Effektives Wissensmanagement: Wie ein Intranet den Wissensaustausch fördert

Stellt euch vor, ihr betretet morgens euer Büro und habt sofort Zugriff auf alle relevanten Informationen, die ihr für eure Arbeit braucht. Keine endlosen E-Mails mehr, keine verstreuten Dokumente – einfach ein zentraler Ort, an dem ihr alles findet. Das ist der Traum eines jeden Unternehmens, und genau hier kommt Wissensmanagement ins Spiel.

In einer Welt, in der Informationen schneller als je zuvor fließen und die Arbeitswelt immer komplexer wird, ist Wissensmanagement nicht mehr nur ein Nice-to-have, sondern ein Muss. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Wissen nicht nur gesammelt, sondern auch effektiv genutzt wird, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein gut implementiertes Wissensmanagement kann der Schlüssel sein, um effizienter zu arbeiten, Innovationen zu fördern und letztendlich die Unternehmensziele zu erreichen.

In diesem Artikel erfahrt ihr, was Wissensmanagement genau beinhaltet und wie ihr den Wissensaustausch mit einem Intranet optimieren könnt.

Was ist Wissensmanagement? Definition und Modelle

Wissensmanagement, auch Knowledge Management genannt, umfasst alle Methoden und Prozesse, mit denen Unternehmen Informationen und Wissen entwickeln, erstellen, verwalten, verteilen und verwenden.

Dabei greifen vor allem drei Ziele:

• Individuelle Fähigkeiten und das Wissen einzelner in der Organisationsstruktur verankern
• Relevantes Wissen für alle zugänglich machen
• Das vorhandene Wissen bestmöglich nutzen, um die Unternehmensziele zu erreichen

Das SECI-Modell

Ein bedeutender Beitrag zum Wissensmanagement stammt von den Japanern Nonaka und Takeuchi, die das SECI-Modell entwickelt haben. Dieses Modell, auch als Wissensspirale bekannt, beschreibt den dynamischen Austausch zwischen implizitem und explizitem Wissen.

Implizites Wissen ist persönliches, erfahrungsbasiertes Wissen, das schwer zu formalisieren und zu kommunizieren ist. Explizites Wissen ist dagegen kodifiziert und kann leicht weitergegeben werden.

Das SECI-Modell umfasst vier Prozesse:

1. Sozialisation (Socialization): Implizites Wissen wird durch gemeinsame Erfahrungen und Aktivitäten übertragen.
2. Externalisierung (Externalization): Implizites Wissen wird in explizite Formen wie Dokumente oder Modelle umgewandelt.
3. Kombination (Combination): Explizites Wissen wird gesammelt und kombiniert, um neues explizites Wissen zu schaffen.
4. Internalisierung (Internalization): Explizites Wissen wird in implizites Wissen umgewandelt, indem es in den Alltag integriert und angewendet wird.

Diese Wissensumwandlung macht das Wissen einzelner Personen zum Wissen von mehreren. Gutes Wissensmanagement im Unternehmen stellt das individuelle Wissen der Mitarbeitenden somit der gesamten Organisation zur Verfügung.

Das beschreibt auch die People-to-Document-Strategie: Ziel ist es, das Wissen, das in den Köpfen der Mitarbeitenden vorhanden ist, systematisch zu erfassen, zu strukturieren und in einer zentralen Wissensdatenbank oder anderen Speichersystemen abzulegen. Diese Strategie soll sicherstellen, dass das Wissen auch dann verfügbar bleibt, wenn die Mitarbeitenden, die es besitzen, nicht mehr im Unternehmen sind oder wenn andere Mitarbeitende dieses Wissen benötigen.

Bausteine des Wissensmanagements

Nach Probst, Raub und Romhardt beinhaltet Wissensmanagement sechs zentrale Bausteine:

1. Wissensidentifikation: Was wissen wir? Bei der Wissensidentifikation geht es darum, vorhandenes Wissen systematisch zu erfassen und zu analysieren sowie Wissenslücken beziehungsweise Bedarf aufzudecken.
2. Wissenserwerb: Woher bekommen wir neues Wissen? Neues Wissen kann zum Beispiel gezielt über Kooperationen mit anderen Unternehmen, den Kauf von Patenten, Schulungen oder die Einstellung von neuen Mitarbeitenden erworben werden.
3. Wissensentwicklung: Wie schaffen wir neues Wissen? Neben dem Einkauf von außen können Unternehmen neues Wissen auch durch Forschung, Innovation und kontinuierliche Verbesserung selbst schaffen.
4. Wissensverteilung: Wie teilen wir unser Wissen? Die Wissensverteilung beschäftigt sich damit, das Wissen effizient an die relevanten Stellen im Unternehmen weiterzugeben, zum Beispiel über interne Netzwerke, digitale Plattformen, Meetings und Schulungen. Ziel ist, dass das Wissen dort verfügbar ist, wo es gebraucht wird.
5. Wissensnutzung: Wie nutzen wir unser Wissen? Dieser Baustein des Wissensmanagements stellt sicher, dass das Wissen in der Praxis angewendet wird, um Prozesse, Produkte und Dienstleistungen zu verbessern.
6. Wissensbewahrung: Wie sichern wir unser Wissen langfristig? Die Wissensbewahrung befasst sich mit der Pflege von Datenbanken und der Archivierung von Dokumenten. Sie sorgt dafür, dass Wissen auch in Zukunft nutzbar ist und nicht verloren geht, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.

Vorteile von effektivem Wissensmanagement im Unternehmen

Ein gut implementiertes Wissensmanagement trägt entscheidend dazu bei, dass Unternehmen agiler, innovativer und wettbewerbsfähiger werden. Es schafft die Grundlage für ein Unternehmen, das sich kontinuierlich weiterentwickelt, sich an verändernde Marktbedingungen anpasst und erfolgreich seine Ziele erreicht.

Bessere Entscheidungen treffen

Wenn Führungskräfte und Mitarbeitende schnellen Zugriff auf relevantes Wissen haben, können sie fundierte Entscheidungen treffen. Aktuelle Daten und Best Practices helfen, Risiken zu minimieren und Chancen zu nutzen.

Effizienter und produktiver arbeiten

Wissensmanagement sorgt dafür, dass Mitarbeitende das Wissen und die Erfahrungen ihrer Kolleg:innen nutzen können. Das spart Zeit, verhindert doppelte Arbeit und steigert die Produktivität.

Innovation und Verbesserung fördern

Durch das Sammeln und Teilen von Wissen entsteht eine Kultur der Innovation und des Lernens. Mitarbeitende entwickeln neue Ideen und verbessern kontinuierlich bestehende Prozesse, was dem Unternehmen Wettbewerbsvorteile bringt und zu nachhaltigem Wachstum führt.

Bessere Kundenbetreuung

Mit fundiertem Wissen können Mitarbeitende Kundenanfragen schneller und kompetenter beantworten. Das führt zu zufriedeneren Kunden und einer stärkeren Kundenbindung.

Mitarbeiterentwicklung unterstützen

Wissensmanagement bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Das erhöht die Zufriedenheit und Motivation und bindet die Mitarbeiter stärker an das Unternehmen.

Risiken und Fehler reduzieren

Ein systematischer Umgang mit Wissen hilft, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen. Die Mitarbeitenden lernen aus vergangenen Misserfolgen und Erfahrungen des Unternehmens und machen die gleichen Fehler nicht noch einmal.

Ressourcen optimal nutzen

Effektives Wissensmanagement stellt sicher, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit verfügbar sind. Das verbessert die Nutzung von Ressourcen und verhindert Engpässe.

Welche Herausforderungen gibt es im Wissensmanagement?

Effektives Wissensmanagement bringt zahlreiche Vorteile, aber es gibt auch einige Herausforderungen, die ihr mit den richtigen Methoden und Tools bewältigen müsst.

Barrieren und Silos aufbrechen

Kulturelle Barrieren sind oft schwer zu durchbrechen. Abteilungen oder Teams behalten Wissen für sich, was zu Wissenssilos führt. Es erfordert Zeit und Engagement, eine offene Wissenskultur zu fördern. Führungskräfte müssen ein gutes Beispiel geben und Anreize schaffen, damit Mitarbeitende ihr Wissen teilen.

Die richtigen Tools finden

Für effektives Wissensmanagement braucht es die richtigen Tools und Plattformen. Diese müssen benutzerfreundlich, skalierbar und anpassungsfähig sein. Die Integration neuer Technologien in bestehende IT-Strukturen kann komplex und zeitaufwendig sein.

Datenqualität sicherstellen

Daten müssen genau, aktuell und relevant sein. Das erfordert kontinuierliche Pflege und regelmäßige Überprüfung. Falsche oder veraltete Informationen können zu Fehlentscheidungen führen und das Vertrauen in das System untergraben.

Wissen erfassen und speichern

Implizites Wissen, das auf persönlichen Erfahrungen beruht, ist oft schwer zu dokumentieren und weiterzugeben. Unternehmen müssen Wege finden, dieses Wissen zu erfassen und zu speichern, ohne die Mitarbeitenden zu überfordern.

Motivation und Anreize schaffen

Mitarbeitende müssen motiviert sein, ihr Wissen zu teilen. Ohne geeignete Anreize kann es schwierig sein, eine Kultur des Wissensaustauschs zu etablieren. Unternehmen sollten Anerkennung und Belohnungen für das Teilen von Wissen in Betracht ziehen.

Veränderungen managen

Ein Wissensmanagementsystem einzuführen, bringt oft tiefgreifende Veränderungen mit sich. Mitarbeitende müssen neue Prozesse und Technologien akzeptieren und nutzen. Es braucht ein durchdachtes Change Management, um Widerstände zu überwinden und Akzeptanz zu fördern.

Wissensmanagement-Tools: Wie ein Intranet den Wissensaustausch fördert

Geeignete Tools für das Wissensmanagement helfen, Wissen zu organisieren, zu speichern und zu teilen.

Welche Tools gibt es für das Wissensmanagement?

Hier eine Auswahl gängiger Wissensmanagement-Tools, die ihr in eurem Unternehmen implementieren könnt:

• Dokumentenmanagement-Systeme (DMS): Diese Systeme sind ideal, um Dokumente wie Berichte, Verträge und Protokolle zu speichern und zu verwalten. Sie ermöglichen eine strukturierte Ablage und das einfache Wiederfinden von Dokumenten.
• Wikis: Wikis sind nützlich, um eine Wissensdatenbank zu erstellen. Mitarbeitende können gemeinsam an Inhalten arbeiten und Wissen in einer strukturierten Form dokumentieren.
• Content-Management-Systeme (CMS): CMS helfen, Inhalte zu erstellen und zu verwalten. Sie sind besonders hilfreich für das interne und externe Wissensmanagement, indem sie Inhalte effizient bereitstellen.
• Projektmanagement-Tools: Diese Tools unterstützen die Dokumentation und den Austausch von Wissen innerhalb von Projektteams. Sie bieten Funktionen wie Aufgabenlisten und Kommunikationskanäle.
• Social-Collaboration-Plattformen: Plattformen wie Foren, Chats und Blogs fördern den informellen Wissensaustausch und die Zusammenarbeit, indem sie eine flexible und offene Umgebung schaffen.

Tool-Matrix: Wo soll was abgelegt werden?

Eine Tool-Matrix ist eine strukturierte Übersicht, die festlegt, welches Tool für welche Art von Wissen verwendet wird. Sie hilft dabei, die verschiedenen Wissensarten sinnvoll zu organisieren und sorgt für Klarheit darüber, wo Informationen abgelegt und gefunden werden können.

Dokumentenmanagement-Systeme eignen sich zum Beispiel für strukturierte Dokumente wie Berichte und Richtlinien, die regelmäßig aktualisiert werden müssen. Wikis sind ideal für eine Wissensdatenbank, in der kontinuierlich neue Informationen und Erfahrungen dokumentiert werden. Social-Collaboration-Plattformen bieten sich für die informelle Wissensweitergabe und den Austausch von Ideen an, da sie Diskussionen und Feedback in Echtzeit ermöglichen.

Mit einer gut geplanten Tool-Matrix wissen alle Mitarbeitenden, wo sie welche Art von Informationen finden und wie sie diese am besten nutzen können. Das verhindert Verwirrung und sorgt dafür, dass Wissen effizient verwaltet wird.

Welche Rolle spielt das Intranet?

Das Intranet ist ein zentrales Werkzeug im Wissensmanagement, insbesondere das Social Intranet als umfassendes Social Collaboration Tool. Es bietet eine Plattform, auf der Mitarbeitende Informationen finden und teilen können.

• Zentraler Zugriff: Das Intranet dient als zentrale Anlaufstelle für alle Wissensressourcen. Mitarbeitende können auf Dokumente, Richtlinien und eine Wissensdatenbank zugreifen, ohne verschiedene Systeme durchsuchen zu müssen.
• Erleichterter Austausch: Funktionen wie Foren, Communities, Wikis und Blogs im Intranet erleichtern den Wissensaustausch. Mitarbeitende können Wissen untereinander teilen, Fragen stellen und Ideen diskutieren. Das fördert die Zusammenarbeit.
• Organisierte Wissensstruktur: Das Intranet hilft, Wissen strukturiert abzulegen. Mit Kategorien, Tags und einer leistungsstarken Suchfunktion finden Mitarbeitende schnell die benötigten Informationen.

Aktualisierungen und Ankündigungen: Unternehmen können das Intranet nutzen, um aktuelle Informationen, Neuigkeiten und wichtige Ankündigungen zentral zu kommunizieren. Das hält alle Mitarbeitenden auf dem Laufenden.

Effektives Wissensmanagement: Methoden und Best Practices

Wir wollen euch an dieser Stelle nun ein paar praktische Tipps und Best Practices mitgeben, die euch helfen, euer Wissensmanagement im Unternehmen effektiv zu gestalten.

1. Seid ein gutes Vorbild für den offenen Wissensaustausch

Führungskräfte sollten das Wissensmanagement aktiv unterstützen. Zeigt, wie wichtig es ist, Wissen zu teilen, indem ihr selbst regelmäßig Beiträge leistet und Mitarbeitende an euren Erfahrungen und Lernprozessen teilhaben lasst. Euer Engagement wird nicht nur die Sichtbarkeit des Wissensmanagements erhöhen, sondern auch andere Mitarbeitende motivieren, sich ebenfalls zu beteiligen.

2. Kreiert einen ansprechenden Content-Mix

Bereitet Wissen anschaulich auf und sorgt für einen abwechslungsreichen Content-Mix. Nutzt Texte, Bilder, Videos und Audiodateien, um Informationen auf verschiedenen Wegen zu vermitteln. Ein ansprechendes Angebot erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass eure Kolleg:innen das Wissen aktiv nutzen und verstehen.

Hier ein paar Beispiele für sinnvolle Content-Formate für das Wissensmanagement, die ihr auch gut in euer Intranet einbinden könnt:

• Handbücher und Leitfäden, z. B. Schritt-für-Schritt-Anleitungen für bestimmte Tools
• FAQs, z. B. mit den häufigsten Fragen zu Personalprozessen
• Infografiken und Diagramme, z. B. um Prozessschritte und Strukturen zu visualisieren
• Erklärvideos, z. B. als Einführung in Prozesse und Tools im Mitarbeiteronboarding
• Aufzeichnungen, z. B. von Webinaren oder eurem monatlichen Allhands-Meeting
• Podcasts, in denen z. B. Expert:innen über die Trends in ihren Fachbereichen sprechen
• Quizze, z. B. um zu überprüfen, ob die Mitarbeitenden die Sicherheitsrichtlinien verstanden haben

3. Prüft den Wissensstand eurer Belegschaft

Fragt regelmäßig nach, ob das geteilte Wissen überhaupt gesehen und verstanden wird. Durch Umfragen oder Feedback-Formate könnt ihr herausfinden, wie gut die Mitarbeitenden die Wissensressourcen nutzen und ob sie die benötigten Informationen finden. So könnt ihr gezielt Verbesserungen vornehmen.

📚 Lesetipp: Beim Wissensmanagement zählt nicht die Quantität, also möglichst viel Wissen anzuhäufen, sondern vor allem die Qualität. Mit Employee Listening könnt ihr die Qualität und Effektivität eurer Informationsvermittlung deutlich erhöhen. In unserem Blogartikel „Employee Listening richtig umsetzen“ zeigen wir euch, wie es geht.

4. Befähigt eure Mitarbeitenden, ihr Wissen zu teilen

Ermutigt eure Mitarbeitenden, Wissen zu teilen und Verantwortung für die Qualität des Wissens zu übernehmen. Dafür solltet ihr sie auch dazu befähigen, die bereitgestellten Tools richtig zu nutzen und hochwertigen Employee-Generated Content zu produzieren. Ein modernes Intranet wie Haiilo ist dafür geschaffen, dass alle Mitarbeitenden unkompliziert Beiträge erstellen und sich an Diskussionen beteiligen können.

Voraussetzung für eine Kultur, in der sich alle am Wissensmanagement beteiligen, ist natürlich, dass ihr eure Mitarbeitenden auch fördert und sie unterstützt, ihr Wissen zu vertiefen oder neues Wissen zu erlangen. Beides lässt sich wunderbar miteinander verbinden, zum Beispiel so:

• Nach dem Besuch des genehmigten Seminars teilt die Mitarbeiterin ihre Erfahrungen und Eindrücke im nächsten Allhands und legt die Materialien im Intranet ab.
• Auf Empfehlung eines Mitarbeiters nehmt ihr ein bestimmtes Fachbuch in eure Unternehmensbibliothek auf. Der Mitarbeiter liefert auch gleich eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Erkenntnissen mit, die ihr zusammen mit den Buchdaten in euer System übertragt und somit allen Interessierten zur Verfügung stellt.

5. Macht eure Expert:innen sichtbar

Wer sind denn überhaupt eure Fachexpert:innen und Thought Leader:innen im Unternehmen, die maßgeblich zur Entwicklung, dem Erwerb und der Verteilung von Wissen beitragen? Im Benutzerprofil im Intranet können eure Mitarbeitenden beispielsweise direkt ihre Expertisen hinterlegen. So finden alle immer schnell die richtigen Ansprechpartner:innen für spezifische Wissensgebiete.

Neben dem internen Wissensaustausch könnt ihr eure Expert:innen auch zu Corporate Influencer:innen machen, die eure Unternehmensexpertise nach außen präsentieren. Das stärkt euer Branding als kompetentes, innovatives und vertrauenswürdiges Unternehmen. Gleichzeitig ergeben sich durch den externen Austausch weitere Möglichkeiten, neues Wissen für euer Unternehmen zu erwerben.

Über das Employee-Advocacy-Modul von Haiilo ist es ganz leicht, direkt aus dem Intranet heraus Beiträge in den sozialen Netzwerken zu teilen.

📚 Lesetipp: Noch mehr Informationen, welchen Nutzen euch Corporate Influencer:innen bringen sowie einen Leitfaden und Tipps für erfolgreiches Influencer Marketing findet ihr auf unserem Blog.

6. Berücksichtigt individuelle Bedürfnisse

Ein gutes Wissensmanagementsystem ist benutzerfreundlich und auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnitten. Personalisierte Dashboards und intelligente Suchfunktionen helfen dabei, relevante Informationen schnell zu finden.

📚 Lesetipp: Lest auf unserem Blog, wie ihr euer Intranet personalisieren könnt.

Beispiele für erfolgreiches Wissensmanagement mit Haiilo

Viele Unternehmen nutzen zwar schon ein Intranet für das Wissensmanagement. Oft sind aber veraltete und sehr statische Plattformen im Einsatz, die mehr einem Wissensfriedhof als einer lebendigen Plattform für den interaktiven Wissensaustausch gleichen. Mit Haiilo bieten wir euch eine moderne Software, die dafür gemacht ist, in den Dialog zu treten und individuelles Wissen miteinander zu teilen.

Wir zeigen euch drei Praxisbeispiele, wie Unternehmen Haiilo für ihr Knowledge Management einsetzen.

Workspaces für den interdisziplinären und fachlichen Austausch

Als Bildungsanbieter steht der Wissenstransfer beim Institut für Berufliche Bildung (IBB) auf der Tagesordnung. Neben den über 1000 bundesweiten Lernstandorten betreibt das IBB auch eine Online-Akademie, um Lerninhalte ortsunabhängig zu vermitteln. Nur für das interne Wissensmanagement fehlte es lange an geeigneten Tools.

Mit Einführung des Social Intranets von Haiilo entstand schließlich ein zentraler Informationshub, worüber das Unternehmenswissen für alle einfach und schnell zugänglich ist. Im Intranet können Mitarbeitende einfach Workspaces erstellen. Dabei handelt es sich um virtuelle Räume, in denen sich fachliche und interdisziplinäre Teams austauschen – zu Projekten, Ideen und Erfahrungen. Wie man einen solchen Workspace erstellt und nutzt, erfahren die Nutzer:innen übrigens auch völlig unkompliziert über Templates und Handbücher, die im Intranet abgelegt sind.

Wissenstransfer über Grenzen hinweg

Vor allem in großen, international agierenden Unternehmen ist der standort- und abteilungsübergreifende Austausch eine große Herausforderung. Auch bei den JOST-Werken gab es viele Wissenssilos, die mit der Haiilo-Plattform endlich aufgelöst werden konnten. Der Austausch findet hier vor allem in aktuell über 900 Blogartikeln und 80 Wiki-Artikeln statt. Auf dem Blog werden beispielsweise weltweite Projekte vorgestellt und über wichtige Meilensteine berichtet. Auch aktuelle Publikationen sind im Intranet hinterlegt. Dank des Multilanguage-Add-ons stehen die Informationen dabei für alle verständlich in ihrer Landessprache zur Verfügung.

Insgesamt sorgt das Social Intranet dafür, dass die Mitarbeitenden besser darüber informiert sind, was ihre Kolleg:innen, andere Abteilungen und Standorte eigentlich täglich machen und erreichen. So entsteht eine gemeinsame Wissensbasis und eine enge Vernetzung über Landes-, Sprach- und Teamgrenzen hinweg.

Zentraler Wissensspeicher für die gesamte Belegschaft

Eine Plattform, die alle Fragen beantwortet – das ist „ASKME“, das Social Intranet der Asklepios Kliniken. Die Haiilo-Plattform ist für das Unternehmen zu einem zentralen Werkzeug für das Wissensmanagement geworden. Zudem dient es als Einstiegstor für den digitalen Arbeitsplatz. Es ist also die erste Anlaufstelle für die Mitarbeitenden, um Informationen zu beziehen und ihr Wissen zu teilen. Dank der mobilen App geht das auch ganz einfach von unterwegs.

Über die interaktive Plattform können sich alle am Wissensmanagement beteiligen. Alle Kolleg:innen bekommen Sichtbarkeit, nicht nur die Führungskräfte, und können das Unternehmenswachstum mit ihrem Wissen und ihren Ideen vorantreiben.

Wissensmanagement als Must-have für erfolgreiche und innovative Unternehmen

Wissensmanagement ist mehr als nur eine Strategie – es ist der Kern eines erfolgreichen Unternehmens in einer zunehmend digitalen und vernetzten Welt. Ein effektives Wissensmanagementsystem, unterstützt durch ein leistungsfähiges Intranet wie Haiilo, bietet nicht nur die Möglichkeit, Wissen effizient zu sammeln und zu teilen, sondern schafft auch eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Innovation.