Onboarding d’entreprise : réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur

Vous souhaitez améliorer le processus d’intégration de vos nouvelles recrues et les intégrer au plus vite dans votre culture d’entreprise ? Alors, il est important de mettre en place au plus vite un onboarding efficace et performant. Découvrez ce qu’est réellement un onboarding d’entreprise et quelles sont les étapes clés pour parfaitement l’intégrer dans votre fonctionnement interne.

Qu’est-ce qu’un processus d’onboarding en entreprise ?

Définition de l’onboarding d’entreprise

Terme anglais signifiant “embarquement”, l’onboarding se rapporte à l’intégration et la phase d’accueil d’un nouvel employé au sein d’une entreprise. Même si cela peut paraître simple à première vue, l’onboarding est en réalité un processus très important. Il peut être majeur dans le bien-être de la nouvelle recrue et dans sa volonté à s’inscrire ou non à long terme dans le projet de l’entreprise. Ainsi, les managers et le service RH doivent travailler main dans la main en amont ainsi que durant la période d’essai afin que cette personne se sente bien dans ce nouvel environnement. Plus qu’un simple confort personnel et physique, le nouveau salarié doit se sentir accepté comme il est par les autres membres de l’entreprise pour que son intégration soit rapide et fluide.

Respecter les 4C

L’onboarding et toutes les actions qui l’entourent comprennent de nombreux aspects, à la fois matériels, culturels et relationnels… Mais ce processus peut se résumer en quatre piliers majeurs que l’on appelle les 4C :

• Conformité :

Ce premier point consiste à vérifier que tous les éléments légaux, administratifs et politiques sont bien signés et acceptés par les deux parties afin de pouvoir poursuivre l’intégration et d’intégrer la recrue dans l’entreprise.

• Clarification :

Ce pilier est très important puisqu’il va permettre au nouveau collaborateur de pouvoir poser des questions sur ses possibles doutes. En résumé, cela permet d’expliciter des éléments qui pouvaient encore être flous jusque-là. Que ce soit les attentes liées à certaines missions ou certaines tâches du poste en question.

• Culture :

L’aspect culturel est indispensable puisqu’il va permettre au nouvel employé de comprendre la direction de l’entreprise et les normes à adopter ou non. Cela peut comprendre aussi bien des normes relatives aux relations entre collègues que vis-à-vis du comportement à avoir au sein du bureau.

• Connexion :

Enfin, la connexion va permettre de commencer à créer des liens et des relations avec les autres personnes de l’entreprise pour ne pas rester isolé durant ses premiers jours ou semaines. Ce pilier est la plupart du temps permis grâce à une communication fluide aussi bien à l’orale que par un intranet performant et intuitif comme propose Haiilo.

Qui est concerné par l’intégration des nouveaux salariés ?

Lorsque le processus d’intégration est évoqué durant des réunions en entreprise, les premiers concernés sont logiquement les responsables des ressources humaines (RH) ainsi que les managers qui auront la direction sur les nouveaux employés. Toutefois, il est important de comprendre que chaque employé de l’entreprise fait partie intégrante de cette étape.

En effet, lors de l’arrivée de nouvelles recrues dans une entreprise, les premières personnes qu’elles cotoyeront deviendront leurs nouveaux collègues. Il est donc primordial que ces derniers soient inclus dans l’onboarding et qu’ils fassent tout pour faciliter l’intégration et le sentiment de bien-être de la nouvelle recrue. Cela peut passer par des échanges cordiaux et amicaux pour en apprendre plus chacun l’un sur l’autre, des explications de certains outils de travail ou même l’organisation de repas ou de sorties entre collègues. Le plus important est de favoriser une communication ouverte et respectueuse dans les discussions professionnelles et personnelles. Aussi bien à l’écrit qu’à l’oral.

Pourquoi mettre en place un onboarding d’entreprise performant ?

Éviter un turn-over trop important

Beaucoup d’entreprises et de managers négligent l’onboarding. Ils pensent que tous les employés vont rentrer dans le moule de manière automatique dès leur arrivée dans l’entreprise. Or, l’absence d’un réel processus d’intégration et d’un véritable intérêt porté à la recrue à son arrivée augmente ses chances de partir de manière précipitée. 35% des salariés ont démissionné six mois après leur recrutement et 45% des démissions ont eu lieu la première année.

Cependant, ce turn-over peut être un gros problème pour le fonctionnement d’une entreprise. Surtout si celle-ci est jeune et qu’elle a besoin de main d’œuvre fiable rapidement. Si les employés quittent rapidement votre entreprise, cela vous obligera à multiplier les processus de recrutement fastidieux et coûteux.  Ainsi, passer à côté de son processus d’onboarding peut coûter cher en temps et en argent à son entreprise.

Améliorer la productivité de ses équipes

L’intégration des nouveaux collaborateurs est également essentielle pour que ces derniers soient productifs et efficaces le plus rapidement possible. Il ne suffit pas de leur donner un cadre et des outils pour travailler. Il faut prendre le temps de leur expliquer leurs tâches et de les former comme il se doit. Même si certains managers voient cela comme une perte de temps, il ne s’agit pas de réfléchir à court terme. Est-il préférable de former les nouveaux employés pendant une journée complète et qu’ils soient compétents dès le lendemain ou bien les laisser découvrir par eux-mêmes et que leur temps d’adaptation soit d’une semaine ? La première solution est bien évidemment plus efficace puisqu’elle va vous permettre d’atteindre plus rapidement vos objectifs et cela permettra à vos nouveaux employés de se sentir considérés et intégrés dans le projet de l’entreprise. Par ailleurs, en communiquant de manière claire et en restant ouvert aux questions, le nouvel employé se sentira plus facilement impliqué dans ses missions et aura à cœur de performer rapidement.

Maintenir une bonne image de marque

Un dernier avantage considérable de la mise en place d’un bon onboarding est que cela peut améliorer votre marque employeur. Être bien vu par l’environnement extérieur est primordial pour une entreprise afin d’attirer des clients, des partenaires et des employés. Ainsi, il est préférable que vos employés actuels donnent une bonne image de l’entreprise et de son fonctionnement interne durant leurs échanges avec leurs proches. Un départ anticipé dans de mauvaises conditions sera forcément un coup dur à assumer dans votre image de marque tandis que la mise en avant de team-buildings ou de repas en équipe pour intégrer un nouveau membre sera bénéfique pour votre réputation.

Les étapes clé pour intégrer au mieux vos nouveaux collaborateurs

Le pré-boarding

Cette première étape démarre en réalité dès les premiers échanges du processus de recrutement. Avant même que le candidat soit sélectionné ou non pour le poste, il est préférable de lui indiquer clairement quelles actions seront mises en place lors de son arrivée afin qu’il sache comment il sera intégré dans son équipe et dans l’entreprise. Ainsi, vous pouvez dès les entretiens d’embauche, lui préciser le déroulement des journées d’intégration ainsi que l’accompagnement qu’il pourra solliciter durant sa période d’essai.

Après la signature du contrat, il est important de ne pas perdre le contact avec la nouvelle recrue. En effet, en restant en lien avec la personne, le nouveau collaborateur ne se sentira pas délaissé. Pour ce faire, vous pouvez envoyer des mails réguliers. Que ce soit sur les actualités de l’entreprise, pour demander des nouvelles, ou même en passant quelques appels.

Le premier jour en entreprise

Bien évidemment, le premier jour de l’entreprise est le moment phare du processus d’onboarding. Il permet au manager et au nouvel employé d’inscrire les fondations de leur relation professionnelle à long terme. Il est important de tout faire pour que la personne se sente bien et ne ressente pas de stress. Pour cela, plusieurs actions peuvent être mises en place tout au long de la journée :

• Un accueil convivial autour d’un petit-déjeuner partagé avec toute l’équipe. Cela peut être l’occasion pour chacun de se présenter de manière libérée et originale.
• Une visite des locaux de l’entreprise afin de ne pas être perdu.
• Une découverte des différents outils de travail (poste de travail, messagerie, extranet, boite mail, etc).
• Un entretien avec le manager ou le N+1 pour vérifier certains éléments administratifs (salaire, CE, mutuelle, etc). C’est également le moment idéal pour expliciter les missions principales et la direction actuelle de l’entreprise.
• Quelques actions de routine à effectuer durant la journée pour se familiariser avec certains outils et le fonctionnement de l’équipe.

Un suivi régulier durant la période d’essai

Si l’accueil a été idéal durant la première journée de travail, ne vous arrêtez pas là et prolongez votre suivi durant le reste de la période d’essai pour que votre onboarding soit véritablement réussi. Cela peut passer par des rendez-vous hebdomadaires afin de voir comment avancent les premières missions ainsi que certaines discussions beaucoup plus informelles à la machine à café ou durant la pause déjeuner afin d’en savoir plus sur ses ressentis et son mindset depuis son arrivée. Cette étape est très importante. Notamment si votre nouvel employé n’était pas habitué à un tel cadre ou qu’il a changé de localisation pour travailler.

Le mentoring

Enfin, selon votre entreprise et votre fonctionnement interne, vous pouvez également proposer à un de vos employés de devenir le mentor ou la personne référente de la nouvelle recrue. Cela peut permettre de créer des liens avec une certaine personne dès le début et de pouvoir poser tout type de questions sans gêne, que cela soit vis-à-vis des missions, des outils ou plus généralement de l’équipe. Cette personne, autre que le manager, pourra aider l’intégration sociale du nouveau collaborateur aussi bien au travail qu’en dehors. Néanmoins, il faut que le mentor soit volontaire et non pas que cela soit une décision forcée. Il s’agit du meilleur moyen pour créer de vrais liens cordiaux et sincères durant l’intégration.

La communication

Comme expliqué précédemment, la communication est centrale du début à la fin de l’onboarding et passe par différents canaux. En effet, durant le recrutement, cela va principalement se dérouler par mail et par téléphone. Puis dès l’arrivée en entreprise, cela va passer par voie orale ou bien par la plateforme interne de l’entreprise. Il est important de rester ouvert, inclusif et compréhensif durant chacun de ces échanges. De plus, les premières semaines, le nouvel employé devra trouver un point d’appui, autre qu’un collègue, en cas de doutes. C’est pour cela que votre plateforme interne doit centraliser toutes les données et les informations importantes afin que votre nouveau membre puisse être aiguillé rapidement de manière autonome. Ainsi, privilégiez un intranet innovant et intuitif comme Haiilo pour faciliter l’onboarding de vos nouveaux employés. Grâce à cette plateforme digitale, ce dernier pourra retrouver tous ses canaux de communication au même endroit ainsi que les informations essentielles à son intégration afin que celle-ci se passe au mieux sans surcharge mentale supplémentaire.

Source : Onboarding réussi : la clé de la performance de votre entreprise

Haiilo : la plateforme digitale pour faciliter l’onboarding de votre entreprise

Si vous cherchez une plateforme idéale pour communiquer en interne et faciliter votre onboarding d’entreprise, n’attendez plus et découvrez Haiilo ! Centralisez tous vos canaux de communication et réunissez tous les membres de votre entreprise sur une même plateforme. Haiilo est l’outil idéal pour vous aider à développer vos relations internes et à intégrer vos nouveaux collaborateurs.

Haiilo propose une interface personnalisée, simple et intuitive. Tous vos employés pourront accéder aux informations, aux contenus et aux nouveautés qui les intéressent réellement. Ce canal d’échange permet également de communiquer entre collaborateurs sans avoir besoin de passer par diverses messageries professionnelles. Ainsi, si vous souhaitez donner des informations à vos nouvelles recrues pour faciliter leur intégration, vous serez sûr qu’elles les recevront directement sans que cela se perde dans leurs spams !

Cette plateforme innovante et indispensable pour votre processus d’onboarding propose une adaptation infinie selon votre profil ou votre poste. Ainsi, vous pourrez choisir vos paramètres afin d’avoir un fil d’actualité unique et personnalisé selon vos envies et vos besoins. Par ailleurs, chaque employé pourra directement republier et partager des posts sur ses réseaux sociaux personnels depuis Haiilo afin de booster votre marque employeur rapidement !

Pour résumer, Haiilo est l’outil parfait pour développer votre communication interne et faciliter l’intégration des recrues dans leur nouvel environnement. Avec son fonctionnement intuitif et moderne, chacun adoptera en un rien de temps cette application dans votre entreprise.