Change Management: Wie ihr Veränderungen in eurem Unternehmen strategisch umsetzt

Wenn in eurem Unternehmen große betriebliche Veränderungen anstehen oder ihr euch in einem digitalen Transformationsprozess befindet, ist ein strategisches Change Management das A und O. Ein Fehler, den viele bei der Planung und Umsetzung von Change-Prozessen machen, ist, die Mitarbeitenden außen vor zu lassen.

Akzeptanz für die Veränderung ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiches Change Management.

Erfahrt in diesem Artikel, was Change Management ist, welche Modelle und Methoden es gibt und wie ihr eure Belegschaft mit ins Boot holt.

Change Management: Definition

Change Management oder Veränderungsmanagement meint die Planung und Umsetzung von tiefgreifenden Veränderungsprozessen in einem Unternehmen. Diese können nur einzelne Abteilungen oder aber die gesamte Organisation betreffen.

Sollen Strukturen oder Verhaltensweisen grundlegend umgestellt werden, helfen Change-Management-Methoden dabei, den gewünschten Zielzustand möglichst reibungslos zu erreichen.

Change-Prozesse werden in der Regel von der Unternehmensführung initiiert, von einem internen oder externen Change Manager oder einer Change Managerin beaufsichtigt, von Führungskräften umgesetzt und von der HR-Abteilung begleitet. Aber auch die Mitarbeitenden spielen für den Erfolg von Change-Projekten eine große Rolle.

Der Unterschied zwischen Change und Transformation

Das wichtigste Merkmal von Change-Prozessen ist, dass diese einen klaren Anfang und ein ebenso klares Ende mit messbaren Zielen haben. Transformation meint dagegen eine fortlaufende Unternehmensentwicklung. Diese ist weniger vorhersehbar und lässt Raum für Experimente.

Warum ist Change Management heute so wichtig?

Die Marktsituation ist heute alles andere als konstant. Die einzige verlässliche Konstante des Marktes ist die Veränderung. Mit Change Management könnt ihr auf neue Anforderungen der VUCA-Welt, sei es durch die Globalisierung, die Digitalisierung oder andere Einflüsse, reagieren und euer Unternehmen neu ausrichten.

VUCA fasst die Merkmale der modernen Welt wie folgt zusammen:

• Volatility (Volatilität)
• Uncertainty (Unsicherheit)
• Complexity (Komplexität)
• Ambiguity (Mehrdeutigkeit)

Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Veränderung sind der Schlüssel, um in der heutigen komplexen Wirtschaftssituation handlungs- und zukunftsfähig zu bleiben.

Wann ist Change Management sinnvoll?

Kleinere Veränderungen lassen sich auch ohne Change Management umsetzen. Strebt ihr jedoch eine grundlegende Veränderung des aktuellen Zustands an, solltet ihr umfassende Change-Management-Prozesse in Gang setzen.

Generell solltet ihr den Ist-Zustand eures Unternehmens stetig analysieren und hinterfragen. Sind eure aktuellen Strukturen und Prozesse noch zielführend? Verspricht eine Umstellung mehr Erfolg oder zwingen euch bestimmte Umstände dazu, euer Unternehmen neu auszurichten?

Ein professionelles Change Management ermöglicht es euch, das Potenzial der Veränderung voll auszuschöpfen und diese im laufenden Betrieb zu etablieren.

Hier ein paar Beispiele für Situationen, in denen sich ein Change-Management-Prozess lohnt:

• Umstrukturierung von Teams, z. B. im Zuge einer Unternehmensfusion
• Umstellung des Arbeitsmodells, z. B. hin zum hybriden Arbeiten
• Neue Führungsstruktur, z. B. Umsetzung eines kooperativen Führungsstils
• Etablierung von neuen Werten, z. B. eine Umorientierung zu mehr Nachhaltigkeit
• Expansion des Unternehmens, z. B. Erschließung von internationalen Märkten
• Einführung von neuer Software, z. B. Implementierung eines Social Intranets oder digitaler Kollaborationstools

Change-Management-Modelle: So funktioniert Change Management

Seinen Ursprung hat Change Management in den 1930er-Jahren. Einer der Pioniere bei der Untersuchung von Veränderungsprozessen ist Kurt Lewin, der Veränderung in drei Phasen einteilte. Dieses Phasen-Modell wird seitdem vielfach angepasst und erweitert.

Wir stellen euch im Folgenden die wichtigsten Change-Management-Modelle und Change-Management-Phasen vor.

3-Phasen-Modell von Kurt Lewin

1. Auftauen (Unfreezing): In der ersten Phase geht es darum, das Unternehmen auf die Veränderungen vorzubereiten, mögliche Widerstände aufzulösen und alle Betroffenen von der Notwendigkeit der Veränderung zu überzeugen.
2. Verändern (Changing): Diese Phase beinhaltet den tatsächlichen Veränderungsprozess und die Umsetzung aller notwendigen Maßnahmen.
3. Einfrieren (Refreezing): Sind die geplanten Veränderungen erfolgreich umgesetzt, ist der Change-Management-Prozess noch lange nicht abgeschlossen. Jetzt besteht die große Aufgabe darin, die neuen Strukturen zu festigen und die Veränderung als neuen Standard zu etablieren.

8-Phasen-Modell von John P. Kotter

1. Dringlichkeit aufzeigen: Macht am Anfang des Change-Management-Prozesses deutlich, warum die aktuelle Marktsituation eine Umstellung dringend erfordert.
2. Führungskoalition zusammenstellen: Stellt ein starkes Team aus Führungskräften zusammen, das sich um die Umsetzung eurer gewählten Change-Management-Methode kümmert.
3. Strategie entwickeln: Arbeitet eure Vision und eure Ziele heraus und entwickelt darauf basierend eine passende Strategie. Diese ist das Fundament für euer Veränderungsmanagement.
4. Vision kommunizieren: Kommuniziert eure Vision an das gesamte Unternehmen und klärt transparent über das weitere Vorgehen auf.
5. Hindernisse aus dem Weg räumen: Brecht alte Strukturen auf und befähigt eure Mitarbeitenden zur Veränderung, zum Beispiel durch Fortbildungen.
6. Schnelle Erfolge anvisieren: Fasst auch kurzfristige Ziele ins Auge und zeigt schnelle Erfolge auf. So motiviert ihr eure Mitarbeitenden, am Ball zu bleiben.
7. Veränderung weiter antreiben: Haltet den Veränderungsprozess stets am Laufen. Baut auf euren Erfolgen auf und setzt weitere Prozesse in Gang.
8. Veränderung verfestigen: Verankert die Veränderung in eurer Unternehmenskultur.

5-Phasen-Modell von Wilfried Krüger

Das 5-Stufen-Modell von Krüger baut auf den drei Phasen nach Lewin auf und ist gleichzeitig eine reduzierte Darstellung der acht Phasen nach Kotter.

1. Initialisierung: Analysiert den Ist-Zustand eures Unternehmens. Welcher Change ist notwendig und warum? Welche Ziele wollt ihr erreichen?
2. Konzeption: Erarbeitet ein Konzept, um euren Change-Prozess umzusetzen. Welche Maßnahmen helfen euch, eure Ziele zu erreichen?
3. Mobilisieren: Kommuniziert den angestrebten Wandel frühzeitig und sorgt mit einer transparenten Kommunikation dafür, dass euer Change-Vorhaben besser akzeptiert wird.
4. Umsetzung: Setzt nun eure Maßnahmen um. Führen sie zum Erfolg? An welcher Stelle muss nachgebessert werden? Kontrolliert den Fortschritt eures Change-Management-Prozesses durchgängig und messt die Erfolge.
5. Verstetigung: Etabliert die Veränderung als Teil eurer Kultur und bereitet eure Mitarbeitenden auf weitere Veränderungen vor. Denn nach dem Wandel ist vor dem Wandel!

ADKAR-Modell von Jeff Hiatt

Im ADKAR-Modell von Jeff Hiatt stehen die Mitarbeitenden und wie sie in den Change-Management-Prozess miteinbezogen werden können, im Fokus.

1. Bewusstsein schaffen (Awareness): Beantwortet euren Mitarbeitenden alle wichtigen W-Fragen, um sie für den anstehenden Veränderungsprozess abzuholen: Was wird geändert? Was bleibt, wie es ist? Warum wird es geändert? Wann wird es geändert? Wer ist betroffen?
2. Wunsch nach Veränderung wecken (Desire): Zeigt euren Mitarbeitenden, welche Vorteile die Veränderungen mit sich bringen – für das gesamte Unternehmen, aber auch für sie im Einzelnen. Wenn sie den Wandel als Chance begreifen und selbst den Wunsch nach Veränderung entwickeln, ist das ein wertvoller Motivations-Boost.
3. Wissen vermitteln (Knowledge): Verseht eure Mitarbeitenden mit dem Know-how und den Fähigkeiten, die sie brauchen, um die Veränderungen erfolgreich umzusetzen. Stellt eure Change-Management-Methoden vor, erklärt eure Maßnahmen und organisiert hilfreiche Schulungen und Workshops.
4. Fähigkeiten trainieren (Ability): Befähigt eure Mitarbeitenden, ihr Wissen umzusetzen, in ihren neuen Rollen aufzugehen, die neuen Strukturen souverän in ihren Arbeitsalltag zu integrieren und den Change-Prozess effizient voranzutreiben.
5. Wandel bestätigen (Reinforcement): Bestärkt eure Mitarbeitenden darin, an dem Change-Projekt dranzubleiben. Zeigt Erfolge auf und macht deutlich, welche wertvollen Fortschritte ihr gemeinsam erzielt habt.

Beispiele für Change-Management-Methoden

Die eben vorgestellten Phasen-Modelle sind eine gute Orientierung, um euren Change-Management-Prozess strategisch aufzubauen. Aus den verschiedenen Phasen leiten sich nun unterschiedliche Methoden und Maßnahmen ab.

Im diesem Abschnitt möchten wir euch einige Change-Management-Methoden näherbringen, die ihr für reibungslose Change-Prozesse heranziehen solltet.

📊 Konkurrenz- und Marktanalyse: Status quo analysieren

Am Anfang des Change-Prozesses steht immer eine Bestandsaufnahme. Schaut euch genau an, welche Herausforderungen die Marktsituation für euer Unternehmen mit sich bringt und was ihr braucht, um diese zu meistern. Wo liegen eure Schwächen? Entspricht eure Marktposition euren Erwartungen und Visionen? Welches Potenzial habt ihr noch nicht ausgeschöpft?

Werft dabei auch einen Blick nach links und rechts. Was macht eure Konkurrenz? Wie reagiert diese auf die Anforderungen des Marktes? Was macht sie besser?

Analysiert und evaluiert euren Status quo umfassend, um das volle Potenzial von Change-Projekten herauszuarbeiten. Und um sicherzustellen, dass ihr euch auch wirklich in die richtige Richtung bewegt.

🔎 Kulturanalyse: Blockaden lösen

Neben der Analyse eurer Umgebung solltet ihr auch eure internen Strukturen genau unter die Lupe nehmen. Eine tragende Rolle bei der Umsetzung von Change-Prozessen spielt die Unternehmenskultur.

Gibt es kulturelle Blockaden, die eine Veränderung verhindern? Viele traditionelle Unternehmen tun sich schwer, ihre Werte zu ändern und ihre bewährten Routinen aufzugeben. Gibt es hier festgefahrene Strukturen, die gelöst werden müssen? Und wie genau schafft ihr das?

Generell ist es immer zu empfehlen, eure Unternehmenskultur gut zu pflegen und eure Werte sowie Prinzipien transparent zu kommunizieren. Das hilft euch bei Change-Prozessen, Hindernisse zu identifizieren und mit geeigneten Maßnahmen zu beseitigen.

🤝 Konfliktmanagement: Konflikte frühzeitig erkennen und lösen

Veränderungsprozesse bergen immer Konfliktpotenzial. Umstellungen können zu Verunsicherungen führen und Spannungen sowie Unmut hervorrufen. Nicht alle sind sofort mit den Veränderungen und den neuen Rollen einverstanden.

Ein gutes Konfliktmanagement ist bei Change-Prozessen unabdingbar. Dieses hilft euch, Konflikte und Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen. Euer stärkstes Mittel ist dabei eine transparente Unternehmenskommunikation:

Kommuniziert die Ziele und das Vorgehen eures Change Managements, lasst unterschiedliche Meinungen und Kritik zu und reagiert auf Unsicherheit mit Aufklärung.

💪 Teambuilding: Teamgeist stärken

Im Change-Prozess ist es besonders wichtig, dass die Mitarbeitenden zusammenhalten und die Veränderung gemeinsam vorantreiben. Maßnahmen zum Teambuilding sind eine gute Möglichkeit, den Teamgeist und das Wir-Gefühl zu stärken. Das steigert wiederum die Mitarbeitermotivation und verhindert Konflikte.

Generell solltet ihr die Kommunikation im Team fördern. Neben Teamevents und Workshops solltet ihr euren Mitarbeitenden Tools bereitstellen, mit denen sie sich abteilungsübergreifend austauschen können. Ein Social Intranet ist beispielsweise die ideale Plattform, um neben der Informationsvermittlung auch die soziale Komponente zu stärken.

🧠 Coaching und Workshops: Mitarbeitende begleiten und befähigen

Ein Change-Management-Prozess geht meist mit neuen Rollen und Aufgaben einher. Nicht jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin findet sich sofort damit zurecht oder hat die nötigen Fähigkeiten, um die neuen Strukturen direkt umzusetzen. Manche Mitarbeitenden übernehmen vielleicht auch das erste Mal Verantwortung.

Bietet euren Mitarbeitenden entsprechende Coachings und Workshops an, um sie bei den Veränderungsprozessen professionell zu begleiten und sie mit dem Wissen und Skillset auszustatten, das sie brauchen.

📝 Change Reporting: Prozess laufend dokumentieren

Sehr wichtig für das Change Management ist, alle Change-Prozesse immer zu dokumentieren sowie eure Ziele, Fortschritte und Erfolge stetig zu messen und zu analysieren. Nur so könnt ihr Probleme rechtzeitig identifizieren und eure Change-Management-Methode laufend optimieren.

Ein regelmäßiges Reporting gehört zudem zu einer guten Unternehmenskommunikation. Haltet von der Unternehmensführung bis zu euren Mitarbeitenden alle auf dem Laufenden.

Darauf solltet ihr für einen erfolgreichen Change-Management-Prozess achten

Die 2018 von der Mutaree GmbH durchgeführte Change-Fitness-Studie kam zu dem Ergebnis, dass nur 23 Prozent der Change-Projekte erfolgreich sind. Das heißt im Umkehrschluss, dass in über drei Viertel der Fälle Change Management scheitert. Woran liegt das?

Zu den Gründen, warum der Change-Management-Prozess nicht zum gewünschten Erfolg führt, zählen:

• Fehlende strategische Vorgehensweise
• Keine gute Kommunikation
• Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden werden übergangen
• Es wurden keine klaren Ziele formuliert

Beachtet daher unsere folgenden vier Tipps für ein erfolgreiches Change Management:

1. Geht auf die Fragen, Ängste und Sorgen eurer Mitarbeitenden ein

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Es ist ganz normal, dass eure Mitarbeitenden auf Veränderungen erst einmal vermehrt mit Ablehnung reagieren. Gebt ihnen Zeit, sich in dem Change-Prozess zurechtzufinden und sich mit den Neuerungen vertraut zu machen.

Habt Verständnis für die Ängste und Sorgen eurer Mitarbeitenden. Unterstützt sie mit Coachings und beantwortet ihre Fragen, indem ihr offen und ehrlich mit ihnen kommuniziert. Nehmt euch hierbei auch Zeit für persönliche Gespräche.

Die große Aufgabe von Change Management ist, alle ins Boot zu holen und zur Veränderung zu motivieren. Das funktioniert aber nicht durch Zwang – dieser ist sogar in höchstem Maße kontraproduktiv.

2. Bezieht eure Mitarbeitenden mit ein

Change Management ist zwar meist top-down angelegt, aber trotzdem solltet ihr eure Mitarbeitenden niemals außen vor lassen. Schließlich sind diese am direktesten von den Veränderungen betroffen.

Ermöglicht es euren Mitarbeitenden, sich aktiv am Prozess zu beteiligen – und ermutigt sie auch dazu! Nehmt ihre Ideen, Anregungen und Impulse auf und versperrt euch nicht vor Kritik. Auch diese ist wertvoll.

Eine empfehlenswerte Change-Management-Methode in diesem Zusammenhang ist das Durchführen von Mitarbeiterbefragungen. Mithilfe von Umfragen könnt ihr euch Feedback einholen oder auch ein Stimmungsbild erstellen, das euch zeigt, wie zufrieden eure Belegschaft mit den Veränderungsprozessen ist.

3. Legt konkrete Ziele fest

Das Ziel der Veränderung muss von Anfang an klar formuliert, für alle verständlich und messbar sein. Nur so könnt ihr effektive Maßnahmen entwickeln, die euch sicher zum angestrebten Zielzustand führen.

Setzt Prioritäten! Es ist verlockend, innerhalb eines Change-Prozesses gleich mehrere Ideen umzusetzen. Zu viel auf einmal zu wollen, kann aber schnell überfordern. Konzentriert euch lieber auf ein Hauptziel und geht eure Veränderungen schrittweise an.

Habt ihr erst einmal einen Change-Prozess erfolgreich durchlaufen, ist es auch einfacher, eure Mitarbeitenden für einen weiteren Prozess zu gewinnen.

4. Geht strategisch und methodisch vor

Gestaltet den Change-Management-Prozess so, dass alle Ziele, Methoden und Fortschritte transparent sind. Erarbeitet eine Strategie, an der sich alle orientieren können, und dokumentiert alle eure Schritte.

Ein strategisches Vorgehen gibt euch Sicherheit, verringert das Konfliktpotenzial, lässt Raum für Optimierungen und gewährleistet einen effizienten Einsatz eurer Ressourcen. Plant eure benötigte Zeit, das benötigte Know-how und Personal im Vorfeld gut ein. Orientiert euch an einem der bewährten Change-Management-Modelle, wählt die passenden Methoden und setzt eure Maßnahmen Schritt für Schritt um.

Fazit: Change Management braucht eine gute Mitarbeiterkommunikation

In der heutigen schnelllebigen Zeit ist Veränderung das tägliche Geschäft. Jedoch bleibt jede Veränderung aufs Neue eine Herausforderung, die ihr nicht unterschätzen solltet. Um geplante Change-Prozesse in eurem Unternehmen erfolgreich umsetzen zu können, sind vor allem zwei Punkte essenziell: ein strategisches Vorgehen und eine gute Mitarbeiterkommunikation.

Lasst eure Mitarbeitenden niemals mit ihren Ängsten und Sorgen allein. Holt sie mit einer transparenten Kommunikation ab und gebt auch ihnen eine Stimme. Change Management ist schließlich nur erfolgreich, wenn alle die Notwendigkeit der Veränderung sehen und an einem Strang ziehen.

Pflegt insgesamt eine Unternehmenskultur, die auf Vertrauen, Transparenz und Ehrlichkeit beruht und offen für Veränderung ist. Damit habt ihr ein starkes Fundament für erfolgreiche Change-Management-Prozesse.