Produktivität steigern im Unternehmen: So werden eure Mitarbeitenden produktiver

Im Jahr 2017 befragte die Plattform Vouchercloud knapp 2.000 britische Büroangestellte zu ihrer Produktivität am Arbeitsplatz – mit einem erstaunlichen Ergebnis: Nach ihren eigenen Angaben sind die befragten Beschäftigten während eines Arbeitstages durchschnittlich lediglich zwei Stunden und 53 Minuten produktiv.

Wir wollen uns in diesem Artikel näher anschauen, welche Faktoren die Arbeitsleistung eurer Mitarbeitenden ausbremsen und wie ihr in eurem Unternehmen die Produktivität steigern könnt.

Definition Produktivität – was ist damit überhaupt gemeint?

Produktivität ist meist mit dem Begriff Wirtschaftlichkeit verknüpft. Produktiv sind diejenigen, die ihre Ressourcen (Zeit, Geld, Material etc.) so einsetzen, dass sich daraus der größtmögliche Ertrag erwirtschaften lässt.

Die Produktivität von Mitarbeitenden lässt sich daraus bemessen, wie sich ihre erbrachte Leistung zur eingesetzten Arbeitszeit verhält. Um ihre Produktivität steigern zu können, ist es daher entscheidend, möglichst wenig Zeit für Aufgaben zu verschwenden, die nicht direkt zu einem wirtschaftlichen Ertrag führen.

Der Unterschied zwischen Produktivität und Effizienz

Die Begriffe Produktivität und Effizienz werden oft gleichgesetzt. Jedoch stecken dahinter zwei unterschiedliche Prinzipien:

• Produktivität: Produktiv ist, wer bei gleichem Einsatz ein besseres Ergebnis erzielt. Schafft eine Mitarbeiterin beispielsweise mehr, obwohl sie keine Überstunden macht, konnte sie ihre Produktivität erfolgreich steigern.
• Effizienz: Effizienz heißt, das gleiche (oder bessere) Ergebnis mit weniger Einsatz zu erreichen. Leistet ein Mitarbeiter zum Beispiel die gleiche Arbeit, obwohl er seine Arbeitszeit von 40 Stunden auf eine 4-Tage-Woche mit 32 Stunden reduziert, arbeitet er besonders effizient.

Tatsächlich überschneiden sich beide Prinzipien in der Praxis oft. Das beste Ergebnis lässt sich dann erzielen, wenn sowohl die Produktivität als auch die Effizienz gesteigert werden.

Mehr Arbeitszeit ist gleich höhere Produktivität?

Wer mehr arbeitet, ist produktiver. Diese Annahme hält sich hartnäckig in den Köpfen vieler Arbeitgeber und Arbeitnehmenden. Dabei ist genau das Gegenteil der Fall: Wer viel und lange arbeitet, dessen Produktivität nimmt mit der Zeit rasant ab.

Studien der OECD oder auch des Wissenschaftlers John Pencavel von der Stanford University setzen die Produktivitätsgrenze bei etwa 50 Wochenstunden an. Untersuchungen der Weltgesundheitsorganisation und der Internationalen Arbeitsorganisation kamen sogar zu dem Ergebnis, dass lange Arbeitszeiten von 55 oder mehr Stunden pro Woche die Todesfälle durch Herzkrankheiten und Schlaganfälle erhöhen.

Produktivität ist schließlich keine gerade Linie, die kontinuierlich steigt, sondern eine Kurve mit Hoch- und Tiefphasen.

Was sind Produktivitätskiller?

Produktivitätskiller sind alle Faktoren, die die Produktivität negativ beeinflussen. Die größten Produktivitätskiller am Arbeitsplatz sind:

• Ablenkungen und Störungen: Zu den häufigsten Ablenkungen am Arbeitsplatz gehören Kollegen und Kolleginnen sowie Geräusche beziehungsweise Lärm. Aber auch Unordnung auf dem Schreibtisch oder technische Probleme, wie ein nicht funktionierender Drucker oder eine schlechte Internetverbindung, können die Produktivität stören.
• Körperliches Unwohlsein: Wer sich körperlich nicht fit fühlt, nicht ausgeschlafen ist oder sogar körperliche Schmerzen hat, kann sich nur schlecht auf die Arbeit konzentrieren und ist daher weniger produktiv.
• Prokrastination: Wir alle schieben gerne mal unliebsame Aufgaben vor uns her. Produktiv ist dieses Verhalten auf die Dauer nicht und es kann sich zudem zu einer ernstzunehmenden Arbeitsstörung entwickeln.
• Überlastung: Eine zu hohe Arbeitsbelastung sorgt dafür, dass Aufgaben zwangsläufig nur oberflächlich erledigt werden oder das Arbeitspensum gar nicht geschafft wird. Stress kann ein kurzfristiger Motivator sein, wirkt sich langfristig aber negativ auf die körperliche und mentale Gesundheit – und die Produktivität – aus.
• Multitasking: Echtes Multitasking ist für das menschliche Gehirn nicht möglich. Die Kapazität des Arbeitsgedächtnisses ist begrenzt, sodass wir nur Teile unserer Wahrnehmung bewusst verarbeiten können. Wenig anspruchsvolle Aufgaben lassen sich zwar auch parallel erledigen, wenn es jedoch um komplexere Angelegenheiten geht, ist Multitasking eher kontraproduktiv.
• Langeweile: Wenn die Arbeit keinen Spaß macht und keine Abwechslung bietet, ist die Gefahr groß, dass die Arbeitsleistung abnimmt.
• Schlechte Kommunikation: Unnötige Meetings, Informationssilos und lange Kommunikationswege stören den produktiven Arbeitsablauf.

5 Tipps für mehr Produktivität am Arbeitsplatz

Mit unseren fünf Tipps könnt ihr Produktivitätskiller effektiv verhindern und eure Arbeitsproduktivität steigern – und das mit wenigen einfachen Schritten.

1. Angenehmes Arbeitsumfeld

Sorgt im ersten Schritt für ein angenehmes Arbeitsumfeld und gestaltet euren Arbeitsplatz so, dass er möglichst wenige Ablenkungen bietet. Idealerweise habt ihr ein eigenes Büro beziehungsweise im Homeoffice ein separates Arbeitszimmer. So könnt ihr Störgeräusche einfach beseitigen, indem ihr die Tür hinter euch zuzieht.

Im Großraumbüro lässt sich Lärm nicht immer verhindern. Hier können Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung eine Lösung sein. Zudem sind nicht alle Geräusche schlecht. Manche Menschen kommen besser in den Flow-Zustand, wenn im Hintergrund leise Musik läuft.

Richtet euch euren Arbeitsplatz zudem so ein, dass ihr euch wohlfühlt. Ergonomische Möbel verhelfen euch zu einer gesunden Körperhaltung und verhindern Beschwerden, die eure Produktivität schmälern. Haltet euren Schreibtisch sauber und ordentlich, dekoriert mit ein paar Pflanzen und privaten Gegenständen, die euch Freude bereiten. Versorgt euch mit dem notwendigen Arbeitsequipment und achtet darauf, dass alle technischen Geräte einwandfrei funktionieren.

Exkurs: Was ist der Flow-Zustand?

Der Flow ist ein als sehr positiv und beglückend wahrgenommener Bewusstseinszustand, in dem wir ganz in unserer Aufgabe aufgehen. Dieser lässt sich beispielsweise bei Musiker:innen oder Sportler:innen schön beobachten, wenn sie mit anscheinender Leichtigkeit ihr Talent unter Beweis stellen. Im Flow-Zustand können wir uns völlig auf unsere Aufgabe konzentrieren, vergessen dabei unsere Umgebung und verlieren das Zeitgefühl. Die Aufgabe erledigt sich fast wie von allein. Um diesen Zustand zu erreichen, sollte der perfekte Grad zwischen Unterforderung und Überforderung gefunden werden.

2. Zeit blocken

Es ist sinnvoll, sich feste Zeiten für das produktive Arbeiten vorzunehmen. Am besten blockiert ihr diese öffentlich in eurem Kalender, um euren Kollegen und Kolleginnen zu signalisieren, dass ihr nicht gestört werden wollt.

Findet für euch heraus, zu welchen Zeiten ihr euch am besten konzentrieren könnt. Das ist bei jedem Menschen individuell. Manche starten gleich frühmorgens mit einer Deep-Work-Phase, andere arbeiten nachmittags am produktivsten.

Exkurs: Was ist Deep Work?

Der von Cal Newport geprägte Begriff „Deep Work“ bezeichnet einen Zustand der Konzentration, der uns erlaubt, tief in eine Aufgabe einzusteigen, komplexe Lösungen zu finden, Ideen zu entwickeln und Neues zu erlernen. Um diesen Zustand zu erreichen, sollten alle potenziellen Ablenkungen ausgeschaltet werden.

3. Gutes Zeit- und Projektmanagement

Für eine Produktivitätssteigerung solltet ihr eure Projekte stets effizient managen und eure Arbeitszeit sinnvoll strukturieren und einplanen.

Hier ein paar Tipps, wie ihr euer Zeit- und Projektmanagement verbessern könnt:

• Erstellt eine To-do-Liste, im besten Fall schon am Tag zuvor oder vorausschauend für die gesamte Woche.
• Setzt Prioritäten und teilt eure Aufgaben in kleinere Schritte ein.
• Arbeitet eine Aufgabe nach der anderen ab.
• Legt realistische Deadlines fest.
• Lehnt Aufträge ab, wenn es zeitlich nicht geht. Niemand muss alles schaffen.
• Verwendet sinnvolle Projektmanagement-Tools, die euch Arbeit abnehmen und dabei helfen, den Überblick zu behalten.

Eine beliebte Strategie für ein produktives Zeitmanagement ist die Pomodoro-Technik. Hierbei teilt ihr eure Arbeitszeit in Intervalle von 30 Minuten ein: Nach einer Arbeitsphase von 25 Minuten legt ihr eine kurze Pause von fünf Minuten ein. Das wiederholt ihr viermal und macht dann eine längere Pause von etwa einer halben Stunde.

Letztendlich müsst ihr für euch selbst herausfinden, welche Strategie am besten zu eurem Workflow passt. Das Pareto-Prinzip empfiehlt zum Beispiel, die weniger zeitaufwendigen Aufgaben zuerst zu erledigen. Beim „Eat the Frog“-Prinzip widmet man sich dagegen zuerst der schwierigsten Aufgabe, um danach den Kopf frei für andere Projekte zu haben, die dann im besten Fall leichter von der Hand gehen.

4. Kommunikation zielgerichtet planen

Wenn ihr euch Zeiten für das produktive Arbeiten einplant, denkt im selben Zuge auch daran, Benachrichtigungen auszuschalten. So reißen euch weder Push-Nachrichten aus dem E-Mail-Postfach noch Nachrichtentöne von Instant-Messaging-Diensten aus eurer Konzentration.

Generell ist es sinnvoll, nicht immer sofort auf jede Nachricht zu antworten. Nutzt die Vorteile der asynchronen Kommunikation: Die E-Mails oder Slack-Nachrichten laufen euch nicht davon. Stattdessen könnt ihr euch für eure Reaktion Zeit nehmen und beispielsweise auch hier feste Zeiten festlegen.

Zögert zudem nicht, Kommunikationsangebote abzulehnen, die euch keinen Mehrwert versprechen, zum Beispiel Meetings ohne klare Agenda.

5. Auf die Gesundheit achten

Um eure Produktivität zu steigern, solltet ihr einen gesunden Lebensstil pflegen:

• Schlaf: Ein erwachsener Mensch braucht im Durchschnitt täglich etwa sieben bis neun Stunden Schlaf. So empfiehlt es unter anderem die National Sleep Foundation. Das kann individuell jedoch stark variieren und sich mit zunehmendem Alter ändern. Daher sollte jede:r für sich selbst festlegen, wie viel Schlaf er oder sie benötigt, um sich am nächsten Morgen erholt und regeneriert den Tagesaufgaben widmen zu können.
• Ernährung: Zum Frühstück mehrere Tassen Kaffee, in der Mittagspause ein kleiner Snack und abends ein Fertiggericht aus der Mikrowelle – im stressigen Arbeitsalltag gilt bei der Ernährung oft: schnell und einfach statt ausgewogen und gesund. Tatsächlich müssen sich beide Seiten aber nicht ausschließen. Viele leckere Speisen lassen sich auch gut vorkochen und die heimliche Süßigkeitenschublade am Schreibtisch kann durch Nüsse oder frisches Obst ersetzt werden. Mit der richtigen Ernährung stärkt ihr euer körperliches Wohlbefinden und könnt eure Leistungsfähigkeit ankurbeln.
• Sport und Bewegung: Bewegung hält euch fit. Vor allem wenn ihr eure Arbeit vorwiegend sitzend verbringt, solltet ihr euch zwischendurch immer wieder Zeit nehmen, um ein paar Schritte zu gehen oder Dehnübungen zu machen. Macht nach dem Mittagessen beispielsweise einen kleinen Spaziergang oder tobt euch zum Feierabend im Fitnessstudio aus. Eine Yoga-Session am Morgen bringt zudem Körper und Geist in Schwung, schärft euer Bewusstsein und lässt euch produktiv in den Tag starten.
• Pausen: Produktivität ist eine Kurve. Das heißt, euer Produktivitäts-Level durchläuft während des Tages einige Schwankungen. Wichtig, um nach einem Tief wieder in ein Hoch zu kommen, sind regelmäßige Pausen. Nutzt die Unterbrechungen für etwas Bewegung, eine gesunde Mahlzeit, ein inspirierendes Gespräch oder ein entspanntes Sonnenbad im Freien.
• Work-Life-Balance: Eine gute Work-Life-Balance heißt, alle Bereiche im Leben bewusst wahrzunehmen und in ein Gleichgewicht zu bringen, das sich für einen selbst richtig anfühlt. Das fördert schließlich nicht nur die Produktivität am Arbeitsplatz, sondern auch im Privatleben.

Mit diesen Maßnahmen könnt ihr die Produktivität eurer Mitarbeitenden steigern

Als Unternehmen seid ihr natürlich daran interessiert, dass eure Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit möglichst produktiv verbringen. Mit folgenden Maßnahmen könnt ihr sie dabei unterstützen.

Flexible Arbeitszeiten ermöglichen

Nicht alle sind zur selben Uhrzeit produktiv. Das Leistungsvermögen zu den verschiedenen Tageszeiten unterscheidet sich je nach Chronotyp:

• Morgentypen (umgangssprachlich oft „Lerchen“ genannt) sind morgens in Höchstform und werden am Abend früher müde.
• Abendtypen (umgangssprachlich oft „Eulen“ genannt) sind oft nachmittags und abends am produktivsten.
• Misch-Chronotypen sind alle Typen, die irgendwo dazwischen liegen, also weder extrem früh wach sind noch sehr spät. Ihr produktives Hoch liegt meist am späten Vormittag.

Die Chronotypen sind abhängig von der individuellen inneren Uhr eines jeden Menschen, die somit maßgeblich die Leistungskurve über den Tag hinweg beeinflusst. Wenn ihr euren Mitarbeitenden flexible Arbeitszeiten ermöglicht, können diese ganz nach ihrem eigenen Biorhythmus arbeiten und „Eulen“ quälen sich beispielsweise nicht frühmorgens durch Aufgaben, die sie am späten Nachmittag wesentlich produktiver erledigen könnten.

Gesundheit der Mitarbeitenden fördern

Unterstützt eure Mitarbeitenden bei ihrer mentalen und körperlichen Gesundheit. Gesunde Mitarbeitende sind glücklicher, leistungsbereiter und produktiver. Überlegt euch im Rahmen eures betrieblichen Gesundheitsmanagements, wie ihr den Arbeitsplatz für eure Belegschaft möglichst gesundheitsfördernd gestaltet. So verhindert ihr auch krankheitsbedingte Ausfälle.

Hier ein paar Inspirationen, wie ihr die Gesundheit eurer Mitarbeitenden fördern könnt:

• Ergonomische Einrichtung des Arbeitsplatzes
• Ausgewogenes Speisenangebot in der Kantine
• Sportangebote, z. B. Yoga-Kurs zum Feierabend oder eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio
• Zugang zu medizinischen und psychologischen Beratungsangeboten
• Schutz der Mitarbeitenden vor zu vielen Überstunden

Mit Benefits Stress reduzieren

Neben gesundheitsfördernden Maßnahmen könnt ihr euren Mitarbeitenden noch mit vielen weiteren Mitarbeiter-Benefits unter die Arme greifen. Versorgt ihr sie beispielsweise jeden Tag mit kostenlosen (gesunden) Essens- und Snackangeboten, müssen sie sich keine Gedanken mehr darüber machen, wie sie ihre Energiereserven in einem Produktivitätsloch wieder auffüllen können.

Sorgt zudem für ein familienfreundliches Arbeitsumfeld. Ein betrieblicher Kindergarten ist eine große Entlastung für Beschäftigte mit Kindern und hilft ihnen dabei, sich voll auf ihre Arbeit konzentrieren zu können, während sie ihren Nachwuchs gut umsorgt wissen.

Überlegt euch insgesamt, wie ihr eure Mitarbeitenden im Alltag entlasten könnt, damit sie sich während ihrer Arbeitszeit auf ihre Aufgaben konzentrieren können.

Interne Kommunikation verbessern

Eine gute interne Kommunikation verbessert und beschleunigt eure Arbeitsabläufe, was der Produktivität eurer Mitarbeitenden auf jeden Fall zugutekommt. Versorgt sie transparent mit allen Informationen, die sie für ihren Arbeitsalltag brauchen. Wenn sie genau wissen, welche Ziele ihr als Unternehmen verfolgt, können eure Mitarbeitenden ihre Aufgaben richtig priorisieren und sich darauf konzentrieren, zielgerichtet auf eure Vision hinzuarbeiten.

Schafft zum Beispiel eine zentrale Informationsplattform mit dem Social Intranet von Haiilo. Diese verhindert unter anderem, dass Wissenssilos entstehen und eure Mitarbeitenden unnötig viel Zeit mit dem Suchen nach Informationen verbringen. Stattdessen finden sie alles Wichtige an einem zentralen Ort, auf den sie überall und jederzeit Zugriff haben.

Integriert zudem passende Kollaborationstools, die euren Mitarbeitenden die Teamarbeit sowie das Aufgaben- und Projektmanagement erleichtern. Achtet darauf, alles so zu kombinieren, dass eure Mitarbeitenden nicht ständig zwischen den unterschiedlichen Tools wechseln müssen. Das kostet sie ansonsten nur wieder unnötig Zeit. Nutzt die Tools, um Prozesse zu automatisieren und eurer Belegschaft Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zu geben.

Mitarbeitende motivieren

Mit den eben genannten Maßnahmen schafft ihr gute Rahmenbedingungen, damit eure Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit produktiv nutzen können. Eine große Rolle spielen aber auch intrinsische Motive: Wie stehen eure Mitarbeitenden überhaupt zu ihrer Arbeit oder Arbeit im Allgemeinen? Macht ihnen ihre Arbeit Spaß? Erkennen sie den Sinn ihrer Aufgaben?

Motiviert eure Mitarbeitenden mit abwechslungsreichen Aufgaben, gebt ihnen Gestaltungs- und Entscheidungsfreiräume, lasst sie kreativ sein und ihre Stärken zielgerichtet einsetzen. Auch regelmäßige Anerkennung, eine wertschätzende Unternehmenskultur und ehrliches Feedback erhöhen die Mitarbeitermotivation. Gebt ihnen zum Beispiel auch Tipps mit auf den Weg, wie sie ihr Zeitmanagement verbessern und Pausen effektiv nutzen können.

Da die Zufriedenheit einen großen Einfluss auf die Produktivität eurer Mitarbeitenden hat, solltet ihr diese genau im Blick behalten und am besten direkt abfragen, zum Beispiel im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen. So könnt ihr unter anderem auch die größten Produktivitätskiller herausfinden und geeignete Maßnahmen für eine kontinuierliche Produktivitätssteigerung entwickeln.