Wie ihr mit den richtigen Kollaborationstools eure Teamarbeit verbessert

Kollaborationstools gehören mittlerweile in vielen Unternehmen zur Standardausstattung. Die Zunahme von Remote Work und hybriden Arbeitsformen in den vergangenen Jahren hat die Arbeit mit geeigneten digitalen Werkzeugen zur Zusammenarbeit zudem unumgänglich gemacht.

Tools für das kollaborative Arbeiten gibt es viele auf dem Markt. Doch was genau sollte das ideale Kollaborationstool können, um euch bei der Teamarbeit in eurem Unternehmen zu unterstützen? Wir stellen euch die unterschiedlichen Vorzüge und Funktionen von modernen Tools für das kollaborative Arbeiten vor.

📚 Lesetipp: Was genau verstehen wir überhaupt unter Kollaboration? Lest hierzu gerne erst einmal unseren Blogartikel zum Thema „Kollaboration – die flexible und intensive Form der Zusammenarbeit“ und erfahrt, was kollaboratives Arbeiten ausmacht.

Definition: Was ist ein Kollaborationstool?

Kollaborationstools sind per Definition hilfreiche Werkzeuge für die Zusammenarbeit im Team. Sie ermöglichen die unkomplizierte Kommunikation der Teammitglieder untereinander sowie einen effizienten Informationsaustausch zwischen den Teams. Zudem bieten sie eine smarte Hilfestellung bei der Koordination von Projekten, Aufgaben und Zuständigkeiten. Nicht zuletzt erleichtern sie die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und die Pflege von Wissensdatenbanken.

Moderne Kollaborationstools sind meist als Software oder als App verfügbar.

Die Vorteile von Online-Kollaborationstools

Digitale Kollaborationstools erleichtern euch die Teamarbeit und bieten vielfältige Lösungen für die unterschiedlichen Anforderungen in der Projektarbeit. Folgende Vorteile hat die Implementierung von kollaborativen Tools in eurem Unternehmen.

1. Effiziente Workflows

Kollaborationstools vereinfachen und beschleunigen viele Prozesse in der Teamarbeit. Unter anderem sorgen sie für wesentlich verkürzte Kommunikationswege. Anstatt sich zeitversetzt über ellenlange E-Mails auszutauschen, können Teammitglieder in Echtzeit über die unterschiedlichsten Kanäle kommunizieren, Termine für Meetings organisieren und unkompliziert Dokumente teilen. Dadurch entsteht ein reger Informationsfluss, Absprachen und Abstimmungen sind ohne Umwege möglich. Durch digitale Kollaborationstools lassen sich Prozesse, Zwischenergebnisse und Zuständigkeiten völlig transparent darstellen, sodass jeder Projektschritt immer nachvollziehbar ist.

2. Einfache Verfügbarkeit

Der große Vorteil von Online-Kollaborationstools ist, dass sie von überall und zu jeder Zeit zugänglich sind. Alle für die Projektarbeit notwendigen Dokumente und Informationen sind stets verfügbar und können von den unterschiedlichsten Endgeräten aufgerufen und bearbeitet werden. In Zeiten von Homeoffice und Remote Work, in denen Teams an unterschiedlichen Standorten zusammenarbeiten, ist das eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Kollaboration.

3. Übersichtliche Verwaltung von Aufgaben

Bei der Bearbeitung eurer Projekte werden immer wieder Deadlines überschritten, niemand weiß, wer für was zuständig ist, und ihr müsst euch für die Projektplanung mühsam durch unübersichtliche Excel-Tabellen navigieren?

Kollaborationstools nehmen euch viel Arbeit im Projektmanagement ab und sorgen dafür, dass ihr immer den Überblick über eure Aufgaben behaltet. Mithilfe von vorgefertigten Strukturen und automatisierten Prozessen könnt ihr in wenigen Klicks Projektpläne erstellen und eure Projektabläufe transparent abbilden. Zudem lassen sich Aufgaben einfach zuweisen und verschieben. So hat die Projektleitung stets den Gesamtüberblick über das Projekt, während einzelne Teammitglieder ihre individuellen Tasks managen.

4. Verschiedene Kanäle und multimediale Inhalte

Moderne Team-Kollaborationstools bieten Schnittstellen zu unterschiedlichen Systemen, Kanälen und weiteren Tools. So könnt ihr das volle Potenzial ausschöpfen und genau die Funktionen nutzen, die ihr braucht.

Und auch die Inhalte und Wege der Zusammenarbeit könnt ihr mithilfe von Team-Kollaborationstools sehr divers und kreativ gestalten. Ob Textdateien, Audioformate, Bilder oder Videos – digitale Tools für die kollaborative Zusammenarbeit unterstützen die unterschiedlichsten multimedialen Inhalte.

5. Single Source of Truth

Wenn ihr ein Online-Kollaborationstool nutzt, stellt ihr sicher, dass alle für die Projektarbeit relevanten Prozesse, Informationen und Ergebnisse an einem Ort abgebildet werden. Ihr müsst also nicht mehr euer E-Mail-Postfach nach dem einen wichtigen Dokument durchforsten oder euch durch die unterschiedlichen Abteilungen durchtelefonieren, um benötigtes Wissen einzusammeln und Absprachen festzuhalten.

Stattdessen organisiert ihr eure Zusammenarbeit an einem zentralen Ort. Wenn ihr euer Tool richtig pflegt, schafft ihr eine Single Source of Truth, die immer aktuell, konsistent, verlässlich und vollständig ist.

Welche Arten von Kollaborationstools für Unternehmen gibt es?

Kollaborationstools dienen vor allem drei Zwecken: der Kommunikation, Koordination und Kooperation. Demnach lassen sich folgende Arten unterscheiden:

• Kommunikationstools: Ob Chat, Telefonate oder Videokonferenzen, Kommunikationstools vereinen unterschiedliche Kanäle, um sich effizient eins zu eins oder in Gruppen auszutauschen. Über entsprechende Plattformen könnt ihr einfach Meetings planen und eure Termine managen.
• Soziale Netzwerke: Hier steht der soziale Austausch im Vordergrund. Gebt euren Mitarbeitenden eine Plattform, um multimediale Inhalte zu teilen, zu kommentieren und zu liken. Soziale Netzwerke stärken das Verbundenheitsgefühl und den Teamspirit – die perfekte Basis für kollaboratives Arbeiten.
• Projektmanagement: Mit Projektmanagementtools plant und verwaltet ihr eure Projekte. Dabei helfen euch unter anderem übersichtliche Projektpläne, automatische Zuweisungen und Kommentar-Funktionen.
• Dokumentenmanagement: Um Dokumente zu erstellen, gemeinsam zu bearbeiten und sicher zu teilen, gibt es entsprechende Kollaborationstools für das Dokumentenmanagement. Das Ziel ist eine ordentliche, konsistente und aktuelle Dokumentenablage. Häufig genutzte Tools für die Datenspeicherung und den Datentransfer sind zum Beispiel Cloud-Speicher und File-Sharing-Dienste.
• Ideenmanagement: Projektarbeit ist oft ein sehr kreativer Prozess. Um eure Ideen zu sammeln, Mindmaps zu erstellen und euer Brainstorming abzubilden, sind Tools für das Ideenmanagement ideal.

Beispiele für Kollaborationstools: 4 beliebte Plattformen im Vergleich

Wir stellen euch im Folgenden vier Beispiele für beliebte Kollaborationstools näher vor.

Asana

Asana ist ein beliebtes Tool für das Projekt- und Aufgabenmanagement und dabei besonders für kleinere Teams geeignet, die eine intuitive Einstiegslösung wünschen. Mit Asana könnt ihr eure täglichen Aufgaben, Termine und Zuständigkeiten in Boards organisieren und direkt über die Tasks miteinander kommunizieren. Das Tool bietet euch verschiedene Ansichten, sodass ihr eure Projektverläufe stets nachverfolgen könnt und eure Deadlines im Kalender im Blick habt.

Miro

Miro hilft euch dabei, eure Ideen, Visionen, Projekte und Daten visuell darzustellen und erleichtert euch mit unterschiedlichen Funktionen die asynchrone Zusammenarbeit. Ihr könnt damit zum Beispiel Workflows zur Produktentwicklung umsetzen, Diagramme und Mindmaps erstellen, Arbeitsabläufe visualisieren sowie Workshops und Feedbackrunden organisieren. Es ist somit ein ideales Tool, um Strategien zu entwickeln, Projekte zu planen, vor allem aber auch, um kreativ zusammenzuarbeiten.

Google Workspace

Der Google Workspace ist eine umfassende Lösung für die Kollaboration mit vielen cloudbasierten Anwendungen für kleine und große Unternehmen. Mit Google Docs, Sheets und Drive habt ihr beispielsweise hilfreiche Tools, um Dokumente zu erstellen, zu verwalten und zu teilen. Über Google Meet, Chat und Gmail kommuniziert ihr ortsunabhängig miteinander und im Google Calendar organisiert ihr eure Termine. Die Businesstools sind vor allem darauf ausgerichtet, produktiv und effizient zusammenzuarbeiten.

Microsoft 365

Auch bei dem Kollaborationstool Microsoft 365 dreht sich alles um die Steigerung der Teamproduktivität. Für das effiziente Dokumentenmanagement gibt es Anwendungen wie Word, Excel und OneDrive. Mit SharePoint lassen sich zudem Unternehmenswebsites erstellen und eure geschäftlichen Dokumente und Informationen zusammenführen. Über Microsoft Teams könnt ihr auf verschiedenen Wegen miteinander kommunizieren, effektiv in Projektteams zusammenarbeiten, Besprechungen durchführen und euch schnell über Chat austauschen. Darüber hinaus bietet Microsoft 365 auch Tools für das Lernmanagement und die Mitarbeiterkommunikation. 

Es ist somit eine recht komplexe Allround-Lösung, bei der es darauf ankommt, die richtigen Tools für eure Anwendungsfälle auszuwählen.

Was ist das richtige Kollaborationstool für euer Unternehmen?

Je nach Bedarf habt ihr diverse Optionen zur Kollaboration. Um das richtige Tool für euer Unternehmen auszuwählen, solltet ihr euch im Vorfeld einige Fragen beantworten:

• Wofür wollt ihr euer Collaboration Tool nutzen? Wollt ihr euren Mitarbeitenden in erster Linie die Kommunikation erleichtern und verschiedene Kanäle zum sozialen Austausch bereitstellen? Oder braucht ihr Hilfe bei der Verwaltung eurer Projekte?
• Wie sind eure Teams aufgebaut? Organisieren sich die Kolleg:innen vor allem in kleinen Projektteams oder arbeiten sie abteilungsübergreifend und interdisziplinär zusammen? Sollen auch externe Mitarbeitende und Dienstleister mit dem Tool arbeiten?
• Wie möchtet ihr das Tool nutzen? Wollt ihr die Collaboration Software vorwiegend über den Desktop verwenden oder mobil über eine App?
• Wie arbeitet ihr mit Dokumenten? Sollen eure Mitarbeitenden Dokumente zeitgleich bearbeiten können? Haben auch Externe Zugriff darauf? Welche Datenmengen wollt ihr ablegen, wie viel Speicherplatz braucht ihr?
• Welche Systeme und Tools nutzt ihr schon? Wollt ihr diese integrieren?

Überlegt euch bei der Auswahl, welche Funktionen euch besonders wichtig sind. Nicht immer ist es sinnvoll, in eine umfassende Software mit vielen Features zu investieren, wenn ihr am Ende nur eines davon effektiv nutzt. Auf der anderen Seite wird ein Nebeneinander von unterschiedlichen Tools schnell unübersichtlich und macht den Workflow sowie die Einarbeitung unnötig komplex. Dann lohnt sich die Investition in eine Allround-Lösung, die alle wichtigen Funktionen in einer Plattform verbindet.

Zudem kommt es am Ende gar nicht so sehr darauf an, welches Tool ihr gewählt habt, sondern wie ihr dieses passend in eure Arbeitsstrukturen integriert und nach eurem Bedarf gestaltet.

So nutzt ihr das Social Intranet als kollaborative Plattform

Eine moderne Software für die Kollaboration ist ein Social Collaboration Tool. Dieses unterstützt Mitarbeitende mit Funktionen wie Gruppen-Chats, Communities und gemeinsame Dokumentenbearbeitung dabei, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, Ideen auszutauschen und sich in Projekten zu organisieren.

Ein Social Intranet ist eine Plattform, die viele dieser Social-Collaboration-Funktionen in einem internen, unternehmensspezifischen Netzwerk vereint. Es ermöglicht Mitarbeitenden, Informationen zentral abzurufen, Beiträge zu kommentieren, Wissen zu teilen und gemeinsam an Inhalten zu arbeiten. Dabei erweitert das Social Intranet traditionelle Intranets um interaktive und kollaborative Elemente, wodurch es eine zentrale Rolle für die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch im Unternehmen spielt.

1. Kommunikation über unterschiedliche Kanäle

Als zentrales Kommunikationstool für die Unternehmenskommunikation ist das Social Intranet die ideale Plattform für einen Informationsaustausch von der Management-Ebene an die Belegschaft, zwischen den Abteilungen und den einzelnen Mitarbeitenden. So könnt ihr über den Newsfeed Unternehmensupdates teilen oder über wichtige Branchentrends informieren und die unterschiedlichsten multimedialen Inhalte bereitstellen.

Gleichzeitig ist es auch ein soziales Netzwerk, in dem sich verschiedene Interessengruppen vernetzen können und die Interaktion untereinander gefördert wird. Das Social Intranet wird zur digitalen Heimat eures Unternehmens. Es stärkt das Wir-Gefühl, das die Voraussetzung für eine erfolgreiche Kollaboration ist, bei der alle an einem Strang ziehen, eine gemeinsame Vision vor Augen haben und einen gleichwertigen Beitrag am Unternehmenserfolg leisten.

Dabei ist das Online-Kollaborationstool jederzeit über PC, Tablet und Smartphone zugänglich, sodass sich eure Mitarbeitenden völlig mobil und flexibel verbinden können.

2. Umfassende Plattform für die Teamarbeit

Im Social Intranet können sich eure Mitarbeitenden über verschiedene Wege für die Projektarbeit vernetzen. In Einzelchats sind individuelle Absprachen möglich, während sich in Gruppenchats alle Projektteilnehmenden für Abstimmungen treffen. Ebenso können sich eure Expert:tinnen in Communities zusammenschließen und sich dort über Fachthemen austauschen. Aus gemeinsamen Interessen oder aus Diskussionen können so wertvolle Anreize für konkrete Projekte entstehen.

Über die Nutzerprofile habt ihr auch immer einen Blick in die Mitarbeiterliste. Darüber lassen sich stets die passenden Ansprechpartner:innen finden, wenn eine bestimmte Expertise für die Projektarbeit gesucht wird.

Insgesamt ist es für eure Mitarbeitenden ein Leichtes, miteinander in Kontakt zu treten, sodass ihr innovative Ideen sofort aufgreifen und Projekte schnell vorantreiben könnt. 

3. Transparente und allzeit zugängliche Wissensdatenbank

Das Social Intranet ist eure Single Source of Truth. Erstellt umfangreiche Wikis, um euer Unternehmenswissen und eure Unternehmensprozesse transparent abzubilden und für alle zugänglich zu machen. Auch Projektpräsentationen sowie die Dokumentation von Projektfortschritten und Ergebnissen könnt ihr über das Kollaborationstool organisieren. Ob Textbeitrag, Video oder Audio – die Plattform unterstützt die unterschiedlichsten multimedialen Inhalte, sodass ihr euer Wissen in der jeweils optimalen Form teilen könnt.

Profitiert darüber hinaus von der übersichtlichen Dokumentenablage. Legt eure Dateien ordentlich ab und bearbeitet sie synchron. Das lange Suchen nach der neuesten Version eurer Dokumente gehört von nun an der Vergangenheit an. Stattdessen nutzt ihr die intuitiven Suchfunktionen zur Navigation, um immer an die richtigen Informationen zu kommen.

4. Einfache Integration in euren digitalen Arbeitsplatz

Das Social Intranet von Haiilo zeichnet sich durch umfassende Integrationsmöglichkeiten aus, die es zu einer zentralen Plattform für nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation in eurem Unternehmen machen. Durch die Integration mit beliebten Kollaborationstools wie Google Workspace, Microsoft 365 inklusive Microsoft Teams, Slack sowie verschiedenen Projektmanagementtools und anderen Unternehmensanwendungen können eure Mitarbeitende einen nahtlosen Workflow mit ihren vertrauten kollaborativen Tools aufbauen.

Beispielsweise können sie Word- und Excel-Dokumente direkt über Haiilo öffnen und über die Haiilo-Suche Ergebnisse aus allen angebundenen Anwendungen filtern. Nutzt Haiilo als Frontdoor-Intranet – als Einstiegsort in euren digitalen Arbeitsplatz für eine umfassende Information und ein übersichtliches kollaboratives Arbeiten.

Warum ihr in eurem Unternehmen auf eine moderne Kollaborationsplattform setzen solltet

Wie wir gesehen haben, haben digitale Kollaborationstools viele Vorteile. Spätestens seit der Corona-Pandemie gehören in vielen Unternehmen Remote und Hybrid Work zum Arbeitsalltag. Diese flexiblen Arbeitsstrukturen verlangen nach ebenso flexiblen Formen der Zusammenarbeit. Kollaborative Tools wie das Social Intranet ermöglichen ein strukturiertes, lebendiges, intensives und effizientes Teamwork, das Grenzen überwindet und eure Mitarbeitenden verbindet.