Digitalisierung der internen Kommunikation – Strategie und Prioritäten

Aufgrund der Corona-Krise mussten viele Unternehmen quasi über Nacht ihre Arbeit vom Büro in die virtuelle Welt verlagern und so unter anderem auch neue digitale Kommunikationstools einführen. Unter normalen Umständen sollte die Digitalisierung der internen Kommunikation aber keine Hauruckaktion sein, sondern einem strategischen Plan folgen. Denn die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten ist meist aufwendig und nicht gerade günstig. Aber sie lohnt sich – wenn man sie richtig angeht.

In diesem Artikel wollen wir euch zeigen, welche Kriterien ihr bei der Entscheidung für eine digitale Kommunikationslösung berücksichtigen solltet, wie ihr eure Digitalisierungsprojekte besser priorisiert und nicht zuletzt vor Entscheidungsträger:innen argumentiert.

Warum die interne Kommunikation digitalisieren?

Zunächst einmal stellt sich natürlich die Frage, warum ihr die Kommunikation eures Unternehmens überhaupt digitalisieren solltet – wenn euch nicht gerade eine Pandemie aus eurer gewohnten (analogen) Umgebung scheucht. Tatsächlich ist der Einsatz von digitalen Instrumenten für die interne Kommunikation nichts Neues. Wahrscheinlich findet auch in eurem Unternehmen mittlerweile ein großer Teil eurer Kommunikation über E-Mail statt. Daneben nutzt ihr verschiedene Messenger-Dienste für den schnellen Austausch mit Kolleg:innen und organisiert eure Arbeit im Team über Projekt-, Wissens- und Aufgabenmanagementtools.

Die Digitalisierung der internen Kommunikation bringt euch viele Vorteile:

• Über digitale Kanäle könnt ihr wichtige Informationen, Unternehmensneuigkeiten und Updates sehr schnell an eure Belegschaft bringen.
• Die Mitarbeitenden können sich unkompliziert miteinander vernetzen und abteilungs- sowie standortübergreifend Informationen und Wissen austauschen.
• Insgesamt werden Informationen leichter zugänglich. Eure Mitarbeitenden können überall und jederzeit auf euer Unternehmenswissen zugreifen und finden immer alles, was sie für ihre Arbeit benötigen. Informationssilos werden aufgelöst.
• Gleichzeitig könnt ihr euren Informationsfluss strategisch steuern, zum Beispiel nach Zielgruppen und Relevanz.
• Die digitale Transformation eurer Mitarbeiterkommunikation sorgt für mehr Transparenz und erhöht die Mitarbeiterbeteiligung.
• Eure Mitarbeitenden können effizienter zusammenarbeiten und ihre Produktivität steigern.

Zusammengefasst könnt ihr mit digitalen Kommunikations- und Kollaborationstools eure interne Kommunikation merklich verbessern und modernisieren.

Welche digitalen Tools für die interne Kommunikation gibt es?

Es gibt eine Reihe an digitalen Kommunikationstools auf dem Markt. Der E-Mail-Newsletter gehört zu den Klassikern der Top-down-Kommunikation, daneben gibt es Online-Mitarbeiterzeitschriften, Instrumente zur Wissensvermittlung wie Blogs und Wikis oder auch das digitale Schwarze Brett.

Zu den aktuell beliebtesten digitalen Tools für die interne Kommunikation zählen:

• Social Intranet: Ein Social Intranet wie das von Haiilo ist ein umfassendes Unternehmensnetzwerk für die Kommunikation und Zusammenarbeit. Es bietet euch vielfältige Möglichkeiten, eure Mitarbeitenden zu informieren und euch auszutauschen, zum Beispiel über Newsfeeds, Einzel- und Gruppenchats, Communities und Wissensseiten. Eure Mitarbeitenden können dabei unkompliziert mit den Beiträgen interagieren und diese liken, kommentieren und teilen – wie sie es aus den sozialen Medien kennen.
• Messenger-Dienste: Instant-Messenger-Dienste wie Slack und Microsoft Teams sind ideal für den schnellen Austausch mit einzelnen Personen oder in Gruppenchats. Es können Texte, Bilder, Videos sowie Dokumente versendet werden.
• Mitarbeiter-App: Immer mehr Unternehmen setzen auf eine eigene App für die Mitarbeiter:innenkommunikation, die ihr zum Beispiel auch mit Haiilo erstellen könnt. Oft ist diese eine mobile Erweiterung eures Social Intranets und ermöglicht es euch, all eure Mitarbeitenden unabhängig vom Arbeitsplatz zu erreichen, von überall und jederzeit auf Informationen zuzugreifen und unkompliziert miteinander zu kommunizieren. Zudem stehen in vielen Apps grundlegende HR-Services zur Verfügung, wie Schichtpläne teilen oder Urlaubsanträge stellen, die einfach von unterwegs genutzt werden können.

Interne Kommunikation digitalisieren – Kriterien und Prioritäten

Von der Einführung eines E-Mail-Newsletters bis hin zur aufwendigen Implementierung eines unternehmensweiten Social Intranets – um herauszufinden, welches Digitalisierungsprojekt sich wann für euer Unternehmen lohnt, solltet ihr vor allem folgende sechs Kriterien beachten (orientiert am Best Practice Report von Forrester):

1. Auswirkungen auf die Mitarbeitenden
2. Auswirkungen auf die Kund:innen
3. Auswirkungen auf das Unternehmen
4. Durchführbarkeit
5. Risiken
6. ROI (Return on Investment)

Anhand dieser Kriterien könnt ihr eure digitalen Initiativen für die Unternehmenskommunikation schließlich priorisieren.

1. Auswirkungen auf die Mitarbeitenden

Bei der Digitalisierung der internen Kommunikation geht es in erster Linie darum, herauszufinden, inwiefern eure Initiative die Arbeit eurer Mitarbeitenden erleichtert und die Employee Experience verbessert. Wichtige Fragen, die ihr euch dabei stellen solltet, sind:

• Können eure Mitarbeitenden dank der digitalen Lösung produktiver arbeiten?
• Erhöht sie die Effizienz eurer (Kommunikations-)Prozesse?
• Hat sie einen positiven Einfluss auf das Wohlbefinden eurer Mitarbeitenden?
• Steigert sie die Motivation und das Engagement eurer Mitarbeitenden?

Nicht zuletzt stellt sich die Frage, welche Mitarbeitenden etwas davon haben. Verbessert euer Digitalisierungsprojekt den Arbeitsalltag bestimmter Personengruppen und Abteilungen oder hat es Auswirkungen auf eure gesamte Belegschaft?

2. Auswirkungen auf die Kund:innen

Hier geht es darum, wie sich euer Digitalisierungsprojekt auf euer Produkt, den Service und das Kundenerlebnis auswirkt. Das hängt auch stark mit dem ersten Punkt zusammen: Wenn ihr einen starken Informationsfluss sowie effiziente Geschäftsprozesse in eurem Unternehmen habt, wirkt sich das auch auf die Qualität eures Produkts und eures Kundenservices aus.

Das Ziel sollte also sein, dass eure Kund:innen durch die Digitalisierung positive Erfahrungen mit eurem Unternehmen sammeln.

3. Auswirkungen auf das Unternehmen

In der Regel bezieht sich dieses Kriterium darauf, inwiefern der Umsatz gesteigert und Kosten gesenkt werden können. Weitere relevante Fragen sind:

• Passt eure digitale Lösung in eure Unternehmensstrategie?
• Hilft sie euch, eure Ziele zu erreichen?
• Könnt ihr damit euer Markenversprechen umsetzen?
• Hebt ihr euch damit von der Konkurrenz ab?
• Welche wertvollen Insights und Daten liefert sie euch, zum Beispiel zu Kund:innen, Kosten und internen Geschäftsprozessen?

4. Durchführbarkeit

Bei der Durchführbarkeit geht es darum, wie gut sich das Digitalisierungsprojekt umsetzen lässt. Die zentrale Frage lautet: Welche Ressourcen stehen euch zur Verfügung? Dazu gehören Budget, Zeit, Technologie sowie Personalressourcen – sowohl intern als auch extern. Berücksichtigt dabei aber nicht nur die Ressourcen, die ihr für die initiale Einführung braucht, sondern auch die für die Pflege eurer Lösung.

Bei der Digitalisierung der internen Kommunikation solltet ihr euch zum Beispiel fragen:

• Wie ist euer internes Kommunikationsteam aufgestellt?
• Braucht ihr technische Unterstützung, wollt ihr die benötigte Infrastruktur selbst betreiben oder auslagern?
• Wie könnt ihr eure Mitarbeitenden einbeziehen?

5. Risiken

Bei der Entscheidung für ein Digitalisierungsprojekt ist es immer wichtig, im Vorhinein die Risiken einzukalkulieren. Dabei gilt es vor allem auch die Kosten zu berücksichtigen, die für die Rückabwicklung oder Beseitigung von Fehlern anfallen können. Wichtige Kriterien hierbei sind:

• Qualität des gewählten Produkts
• Einhaltung der Compliance-Anforderungen
• Bedienbarkeit und Alltagstauglichkeit (Kommen die Mitarbeitenden mit der Lösung zurecht?)

Bei den Risiken spielen auch eure KPIs (Key Performance Indicators) eine Rolle, also Schlüsselkennzahlen, um die Erreichung eurer Ziele zu messen.

💡 Lesetipp: In unserem Blog erklären wir euch genau, wie ihr eure interne Kommunikation messen könnt.

6. ROI (Return on Investment)

Der ROI ist eine Kennzahl, mit der ihr die Rentabilität eurer Digitalisierungsinitiative messen könnt. Es geht also darum, so gut wie möglich vorherzusagen, welchen Gewinn ihr im Vergleich zu den Kosten in einem festgelegten Zeitraum erreichen könnt.

💡 Lesetipp: Mehr zum ROI der internen Kommunikation lest ihr in unserem Blog.

Digitalisierungsprojekte priorisieren

Anhand der sechs genannten Kriterien könnt ihr eure Digitalisierungsprojekte nun priorisieren und herausfinden, welche den höchsten Wert haben. Wie die einzelnen Kriterien zu gewichten sind, ist individuell je nach Branche und Unternehmen festzulegen. Sprecht euch dazu auf jeden Fall mit euren Stakeholder:innen hab. Zudem kann sich die Gewichtung mit der Zeit verschieben, wenn sich zum Beispiel die Marktanforderungen oder eure Geschäftsstrategie verändern.

Die richtige Strategie zur Digitalisierung eurer Mitarbeiterkommunikation

Laut einer Studie von JP KOM in Zusammenarbeit mit der School for Communication and Management (SCM) sehen sich Unternehmen bei der Digitalisierung der internen Kommunikation vor allem mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:

1. Die Tool-Landschaft ist sehr komplex, sodass es schwer ist, die richtige Lösung zu finden.
2. Viele Mitarbeitende haben Vorbehalte gegenüber neuen Tools und Angst vor Veränderungen.
3. Die Einführungskommunikation ist sehr anspruchsvoll, es braucht ein gutes Onboarding-Programm und Schulungen.
4. Teilweise fehlen den Mitarbeitenden die notwendige Medienkompetenz und das Know-how, um die neuen Tools richtig zu verwenden.
5. Ein analoges, konservatives Mindset im Unternehmen bremst die Digitalisierung.

Mit der richtigen Strategie lassen sich diese Herausforderungen jedoch gut meistern. Beachtet dazu folgende Erfolgsfaktoren:

• Setzt auf eine transparente Change-Kommunikation. Bringt euren Mitarbeitenden und Entscheidungsträger:innen näher, welche Vorteile die digitale Transformation hat und welche positiven Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen zu erwarten sind.
• Nehmt euch Zeit, die Tools auf dem Markt miteinander zu vergleichen. Lasst euch Demos und Testversionen zeigen und lest euch Case Studies durch. Bezieht dabei auch eure Mitarbeitenden ein, lasst sie die Tools ausführlich testen und findet heraus, was sie von einer geeigneten Lösung erwarten.
• Behaltet die Trends im Blick. Wie verändert sich die Arbeitswelt, welche Erwartungen haben Arbeitnehmende heute, welche digitalen Kanäle nutzen sie? Auf Plattformen wie TikTok wird beispielsweise aktuell vermehrt kurzer Videocontent konsumiert. Setzt auf Kommunikationsmittel, mit denen eure Mitarbeitenden bereits vertraut sind und die sie gerne nutzen. Mit Multichannel-Kommunikation könnt ihr eure Mitarbeitenden über die Kanäle und Endgeräte ihrer Wahl erreichen.
• Achtet bei der Wahl eures digitalen Kommunikationstools auf Skalierbarkeit. So müsst ihr bei veränderten Anforderungen nicht ständig neue Tools implementieren. Stattdessen können sich eure Mitarbeitenden an ein Tool gewöhnen, über das ihr bei Bedarf neue Funktionen einführt. Mit Haiilo habt ihr beispielsweise eine umfangreiche Employee Communications Platform, die euch auch die Möglichkeit für Employee Advocacy gibt. So könnt ihr euer internes Kommunikationstool auch für die externe Unternehmenskommunikation nutzen.
• Stellt sicher, dass alle technischen Voraussetzungen gegeben sind, sodass alle Mitarbeitenden Zugang zu eurer digitalen Lösung haben. Über die Mitarbeiter-App von Haiilo haben auch Non-Desk-Mitarbeitende Zugriff auf alle wichtigen Informationen und Funktionen. Generell sollte eine einfache Zugänglichkeit und Bedienbarkeit bei der Auswahl eines geeigneten Tools eine zentrale Rolle spielen. So haltet ihr den Schulungsaufwand in Grenzen und erhöht die Akzeptanz für das neue Tool. Werft zudem einen Blick auf die Integrationsmöglichkeiten. Eure digitale Lösung sollte sich gut in den Arbeitsalltag und bestehende Systeme integrieren lassen.

Checkliste: Digitale Kommunikationslösung richtig argumentieren

Um die Digitalisierung der internen Kommunikation vor Entscheidungsträger:innen zu argumentieren, solltet ihr wie folgt vorgehen:

1. Macht die Vorteile der digitalen internen Kommunikation klar.
2. Hebt hervor, welche Auswirkungen die digitale Initiative auf die Mitarbeitenden, die Kund:innen und das gesamte Unternehmen hat.
3. Errechnet die Risiken und den ROI. Projekte mit einem hohen ROI und geringem Risiko lassen sich meist gut rechtfertigen.
4. Setzt für die Durchführbarkeit auf starke Partner wie das Partnernetzwerk von Haiilo, die euch beratend zur Seite stehen, bei der Entwicklung einer geeigneten Strategie unterstützen, die technische Umsetzung übernehmen und euch fortlaufenden Support bieten.
5. Priorisiert eure Digitalisierungsprojekte anhand der wichtigsten Kriterien und erstellt ein Ranking, aus dem die Projekte mit dem höchsten Wert hervorgehen.
6. Geht bei der Umsetzung eures Digitalisierungsprojekts und der Auswahl des passenden Tools strategisch vor. Holt dabei frühzeitig eure Mitarbeitenden ins Boot.

So könnt ihr nicht nur eure Entscheidungsträger:innen und eure Mitarbeitenden überzeugen, sondern auch sicherstellen, dass die Digitalisierung eurer internen Kommunikation langfristig Mehrwert für euer Unternehmen hat.