12 Tipps, wie ihr eure interne Kommunikation verbessern könnt

Eure Mitarbeitermagazine liegen ungelesen auf den Schreibtischen und euer Unternehmens-Newsletter wird nur von wenigen Mitarbeitenden überhaupt angeklickt? Dann wird es Zeit, eure Maßnahmen zur internen Kommunikation nochmal zu überdenken.

Eines müssen wir aber gleich an dieser Stelle deutlich machen: Es gibt keinen Masterplan für die perfekte interne Kommunikation. Stattdessen solltet ihr interne Kommunikation als Prozess begreifen, der von Menschen abhängt und entsprechend individuell und dynamisch ist. Authentizität spielt dabei eine wesentliche Rolle.

Wir werden euch in diesem Beitrag daher auch nicht raten, keine E-Mails mehr an eure Belegschaft zu schicken und eure Mitarbeiterzeitung abzuschaffen. Stattdessen wollen wir euch ein paar Anregungen mitgeben, wie ihr eure interne Kommunikation langfristig verbessern und an die aktuellen Anforderungen der Arbeitswelt anpassen könnt.

Neue Anforderung an interne Kommunikation

Interne Kommunikation wird immer wichtiger. In unserer sich kontinuierlich im Wandel befindlichen Arbeitswelt ist Kommunikation der rote Faden. Eine gute interne Kommunikation ermöglicht uns beispielsweise, in der aktuellen Corona-Krise Unsicherheiten zu beseitigen, wichtige Gesundheitsinformationen zu teilen und neue Arbeitsstrukturen, wie das Homeoffice, zu integrieren.

Unsere Arbeitsstrukturen werden insgesamt immer digitaler. In vielen Unternehmen arbeiten Teams heute völlig ortsungebunden und international vernetzt zusammen. Die Arbeit im Homeoffice und in virtuellen Teams bringt dabei auch neue Herausforderungen an die Kommunikation mit sich. Einerseits sind wir zwar durch die digitalen Möglichkeiten theoretisch besser erreichbar, andererseits werden wir täglich mit Unmengen an Informationen überschüttet, die dadurch nicht immer an der gewünschten Stelle ankommen.

Neben den Arbeitsweisen ändern sich zudem die Werte. Jungen Mitarbeitenden ist es heute wichtiger denn je, sich mit dem Unternehmen identifizieren zu können. Vertrauen, der Aufbau einer klaren Unternehmenskultur und Transparenz spielen dabei eine große Rolle. Auch hier ist eine gute interne Kommunikationsstrategie der Schlüssel.

Tipps zur Verbesserung der internen Kommunikation

Interne Kommunikation lässt sich immer verbessern. Ein vor drei Jahren eingeführtes internes Kommunikationsmittel kann heute schon veraltet sein, Unternehmensstrukturen ändern sich und die Unternehmensziele werden angepasst. Deswegen lässt sich auch nicht festlegen, welche Maßnahmen ihr auf jeden Fall ergreifen solltet. Jedoch gibt es einige Grundsätze, die euch dabei helfen, langfristige Strategien für eine gute interne Kommunikation zu entwickeln.

1. Status quo analysieren

Um eure interne Kommunikation verbessern zu können, solltet ihr im ersten Schritt erst einmal den Status quo analysieren. Was läuft schon ganz gut, welche Probleme gibt es und an welcher Stelle hakt es am meisten? Wichtig ist es, sowohl die Schwächen als auch die Stärken herauszuarbeiten. So könnt ihr eure Ressourcen effizient nutzen.

Im nächsten Schritt geht es darum, den Soll-Zustand zu definieren. Überlegt euch, wie die ideale Kommunikation in eurem Unternehmen aussehen könnte, setzt euch klare Ziele und eruiert, was ihr braucht, um diese Ziele zu erreichen. Vergesst dabei nicht, eure Mitarbeitenden miteinzubeziehen!

2. Mit Mitarbeitenden in den Dialog treten

Interne Kommunikation sollte nie als reine Top-down-Kommunikation verstanden werden. Natürlich dient sie zu einem großen Teil dazu, Informationen von oben nach unten weiterzugeben. Eines der wichtigsten Hauptziele ist jedoch darüber hinaus, den Dialog zu fördern. Geht mit euren Mitarbeitenden ins persönliche Gespräch oder findet mithilfe von Mitarbeiterbefragungen heraus, welche Themen eure Belegschaft gerade beschäftigen.

Die Kommunikation im Unternehmen verbessern könnt ihr nur, wenn ihr auch Bottom-up-Feedback entgegennehmt und auf die Wünsche und Vorschläge aller Beteiligten eingeht. Verlasst dabei euer Büro, geht direkt auf eure Mitarbeitenden zu und holt euch einen unmittelbaren Einblick vor Ort ein: Wie arbeiten und kommunizieren die Mitarbeitenden in den unterschiedlichen Abteilungen und Bereichen?

3. Transparent in alle Richtungen kommunizieren

Transparenz ist einer der Grundsteine einer guten Kommunikation im Unternehmen. Eine Verbesserung der internen Kommunikation lässt sich nur dann erzielen, wenn Prozesse und Ziele klar sind. Sinnvoll ist es beispielsweise, regelmäßige Updates an die Geschäftsführung zu geben, Erfolge zu teilen und auch die Belegschaft an wichtigen Schritten teilhaben zu lassen.

Macht euch sichtbar! Erklärt den Mitarbeitenden, was eure Aufgabe als Kommunikationsmanager ist, wie ihr arbeitet und welche Ziele ihr verfolgt. Erst wenn ein allgemeines Bewusstsein dafür geschaffen wird, wie wichtig eine gute Unternehmenskommunikation ist, könnt ihr gemeinsam an Lösungen arbeiten und die Akzeptanz für entsprechende Maßnahmen erhöhen.

4. Digitale Kommunikation verbessern

Eine moderne interne Kommunikation sollte die Digitalisierung nicht verschlafen. Natürlich gibt es auch heute noch genügend analoge Wege der Kommunikation, und deren Stärken sollten auch nicht vernachlässigt werden. Dennoch ist die digitale Kommunikation ohne Zweifel die Kommunikation der Gegenwart und der Zukunft.

Schon heute finden viele Meetings hauptsächlich virtuell statt, Tools wie ein Social Intranet oder eine Mitarbeiter-App werden für Unternehmen immer interessanter, um eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit von überall und zu jeder Zeit zu ermöglichen.

Die Kommunikation zu digitalisieren, heißt dabei nicht, einfach nur analoge Strukturen in eine digitale Form zu pressen. Eine Mitarbeiterzeitung solltet ihr beispielsweise nicht einfach nur in eine PDF umwandeln und per E-Mail verschicken, sondern an das digitale Format und Nutzerverhalten anpassen.

Digitale Kommunikation hat andere Anforderungen als analoge. Auch sie muss letztendlich erlernt werden. Nehmt daher eure Mitarbeitenden bei dem Prozess an die Hand und unterstützt sie mit Tutorials und Workshops dabei, ihre digitale Kommunikationsfähigkeit zu verbessern.

5. Zielgerichtet kommunizieren

Eine der größten Herausforderungen der internen Kommunikation ist, die gesamte Belegschaft zu erreichen und gleichzeitig das unterschiedliche Nutzungsverhalten der Mitarbeitenden zu bedienen.

Eine gute Mitarbeiterkommunikation sollte alle inkludieren. Sorgt dafür, dass geeignete Kommunikationskanäle bereitgestellt werden und Informationen für alle zugänglich sind. Eine Mitarbeiterin ohne eigene E-Mail-Adresse wird beispielsweise wenig von einem per E-Mail verschickten Newsletter haben. Ein anderer Mitarbeiter liest Nachrichten am liebsten mobil über sein Smartphone und möchte sich dafür nicht extra über den PC ins firmeneigene Intranet einloggen.

So unterschiedlich die Kanäle sind, mit denen eure Mitarbeitenden kommunizieren, so vielfältig sind auch die Themen, die sie interessieren. Einen Kommunikationserfolg erzielt ihr nicht mit einer Flut an Informationen, sondern mit zielgerichteten und zielgruppenspezifischen Kampagnen.

Intelligente Kommunikationstools wie eine Mitarbeiter-App ermöglichen es euch, alle Kanäle in einem einzigen Tool zu verwalten und personalisierte Inhalte dort hinzuschicken, wo sie eure Zielgruppen auch erreichen.

6. Authentisch sein

Die beste Kommunikationsstrategie und die modernsten Kommunikationswerkzeuge bringen nichts, wenn die Mitarbeiterkommunikation nicht glaubwürdig und echt ist. Eine gute interne Kommunikation vermittelt authentische Werte und klare Haltungen, Nähe und Vertrauen und sorgt für eine hohe Identifikation und eine starke Mitarbeiterbindung.

Die interne Kommunikation im Unternehmen übernimmt eine nicht zu unterschätzende Vorbildfunktion. Ihr gebt den Ton vor und habt einen großen Einfluss darauf, wie eure Führungskräfte, sowie Teamleiter und Teamleiterinnen, kommunizieren. Nicht zuletzt beeinflusst ihr, wie das Unternehmen nach außen hin repräsentiert wird.

Eine authentische Mitarbeiterkommunikation macht eure Mitarbeitenden zu vertrauensvollen Brand Ambassadors, die eure Marke nach außen stark vertreten. So bringt ihr interne und externe Kommunikation perfekt zusammen.

7. Geeignete Instrumente wählen

Die Auswahl an geeigneten Instrumenten für die interne Kommunikation, ob digital oder analog, ist groß. Doch welches ist das beste? Auf diese Frage gibt es keine klare Antwort. In manchen Unternehmen kann es durchaus sinnvoll sein, hauptsächlich über E-Mails zu kommunizieren, während in anderen Betrieben lieber eine Mitarbeiter-App genutzt wird.

Wählt Kommunikationsinstrumente, die eure Mitarbeitenden auch wirklich nutzen, die nutzerfreundlich und einfach zu bedienen sind. Moderne Kanäle wie ein umfassendes Intranet ermöglichen es euch, mithilfe einer Plattform Informationen und Wissen zu teilen sowie alle eure Mitarbeitenden einzubinden.

Die Kommunikation im Unternehmen verbessern heißt nicht, einfach immer weiter aufzustocken. Kombiniert eure internen Kommunikationsmittel sinnvoll und so, dass sie eure Kommunikation vereinfachen und nicht verkomplizieren.

8. Maßnahmen testen

Wenn ihr euch Maßnahmen und moderne Kommunikationsmittel zur Verbesserung der internen Kommunikation ausgesucht habt, ist es sinnvoll, diese zu testen, bevor ihr sie fest in eure Kommunikationsstrategie integriert. Über Mitarbeiterbefragungen könnt ihr euch während der Testphase Feedback zu den Maßnahmen einholen und herausfinden, ob sie nicht nur in der Theorie gut klingen, sondern auch in der Praxis überzeugen.

9. Ansprechende Medienformate wählen

Interne Kommunikation ist oft sehr textlastig. Für eine gute interne Kommunikation im Unternehmen bietet es sich an, neben dem Medium Text vermehrt mit (bewegten) Bildern zu arbeiten. Nicht umsonst heißt es, dass Bilder mehr sagen als tausend Worte. Bild- und Videobeiträge erregen Aufmerksamkeit und vermitteln Emotionen – ideal für die Mitarbeiterbindung.

Podcasts sind zudem ein ideales Medienformat für die auditiven Typen in eurer Belegschaft. In eurem Büro läuft den ganzen Tag das Radio? Bevor ihr zum zehnten Mal die Charts rauf und runter hört, könnt ihr euren Mitarbeitenden informative und ansprechende Audioformate zur Verfügung stellen.

10. Für eine geordnete Dokumentenablage sorgen

Für einen erfolgreichen Wissensaustausch und Informationsfluss im Unternehmen ist eine geordnete Dokumentenablage unerlässlich. Haltet Prozesse und Wissen beispielsweise in einer übersichtlichen Wiki fest und sorgt dafür, dass Kollegen und Kolleginnen ihre Dokumente einfach und schnell teilen können.

Legt fest, welche Dokumente für wen zugänglich sein sollten und haltet die Dokumentenablage stets aktuell.

11. Professionelle Kommunikationsstrategie entwickeln

Die Entwicklung einer guten internen Kommunikationsstrategie ist mit viel Planung verbunden. Eine professionelle Konzeption ist die Voraussetzung für einen nachhaltigen Erfolg eurer Maßnahmen zur Verbesserung der internen Kommunikation. Folgende Aspekte solltet ihr in eurem Strategieplan berücksichtigen:

• Stakeholder: Holt die wichtigsten Stakeholder mit ins Boot und arbeitet bei der Planung sowie Umsetzung eurer Strategie eng zusammen.
• Kommunikationsteam: Legt fest, wer in der Kommunikationsabteilung für was zuständig ist und holt euch alle Ressourcen, die ihr benötigt.
• Zielgruppen: Welche Zielgruppen wollt ihr mit euren Maßnahmen erreichen, was sind deren Interessen und Bedürfnisse?
• Ziele: Überlegt euch genau, welche Ziele ihr mit euren Kommunikationsaktivitäten verfolgt und was ihr damit bei euren Zielgruppen erreichen wollt.
• Kernbotschaften: Was wollt ihr überhaupt kommunizieren? Welches Thema ist aktuell besonders relevant?
• Aktivitäten: Hier geht es um die Planung der konkreten Aktivitäten und Kampagnen, mit denen ihr eure Botschaft übermitteln wollt.
• Kanäle: Über welche Kommunikationskanäle wollt ihr eure Aktivitäten verbreiten – und an welche Zielgruppe?
• Budget: Natürlich gehören auch Budgetfragen zur Konzeption einer professionellen Kommunikationsstrategie. Welche Mittel braucht ihr, um eure Ziele zu erreichen?
• Ergebniskontrolle: Legt auch immer Kennzahlen fest, an denen ihr am Ende den Erfolg eurer Maßnahmen messen könnt.

12. Maßnahmen systematisch messen

Wichtige Kennzahlen, um zu messen, ob eure Maßnahmen tatsächlich zu einer Verbesserung eurer internen Kommunikation führen, sind die Reichweite und die Interaktionen. Aussagen über die Reichweite könnt ihr über die Nutzerrate oder Lesebestätigungen treffen. Zur Beurteilung der Interaktionen schaut ihr euch die Interaktionsrate und die Reaktionen näher an. Dazu gehören beispielsweise Klicks, Gefällt-mir-Angaben und Kommentare sowie geteilte Beiträge und deren Reichweite.

Darüber hinaus solltet ihr aber auch das Nutzerverhalten analysieren und euch Stimmungsbilder und Meinungen eurer Mitarbeitenden einholen. Das geht am besten über Mitarbeiterbefragungen. Ebenso sind moderne Intranets und Mitarbeiter-Apps oft mit smarten Analysetools ausgestattet, sodass ihr den Kommunikationserfolg ohne viel Aufwand messen könnt.

Der Return-on-Investment (ROI) wird zudem auch für die interne Kommunikation immer wichtiger. Mehr dazu lest ihr hier.

Gute Kommunikation im Unternehmen bleibt flexibel

Wenn ihr eure interne Kommunikation langfristig verbessern wollt, solltet ihre eure Kommunikationsstrategie nicht in Stein meißeln. Gute interne Kommunikation zeichnet sich durch Aktualität aus und reagiert flexibel auf Veränderungen, ob von außen oder von innen. Die Nachwuchskräfte der neuen Generationen werden neue Anforderungen an die Kommunikation mitbringen, ebenso moderne Arbeitsmodelle und Arbeitsplatzkonzepte. Technologische Fortschritte werden euch weitere Mittel und Kanäle eröffnen und die Zusammenarbeit im Team neu strukturieren.

Haltet euch daher immer up to date, informiert euch in eurer Kommunikations- und Personalabteilung über die IK-Trends der Zukunft und bindet eure Mitarbeitenden in die Entwicklung mit ein.

Interne Kommunikation verbessern – Checkliste

Zum Schluss wollen wir euch noch eine Checkliste mit den wichtigsten Tipps für eine gute interne Kommunikation in eurem Unternehmen mitgeben:

• Seid authentisch.
• Kommuniziert transparent.
• Entwickelt eine professionelle Kommunikationsstrategie.
• Befragt eure Mitarbeitenden.
• Wählt eure Kommunikationskanäle und -instrumente mit Bedacht.
• Nutzt unterschiedliche Medien wie Text, Bilder, Videos und Audioformate.
• Verbessert eure digitale Kommunikationsfähigkeit.
• Messt den Erfolg eurer Maßnahmen.
• Bleibt flexibel und up to date.