In einer sich ständig verändernden Arbeitswelt, die von technologischem Fortschritt, globaler Vernetzung und einer zunehmend diversen Belegschaft geprägt ist, stehen wir vor neuen Herausforderungen im Bezug auf unsere interne Kommunikation. Die Art und Weise, wie Mitarbeitende miteinander kommunizieren und Informationen austauschen, hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Dieser Umbruch hat eine effektive interne Kommunikation mit allen Mitarbeitenden zunehmend erschwert.
Da unsere Umgebung immer stärker durch Technologie und Digitalisierung geprägt wird, werden viele Arbeitsplätze von Tag zu Tag mobiler. Dieser Wandel hat zur Entstehung einer neuen Gruppe von Mitarbeitenden geführt: den sogenannten „Non-desk Mitarbeitenden“.
Was sind Non-Desk-Mitarbeitende?
Non-Desk-Mitarbeitende verbringen ihre Arbeitszeit nicht an einem Schreibtisch vor einem Computer, sondern sind in der Regel unterwegs oder in anderen Tätigkeiten eingebunden, die keinen stationären Arbeitsplatz erfordern. Dies kann Mitarbeitende in verschiedenen Branchen betreffen, von Einzelhandel und Gastronomie bis hin zu Produktionsstätten und Logistikzentren.
Auch wir bei BITO-Lagertechnik beschäftigen aktuell weltweit ca. 30% an Mitarbeitenden, die ihren Arbeitsalltag nicht an einem Schreibtisch verbringen. Unsere Kolleg:innen unterstützen uns beispielsweise bei unseren Kunden vor Ort im Außendienst, als Monteure auf Baustellen, im gewerblichen Bereich in der Produktion oder versorgen uns mit leckeren Speisen in der hauseigenen Kantine.
Die BITO-Lagertechnik Bittmann GmbH steht für innovative Lagertechnik. Wir entwickeln, fertigen und vermarkten – als einer der wenigen Komplettanbieter – Regal-, Behälter-, Kommissionier- und Transportsysteme für alle Branchen. Als international operierendes Industrieunternehmen unterstützen wir mittlerweile über 70.000 Kunden weltweit. Unser Team von 1.300 Mitarbeitenden ist auf 19 verschiedene Tochtergesellschaften verteilt und bringt hierbei auch Herausforderungen für die interne Kommunikation mit sich.
Welche Herausforderungen bestanden in der internen Kommunikation mit Non-Desk-Mitarbeitenden bei BITO-Lagertechnik?
Für BITO stellte die erfolgreiche Kommunikation mit Non-Desk-Mitarbeitenden eine besondere Herausforderung dar. Traditionelle Kommunikationskanäle wie E-Mails, Intranets, Info-Boards oder gedruckte Info-Magazine waren nicht die beste Option, da unsere Deskless-Mitarbeiter:innen keinen regelmäßigen Zugang zu Computern oder anderen digitalen Geräten haben. Die interne Kommunikation brachte also eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die wir bewältigen wollten.
Begrenzter Zugang zu digitalen Kommunikationskanälen:
Unsere Non-Desk Mitarbeitenden haben oft keinen Zugang zu Computern oder anderen digitalen Geräten während ihrer Arbeitszeit. Dies erschwerte die Nutzung traditioneller Kommunikationswege. Eine Information zeitgleich an alle Mitarbeitende zu versenden war durch die gängigen Kanäle wie beispielsweise Rundmails kaum möglich, sodass eine verzögerte Informationsbereitstellung für verschiedene Abteilungen stattfand. Dies entsprach nicht unserem Ziel, einer einheitlichen und wertschätzenden Kommunikation, da der Flurfunk des Öfteren schneller in den non-desk Bereichen ankam, bevor die ausgedruckten Aushänge für die Info-Boards fertig verteilt waren.
Unterschiedliche Arbeitszeiten und -orte:
Das Arbeiten an verschiedenen Standorten, in Schichten oder sogar remote erschwerte die Koordination und Kommunikation enorm.
Sprachbarrieren und kulturelle Unterschiede:
In multikulturellen Arbeitsumgebungen beeinflussten auch Sprachbarrieren die interne Kommunikation. Hierbei war es wichtig sicherzustellen, dass alle Mitarbeitende die Informationen verstehen und sich einbezogen fühlen.
Mangelnde Bindung und Beteiligung:
Non-Desk-Mitarbeitende können sich generell aufgrund ihrer Arbeitsumgebung oder der Distanz zur Zentrale isoliert oder abgeschnitten von wichtigen Unternehmensnachrichten fühlen. Dies kann zu einer geringeren Bindung und Beteiligung führen. Gerade im Bereich unserer Außendienstmitarbeitenden und dem der Monteure in dem schnell mehrere hundert Kilometer Distanz dazwischen liegen, war es wichtig auch hier ein Gefühl von Gemeinschaft zu vermitteln.
Sicherheits- & Datenschutzbedenken:
In einigen Branchen, insbesondere in sicherheitskritischen Bereichen wie Produktion oder Logistik, können Sicherheits- und Datenschutzbedenken die Verwendung digitaler Kommunikationswerkzeuge einschränken. Auch in unserem Fall hingen verschiedene Informationen an einem Info-Board im Foyer, was auch externen Besuchern die Einsicht vereinfachte.
Informationsüberflutung und Filterblasen:
Durch überfüllte Info-Boards, veraltete digitale Intranets ohne mobile Version oder auch gedruckte Info-Magazine, die ihre Aktualität aufgrund der langen Vorbereitungszeit verloren haben, waren unsere Mitarbeitenden nicht nur von einer Informationsüberlastung betroffen, sondern mussten auch verschiedene Kanäle nutzen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. Dies führte dazu, dass wichtige Infos schlecht gefiltert und kommuniziert werden konnten.
Unzureichende Schulung und Unterstützung:
Oftmals mangelte es auch an ausreichenden Schulungen oder Unterstützung für Non-Desk-Worker, um sicherzustellen, dass sie effektiv kommunizieren und erreichbar sind.
Die Bewältigung dieser Herausforderungen erforderte bei BITO-Lagertechnik eine sorgfältige Planung und Implementierung geeigneter Kommunikationsstrategien. Hierbei solltet ihr als Kommunikator:innen gerade deswegen investieren, dranbleiben und die Mitarbeitenden in die Kommunikation einbinden.
Warum ist es wichtig, dass auch ihr eure Non-Desk-Mitarbeitende in die Kommunikation einbindet?
Die Einbindung von Non-Desk-Workern in die interne Kommunikation ist in jedem Unternehmen entscheidend, um die Wertschätzung für jeden Mitarbeitenden im Unternehmen zu demonstrieren, unabhängig von ihrem Arbeitsort oder ihrer Tätigkeit. Durch transparente Kommunikation fühlen sich eure Mitarbeitenden wertgeschätzt und eingebunden, was die Mitarbeiterbindung und Motivation steigern. Ihre Einbeziehung fördert ein gemeinsames Verständnis der Unternehmenswerte, -ziele und verbessert die Effizienz durch die Bereitstellung relevanter Informationen und Richtlinien für alle Mitarbeitenden. Besonders in sicherheitskritischen Branchen wie Produktion oder Logistik ist es entscheidend, dass alle über wichtige Sicherheitsrichtlinien und -verfahren informiert sind. Eine gute interne Kommunikation stellt sicher, dass besonders eure Mitarbeitenden ohne Schreibtisch über diese Informationen verfügen und entsprechend geschult werden können.
Die Einbeziehung jedes Einzelnen in die interne Kommunikation, trägt insgesamt zu einer positiven Arbeitsumgebung bei, fördert die Zusammenarbeit und verbessert die Leistung des gesamten Teams. Unternehmen, die in die Kommunikation mit all ihren Mitarbeitenden investieren, sind außerdem besser gerüstet, um langfristigen Erfolg zu erzielen, eine starke, engagierte Belegschaft aufzubauen und zusätzlich auch ein positiveres Image als Arbeitgeber nach außen zu festigen.
Wie könnt ihr sicherstellen, dass eure Nachrichten alle Mitarbeitenden erreichen?
Um Non-Desk-Mitarbeitende effektiv zu erreichen, bedarf es gezielter Strategien und Kommunikationskanäle, die ihren Arbeitsbedingungen und Präferenzen gerecht werden. Hier sind einige bewährte Methoden für euch, um sicherzustellen, dass eure Non-Desk-Mitarbeitenden gut informiert und eingebunden sind:
Mobile Apps und Tools:
Die Nutzung eines Social Intranets, was auch als mobile Mitarbeiter-App verfügbar ist, ermöglicht es euren Non-Desk Mitarbeitenden, wichtige Informationen und Updates über ihre Smartphones zu erhalten, unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Arbeitszeit. Hierbei haben wir uns bei BITO dafür entschieden, unser Haiilo Intranet nicht nur als Browser und App-Version zur Verfügung zu stellen, sondern auch allgemeine Accounts zu aktivieren, die über Digital Signage in den Hallen bedient werden können. Dadurch bietet ihr nicht nur eine zusätzliche Option zur Nutzung, sondern ihr verhindert auch den Zwang, sich die mobile Version auf das private Handy zu laden, wenn man keinen Zugang zum Internet an seinem Arbeitsplatz hat und trotzdem informiert werden möchte.
Eine Möglichkeit seine Non-Desk Mitarbeitenden schnell zu erreichen, sind Push-Benachrichtigungen über das Social-Intranet. Hierbei müssen vor der Implementierung allerdings oft Absprachen mit dem Betriebsrat getroffen werden, ob diese Optionen in eurem Unternehmen erlaubt sind. BITO-Lagertechnik verzichtet auf diese Funktion in der Kommunikation.
Interaktive Kommunikationstools:
Plattformen für interaktive Kommunikation wie das oben beschriebene Social Intranet, ermöglichen es Non-Desk-Mitarbeitenden den offenen Austausch von Informationen, Meinungen und Interaktion miteinander. Kommentar- und Umfrageoptionen unterstützen somit zusätzlich das BITO-Ziel, einer offenen Kommunikation auf Augenhöhe, in der jede Meinung gerne gehört und wo möglich einbezogen wird.
Regelmäßige Nachfrage und Rundgänge:
Durch Rundgänge in den Bereichen außerhalb der Zentrale und dem regelmäßigen Nachfragen nach dem Wohlbefinden (sowohl virtuell als auch persönlich) könnt ihr Non-Desk-Mitarbeitende direkt über wichtige Entwicklungen informieren, mit einbeziehen und auch wichtige Insights zum aktuellen Ist-Zustand der Kommunikation bekommen. Hierbei setzen wir bei BITO auf Kombimodelle. Wir kommunizieren sowohl digital als auch face to face bei Rundgängen, bei denen aktiv auf unsere Mitarbeitenden zugegangen und nach Ideen oder dem Wohlbefinden gefragt wird. Dadurch erhält man Insights, die im normalen digitalen Schriftverkehrt nie an die Oberfläche gekommen wären.
Nur so bekommt ihr einen umfassenden Einblick auch in die aktuelle Stimmungslage von weniger technisch-affinen Mitarbeitenden, die vielleicht gar keine digitalen Kanäle benutzen wollen oder auch können.
Indem ihr diese verschiedenen Kommunikationskanäle und -methoden kombiniert und sicherstellt, dass die Informationen klar, relevant und zugänglich sind, bleiben eure Non-Desk-Mitarbeitenden gut informiert und engagiert.
„Nur was ankommt, ist kommuniziert!“ – STEINER, Reinhard Mika
Es ist wichtig, nicht nur auf digitale Optionen, sondern auf verschiedene Kommunikationsplattformen (digital und physisch) zu setzen, um wirklich Jede:n zu erreichen.
Es bedarf in der internen Kommunikation nämlich nicht nur einer Plattform, um alle Mitarbeitenden umfassend zu erreichen, sondern auch die Intrinsische Motivation der Mitarbeitenden, sich diese Informationen auch selbst zu holen. Damit die Mitarbeiterverbundenheit so stark ist, dass auch Interesse an Unternehmensinformationen besteht, müssen erst einige Zwischenschritte erfolgen.
Einflussfaktoren auf die Mitarbeiterbindung eines Unternehmens
Die Mitarbeiterbindung eines Unternehmens wird durch eine Vielzahl von Faktoren beeinflusst.
1. Schafft eine positive Unternehmenskultur
Eine Unternehmenskultur, die von gegenseitigem Respekt, Wertschätzung und Zusammenarbeit geprägt ist, fördert das Engagement der Mitarbeitenden und stärkt ihre Bindung an das Unternehmen. BITO setzt beispielsweise nicht nur direkt auf Mehrwerte während der Arbeitszeit, sondern auch darüber hinaus. Angebote wie beispielsweise Gewinnspiele, bei denen es Fußballtickets zu gewinnen gibt oder auch die Möglichkeit seine Kinder bei einem unserer Fußballvereine als Einlaufkinder anzumelden, verbinden nicht nur während der Arbeitszeit, sondern auch in der Freizeit.
So ist es uns auch wichtig, in unserem eher ländlich geprägten Raum, verschiedene Events in der Region über unser Social Intranet zu teilen, sodass man sich auch nach Feierabend auf dem regionalen Kinderbasar oder der nächstgelegenen Kirmes verabreden kann. Hierbei trifft man oftmals bekannte Gesichter vor Ort, mit denen man in dieser Umgebung schnell ins Gespräch kommt.
2. Bietet klare Karriereentwicklungsmöglichkeiten an
Die Möglichkeit, sich beruflich weiterzuentwickeln und persönlich zu wachsen, ist ein wichtiger Anreiz für Mitarbeiter:innen, langfristig im Unternehmen zu bleiben. Klare Karrierepfade und Entwicklungsmöglichkeiten zeigt der Belegschaft, dass das Unternehmen an ihrer langfristigen Entwicklung interessiert ist. Deswegen werden auch verschiedene Weiterbildungsmaßnahmen und auch offene interne Stellen in unserem Social Intranet veröffentlicht.
3. Bringt euren Teams Wertschätzung und Anerkennung entgegen
Mitarbeitende möchten sich wertgeschätzt und anerkannt für ihre Leistungen und ihren Beitrag zum Unternehmen fühlen. Regelmäßiges Feedback und Lob tragen dazu bei, die Mitarbeiterbindung zu stärken.
Diese Wertschätzung zu vermitteln, bedarf einem kontinuierlichen Prozess in der internen Kommunikation. Ein Tool, welches alle Mitarbeitenden umfassend informiert, ist hierbei die Grundvoraussetzung. Entscheidend sind allerdings auch die Inhalte, sowohl offline als auch online. Eine Lösung, die wir bei BITO neben unserer offline Lösung (den face to face Rundgängen) implementiert haben, ist unsere Projektupdate-Community, in der wir unsere Baustellen aus aller Welt teilen. Hierbei sehen alle Non-Desk-Mitarbeitenden das große Ganze, an dem sie jeden Tag in einzelnen Bereichen arbeiten, was auch ein Gefühl von Zusammenhalt und Dazugehörigkeit vermittelt.
4. Fördert Transparenz in eurer Kommunikation
Offene und transparente Kommunikation schafft Vertrauen und fördert das Engagement der Mitarbeiter:innen. Außerdem möchten alle über wichtige Unternehmensentscheidungen informiert werden und dass ihre Meinungen gehört werden. In unserer Ideenmanagement Community, werden Kommunikation, Transparenz und auch Wertschätzung miteinander vereint. In diesem Projekt können alle Mitarbeitenden bei BITO ihre Ideen und Verbesserungsvorschläge zu Arbeitsvorgängen einreichen. Gerade von unseren gewerblichen Mitarbeitenden wird dieses Angebot am meisten genutzt. Hierbei verlassen wir uns vollkommen auf die Expertise unserer Kolleg:innen, die tagtäglich mit Maschinen und Prozessen zu tun haben und Meister ihres Handwerks sind.
5. Schafft Mehrwerte
In der internen Kommunikation ist es fast unmöglich alle Mitarbeitenden abzuholen. Jedoch kann man das Interesse an Inhalten erhöhen, in dem man die Mehrwerte kategorisch ausspielt. Unseren gewerblichen Mitarbeitenden wird durch ein digitales User-Verzeichnis im Social Intranet ein enormer Mehrwert geboten, da die Kontaktdaten von anderen Mitarbeitenden vorher nur schwer zu finden waren ohne direkten Computerzugang. Für die Kolleg:innen in der Verwaltung war diese Information schon vorher über Outlook zugänglich.
Diese unterschiedlichen Mehrwerte lassen sich gezielt für alle Gruppen des Unternehmens identifizieren und können spezifisch für das interne Marketing eures Kommunikationstools genutzt werden.
6. Stärkt soziale Bindungen und Teamarbeit
Starke soziale Bindungen und eine positive Teamkultur tragen dazu bei, dass sich Mitarbeitende mit ihrem Team und dem Unternehmen verbunden fühlen. Gemeinsame Erfolge und Herausforderungen stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl und fördern die Mitarbeiterbindung. Darüber hinaus ist das Thema Arbeit auch weit über den regulären Arbeitszeiten auch im Bekanntenkreis ein beliebtes Gesprächsthema. Je nachdem wie sich das Wohlbefinden eurer Mitarbeitenden gerade gestaltet, beeinflusst es auch das Image eures Unternehmens. Sowohl positiv als auch negativ.
Indem ihr diese Aspekte berücksichtigt und in eure Unternehmenskultur und -praktiken integriert, könnt ihr die Bindung eurer Non-Desk Mitarbeitenden stärken und langfristigen Erfolg sicherstellen.
Was passiert, wenn ihr Non-Desk-Mitarbeitende nicht mit in die Interne Kommunikation einbezieht?
Wenn Non-Desk-Mitarbeitende nicht in die interne Kommunikation einbezogen werden, können verschiedene negative Auswirkungen auf das Unternehmen auftreten. Unter anderem unterstützt eine mangelhafte Kommunikation das Phänomen des „Quiet Quitting„.
Dieser Vorgang, also des stillen Abgangs von Mitarbeitenden, kann erhebliche negative Auswirkungen auf Unternehmen haben. Eine geringe Mitarbeiterverbundenheit kann zu einer Abnahme der Motivation und des Engagements führen, was sich direkt auf die Produktivität auswirken kann. Zudem können Konflikte und Spannungen im Team entstehen, wenn Mitarbeitende sich nicht ausreichend mit dem Unternehmen verbunden fühlen. Dies kann wiederum das Arbeitsklima beeinträchtigen und zu einem schlechten Image nach außen führen. Insgesamt verdeutlicht die geringe Mitarbeiterverbundenheit die Bedeutung einer starken Unternehmenskultur und einer effektiven Mitarbeiterbindung für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens.
Informationslücken:
Gewerbliche Mitarbeitende könnten wichtige Informationen und Updates verpassen, die für ihre Arbeit relevant sind. Dies kann zu Missverständnissen, Fehlern oder ineffizienten Arbeitsabläufen führen.
Schlechte Zusammenarbeit:
Eine unzureichende interne Kommunikation kann die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden beeinträchtigen, insbesondere wenn Non-Desk-Mitarbeitende nicht über wichtige Informationen oder Änderungen informiert werden.
Verpasste Chancen:
Deskless-Mitarbeitende bringen oft wertvolle Perspektiven und Ideen ein, die zum Erfolg des Unternehmens beitragen könne, wie schon vorab mit unserer Ideenmanagement-Gruppe beschrieben. Wenn sie nicht in die interne Kommunikation einbezogen werden, könnten diese Potenziale ungenutzt und Prozesse ineffizient bleiben.
Risiken für die Sicherheit und Compliance:
Insbesondere in sicherheitskritischen Branchen kann das Nicht-Einbeziehen von Non-Desk-Mitarbeitenden in die interne Kommunikation Risiken für die Sicherheit und Compliance des Unternehmens mit sich bringen, da diese Mitarbeiter:innen möglicherweise nicht über wichtige Sicherheitsrichtlinien oder Verfahren informiert sind.
Gefühl der Ausgrenzung:
Das Nicht-Einbeziehen von gewerblichen Mitarbeitenden in die interne Kommunikation kann dazu führen, dass sich einige Kolleg:innen ausgeschlossen oder weniger wertgeschätzt fühlen. Dies kann zu einer geringeren Mitarbeiterbindung und -motivation führen, was wiederum langfristig zu Quiet Quitting, geringerer Produktivität und auch zur endgültigen Entscheidung der aktiven Kündigung führen kann.
Fazit: Bezieht eure Non-Desk-Mitarbeitenden aktiv in die interne Kommunikation mit ein – wie wir bei BITO!
Insgesamt kann das Nicht-Einbeziehen von Non-Desk-Mitarbeitenden in die interne Kommunikation zu einer Vielzahl von Problemen führen, die die Effizienz, Zusammenarbeit und Leistungsfähigkeit des Unternehmens beeinträchtigen können. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass ihr alle Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem Arbeitsort oder ihrer Tätigkeit, angemessen informiert und sie sich wertgeschätzt und eingebunden fühlen.
Key – Takeaways!
- (Non-Desk-) Mitarbeitende fragen, ernst nehmen und ihre Meinung mit einbeziehen!
- Nur was ankommt, ist kommuniziert!
- Wertschätzung ist das a und o!
Das war ein Gastbeitrag von Luca Marie Müller, Managerin Interne Kommunikation bei BITO-Lagertechnik.
