Wie ihr die Digitalisierung von Non-Desk-Mitarbeitenden richtig angeht

Digitale Transformation und New Work finden in vielen Unternehmen vor allem im Büro statt – und klammern damit einen Großteil der Belegschaft aus. Denn tatsächlich arbeiten laut einer internationalen Studie schätzungsweise 75 bis 80 Prozent der Arbeitnehmenden weltweit nicht an einem Schreibtisch, sondern beispielsweise am Fließband in der Produktion, am Menschen in der Pflege oder an der Kasse im Einzelhandel.

Diese Non-Desk-Mitarbeitenden haben oft keinen oder nur erschwerten Zugriff auf digitale Kommunikationsmittel wie die klassische E-Mail oder das Intranet. Dadurch sind sie weniger informiert, weniger gut mit ihren Kolleg:innen vernetzt und auch weniger in die Unternehmenskultur integriert.

Für die Digitalisierung von Non-Desk-Mitarbeitenden braucht es Tools, die flexibel, orts- und zeitunabhängig sowie leicht zu bedienen sind und die Kommunikation auf allen Ebenen fördern: top-down, bottom-up sowie horizontal über Standort- und Abteilungsgrenzen hinweg.

In diesem Beitrag erklären wir euch, warum ihr eure bisherige Digitalisierungsstrategie nochmal überdenken solltet und wie ihr eure schreibtischlosen Mitarbeitenden besser in eure interne Kommunikation einbindet.

Was zeichnet Non-Desk-Mitarbeitende aus?

Im Englischen gibt es für Arbeitnehmende, die nicht am Schreibtisch arbeiten, eine Reihe von Bezeichnungen, darunter „Non Desk Worker“, „Deskless Worker“, „Frontline Worker“ und „Blue Collar Worker“. Im Deutschen sind damit meist die klassischen Arbeiter:innen gemeint. Als Abgrenzung zu den kaufmännischen Angestellten im Büro wird hier auch oft von gewerblichen Mitarbeitenden gesprochen.

Non-Desk-Mitarbeitende sind in verschiedenen Branchen und Berufen tätig, bei denen ihre Arbeit nicht auf einen festen Schreibtisch beschränkt ist. Sie haben keinen eigenen Bildschirmarbeitsplatz und damit auch keinen direkten Zugang zu digitalen Arbeitsmitteln.

Typische Beispiele für Non-Desk-Mitarbeitende sind:

• Außendienst: z. B. Vertriebsmitarbeitende, Servicetechniker:innen und Kundendienstmitarbeitende, die viel unterwegs sind
• Einzelhandel: z. B. Verkäufer:innen, Lagermitarbeitende und Kundenberater:innen, die auf verschiedene Filialen verteilt sind
• Gesundheitswesen: z. B. Pflegekräfte, Arztpersonal und Labormitarbeitende, die in verschiedenen Abteilungen von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen arbeiten
• Produktion: z. B. Montagearbeiter:innen, Metallbauer:innen und Techniker:innen, die in der Produktionsstätte an den Fertigungsanlagen arbeiten
• Bau und Handwerk: z. B. Installateur:innen, Monteur:innen und Bauarbeiter:innen, die ihre Arbeit an wechselnden Standorten verrichten
• Logistik und Transport: z. B. Zusteller:innen, Lkw-Fahrer:innen und Lagerist:innen, die Waren von A nach B bringen

Sie sind „Mitarbeitende an der Basis“, sind nah an den Kund:innen und führen vor allem operative Tätigkeiten aus. Sie sind das Herz des Unternehmens – aber leider oft nicht das Herz der Digitalisierungsstrategie.

Status quo: Der Digitalisierungsgrad von Non-Desk-Workern

Mitarbeitende ohne eigenen Schreibtischarbeitsplatz arbeiten oft mit recht veralteten und ineffizienten Kommunikationsmitteln. Informationen werden über Aushänge am Schwarzen Brett geteilt, Prozesse über Listen und Formulare in Papierform gelöst, der Austausch mit Kolleg:innen findet über das Telefon statt, der Schichtplan wird über einen lokalen PC eingesehen und zum Jour fixe werden alle Teammitglieder vor Ort zusammengetrommelt. Um die Kommunikation ein bisschen einfacher zu gestalten, werden teilweise auch schnell WhatsApp-Gruppen erstellt. Aus DSGVO-Sicht ist das aber alles andere als ideal.

Von der Mobilstrategie in Unternehmen werden gewerbliche Mitarbeitende meist ausgeschlossen; während Führungskräfte, Management und Vertrieb mit den neuesten Firmenhandys und Tablets ausgestattet werden, gehen das Verkaufspersonal im lokalen Ladengeschäft und die Pflegekraft im Wohnheim leer aus.

Die Folgen eines fehlenden Digitalisierungsgrads

Die Folgen dieses eingeschränkten Zugangs zu digitalen Kommunikationsmitteln in der Arbeitswelt der Non-Desk-Belegschaft sind verheerend: Die Arbeits- und Kommunikationswege sind oft sehr lang und umständlich. Dadurch kommt es zu Verzögerungen und Fehlern. Insgesamt sind viele Abläufe oft wenig effizient, was sich negativ auf die Rentabilität auswirkt. Wissen und Informationen sind nicht transparent und es fehlt der kollegiale Austausch. So entstehen Silos und das Wir-Gefühl leidet.

Was brauchen Deskless-Mitarbeitende?

Kolleg:innen ohne Schreibtischarbeitsplatz brauchen in erster Linie Aufmerksamkeit und Sichtbarkeit. Bei Digitalisierungsinitiativen und Maßnahmen der internen Kommunikation stehen meist die Desktop-Mitarbeitenden im Fokus. In Unternehmen im produzierenden Gewerbe oder beispielsweise im Gesundheitswesen, in denen über die Hälfte der Belegschaft aus Non-Desk-Mitarbeitenden besteht, sollte das Augenmerk jedoch auf dieser Gruppe liegen.

Verantwortliche der Unternehmenskommunikation in diesen Organisationen sollten sich daher folgende Frage stellen:
Wie würde ein Projekt der internen Kommunikation aussehen, wenn es von Non-Desk-Mitarbeitenden ausgerichtet wird?

Gefragt ist eine „Frontline-First-Kultur“, in der ihr euren Mitarbeitenden an der Basis zuhört (Stichwort Employee Listening), ihre Bedürfnisse versteht und sie aktiv in euer Unternehmensgeschehen einbindet.

Wenn ihr digitale Projekte plant, zum Beispiel die Einführung eines neuen Kommunikationstools, dann solltet ihr eure schreibtischlosen Mitarbeitenden zumindest zu ihren Herausforderungen und Anforderungen befragen. Bezieht sie in eure Projektgruppe ein und berücksichtigt ihre Ansichten.

Wie sieht interne Kommunikation aus, die von Deskless-Mitarbeitenden ausgerichtet wird?

Interne Kommunikation, die auf die Bedürfnisse von Non-Desk-Workern ausgerichtet ist, sollte darauf abzielen, eine effektive und zugängliche Kommunikationsinfrastruktur bereitzustellen, die die spezifischen Herausforderungen und Arbeitsumgebungen dieser Mitarbeitenden berücksichtigt.

1. Mobile Kommunikationskanäle

Die Kommunikation von schreibtischlosen Mitarbeitenden ist vorwiegend asynchron. Es braucht Kanäle und Tools, mit denen sie sich orts- und zeitunabhängig informieren und austauschen können. Hier bieten vor allem zwei Plattformen einen enormen Mehrwert:

Mobiles (Social) Intranet

Ein mobil zugängliches Social Intranet deckt alle Ebenen der Kommunikation ab:

• Es ermöglicht eine zielgruppengerechte Top-down-Kommunikation mit Newsfeeds und zentralen Informationsseiten.
• Mitarbeitende können unkompliziert mit Beiträgen interagieren und so auch direktes Bottom-up-Feedback geben.
• In Chats und Mitarbeiter-Communities arbeiten Kolleg:innen in ihren Teams sowie abteilungsübergreifend effizient zusammen und können einfach Wissen miteinander teilen.
• In den Interessensgruppen können sich die Mitarbeitenden auch privat austauschen und sich so besser kennenlernen.
• Über das Social Intranet stellt ihr euer Unternehmenswissen zentral bereit und beschleunigt die Suche nach Informationen. Das erleichtert euch auch das Onboarding neuer Kolleg:innen.

Ein klassisches Intranet ist meist auf die Desktop-Nutzung ausgelegt. Mit einem mobilen Intranet, das über verschiedene Endgeräte wie Smartphones oder Tablets aufrufbar ist, macht ihr die Funktionen auch für Mitarbeitende ohne Computerarbeitsplatz zugänglich.

Mitarbeiter-App

Die Mitarbeiter-App ist ganz auf die mobile Anwendung ausgerichtet. Sie ermöglicht es euch, all eure Mitarbeitenden zu erreichen, egal wo sie sich gerade aufhalten. Das erleichtert euch die Kommunikation mit den verschiedenen Abteilungen, Filialen und Standorten eures Unternehmens.

Über das Smartphone ist die Mitarbeiter-App und damit das Unternehmenswissen jederzeit griffbereit in der Hosentasche. Ob morgens in der Umkleide, in der Pause oder auf der Fahrt zur Kundschaft – die Mitarbeitenden können mit einem Handgriff kurz Infos checken, die Telefonnummer von Kolleg:innen heraussuchen oder direkt Chats mit ihnen beginnen, wichtige Dokumentationen wie beispielsweise Sicherheitshinweise für die Produktionsstätte aufrufen oder schnell den aktuellen Schichtplan einsehen.

2. Technische Ausstattung

Um die digitalen Kommunikationskanäle aufzurufen, benötigen eure Mitarbeitenden natürlich auch die technischen Mittel. Es gibt mehrere Möglichkeiten:

Digital Signage

Damit gemeint sind zentral verwaltete Digitalanzeigen. Dafür hängt oder stellt ihr Bildschirme an sinnvollen Orten in eurem Unternehmen auf und spielt dort relevante Informationen für die Mitarbeitergruppen vor Ort aus. Sie dienen dann als digitales Schwarzes Brett. Es gibt auch interaktive Varianten mit Touchscreen, sodass die Nutzer:innen durch die Inhalte scrollen oder auch filtern und nach Informationen suchen können. 

Die Brandenburger Firmengruppe hat beispielsweise alle Pinnwände und Schwarzen Bretter im Unternehmen durch Bildschirme und öffentliche Tablets ersetzt und ermöglicht so allen Mitarbeitenden einen einfachen Intranet-Zugang – auch ohne eigenes Gerät.

Digital Signage ist jedoch sehr ortsgebunden und sollte daher nicht die erste beziehungsweise einzige Wahl für eure Digitalstrategie sein.

Firmengeräte

Stellt euren Mitarbeitenden Firmenhandys und -tablets als Benefits zur Verfügung. Wichtig ist dabei, dass ihr alle Mitarbeitenden gleichermaßen berücksichtigt und eben nicht nur das Management mit der neuesten Technik ausstattet.

Eine Option ist, dass ihr ein gleiches Budget für alle festlegt und sich die Mitarbeitenden damit dann ein Gerät ihrer Wahl aussuchen können (Choose your own device). Bei hochpreisigen Geräten beteiligen sie sich an den Kosten. Der Vorteil ist, dass sich die Mitarbeitenden flexibel für die Technik entscheiden können, die ihnen am meisten liegt – der eine möchte gern an seinem Arbeitsplatz mit einem Android-Smartphone arbeiten, die andere lieber mit einem iPad.

Bring your own device (BYOD)

Vielleicht braucht es auch keine eigenen Firmengeräte – die meisten Menschen besitzen sowieso ein Smartphone, das sie überallhin mitnehmen. Beim BYOD-Modell können die Mitarbeitenden einfach ihre privaten Smartphones, Tablets oder auch Wearables nutzen und dort zum Beispiel die Mitarbeiter-App installieren.

Durch die Nutzung des eigenen, vertrauten Geräts können Berührungsängste abgebaut und die Akzeptanz für eure digitalen Tools erhöht werden.

Auf der anderen Seite gibt es aber auch Mitarbeitende, die ungern ihre eigenen Geräte nutzen, da sie Privates und Geschäftliches nicht vermischen möchten. Hier solltet ihr in erster Linie Aufklärungsarbeit leisten: Erklärt euren Mitarbeitenden, welche Vorteile BYOD hat, und begegnet ihren Bedenken mit klaren Richtlinien zum Datenschutz und der Nutzung von privaten Geräten. Vielleicht testet ihr das Modell auch erst einmal in einer Pilotphase und holt euch Feedback ein. 

Wenn das Modell dennoch auf Ablehnung stößt, bietet alternative Lösungen an, wie zum Beispiel Unternehmensgeräte und Digital Signage.

3. Digitalisierung von Prozessen

Vor allem Non-Desk-Mitarbeitende müssen sich im Alltag noch mit vielen papiergebundenen Prozessen herumschlagen. Für Urlaubsanträge müssen sie ein Formular ausfüllen und in die Verwaltung bringen. Der Schichtplan wird ans Schwarze Brett geheftet und muss bei jeder Änderung neu ausgedruckt werden. Im schlechtesten Fall bekommen die Mitarbeitenden die Änderungen nicht einmal mit.

Das geht besser: Es gibt viele Tools für die digitale Arbeitszeiterfassung, Dienstplanung und verschiedene HR-Services. Diese lassen sich oft auch einfach in das moderne Intranet einbinden. So können Dienstplanänderungen zum Beispiel direkt über Chat geklärt werden.

4. Multimediale und personalisierte Inhalte

Der Schlüssel für eine Kommunikation, die all eure Mitarbeitenden erreicht, auch diejenigen ohne Schreibtisch, ist Personalisierung. Stellt Inhalte bereit, die an die individuellen Bedürfnisse und Aufgaben der Zielgruppen angepasst sind. Gebt den Nutzer:innen im Intranet oder der Mitarbeiter-App die Möglichkeit, Kanäle zu abonnieren, Inhalte zu filtern und gezielt nach Themen zu suchen, die sie interessieren oder die für ihren Arbeitsalltag wirklich relevant sind.

Eine gute Möglichkeit zur Personalisierung sind zum Beispiel zielgruppenspezifische Mitarbeiter-Communities. Darüber organisieren sich bei der Johanniter-Unfall-Hilfe beispielsweise die Helfenden auf unterschiedlichen Veranstaltungen. In den digitalen Gruppen sind sie im Vorfeld sowie vor Ort immer bestens vernetzt und haben jederzeit einfachen und mobilen Zugriff zu Einsatzdokumenten und anderen wichtigen Informationen.

Nutzt neben Textinhalten zudem visuelle und auditive Kommunikationsmittel wie Videos, Podcasts und Bildanleitungen. Diese lassen sich auch schnell zwischendurch konsumieren und ihr könnt Informationen leicht verständlich vermitteln.

5. Echtzeit- und Notfallkommunikation

Deskless-Mitarbeitende sind oft schwerer zu erreichen. Besonders bei zeitkritischen Themen ist das eine große Herausforderung, zum Beispiel wenn es einen Sicherheitsvorfall gab oder Änderungen an Abläufen vorgenommen wurden, die direkt umgesetzt werden sollen.

Mit einer Mitarbeiter-App könnt ihr zielgerichtet Informationen ausspielen und diese auch durch Push-Benachrichtigungen sichtbar machen. Die Nutzer:innen kennen diese Notifications auch aus anderen Apps und werden so direkt über Neuigkeiten informiert.

6. Feedback-Mechanismen

Implementiert Feedback-Mechanismen, mit denen auch Non-Desk-Worker unkompliziert Rückmeldungen geben können. Über das Social Intranet ist das beispielsweise direkt über das Liken und Kommentieren von Beiträgen möglich.

Geht aber auch direkt auf eure Mitarbeitenden zu und sucht den Dialog. In regelmäßigen Mitarbeiterbefragungen lernt ihr die Bedürfnisse eurer Beschäftigten in den unterschiedlichen Arbeitsbereichen besser kennen und könnt eure Kommunikation daran anpassen. Zudem erhaltet ihr wertvolle Einblicke in die Basis eures Unternehmens, die euch sonst verborgen bleiben – für die richtigen Unternehmensentscheidungen aber von großer Bedeutung sind.

7. Bedienbarkeit der Tools

Non-Desk-Mitarbeitende brauchen flexible, einfache, zuverlässige und intuitive Tools mit einer hohen Usability – Tools, die auch von technisch nicht so versierten Personen bedient werden können. In der täglichen Nutzung erhöht sich so der Digitalisierungsgrad eurer Beschäftigten automatisch – ohne umfangreiche Einarbeitungen.

Zusätzlich solltet ihr eure Mitarbeitenden aber auch immer schulen, wenn ihr neue digitale Tools wie eine Kommunikationssoftware einführt. Bietet Workshops, Trainings und offene Sprechstunden an. Ein Tipp: Richtet in eurer Kommunikationsplattform eine Hilfe-Community ein, in der sie Fragen stellen und sich gegenseitig helfen können.

Wie Haiilo den Alltag von Non-Desk-Mitarbeitenden erleichtert

Mit der Social-Intranet-Lösung von Haiilo schlagt ihr zwei Fliegen mit einer Klappe: Eure Mitarbeitenden können die Plattform sowohl als Desktop-Anwendung nutzen als auch in einer Mitarbeiter-App. Unabhängig von Standort oder Endgerät hat so die gesamte Belegschaft gleichermaßen Zugang zu Informationen und kann aktiv am Unternehmensgeschehen teilnehmen.

Vorteile der Mitarbeiter-App

Nehmen wir das Beispiel von Peter: Peter ist 51 Jahre alt und arbeitet seit 20 Jahren als Lagermitarbeiter in einer Produktionsfirma. Bei den Umkleiden hängt ein Schwarzes Brett mit den wichtigsten Hinweisen, die er sich morgens bei Arbeitsbeginn kurz anschaut. Seine Aufmerksamkeit gilt dabei vor allem dem aktuellen Dienstplan und dem Speiseplan der Kantine. Im Pausenraum liegen zudem manchmal Mitarbeitermagazine aus, über die er von vergangenen Projekten aus seinem Unternehmen erfährt. Sonst hat er aber wenig Einblick in die anderen Abteilungen.

Seit Neuestem nutzt sein Unternehmen die Mitarbeiter-App von Haiilo, die er sich auf sein privates Handy heruntergeladen hat:

• Über Push-Benachrichtigungen sieht Peter nun immer sofort, wenn es für ihn wichtige Informationen gibt. Die Funktion kennt er schon von WhatsApp und anderen Apps, die er in der Freizeit nutzt, und er weiß, wie er darauf reagieren muss.
• In der Pause fällt Peter ein, dass er noch einen wichtigen Arzttermin vereinbaren muss. Er ruft auf seinem Smartphone den digitalen Schichtplan für die kommende Woche auf und prüft, wann er dafür am besten Zeit hat.
• Leider kollidieren die verfügbaren Arzttermine mit seiner Einteilung im Schichtplan. Er schreibt in den Gruppen-Chat seines Teams, ob jemand bereit wäre, die Schicht zu tauschen. Eine Kollegin meldet sich, die Teamleitung ist damit einverstanden und hält die Änderung im Schichtplan fest.
• Peter arbeitet einen neuen Kollegen ein. Gemeinsam rufen sie in der App die aktuellen Sicherheitsrichtlinien für die Arbeit im Lager auf und gehen sie Schritt für Schritt durch.
• Peter ist passionierter Minigolf-Spieler. In der Interessensgruppe „Sport“ kann sich Peter mit Gleichgesinnten aus der gesamten Firma zu den besten Minigolf-Plätzen austauschen und sich für ein gemeinsames Match verabreden.
• Das Mitarbeitermagazin wurde abgeschafft. Dafür berichten die verschiedenen Abteilungen jetzt regelmäßig transparent von ihren Projekten, Erfahrungen und Erfolgen auf einem Blog und in den Gruppen. So ist Peter immer up to date, was seine Kolleg:innen machen – und kann auch selbst seine Erfahrungen teilen.

Dank der App ist Peter jetzt enger mit seinen Kolleg:innen vernetzt. Er spart sich lange Kommunikationswege und ist über das Geschehen in seinem Unternehmen bestens informiert.

Praxisbeispiel aus dem Außendienst

Unser Kunde Rotkäppchen-Mumm nutzt das Haiilo Intranet unter anderem für eine bessere Kommunikation vom Außendienst zum Unternehmen. Die Außendienstmitarbeitenden und Gebietsmanager:innen geben Einblicke in ihre Erfahrungen und Highlights aus dem Point of Sale direkt vor Ort und schicken beispielsweise Fotos von der Warenpräsentation in den Geschäften. Das gibt vor allem auch den Kolleg:innen aus dem Marketing wertvolle Informationen für die Wettbewerbsbeobachtung.

📽️ Diese und noch mehr Vorteile des Social Intranets von Haiilo zeigt euch Rotkäppchen-Mumm im Video.

Fazit: Das ist bei der Digitalisierung von Non-Desk-Mitarbeitenden wichtig

Insgesamt gilt: Bezieht eure Deskless Worker aktiv in eure Digitalisierungsstrategie ein und nehmt bei der Planung deren Perspektive ein. Vor allem in Unternehmen, in der ein Großteil der Belegschaft keine klassischen Schreibtischtätigkeiten ausführt, solltet ihr einen „Frontline-First“- und davon abgeleitet einen „Mobile-First“-Ansatz fahren.

Egal ob sie das eigene Smartphone oder ein Firmentablet nutzen – über ein mobiles Intranet oder eine Mitarbeiter-App könnt ihr eure Non-Desk-Mitarbeitenden aktiv in eure Mitarbeiterkommunikation einbinden, das Wir-Gefühl stärken und allen den Arbeitsalltag erleichtern.