausch mit der IT-Abteilung kann euch wiederum Einblick in die technischen Möglichkeiten geben.

Mit den Sichtweisen der Stakeholder:innen im Gepäck könnt ihr euren Vorstand noch mehr von der Relevanz eures Projekts überzeugen und frühzeitig für eine hohe Akzeptanz bei den wichtigsten Entscheider:innen und Projektbeteiligten sorgen.

💡 Tipp: Um noch mehr Vertrauen aufzubauen, könnt ihr und eure Kolleg:innen auch öffentlich über die Relevanz des Themas sprechen. Teilt eure Meinungen und Expertise zum Beispiel auf Social Media. Das gibt eurer Geschäftsleitung ein klares Zeichen, dass ihr und euer Team hinter dem Projekt steht und es aktiv voranbringen wollt.

3. Geht ins persönliche Gespräch

Eure Argumentation für eine interne Kommunikationssoftware vermittelt ihr am besten über eine ansprechende Präsentation. Auch ein schriftliches Executive Summary hat sich bewährt, um eure Gründe anschaulich vorzubringen, eure Vision zu visualisieren sowie Use Cases zu präsentieren.

Darüber hinaus solltet ihr aber auch das persönliche Gespräch abseits von Vorstandssitzungen und großen Meetings suchen. Im Dialog mit Mitgliedern aus dem Top-Management könnt ihr euch dynamisch austauschen und auf Augenhöhe eure gegenseitigen Vorstellungen und Erwartungen besser kennenlernen. So findet ihr schließlich auch heraus, welche Prioritäten oder auch Bedenken eure Vorstände haben und könnt eure Präsentation und Argumentation daran anpassen.

💡 Tipp: Nehmt generell nicht erst Kontakt zu eurer Geschäftsleitung auf, wenn ihr etwas von ihr braucht. Baut stattdessen durch regelmäßigen Austausch eine vertrauensvolle Beziehung auf. Das ist hilfreich, um den Vorstand auch für zukünftige Projekte zu gewinnen.

4. Argumentiert mit messbaren Zielen

Um den Vorstand von der Einführung einer Software für interne Kommunikation zu überzeugen, ist es wichtig, eine nachvollziehbare Argumentation zu präsentieren, die auf den strategischen Zielen und den geschäftlichen Vorteilen für das Unternehmen basiert.

Folgende Aspekte sollten Teil eurer Argumentation sein:

• Verknüpft die Einführung der Software mit den langfristigen strategischen Zielen und Werten eures Unternehmens. Betont, wie die Software dazu beitragen kann, diese Ziele zu erreichen (z. B. verbesserte interne Kommunikation, gesteigerte Effizienz, bessere Zusammenarbeit).
• Findet durch Value-Fragen heraus, welche konkreten Vorteile und welchen Mehrwert die Software für euer Unternehmen hat. Beispielhafte Fragen sind: Inwiefern könnten Arbeitsabläufe durch eine bessere Kommunikation beschleunigt werden? Wie könnte die Software dazu beitragen, das Mitarbeiterengagement zu steigern? Gibt es Möglichkeiten, durch die Einführung der Software Kosten zu senken? Beantwortet die Fragen durch gute Recherche und baut die Ergebnisse in eure Argumentation ein.
• Identifiziert die spezifischen Herausforderungen und Probleme, die durch die Einführung der Kommunikationssoftware gelöst werden sollen. Arbeit dabei mit Beispielen und konkreten Use Cases aus eurem Unternehmensalltag. Geht hierfür im Vorfeld auch auf die unterschiedlichen Departments und Mitarbeitergruppen zu.
• Zeigt auf, wie die Software einen positiven Return on Investment (ROI) für das Unternehmen generieren kann. Berücksichtigt sowohl die Kosten als auch die erwarteten Einsparungen oder Umsatzsteigerungen.
• Benennt Key Performance Indicators (KPIs), mit denen ihr den Erfolg eurer internen Kommunikationssoftware messen wollt. Messbare Kennzahlen sind beispielsweise die Nutzungshäufigkeit der Plattform, die Effizienz der Informationsverbreitung, die Mitarbeiterengagement-Raten oder die Zeitersparnis bei der Kommunikation.

5. Betont die Bedeutung der internen Kommunikation

Klare Ziele, Fakten und messbare Kennzahlen sind sicherlich sehr wichtige Argumente. Unser Tipp ist jedoch, euren Vorstand nicht nur auf rationaler, sondern auch auf emotionaler Ebene anzusprechen.

Als internes Kommunikationsteam ist eine gute Mitarbeiterkommunikation für euch eine Herzensangelegenheit. Holt den Vorstand ab, warum das Thema auch für das gesamte Unternehmen eine Herzensangelegenheit sein sollte. Verdeutlicht, welche Relevanz die interne Kommunikation und deren Digitalisierung hat, welche Rolle sie in modernen Unternehmen spielt und wofür sie Treiber sein kann, zum Beispiel in Bezug auf Mitarbeiterengagement, Führung und Kultur.

Erzählt eine Geschichte – die Geschichte eures Unternehmens und wie die Software für interne Kommunikation euch näher zusammenbringt und als Organisation wachsen lässt. Malt die Vision eines zeitgemäßen Unternehmens, das die Bedürfnisse der Arbeitswelt von morgen erfüllt.

6. Verdeutlicht die Rolle des Vorstands in der Mitarbeiterkommunikation

Nicht zuletzt solltet ihr auch die Rolle des Vorstands in der internen Kommunikation in eure Argumentation einfließen lassen. Wie profitieren die Vorstandsmitglieder persönlich von der Einführung eines modernen Kommunikationstools? Der Vorstand selbst ist ein wichtiger Akteur in der Kommunikation im Unternehmen, zum Beispiel bei der:

• Umsetzung der Unternehmensstrategie
• Verteilung von Informationen an alle Ebenen der Organisation
• Motivation und Bindung von Mitarbeitenden
• Bewältigung von Krisensituationen
• Schaffung einer gemeinsamen Unternehmensidentität
• Förderung von Innovation
• Umsetzung von Change-Prozessen

Sprecht den Vorstand daher auch in seiner Rolle als Nutzer der Plattform an und zeigt ihm, wie sie ihn in seinem Daily Doing unterstützt.

Hier zwei Beispiele aus den Erfolgsgeschichten unserer Kund:innen:

⭐ Der Vorstand der Barmenia Versicherungen hat vor allem einen großen Vorteil der neuen Kommunikationsplattform Haiilo für sich entdeckt: Er kann jetzt auch endlich mobil über sein iPad auf alle Intranet-Inhalte zugreifen und unkompliziert kommunizieren, wann und wo er will. Über die Mitarbeiterprofile mit persönlichen Fotos und kurzen Steckbriefen hat der Vorstand zudem einen Überblick über alle Mitarbeitenden und findet immer die richtigen Ansprechpartner:innen.

⭐ Der Vorstand der Johanniter-Unfall-Hilfe profitiert durch die Kommunikationsplattform Haiilo vor allem von der Benachrichtigungsfunktion und anderen Personalisierungsmöglichkeiten. So erhält er immer die neuesten Informationen zu Themen, die für ihn relevant sind.

7. Vergleicht Use Cases und Software

Wie machen es eigentlich andere Unternehmen und wie profitieren sie von einer Kommunikationssoftware? Fallstudien oder Testimonials machen sich in der Argumentationskette immer gut und veranschaulichen den Mehrwert eures Projekts.

• Werft einen genauen Blick auf eure Konkurrenz: Wie ist ihre Kommunikation aufgestellt, welche Tools nutzen sie und wie heben sie sich dadurch von euch ab?
• Zieht erfolgreiche Marken oder auch die Erfahrungen eurer Geschäftspartner:innen als positive Beispiele heran.

Ebenso ist es sinnvoll, eurem Vorstand einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Möglichkeiten der Markt überhaupt bietet. Vergleicht verschiedene Kommunikationstools miteinander und zeigt anhand von Best Practices oder auch Rezensionen, welche Chancen sich aus der Nutzung der Tools ergeben. Wenn möglich, nutzt Screenshots oder Demoversionen, um eurem Vorstand die infrage kommenden Tools, ihre Funktionalitäten und Vorteile vorzuführen.

📚 Lesetipp: Wir haben euch etwas Arbeit vorweggenommen und auf unserem Blog die wichtigsten internen Kommunikationskanäle für euch miteinander verglichen. Darüber hinaus haben wir uns die besten Mitarbeiter-Apps sowie Intranet-Lösungen für große Unternehmen näher angeschaut. Bedient euch gerne für eure Argumentation daraus und entdeckt die Vorteile von modernen Intranets und Apps für die Mitarbeiterkommunikation.

8. Klärt Fragen zur Umsetzung

Bisher habt ihr euren Vorstand vor allem mit dem „Warum“ überzeugt, also mit den Gründen, die für die Einführung einer Kommunikationssoftware in eurem Unternehmen sprechen. Früher oder später werdet ihr aber auch mit Fragen zum „Wie“, also zur Umsetzung, konfrontiert werden.

Seid darauf vorbereitet und sprecht am besten proaktiv die Herausforderungen und Lösungen an:

• Stellt die Projektbeteiligten vor, die bei der Umsetzung eine wichtige Rolle spielen. Diese habt ihr in Schritt zwei im besten Fall schon ins Boot geholt.
• Zieht die Möglichkeit in Betracht, externe Partner:innen zur Unterstützung hinzuziehen. Diese können euch zum Beispiel bei der Strategie, Konzeption und Auswahl des geeigneten Tools unter die Arme greifen.
• Zeigt, welchen Support ihr bei der Implementierung erwarten könnt, zum Beispiel durch die Wahl eines Intranet-Anbieters mit persönlicher Betreuung.
• Legt einen Plan vor, wie ihr die Mitarbeitenden zum neuen Kommunikationstool abholen und schulen wollt.

Seid auch immer transparent, was mögliche Risiken und Unsicherheiten im Zusammenhang mit der Einführung einer neuen Software angeht, und präsentiert Strategien, wie ihr diese minimiert.

📚 Lesetipp: Auf unserem Blog findet ihr mehrere Guides, die euch dabei helfen, auf die Frage des „Wie“ die richtigen Antworten zu finden. Erfahrt zum Beispiel, worauf ihr achten müsst, wenn ihr euren Intranet-Anbieter wechselt oder von Grund auf ein neues Social Intranet einführt.

9. Schlagt eine Pilotphase vor

Euer Vorstand ist noch immer nicht ganz überzeugt? Dann schlagt eine Pilotphase vor. Testet die Kommunikationssoftware mit einer ausgewählten Gruppe von Nutzer:innen und ladet auch euer Top-Management dazu ein. In dieser Testphase könnt ihr unter realen Bedingungen herausfinden, ob die Software hält, was sie verspricht, praxisnahe Erfahrungen sammeln und mögliche Probleme identifizieren.

Bereitet die Ergebnisse aus dem Praxistest anschließend auf und verstärkt damit eure theoretische Argumentation.

10. Bleibt dran

Ein wichtiger Tipp zum Schluss: Gebt nicht gleich beim ersten Widerstand auf. Nicht jeder Vorstand ist sofort nach der ersten Präsentation überzeugt von eurer Idee. Wenn ihr auf Ablehnung stoßt, fragt nach den Gründen und den größten Bedenken. Sammelt offene Fragen und Zweifel und nehmt sie mit, um euer Projekt zu optimieren.

Am besten plant ihr von Anfang an Folgemeetings ein. So habt ihr die Möglichkeit, Anpassungen vorzunehmen, Lösungen zu präsentieren und damit in ein erneutes Gespräch zu gehen.

Fazit: Einführung einer Kommunikationssoftware als gemeinsames Projekt

Damit die Einführung einer internen Kommunikationsplattform zu einem vollen Erfolg wird, solltet ihr euren Vorstand nicht nur von eurer Idee überzeugen, sondern ihn auch nachhaltig dafür begeistern. Bezieht ihn dafür frühzeitig und aktiv in euer Projekt ein. Lasst ihn an euren Überlegungen und Prozessen teilhaben und macht die Software-Einführung so zu einer Entscheidung, die ihr gemeinsam zum Wohl des Unternehmens getroffen habt.

Neben Fakten, messbaren Zielen, konkreten Beispielen und Use Cases findet am Ende des Tages viel Überzeugungskraft auch auf emotionaler Ebene statt. Macht im persönlichen Austausch klar, welche Rolle die interne Kommunikation für euch, die Mitarbeitenden, die Führungskräfte und das gesamte Unternehmen spielt und wie euch die Einführung einer Software dabei unterstützt, aktuelle Herausforderungen und Anforderungen zu meistern.