Digitale Kommunikation in Unternehmen: Best Practices, Strategien und warum sie unverzichtbar ist

Hybride Arbeitsmodelle, Homeoffice-Jobs, Remote Work: Ohne die digitale Kommunikation funktionieren moderne Arbeitswelten nicht. Die Digitalisierung verändert wiederum, wie wir kommunizieren. Statt in der Kaffeeküche tauschen Mitarbeitende Informationen vermehrt per Messenger oder in Videokonferenzen aus. Auch Unternehmen teilen News seltener in Townhall-Meetings. Das (Social) Intranet oder Mitarbeiterportal erfüllen den gleichen Zweck.

So entsteht eine riesige Infrastruktur an digitalen Kommunikationsmedien innerhalb einer Organisation – und die muss gemanagt werden. Genau hier liegt die Herausforderung: Wie schaffen es Unternehmen, digitale Kommunikationswege zu etablieren, die den Informationsaustausch fördern? Und welche Kommunikationskanäle und -technologien bieten sich an?

In diesem Artikel zeigen wir euch Best Practices und geben Tipps, wie ihr die digitale Kommunikation unternehmensweit meistert.

Was ist digitale Kommunikation? Definition

Der Begriff digitale Kommunikation umfasst jegliche Form des Informationsaustauschs, der über elektronische oder internetbasierte Technologien stattfindet. Dazu gehören unter anderem E-Mails, soziale Netzwerke, Webseiten oder Tools wie ein Intranet.

Die Besonderheit: Die Technologien befinden sich im Wandel. Aktuell zeigt künstliche Intelligenz (KI) nochmals, welche Ausmaße die digitale Kommunikation annehmen kann.

• Vor KI: Maschinen kommunizieren mit Maschinen. Menschen tauschen sich mit Menschen über digitale Netzwerke aus.
• Nach KI: Maschinen und Menschen kommunizieren nun auch miteinander.

Eine genaue Definition für die digitale Kommunikation gibt es letztendlich nicht. Aus der Kommunikationswissenschaft lassen sich aber mehrere Theorien und Modelle heranziehen, um die digitale Kommunikation weiter einzuordnen.

Wissenschaftliche Modelle zur digitalen Kommunikation

Kommunikationswissenschaftler Watzlawick stellte die Theorie auf, dass wir nicht nicht kommunizieren können. Kommunikation steckt somit in allem, was wir in digitalen Welten veröffentlichen. Weitere Theorien beschäftigen sich damit, wie sich digitale Kommunikation unterteilt. Die Medienreichhaltigkeitstheorie (Media Richness Theorie) von Daft und Engel geht zum Beispiel davon aus, dass Kommunikation verschiedene Reichhaltigkeitsgrade besitzt. Der Grad ist von der Art und Weise abhängig, in der ihr kommuniziert:

• Hohe Reichhaltigkeit: zum Beispiel Videokonferenzen
• Mittlere Reichhaltigkeit: zum Beispiel E-Mails oder Chats, die Bildmaterial enthalten
• Niedrige Reichhaltigkeit: zum Beispiel kurze Textnachrichten oder Tweets

Anknüpfend stuft die Theorie der sozialen Präsenz (Social Presence Theory) digitale Kommunikationsmedien danach ein, wie sozial präsent die Nutzer:innen sind, während sie miteinander kommunizieren:

• Hohe soziale Präsenz: Videokonferenzen enthalten visuelle und auditive Hinweise, die weitere Ebenen der Kommunikation eröffnen.
• Niedrige soziale Präsenz: Textnachrichten fehlen genau diese nonverbalen Hinweise.

Arten der digitalen Kommunikation

Kurz gefasst unterteilt sich die digitale Kommunikation in drei verschiedene Kommunikationsformen:

1. Textbasierte Kommunikation: zum Beispiel über E-Mails, Chats, Instant-Messaging, SMS oder sonstige Nachrichten in Kurzform
2. Audiovisuelle Kommunikation: zum Beispiel Videokonferenzen, Podcasts, TikToks, Livestreams oder Webinare
3. Multimediale Kommunikation: zum Beispiel interaktive E-Learning-Inhalte, Inhalte auf Social-Media-Plattformen oder Präsentationen

Analoge und digitale Kommunikation: Was sind Unterschiede?

Die analoge Kommunikation überträgt Informationen stufenlos und synchron – zum Beispiel über Schallwellen. Im mündlichen Gespräch ist die Sprache eine Schallwelle, beim Fernsehen das TV-Signal. Je besser das Signal, desto qualitativer ist auch das Ergebnis. Ergo: Drückt ihr euch klar aus, kommt die Nachricht beim Gegenüber auch an. In den meisten Fällen erfolgt die analoge Kommunikation in Echtzeit – einzige Ausnahme: Briefe.

Ganz anders die digitale Kommunikation. Sie überträgt Informationen in klar voneinander abgegrenzten Einheiten – zum Beispiel Bits. Videos zerteilen sich während der Datenübertragung also in eine Reihe von Einzelbildern und Audiosignalen, die digital codiert sind. Anders als die analoge Kommunikation ist die digitale Kommunikation tendenziell asynchron. Auf eine E-Mail erwarten wir nicht sofort eine Antwort – genauso wenig wie auf eine Chatnachricht. Doch auch hier gibt es Ausnahmen.

Videokonferenzen zeigen beispielsweise, dass auch digitale Kommunikation in Echtzeit möglich ist. Plus: Im Vergleich zur analogen Kommunikation ist die digitale multidimensional. Bilder, Videos, Audios und interaktive Elemente – all das lässt sich gleichzeitig in den Online-Medien teilen.

Diese Kanäle sind für die digitale Kommunikation relevant

Nun ist es so, dass die meisten Unternehmen nicht nur einen digitalen Kommunikationskanal verwenden. Es sind immer mehrere. In multimedialen Nutzerwelten sind Unternehmen in sozialen Netzwerken präsent, bieten Tools für die interne Kommunikation oder setzen auf Owned-Media-Channels. Unweigerlich stellt sich die Frage: Welche Kanäle sind wirklich relevant? Das sind die beliebtesten:

• E-Mail
• Webseite
• Newsletter
• Videokonferenz-Tools
• Interne Tools wie Messaging-Dienste, Intranet und Mitarbeiterportal
• Soziale Netzwerke wie LinkedIn, Instagram, Facebook und TikTok

📚 Lesetipp: Wenn ihr noch mehr über Instrumente in der digitalen Kommunikation erfahren möchtet, die ihr in eurem Unternehmen einsetzen könnt, schaut euch gerne unseren Blogartikel „Interne Kommunikation: Instrumente für eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation“ genauer an.

Wie funktioniert die digitale Kommunikation? Beispiele

Die interne digitale Kommunikation richtet sich insbesondere an Mitarbeitende des Unternehmens. Mit modernen Tools wie Social Intranets oder Mitarbeiter-Apps schafft ihr flexible, skalierbare und interaktive Kanäle. Sie halten den Informationsfluss am Laufen und fördern das Mitarbeiterengagement.

Social Intranet für digitale kollaborative Arbeitswelten

Ein klassisches Beispiel für eine digitale interne Kommunikationsplattform ist das Social Intranet. Es ergänzt die informativen Funktionen des traditionellen Intranets um soziale Aspekte. Mitarbeitende teilen im Social Intranet aktiv Inhalte, kommentieren andere und tauschen sich untereinander aus. Das Social Intranet wird so zum digitalen Zuhause des Unternehmens.

Mitarbeiter-App als Engagement-Boost

Ein weiteres Beispiel für ein modernes internes Kommunikationstool ist die Mitarbeiter-App. Mitarbeitende bleiben so auch mobil miteinander in Kontakt. In der App sehen Mitarbeitende dann wichtige Nachrichten des Unternehmens oder können bei Möglichkeit Prozesse verwalten – zum Beispiel Dokumente in Google Drive hochladen oder Chats starten beziehungsweise beantworten. So spiegelt die Mitarbeiter-App das dynamische Unternehmensumfeld auch digital wider.

Digitale Kommunikation: Vor- und Nachteile

Im Arbeitsalltag ist die digitale Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Sie bringt viele Vorteile, aber auch Herausforderungen mit sich.

Vorteile digitaler Kommunikation

Digitale Kommunikationswege schaffen nahtlose Abläufe in Unternehmen. Über eine Software lässt sich beispielsweise Content für mehrere Kanäle aufbereiten und verteilen. Dabei sind Softwares mittlerweile so gut aufgestellt, dass sie ganze Arbeitsschritte übernehmen und so Teams entlasten.

Das gesamte Berufsleben kann sich so im Zweifel im Internet abspielen: Über die Software kommunizieren Teammitglieder untereinander und führen Arbeitsschritte durch. Örtlich wie zeitlich sind sie flexibel: Denn die Software ist rund um die Uhr und ortsunabhängig verfügbar. Das erleichtert insbesondere gemeinsames Arbeiten an unterschiedlichen Orten.

• Mitarbeitende sind über Kommunikationskanäle wie die Mitarbeiter-App schnell erreichbar – ein Zeichen der Agilität.
• Mitarbeitende bleiben immer up to date – egal, wo sie sich befinden.
• Mitarbeitende sind flexibler – ortsunabhängiges Arbeiten ist theoretisch genauso möglich wie die flexible Zeiteinteilung.
• Mitarbeitende tauschen Informationen aus und Systeme speichern sie – das fördert den Wissenstransfer und baut Wissenssilos ab.
• Mitarbeitende greifen auf Kalender anderer zu und beschleunigen so Terminabstimmungen – das spart Wege ein.
• Mitarbeitende sind produktiver bei ihrer Arbeit, da Systeme ihnen Arbeit abnehmen – so arbeiten Maschine und Mensch Hand in Hand.
• Mitarbeitende können viele Aufgaben eigenständig übernehmen, die sonst Kolleg:innen übernehmen müssen – Self Service sei Dank.

Nachteile digitaler Kommunikation

Die Vorteile der digitalen Kommunikation sind ebenso die größten Herausforderungen. Mitarbeitende gewinnen an Work-Life-Balance, da digitale Kommunikationswege erst Modelle wie Homeoffice oder Remote Work ermöglichen. Gleichzeitig machen sie abhängig. Wer immer erreichbar sein muss, kann auch nicht abschalten. Und wer sagt, dass im Intranet geteilte Inhalte nicht in die falschen Hände geraten? Was es braucht, sind klare Regeln, um die digitale Kommunikation unternehmensweit sicher und effektiv zu gestalten:

• Klare Richtlinien zur Arbeitszeit und Erholungspausen schützen Mitarbeitende in Zeiten der ständigen Erreichbarkeit vor Überlastung.
• Gefilterte Wissensdatenbanken sorgen dafür, dass Mitarbeitende nur für sie relevante Informationen sehen. So kommt es erst gar nicht zur Informationsüberflutung.
• Investitionen in die IT-Sicherheit schützen vertrauliche Unternehmensinformationen wie auch persönliche Daten von Mitarbeitenden.

Fehlende persönliche Interaktionen kompensieren Arbeitgeber durch Hybridmodelle oder Onsite-Events.

Wie beeinflusst die digitale Kommunikation die Sicht auf ein Unternehmen?

Wie aber beeinflusst die digitale Kommunikation unser Sozialverhalten? Diese Frage stellen sich Wirtschafts- wie Sozialwissenschaftler:innen in verschiedenen Studien. Denn Fakt ist: Fallen Treffen vor Ort regelmäßig weg, verändern sich auch die Dynamiken in Teams und die Haltung gegenüber Unternehmen.

• 51 Prozent der Mitarbeitenden geben in einer McKinsey-Studie an, dass sie kein Zugehörigkeitsgefühl zu ihrem Arbeitgeber verspüren.
• 11 Prozent der befragten Mitarbeitenden in einer Studie von Mystery Minds fühlen sich bei der Arbeit einsam.

Digitale Arbeitswelten beeinflussen, wie sehr sich Mitarbeitende mit ihrem Arbeitgeber verbunden fühlen. Die gute Nachricht: Arbeitgeber, die bewusst die Mitarbeiterbindung fördern, stärken durch Angebote wie Homeoffice sogar das Zugehörigkeitsgefühl. Wie wichtig das Angebot ist, zeigt eine in 2024 durchgeführte Studie von Continental: Knapp die Hälfte der Mitarbeitenden in Bürojobs würden ihren Job kündigen, wenn der Arbeitgeber Homeoffice verwehrt.

Kommunikation im digitalen Zeitalter

Allgemein verändert sich die Kommunikation im digitalen Zeitalter unternehmensweit. Nutzen Mitarbeitende vermehrt elektronische Kommunikationswege, fließen auch mehr und mehr Abkürzungen, Floskeln und Anglizismen in den Sprachgebrauch, die sonst nur in E-Mails zur Sprache kommen würden. Auf der einen Seite beschleunigt das Kommunikationswege. Auf der anderen Seite macht es sie anonymer.

• Abkürzungen wie „VG“ für Viele Grüße oder „EOB“ für End of Business sind besonders bei Instant-Messaging-Diensten beliebt.
• Floskeln in Chats wie „Kannst du da einmal kurz drüberlesen“ reißen Kolleg:innen wieder und wieder aus Fokuszeiten.
• Anglizismen wie Brainstorming, Meeting oder Teambuilding sind mittlerweile im normalen Sprachgebrauch fest verankert.

Kurz gesagt: Wir versuchen mehr und mehr auch in der Kommunikation effizient zu sein. Dabei müssen Unternehmen jedoch aufpassen, dass der Austausch unter Mitarbeitenden zwischen Floskeln und Abkürzungen nicht verloren geht. Denn der Treiber jeder Unternehmenskultur ist die Mitarbeiterzufriedenheit – und die ist neben Hygienefaktoren wie Gehalt maßgeblich davon abhängig, wie die Zusammenarbeit zwischen Kolleg:innen läuft.

Strategie zur Digitalisierung der internen Kommunikation

Wie ihr seht: Eine erfolgreiche digitale Kommunikation kommt nicht von allein. Vorteile überwiegen nur die Herausforderungen, wenn die digitale Kommunikation richtig aufgesetzt ist. Das erfordert strategische Planung, die richtigen Werkzeuge und ein wachsames Auge: Denn die digitale Kommunikation sollte immer so aussehen, dass sie auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzahlt.

So geht ihr Schritt für Schritt vor:

1. Veränderungen kommunizieren: Bevor ihr eure Kommunikation digitalisiert, erklärt Mitarbeitenden wie Führungskräften, welche Vorteile der Wandel bringt und wie sich diese auf ihre Ziele und Arbeit einzahlen.
2. Trends beobachten: Orientiert euch an Trends, um passende interne Kommunikationskanäle zu finden. Arbeitsmarkttrends wie Self Services zeigen, was Arbeitnehmende sich heute wünschen und wo sie sich bereits befinden.
3. Wählt skalierbare Kommunikationstools: KI zeigt, wie stark sich die digitale Kommunikation in kürzester Zeit ändern kann. Auch kann sich die Mitarbeiterzahl im Unternehmen schnell verändern. Es braucht also Tools, die unter ständig neuen Anforderungen funktionieren – sei es technisch oder organisatorisch bedingt. Mit Haiilo bildet ihr die Employee Experience beispielsweise interaktiv und agil in Tools wie dem Social Intranet oder der Mitarbeiter-App ab.
4. Stellt die Umsetzbarkeit sicher: Am Ende sollte jede:r Mitarbeitende Zugriff auf digitale Kommunikationskanäle haben. Während sich Software für Büroangestellte empfiehlt, sind Terminals ausschließlich für Mitarbeitende ohne Schreibtisch effizient. Mitarbeiter-Apps wie die von Haiilo erreichen alle Mitarbeitenden und sind so die ideale Lösung für heterogene Belegschaften.

📚 Lesetipp: Die interne Kommunikation zu digitalisieren, ist mit vielen Fragestellungen verbunden. Unser Blogartikel „Digitalisierung der internen Kommunikation – Strategien und Prioritäten“ gibt euch einen schnellen Überblick.

Best Practices, um die digitale Kommunikation in Unternehmen zu meistern

Wie also sieht eine erfolgreiche digitale Kommunikation in Unternehmen aus? Hier sind zwei Best Practices:

Informationsaustausch in Echtzeit

Riese & Müller, deutscher Premium-Hersteller von E-Bikes, Cargo-Bikes und Falträdern, setzt auf Haiilo, um vier Ziele zu erreichen:

1. Alle Kolleg:innen über einen Channel erreichen
2. Mitarbeitende in der Produktion und Logistik in die digitale Kommunikation einbinden
3. Informationen in Echtzeit austauschen
4. Zusammenhalt stärken

Die Lösung: vielschichtig. Unter anderem hilft die eigene Mitarbeiter-App dabei, alle Kolleg:innen auf eine Plattform zu holen. Schließlich können sowohl Produktions- als auch Büromitarbeitende ein Smartphone während der Arbeitszeit nutzen.

Die Folge: Mitarbeitende bei Riese & Müller kommunizieren nun nicht nur schneller, sondern auch agiler als zuvor. Das vereinfacht interne Prozesse deutlich.

Trotz hybrider Arbeitswelt vernetzt bleiben

Klassische Intranet-Plattformen folgen nur einem Top-down-Ansatz. Um digital wirklich effizient zu kommunizieren, braucht es auch die soziale Komponente. Das sieht auch die Interhyp Gruppe so. Es braucht eine interne Kommunikationslösung, die folgende Faktoren verbindet:

1. Gemeinschaftsgefühl stärken
2. Operative Arbeit effizienter gestalten
3. Mitarbeiterbindung erhöhen
4. Wissensarbeit fördern
5. Sozialen Raum schaffen

Die Lösung: Das Social Intranet „COCO“ von Haiilo. Der Name vereint dabei den Grundgedanken der Interhyp Gruppe hinter dem digitalen Kommunikationskanal: „Communicate“ und „Connect“. Mitarbeitende können sich fortan über Communities abteilungs- und standortübergreifend austauschen, Beiträge posten, liken und kommentieren. Die Folge: Mitarbeitende gestalten ihre Arbeitswelt aktiv mit.

Fazit: Was bedeutet digitale Kommunikation?

Die interne digitale Kommunikation erfüllt viele Aufgaben. Oberstes Ziel ist es aber, die Gemeinschaft zu vereinen. So ist die digitale Kommunikation für Unternehmen nicht nur Mittel zum Zweck. Sie ist der Schlüssel, um Mitarbeitende nachhaltig transparent zu informieren, Wissen bereitzustellen und zu vernetzen.

Besonders Letzteres verstärkt das Zugehörigkeitsgefühl zum Arbeitgeber – vor allem unter jenen Mitarbeitenden, die häufig abseits des Arbeitsplatzes arbeiten. Mit der richtigen Strategie und passenden Kommunikationskanälen nutzen Unternehmen die Vorteile der digitalen Kommunikation für sich. Moderne Kommunikationsplattformen wie das Social Intranet oder die Mitarbeiter-App von Haiilo helfen euch, genau die digitalen Kommunikationsstrukturen zu schaffen, die eure Mitarbeitenden fördern und zusammenbringen.