Management d’équipe : Techniques et outils de gestion

Pour comprendre les attentes et le ressenti de vos équipes, appuyez-vous sur des enquêtes intelligentes. Posez les bonnes questions et augmentez facilement la satisfaction collaborateurs.
Manager une équipe est rarement inné. L’expérience permet de s’aguerrir mais il est toutefois préférable de gagner du temps en s’appuyant sur des méthodes et des outils, sous peine de rapidement perdre la cohésion et le succès de son équipe. Quelles sont les clés de la réussite pour une telle mission ? Explications.

Quel est le rôle du manager d’équipe ?

Le manager d’équipe 2023 est bien loin de l’ancien manager d’équipe. Aujourd’hui le management d’équipe ne consiste plus à donner des ordres autoritaires et sans appel. La gestion d’équipe demande au contraire une grande capacité d’écoute.
Le management d’équipe exige ainsi de faire le lien entre le top management et les différents collaborateurs, de partager une vision, de donner du sens aux différentes missions, de faire progresser l’équipe, et bien sûr d’atteindre ensemble les objectifs fixés.

Lorsqu’elle est efficace, une bonne gestion d’équipe permet une communication fluide entre ses membres, un meilleur engagement qui incite les collaborateurs à donner le meilleur d’eux-mêmes, une augmentation de la productivité et une baisse du risque de surmenage. En somme, le management d’équipe est un art subtil extrêmement important pour la cohésion d’une équipe et son succès.

Les clés pour un management d’équipe efficace

Les bons managers mettent avant tout leur équipe au cœur de leurs préoccupations. Comme toute compétence à dimension humaine, la gestion d’équipe ne s’improvise pas et demande de l’expérience. Il existe quelques clés à connaître pour développer au plus vite et au mieux ses qualités de gestion.

Il va sans dire que le management d’équipe commence par une excellente organisation du travail et une bonne anticipation des imprévus.

Le management d’équipe demande aussi une compétence plus délicate qui est la capacité d’écoute. La gestion d’équipe requiert une réelle volonté de comprendre ses collaborateurs, ses besoins tout comme ses problématiques. Sans une vraie compréhension, les solutions seront bancales ou inadéquates.

Source : Comment pratiquer l’écoute active ?

Un manager qui écoute sait repérer les signes de démotivation et redresser la barre le plus rapidement possible. Certains collaborateurs ont besoin d’un soutien et d’une reconnaissance quotidienne pour être rassurés et progresser, d’autres apprécient que leur travail soit reconnu devant toute l’équipe, d’autres encore sont motivés par les challenges, les primes, etc. Les outils de gestion des performances fournissent aux collaborateurs et à leurs managers des données cohérentes en temps réel.

Ensuite, il faut absolument éviter un style de management linéaire, quelle que soit la situation. Le management d’équipe nécessite de s’adapter en fonction du contexte, de ses interlocuteurs, etc. Pour ce faire, différents styles de leaderships sont possibles : directif, persuasif, délégatif, ou participatif.

Source : Les 3 postures clés pour manager en temps de crise 

Pour réussir, le manager doit aussi développer la cohésion d’équipe et l’intelligence collective. Pour les renforcer, il existe de nombreux jeux de cohésion ou des journées de team building qui permettent de resserrer les liens entre collaborateurs, de se découvrir sous un nouvel angle et ensuite de faciliter le travail. Un bon manager doit savoir organiser ce genre d’évènement régulièrement.

Les techniques de management

Le manager se doit d’adopter quelques techniques de management afin d’assurer la gestion d’une entreprise et répondre à ses objectifs. Découvrez deux techniques clés : le management des compétences et le management de projet.

Management des compétences

Il s’agit d’une technique de management qui consiste à identifier, développer et optimiser les compétences de chaque collaborateur. Cette pratique s’appuie sur l’intelligence collective afin d’atteindre plus facilement la réussite collective. Il est essentiel pour un manager d’être formé à cette technique.

Le management des compétences commence par une évaluation des compétences au sein d’une entreprise. C’est la première étape afin de connaître les forces et les faiblesses en matière de compétences.

Une fois les compétences identifiées, il est essentiel de mettre en place des programmes de développement pour améliorer les compétences déjà acquises. Il est possible de le faire à travers des formations internes ou externes, des ateliers…

Le management des compétences aide à repérer les potentiels talents et à les préparer pour des rôles clés dans le futur. Cette technique permet d’offrir des opportunités d’évolution de carrière et donc d’améliorer le taux de satisfaction des collaborateurs.

Le management des compétences implique un suivi régulier afin d’évaluer la progression des collaborateurs et s’assurer que les objectifs de développement soient atteints.

Management de projet

Le management de projet est une technique utilisée pour planifier, exécuter, contrôler et clôturer un projet dans le but de réaliser des objectifs spécifiques. Le tout, en respectant certaines contraintes : de temps, de coûts et de ressources.

Une gestion de projet efficace contribue à améliorer la productivité, minimiser les risques, garantir la qualité et optimiser l’utilisation des ressources pour atteindre les objectifs fixés. Pour cela, le projet doit être bien pensé et le manager doit encadrer l’équipe tout du long.

Source : Cycle de vie d’un projet

Les méthodes et outils de management

Les managers manquent parfois de méthode pour gérer leur équipe. Acteur clé de l’entreprise, le manager se doit aujourd’hui de s’appuyer sur des compétences et des aptitudes particulières afin de mener à bien sa mission. Voici 7 outils pour faciliter le management auprès de vos collaborateurs :

La méthode des 5 – 10 – 15 – 30

5 minutes par jour, 10 minutes par semaine, 15 minutes par mois, 30 minutes par trimestre. Il s’agit du temps minimum que vous devez consacrer à chaque membre de votre équipe. Cet outil, fondé par Rémi Juët, donne des repères au manager et implique davantage les collaborateurs. C’est l’occasion idéale pour avoir des échanges encourageants et valorisants ou encore pour but d’accompagner et de débriefer.

La méthode SMART

Cet accompagnement méthodologique, introduit par George T. Doran, aide les collaborateurs à réaliser leurs objectifs. Ils doivent être :

• Spécifiques
• Mesurables
• Acceptables
• Réalistes
• Temporellement définis

Le principe clé de cette méthode est de pouvoir finir des projets dans un temps imparti, sans impacter la qualité des résultats attendus. Cette méthode se présente comme une source de motivation pour atteindre un but petit à petit en se basant sur des objectifs fixés.

La roue de Deming

Également connue sous le nom de méthode PDCA, la roue de Deming, développée par Wiliam Edwards Deming, est une méthode d’amélioration continue qui permet de repérer les marches à suivre pour optimiser la qualité dans une organisation. Les 4 étapes du cycle PDCA sont les suivantes :

• Planifier (Plan – P) : identifier, mesurer et planifier les objectifs à accomplir
• Faire (Do – D) : mettre en œuvre le projet
• Contrôler (Check – C) : mesurer les réalisations et les comparer aux objectifs
• Agir (Act – A) : résoudre les problèmes avec des actions correctives

La roue de Deming suit une approche répétitive où chaque cycle aide à identifier les points faibles d’un processus pour les améliorer.

Source : La roue de Deming pour améliorer le pilotage de votre entreprise

L’outil DISC

Cette méthode de management, inventée par Walter Vernon Clarke, est essentielle pour améliorer sa communication interne. Son objectif est d’adapter votre message selon le comportement de vos collaborateurs. L’outil DISC identifie 4 types de comportements :

• Dominant : La personne est directe, affirmée et orientée vers les résultats. Elle aime relever des défis et est perçue comme étant audacieuse et compétitive.
• Influent : L’individu est sociable, extraverti et aime interagir avec les autres en plus d’être enthousiaste et persuasif.
• Stable : Le collaborateur est calme, coopératif et axé sur les relations. Il apprécie la prévisibilité et est souvent perçu comme étant empathique et patient.
• Conformiste : L’employé est méthodique, précis et axé sur les détails. Il aime suivre les règles, analyser les informations et est perçu comme étant organisé et réfléchi.

À vous de distinguer les styles de vos collaborateurs afin d’adapter votre communication.

La cartographie des acteurs

Cet outil de management est un processus qui vise à identifier et à analyser les différents acteurs, leur degré d’intérêt et d’influence au sein d’une équipe. On distingue généralement 4 types de profils :

• Les alliés : les impliquer davantage et en faire des ambassadeurs
• Les attentistes : les motiver et les pousser à mieux travailler
• Les sceptiques : lever leurs inquiétudes en les rassurant
• Les hostiles : réduire l’influence sans se focaliser à vouloir les convaincre

La cartographie des acteurs a pour objectif de donner une vision globale de l’engagement de chaque collaborateur pour savoir où vous, en tant que manager, devez positionner vos efforts. Cet outil vous permettra de repérer la volonté de chacun à coopérer ou non.

Source : La cartographie des acteurs

Le tableau de bord

Un tableau de bord est un outil visuel qui permet aux managers de suivre et d’analyser les performances des collaborateurs de manière efficace. Il fournit un aperçu des principaux indicateurs en temps réel afin d’obtenir une vision globale de la situation. Voici quelques éléments clés que l’on peut retrouver dans un tableau de bord :

• Indicateurs de performance (KPI)
• Graphiques et tableaux
• Suivi du budget
• Suivi des objectifs
• Répartition des tâches
• Alertes et notifications

Le tableau de bord a l’avantage d’être accessible à tous et de pouvoir être partagé entre collaborateurs. Cet outil de management est idéal pour optimiser les résultats globaux.

Le diagramme de Gantt

L’une des méthodes de management les plus connues : le diagramme de Gantt. Il permet de planifier, organiser et visualiser les différentes tâches d’un projet. Pour ce faire, la méthode se base sur une échelle de temps en indiquant la durée, la date de début et la date de fin de chaque tâche. Sur ce diagramme, plusieurs éléments apparaissent :

• Les tâches / activités : sur l’axe vertical avec une description pour clairement l’identifier
• L’axe du temps : sur l’axe horizontal pour représenter la durée totale du projet
• Les barres de progression : représentées par une barre horizontale pour indiquer la durée prévue pour la réalisation de la tâche
• Dépendances : indiquées par des flèches, elles définissent les relations entre les tâches
• Le calendrier : il peut être superposé au diagramme de Gantt pour indiquer des jours ou des périodes spécifiques

Appuyez-vous sur les meilleures technologies

Nous l’avons vu, la gestion d’équipe est une compétence à dimension humaine, qui peut demander beaucoup de temps en termes d’écoute, de leadership, de cohésion d’équipe, etc. Pour vous aider dans cette tâche, il existe des outils de sondage qui fonctionnent comme des baromètres de l’humeur et qui permettent facilement de comprendre les points de frictions. En réalisant régulièrement des sondages, le management d’équipe est grandement facilité.

Par exemple, grâce aux enquêtes intelligentes Haiilo Insights, vous comprenez en temps réel quelles sont les attentes de vos équipes, au niveau global et local. L’outil est un véritable 6ème sens pour tous les managers de votre organisation.
Avec Haiilo Insight, en 1 an, les organisations améliorent la satisfaction de leurs collaborateurs de 30 %.

Vous pouvez également mettre en place un outil de feedback. Véritable levier pour favoriser une communication ouverte et transparente entre le manager et les collaborateurs, cet outil permet également d’identifier les points forts et les faiblesses d’une organisation. Par ailleurs, c’est un excellent moyen pour renforcer l’engagement des collaborateurs en leur donnant la possibilité de s’exprimer.

Et si une seule et même plateforme vous aidait à manager vos équipes ? C’est ce que Haiilo propose avec sa plateforme de communication interne. N’hésitez plus pour en découvrir davantage.