In 10 Schritten erfolgreich ein Intranet aufbauen

Die Konzeption und der Aufbau eures Intranets gehören zu den zentralen Schritten bei der Einführung. Hier legt ihr die Basis für eure neue Kommunikationsplattform und regelt, wer für was zuständig ist und wie das Intranet am Ende aussehen und genutzt werden soll. Dafür gilt es sowohl strategische als auch technische und inhaltliche Entscheidungen zu treffen.

Im Groben gibt es fünf Phasen zu berücksichtigen, wenn ihr ein Intranet aufbauen wollt:

1. Strategie
2. Technisches Setup
3. Struktur und Design
4. Content-Management
5. Launch und Weiterentwicklung

Diese sind in viele weitere Unterschritte unterteilt, die wir euch im folgenden Leitfaden genauer vorstellen möchten. Grundsätzlich wollen wir aber betonen, dass der genaue Ablauf von Projekt zu Projekt variieren kann und unser Leitfaden vor allem als Überblick über die wichtigsten Aspekte dient.

📚 Lesetipp: Den gesamten Prozess der Social-Intranet-Einführung haben wir in unserem Blog schon beleuchtet. Dort findet ihr auch viele Best Practices und zudem eine Vorlage, die euch bei der strategischen Planung hilft.

1. Intranet-Strategie

Was braucht es, um erfolgreich ein Intranet aufzubauen? Wahrscheinlich denkt ihr jetzt vor allem an ein gutes Projektteam und eine leistungsfähige Software-Lösung. Tatsächlich ist der wichtigste Faktor eine durchdachte Intranet-Strategie mit einer klaren Vision. 

Die Intranet-Strategie ist der Grundpfeiler für euer Intranet-Projekt. Sie gibt die Richtung vor und beeinflusst neben der Wahl des passenden Intranet-Anbieters auch, wie das Intranet aufgebaut sein muss, um eure übergeordnete Vision und eure Unternehmensziele zu erfüllen.

In der Strategie-Phase nehmt ihr den Status quo genau unter die Lupe, setzt euch klare Ziele und formuliert die wichtigsten Anforderungen an eure Kommunikationsplattform.

• Soll die Intranet-Software in erster Linie zu einem zentralen Informationshub werden?
• Wollt ihr damit auch die Teamarbeit abbilden?
• Ist es euch vorrangig wichtig, Wissen zu teilen und eure Mitarbeitenden zu Thought Leader:innen zu machen?
• Oder soll vor allem das Gemeinschaftsgefühl gestärkt werden?

Das sind einige der Fragen, die ihr euch zum Zweck eures Intranets stellen solltet.

Ein strategischer Plan ist die Grundvoraussetzung für einen logischen, strukturierten und zielgerichteten Intranet-Aufbau, der euren Mitarbeitenden eine sinnvolle Nutzung ermöglicht.

📽️ Die Barmenia hat sich bei der strategischen Planung und Konzeption des Intranets den Haiilo-Partner Kronsteg ins Boot geholt. Erfahrt in dem kurzen Video, welche Aspekte dem Unternehmen dabei besonders wichtig waren und welche Vision es mit dem Intranet-Projekt verfolgte.

2. Zielgruppen und Intranet-Verantwortliche

Ein wichtiger Bestandteil der Intranet-Strategie ist die Identifikation der Zielgruppen und Stakeholder:innen. Es geht um die Frage, für wen das Intranet eigentlich ist, wer an dem Projekt beteiligt und wofür verantwortlich ist.

Insgesamt lassen sich fünf wichtige Zielgruppen und Intranet-Verantwortliche identifizieren:

1. IT
2. Admins
3. Editor:innen (Redakteur:innen)
4. Multiplikator:innen (Key User:innen, Power User:innen, interne Enabler:innen und Trainer:innen)
5. Nutzer:innen (Mitarbeitende)

Die Aufgaben von IT, Admins und Editor:innen

Die IT ist beim Intranet-Aufbau vor allem für die technische Implementierung, Installation und Konfiguration der Software verantwortlich.

Zu den zentralen Aufgaben der Admins gehört die Verwaltung der Startseite sowie der Benutzer:innen und deren Berechtigungen. Ebenso kümmern sie sich um Sicherheitsfragen, prüfen gemeldete Inhalte, setzen Datenschutz- und Löschkonzepte durch und nehmen Struktur- sowie Designanpassungen vor.

Währenddessen sind die Editor:innen für die Inhalte im Intranet verantwortlich. Sie planen und erstellen Seiten, Communities, Artikel und News. Ebenso legen sie Dokumente, Formulare, Listen und Wikis an.

Diese Personengruppen gilt es parallel zur Intranet-Einführung entsprechend zu schulen und mit den jeweiligen Funktionen des gewählten Intranets vertraut zu machen. Wenn ihr euch für Haiilo entscheidet, stehen euch unser Expertenteam und Partnernetzwerk mit Rat und Tat zur Seite und führen euch erfolgreich durch das Intranet-Onboarding.

Die Endnutzer:innen

Die Multiplikator:innen und der Rest der Belegschaft gehören zu den Endnutzer:innen. Sie pflegen ihre persönlichen Profile, navigieren durch die Seiten, kommunizieren über Chats und Communities, interagieren mit Beiträgen und suchen nach Informationen. Die Multiplikator:innen nehmen dabei eine besondere Rolle ein. Macht sie nach dem „Train the Trainer“-Prinzip zu internen Enabler:innen, die mit gutem Vorbild vorangehen und ihre Kolleg:innen zur Nutzung motivieren und befähigen.

Für den richtigen Aufbau eures Intranets ist es nun auch besonders wichtig zu wissen, wie eure Endnutzer:innen ticken, welche Aufgaben sie in eurem Unternehmen haben, wie und wo sie arbeiten und wie sie auf Informationen zugreifen. Führt dazu Interviews oder holt bestimmte Nutzer:innen direkt in das Projektteam, zum Beispiel Non-Desk-Worker. Nur so erhaltet ihr valide Daten über die Bedürfnisse eurer Nutzergruppen und trefft nicht einfach nur Bauchentscheidungen, was sich auf die Nutzungsrate und Akzeptanz des Intranets auswirkt. Eine genaue Nutzeranalyse ist schließlich entscheidend für eine effiziente Nutzerverwaltung und eine personalisierte Bereitstellung von Inhalten – dazu später mehr.

3. Installation und Konfiguration der Intranet-Software

Wir kommen nun in die Phase der technischen Implementierung, die in erster Linie in den Händen eures IT-Teams liegt. In diesem Schritt konfiguriert ihr eure gewählte Intranet-Software, richtet Benutzerkonten und die Funktionen ein, legt Berechtigungen fest, aktiviert Add-ons und Apps und passt die Einstellungen individuell nach Bedarf an. Dazu gehören zum Beispiel Einstellungen zur Sprache, zur Anzeige der Navigation, zu den Benachrichtigungen und zur automatischen Löschung von Nachrichten, Channels und Nutzer:innen.

Bestimmt, welche Funktionen, Add-ons und Anwendungen ihr von Anfang an braucht und welche ihr vielleicht erst nach und nach freischalten möchtet. Bei Haiilo könnt ihr zu eurem Intranet beispielsweise eine individuelle Domain, ein Multilanguage-Add-on für automatische Übersetzungen, Anbindungen zu Microsoft Office und zum Google Workplace sowie ein praktisches Analytics-Tool hinzubuchen.

Ebenso solltet ihr in diesem Schritt ein Konzept für die Datenmigration erarbeiten. Nutzt diese Gelegenheit, um eure bestehenden Daten zu bereinigen und auszusortieren. Vergesst nicht, für den Fall der Fälle ein Backup zu machen, bevor ihr eure Daten ins neue Intranet überträgt.

4. Integration und Skalierbarkeit

Achtet darauf, das Intranet sinnvoll in eure bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren. Stellt sicher, dass es mit anderen Systemen kompatibel ist und bindet beispielsweise Slack, Microsoft Teams oder euren Google Drive an. Überlegt euch auch, wie ihr die Software mit individuellen Schnittstellen (APIs) sinnvoll erweitern könnt. So wird die Plattform zu einem integralen Bestandteil eurer Systemlandschaft oder sogar zum „Front Door“ – zum zentralen Einstiegstor in den digitalen Arbeitsplatz eurer Mitarbeitenden.

Ein wichtiger Aspekt beim Aufbau eines Intranets ist die Skalierbarkeit: Achtet darauf, dass eure Einstellungen anpassbar sind. Ein modernes Intranet sollte mit euren Anforderungen mitwachsen und schnell aktualisierbar sein.

Ein modular aufgebautes Intranet wie Haiilo bietet euch die Möglichkeit, die Plattform nahtlos um weitere wichtige Funktionen für eine moderne Unternehmenskommunikation zu erweitern, darunter Engagement-Umfragen, Multichannel-Kommunikation und Employee Advocacy.

5. Sicherheit und Datenschutz

Nicht zu vernachlässigen in der Setup-Phase sind Fragen zur Sicherheit und zum Datenschutz. Wie ihr in unserem Guide zur Social-Intranet-Einführung nachlesen könnt, solltet ihr den Betriebsrat sowie euer Legal- und Datenschutzteam möglichst früh in euer Intranet-Projekt holen.

Gemeinsam erstellt ihr Betriebsvereinbarungen und Datenschutzkonzepte, die sich auch auf den Aufbau eures Intranets auswirken. So gilt es zu regeln, welche Mitarbeitenden welche Berechtigungen haben oder auch wie Inhalte archiviert und wann gelöscht werden. Ebenso benötigt ihr Sicherheitsrichtlinien zur Nutzung des Intranets auf verschiedenen Geräten, vor allem wenn eure Mitarbeitenden private Endgeräte (Bring your own device) verwenden.

6. Onboarding und Management der Nutzer:innen

Der nächste Schritt in der Software-Konfiguration ist der Import der Nutzer:innen. Dabei gibt es zwei Optionen:

• Manuelles Anlegen der Benutzerkonten oder Import über eine CSV-Liste
• Automatisierte Provisionierung und Synchronisierung – bei Haiilo geht das z. B. über Google Workspace API, LDAP und MS Active Directory

Legt zudem Regeln zur Authentifizierung fest. Das geht automatisch per Single Sign-on oder die Benutzer:innen geben manuell ihre Einwahldaten ein. Achtet darauf, dass ihr alle Mitarbeitenden einbindet, so auch Non-Desk-Worker ohne eigene Firmen-E-Mail-Adresse.

Zu einem erfolgreichen Intranet-Aufbau gehört darüber hinaus ein gutes Nutzermanagement, das laufend durch die Admins gepflegt wird. Hierbei sind drei Konzepte zu unterscheiden:

1. Nutzer:innen: Unter Nutzer:innen verstehen wir einzeln identifizierbare Accounts. Hinter jedem Account steckt ein:e Mitarbeiter:in. Demnach sind die Nutzer:innen genauso vielfältig wie eure Mitarbeitenden.
2. Gruppen: Nutzer:innen mit gemeinsamen Merkmalen lassen sich in Gruppen bündeln. So könnt ihr gruppenspezifische Berechtigungen festlegen sowie zielgerichteter Inhalte ausspielen. Bei der Bildung von Gruppen spielt vor allem die Aufgabe der Nutzer:innen im Unternehmen eine Rolle, aber auch in welchen Abteilungen und an welchen Standorten sie arbeiten.
3. Rollen: Die Rollen sind die spezifischen Berechtigungen einer Gruppe. Das betrifft zum Beispiel die Sichtbarkeit von bestimmten Seiten und Communities, Bearbeitungsrechte oder die Möglichkeit, Kategorien zu verwalten.

7. Struktur und Design

Wenn das technische Setup steht, geht es jetzt daran, das strukturelle Grundgerüst eures Intranets aufzubauen und für ein benutzerfreundliches Design zu sorgen.

Hier ein paar Tipps, auf welche Elemente ihr dabei besonders achten solltet:

• Erstellt eine ansprechende und übersichtliche Startseite.
• Schafft eine logische Navigationsstruktur.
• Baut Seiten und Communities passend zu euren Nutzergruppen auf.
• Legt Kategorien für die Strukturierung eurer Inhalte fest.
• Verknüpft Inhalte logisch miteinander.
• Gestaltet ein Layout, das sowohl optisch ansprechend als auch funktional ist.
• Vermeidet unnötige Designelemente und zu starke Abweichungen vom Standard, um die Stabilität und Skalierbarkeit eures Intranets nicht negativ zu beeinflussen.
• Lasst Raum für Personalisierungen und individuelle Anpassungen der Nutzer:innen.
• Verfolgt einen Mobile-First-Ansatz und achtet darauf, dass euer Design mit allen Geräten kompatibel ist.
• Passt das Intranet an eure Unternehmenskultur und Werte an – danach entscheidet sich zum Beispiel, ob euer Design eher locker und verspielt, bunt und laut oder doch minimalistisch und clean sein sollte.
• Wenn möglich, brandet euer Intranet mit euren Unternehmensfarben und Logos. Tipp: Macht einen Namenswettbewerb und kreiert entsprechend eurer CI ein Intranet-spezifisches Logo, wie zum Beispiel SONNENTOR.

📚 Lesetipp: Ein zentraler Aspekt bei der Struktur und dem Design eines Intranets ist die Benutzerfreundlichkeit. Daher haben wir dem Thema Usability im Intranet einen separaten Blogartikel gewidmet. Dort beleuchten wir, wie ihr mit einer intuitiven Plattform alle Nutzergruppen, egal welchen Alters, begeistert.

8. Content-Management

Jetzt ist es an der Zeit, das Intranet mit Content zu füllen. Dazu baut ihr im ersten Schritt ein Redaktionsnetzwerk auf. Dieses sollte nicht nur aus Kolleg:innen aus eurem IK-Team bestehen, sondern auch Mitarbeitende aus verschiedenen Fachbereichen sowie dezentrale Multiplikator:innen einbeziehen. Denn diese wissen am besten, welche Inhalte für ihre Abteilungen, Standorte und Teams relevant sind. 

Legt dabei auch fest, wer redaktionell Content, Seiten, Communities, News und mehr im Intranet erstellen kann. Wenn ihr die Erstellung reglementiert, verhindert ihr unkontrollierten Wildwuchs und könnt eine hohe Qualität sicherstellen.

Plant zudem Employee-Generated Content ein, das heißt, lasst eure Mitarbeitenden selbst zu Wort kommen und ihre Geschichten und Erfahrungen teilen.

Content-Planung

Schult eure Redakteur:innen und stellt Templates zur Verfügung, die alle Inhaltserstellenden nutzen können, zum Beispiel für den Aufbau von Informationsseiten oder das Erstellen von News. Ebenso solltet ihr einen Redaktionsplan aufstellen, der allen Themen und Mitarbeitenden den benötigten Raum gibt.

Bleibt dabei aber auch agil. Probiert neue Inhalte und Formate aus und gebt euren dezentralen Editor:innen die Möglichkeit, sich innovativ, kreativ und experimentell auszutoben. Indem ihr euch zu regelmäßigen Redaktionssitzungen trefft, könnt ihr eure Ideen und Best Practices austauschen und euer Intranet mit hochwertigem Content bestücken. Zieht dabei auch gerne Nutzer:innen oder, wenn vorhanden, eine Pilotgruppe hinzu, um die Sicht der Belegschaft in redaktionelle Änderungen einfließen zu lassen.

Content-Qualität

Eine hohe Qualität ist einer der wichtigsten Faktoren für erfolgreichen Intranet-Content. Zudem sollte er personalisiert, zielgruppengerecht und vielfältig sein. Optimiert eure Inhalte kontinuierlich auf Basis von Analyseergebnissen und Feedback. Findet heraus, welche Themen eure Mitarbeitenden am meisten beschäftigen oder auch welche Formate sie am liebsten konsumieren.

📚 Lesetipp: Wenn ihr mehr über das Thema Personalisierung wissen wollt, empfehlen wir euch unseren Blogartikel Modernes Intranet personalisieren: Warum es wichtig ist und wie es funktioniert.

Content-Optimierung

In der Aufbau-Phase des Intranets geht es vor allem um das initiale Aufsetzen der wichtigsten Inhalte. Das Content-Management ist schließlich eine fortlaufende Aufgabe. Achtet dabei auch darauf, eure Inhalte regelmäßig zu aktualisieren und alten Content zu archivieren. Denn veralteter Content ist einer der Hauptgründe, warum Intranets scheitern.

9. Funktionstest und Launch

Wenn die wichtigsten technischen, strukturellen und inhaltlichen Komponenten eures neuen Intranets stehen, ist der Launch nicht mehr weit. Vorher solltet ihr aber noch einen Funktionstest machen. Damit prüft ihr unter anderem, ob die Navigation, Suche sowie alle Buttons, Links und Formulare einwandfrei funktionieren. Testet zudem, ob euer Intranet auf allen Geräten fehlerfrei angezeigt wird.

Lasst eine Gruppe aus Test-Nutzer:innen, Multiplikator:innen oder eine Pilotgruppe euren Intranet-Entwurf genau unter die Lupe nehmen. Nehmt das Feedback, um letzte Anpassungen an eurem Intranet-Aufbau vorzunehmen, bevor ihr die Plattform schließlich liveschaltet.

10. Wartung und Weiterentwicklung

Wenn ihr jetzt denkt, mit dem Launch sei der Aufbau des Intranets abgeschlossen, dann macht ihr einen entscheidenden Fehler und riskiert, dass die Intranet-Nutzung mit der Zeit stagniert. Ein modernes Intranet ist eine dynamische Plattform, die erst in der Nutzung so richtig Form annimmt und mit den Anforderungen des Arbeitsalltags wächst.

Eine wichtige Aufgabe nach dem Launch ist einerseits die technische Wartung. Installiert regelmäßig Updates, die von eurem Intranet-Anbieter zur Verfügung gestellt werden und bietet euren Intranet-Nutzer:innen einen Anlaufstelle, an die sie sich bei technischen Problemen wenden können.

Evaluiert zudem fortlaufend, ob euer ursprünglicher Intranet-Aufbau noch zeitgemäß ist. Wenn das Unternehmen wächst, kommen zum Beispiel neue Standorte und Abteilungen hinzu oder der Anteil an internationalen Remote-Mitarbeitenden wächst. Überwacht das Nutzungsverhalten und sammelt Ideen und Anregungen für die Weiterentwicklung eurer Kommunikationsplattform.

Wenn sich neue Anwendungsfälle ergeben oder ihr neue Funktionen und Strukturen einführen wollt, solltet ihr diese immer zunächst in kleinen Pilotgruppen testen. Vergesst auch nicht, die Intranet-Nutzer:innen bei Bedarf weiter zu schulen und ihnen bei Fragen und Problemen zur Seite zu stehen. Dafür könnt ihr zum Beispiel eine Hilfe-Community im Intranet einrichten. Auch eine eigene Mitarbeiter-Community für neue Ideen und Verbesserungsimpulse aus der Belegschaft ist eine Möglichkeit, um das Intranet gemeinsam mit den Nutzenden aufzubauen und an die individuellen Bedürfnisse eures Unternehmens anzupassen.

💡 Tipp: Das Haiilo Customer-Success-Team steht euch nach dem Go-live eures Intranets regelmäßig zur Seite. Gemeinsam werten wir eure Analytics aus und geben euch Tipps und Verbesserungsvorschläge für die Weiterentwicklung. Wir freuen uns darauf, zusammen mit euch ein Intranet aufzubauen, das perfekt zu eurem Unternehmen passt!

Wie moderne Intranet-Lösungen den Aufbau erleichtern

Ein Intranet aufzubauen, ist heutzutage oft weniger eine technische als eine strategische Angelegenheit. Moderne Software-Lösungen wie Haiilo nehmen euch durch den modularen Aufbau, die hohe Usability, die Standardschnittstellen, die intuitiven App-Anwendungen und die Begleitung durch erfahrene Expert:innen viel Arbeit beim Setup ab.

So habt ihr schließlich mehr Zeit,

• eure Zielgruppen zu verstehen,
• relevante, personalisierte Inhalte zu erstellen,
• verschiedene Anwendungsfälle auszuprobieren,
• dezentrale Multiplikator:innen zu trainieren,
• euer Intranet zu skalieren und an neue Anforderungen anzupassen.

Ein durchdachter Intranet-Aufbau ist schließlich das Grundgerüst für die interne Kommunikation in eurem Unternehmen. Er sorgt für eine strukturierte Informationsbereitstellung, ermöglicht euch eine Personalisierung der Inhalte je nach Nutzergruppe, lotst eure Belegschaft zielgerichtet durch eure Kommunikationsangebote und motiviert sie zu einer regen Beteiligung.