Améliorer votre communication interne : Objectifs et conseils

En mettant en place une stratégie pour améliorer la communication interne, vous encouragez la productivité, la collaboration et l’engagement au sein de votre organisation.

La façon dont vous communiquez avec vos collaborateurs a un impact considérable sur la productivité des employés, le travail d’équipe, l’expérience collaborateur et, par conséquent, sur l’engagement collaborateur.

Mais alors, qu’est-ce que la communication interne et qui devrait se charger de l’élaboration d’une stratégie de communication interne ?

La communication interne en bref

La communication interne fait référence à un ensemble de processus ou d’outils qui entraînent un flux d’informations et une collaboration efficace entre les participants d’une même organisation.

Une communication ouverte et transparente est un excellent moyen de vous assurer que vos collaborateurs adhèrent à votre culture d’entreprise.

La portée de la fonction de communication interne peut aller de la diffusion d’informations organisationnelles à l’incitation des collaborateurs à devenir de meilleurs communicants, tant en interne qu’en externe. Découvrez comment améliorer la communication interne :

Pourquoi améliorer la communication interne en entreprise ?

La communication interne est essentielle pour aspirer à fédérer les salariés, transmettre des informations, échanger et faire le lien entre les différentes équipes.

C’est un véritable challenge pour les entreprises d’améliorer la communication interne et la rendre efficace. Elle permet d’intégrer tous les collaborateurs sur la même ligne et de s’assurer de faire correctement passer les informations.

Une entreprise sera d’autant plus valorisée en intégrant des stratégies de communication interne. Tant pour tout ce qui est interne que d’un point de vue extérieur. En effet, la communication véhicule la culture d’une entreprise et plus on fonctionne pour améliorer la communication interne, meilleure sera la qualité de vie au travail. Et c’est quelque chose qui se reflète aussi à l’extérieur.

Les salariés qui obtiennent les mêmes informations grâce à une communication interne efficace, que ce soit sur site ou en télétravail, se sentiront plus connectés. C’est une manière de souder les équipes et donc de les faire sentir plus motivées et épanouies en plus de favoriser leur engagement au sein de l’entreprise. Adopter une stratégie de communication interne est indispensable pour toutes les entreprises qui souhaitent améliorer leurs performances.

Quels sont les 3 types de communication interne ?

On peut dissocier 3 formes de communication interne : la communication motivationnelle, la communication opérationnelle et la communication interpersonnelle. Elles présentent toutes les 3 des caractéristiques différentes, mais toutes sont bénéfiques pour améliorer la communication interne d’une entreprise.

La communication motivationnelle

Ce type de communication est descendante. C’est-à-dire qu’elle fonctionne à sens unique : les messages sont transmis des dirigeants vers l’ensemble des employés. Cette forme de communication permet de fixer les motivations des employés. Cela peut se faire à travers le partage d’informations (nouveautés, prises de décisions, résultats obtenus…). La communication motivationnelle instaure un climat de confiance, favorise la création de liens et motive les salariés à s’impliquer dans la vie de l’entreprise.

La communication opérationnelle

Cette forme de communication est verticale et fonctionne à double sens. D’un côté, les dirigeants transmettent les directives tout en aidant les collaborateurs à aller dans la bonne direction. De l’autre côté, les collaborateurs partagent leurs avis et proposent des solutions pour pouvoir améliorer la communication interne et certaines pratiques. Ces échanges visent à optimiser les processus de travail en tenant compte tant des instructions que du partage d’expériences.

La communication interpersonnelle

Ici, il s’agit d’échange entre des collaborateurs sans prendre en compte l’échelle hiérarchique. Les messages sont transmis dans les deux sens : du haut vers le bas et inversement. Ce type de communication se traduit par des interactions quotidiennes qui renforcent la cohésion d’équipe. Également appelée communication comportementale, elle permet de bénéficier d’informations nécessaires par des méthodes verbales ou non verbales.

Les principaux objectifs de la communication interne

Les concepts de communication interne peuvent servir à améliorer certains aspects de l’expérience collaborateur en entreprise, de la collaboration à la productivité des employés.

Regardons cela de plus près :

1. Une communication interne efficace stimule la productivité des collaborateurs et le travail d’équipe

McKinsey Global Institute constate que la productivité des collaborateurs augmente de 20 à 25 % dans les organisations où ces derniers sont connectés entre eux.

Bien que la plupart des organisations utilisent les e-mails comme principale forme de communication, la productivité des collaborateurs risque de baisser à la vue de notifications incessantes ou non pertinentes qui viennent encombrer leur boîte de réception.

En parallèle, le McKinsey Global Institute affirme que les collaborateurs passent près de 20 % de leur semaine de travail à rechercher des informations internes ou à tenter de contacter des collègues qui peuvent les assister dans des tâches spécifiques.

L’utilisation d’une plateforme de communication pour vos collaborateurs, plutôt que d’e-mails, vous garantit qu’ils peuvent facilement trouver les informations dont ils ont besoin au bon moment, sans être distraits par une surcharge d’informations. C’est l’une des solutions qui permet d’améliorer la communication en entreprise.

Votre communication interne améliore non seulement la productivité des employés, mais elle favorise également le travail d’équipe, encourage l’innovation et stimule la collaboration entre les différents services.

Si vos collaborateurs ont accès aux dernières mises à jour de produits et sont en mesure de partager des informations et des idées avec leurs collègues, ils peuvent en effet prendre des décisions et livrer des projets plus rapidement.

2. La communication interne améliore l’expérience collaborateur

Il est primordial d’exposer clairement aux collaborateurs leur niveau de performance et leur contribution au succès de l’organisation. La manière dont les collaborateurs perçoivent l’organisation et leur rôle en son sein influe considérablement leur moral, leur motivation et leur satisfaction. Toujours dans l’objectif d’améliorer la communication interne.

Les outils de gestion des performances fournissent aux collaborateurs et à leurs managers des données cohérentes en temps réel qui peuvent ensuite leur servir de base pour ouvrir une discussion continue autour des objectifs.

En se référant régulièrement à ces données, le flux de communication augmente entre les deux parties et les collaborateurs se sentent plus accompagnés dans leur évolution professionnelle.

3. La façon dont vous communiquez avec votre équipe à un grand impact sur l’engagement collaborateur

Lorsque les collaborateurs partagent la vision et les objectifs de l’organisation, ils sont plus susceptibles de se sentir engagés et de rester dans l’entreprise.

Une communication interne efficace permet aux chefs d’entreprise de tenir leurs collaborateurs informés de l’évolution et de l’actualité de l’entreprise. Les collaborateurs sont ainsi plus enclins à repartager ces informations à leur réseau personnel.

Malheureusement, un sondage mené par INside – OpinionWay révèle que 34 % des salariés français se sentent mal informés et se trouvent donc dans l’incapacité de s’investir dans la communication de leur organisation.

Lorsque les collaborateurs se sentent engagés, ils sont beaucoup plus susceptibles de partager les messages de votre marque. C’est un coup de pouce indispensable pour les recruteurs qui cherchent à créer une excellente marque employeur et à tisser des réseaux de confiance avec les candidats notamment.

Quels sont les outils pour améliorer sa communication interne ?

Il existe de nombreux outils à intégrer pour améliorer la communication interne en entreprise. Qu’ils soient oraux, écrits ou encore de l’ordre de l’événementiel. Découvrez les principaux :

Comment améliorer sa communication interne avec des outils oraux ?

• Les rencontres de dialogues : 

Elles peuvent être occasionnelles ou régulières, avoir lieu à l’improviste ou être préméditées. Ces conversations peuvent se faire lors de visites dans différents services, lors des repas, dans les couloirs… C’est un mode de communication intéressant car il est spontané et simplifie les rapports.

• Les réunions et entretiens individuels :

Bien que classique, les réunions n’en sont pas moins efficaces. Elles permettent de transmettre des informations de vive voix et de recueillir des avis en retour de façon instantanée. Les réunions et entretiens individuels restent des moments importants pour échanger.

• Les appels en visioconférence : 

Les appels en visioconférence sont de plus en plus au goût du jour. En effet, avec la mise en place du télétravail, c’est un outil qui facilite grandement la communication. La visioconférence regroupe virtuellement lorsqu’il n’est pas possible de réunir toute une équipe au même endroit.

Comment améliorer sa communication interne avec des outils écrits ?

• Les newsletters : 

Une newsletter régulière permet de maintenir tous les collaborateurs informés de nouvelles informations. Il est possible de créer des groupes pour envoyer des newsletters destinées seulement à certaines personnes. La newsletter est idéale pour avoir un suivi et créer des séries de mails automatiques pour les nouveaux arrivants.

• Les sondages internes : 

Les questionnaires et sondages internes ont pour vocation d’aider les entreprises à y voir plus clair vis-à-vis des attentes des collaborateurs. Il est possible d’y répondre de manière anonyme et ainsi recueillir un maximum d’informations pour, par la suite, mettre des actions d’amélioration en place.

• L’intranet d’entreprise : 

C’est l’outil idéal pour toute entreprise qui souhaite rassembler tous ses collaborateurs en plus de faire vivre sa culture d’entreprise. L’intranet social implique et engage tous les employés avec des informations accessibles partout et tout le temps. C’est d’ailleurs ce que propose la plateforme Haiilo qui a déjà aidé plusieurs entreprises telles que L’Oréal France, Coca-Cola HBC et La Banque Postale par exemple.

Comment améliorer sa communication interne grâce à l’événementiel ?

• Les séminaires : 

Le séminaire est l’occasion de réunir les membres d’une entreprise en dehors du cadre professionnel habituel. C’est un outil de communication interne qui vise à renforcer les liens et la culture d’entreprise. Le séminaire est le moment opportun pour échanger autour d’un projet commun et faciliter la communication.

• Les formations :

La formation est un enjeu majeur tant pour une entreprise que pour les salariés. Elle permet de s’assurer que les collaborateurs soient bien à la page pour booster leurs performances. Il est essentiel de favoriser le développement de compétences avec des formations à valeur ajoutée. Que ce soit pour une mise à jour ou pour introduire un nouvel outil par exemple.

• Les activités de team building : 

Le team building est une méthode qui fait ses preuves pour améliorer la communication interne. Quelle que soit la thématique du team building, il permet de réunir en dehors du cadre professionnel et de se rencontrer différemment autour d’activités faisant appel à la cohésion et à la collaboration. C’est un atout très utile pour la campagne de communication interne d’une entreprise.

Comment améliorer la communication interne

En tant que responsable de la communication interne, vous devez adapter votre stratégie aux attentes de vos collaborateurs.

Voici quelques idées pour améliorer la communication interne :

Passer d’une communication descendante à une communication horizontale

Avoir une stratégie de communication interne efficace ne se résume pas à transmettre les actualités de l’organisation aux collaborateurs.

Au contraire, les équipes doivent faire partie intégrante de la stratégie et être encouragées à engager la conversation. N’oubliez pas que votre communication interne doit aller dans les deux sens.

L’enquête de INside – OpinionWay nous fait remarquer que de trop nombreux collaborateurs n’ont pas la sensation de pouvoir s’exprimer librement au sein de leur organisation.

Adapter la communication interne en place en fonction des retours des collaborateurs

En matière de communication interne, il est sage de commencer par recueillir les feedbacks des collaborateurs. Pour aller plus loin, les équipes de communication interne et de RH doivent ensuite réfléchir à l’implantation concrète de solutions en fonction des retours qu’ils ont reçus.

Engager les collaborateurs de tous les horizons avec du contenu informatif

De nos jours, de plus en plus d’employés travaillent à distance, en déplacement ou avec des collègues basés dans d’autres pays.

Il s’avère alors difficile pour les entreprises dotées de structures organisationnelles complexes de s’assurer qu’ils obtiennent les bonnes informations au bon moment.

Mesurer les résultats de la stratégie de communication interne mise en place

Les dirigeants ont parfois du mal à définir quels KPI (indicateurs clés de performance) suivre et comment collecter les données qui permettent ensuite de mesurer l’efficacité de la stratégie en place.

En effet, 60% des professionnels de la communication reconnaissent ne pas avoir mis en place de stratégie concrète pour améliorer la communication interne en mesurant leurs efforts.

Quel est le rôle du manager dans la communication interne ?

La communication interne et la communication managériale se complètent. C’est pourquoi le manager est l’un des principaux acteurs pour améliorer la communication interne en entreprise. Il est toujours mieux quand le manager adopte un esprit de leader et joue un rôle dans la communication interne. Voici quelques exemples de communication managériale pour améliorer la communication interne :

• Échanger avec son équipe et partager les informations aux collaborateurs
• Créer ou maintenir le lien entre les différents services
• Instaurer un climat de confiance et une bonne cohésion d’équipe
• Partager la culture, les valeurs et les visions de l’entreprise
• Motiver et encourager les équipes

La communication managériale est essentielle pour concilier le dialogue, l’esprit de proximité et le partage entre tous les membres d’équipes. Elle permet d’améliorer les performances et d’assurer des objectifs communs dans un cadre de travail positif.

Les idées à retenir

Votre communication interne a un impact considérable sur la productivité des employés, l’expérience collaborateur et l’engagement collaborateur, ainsi que sur votre stratégie d’employee advocacy.

La clé est de construire une stratégie de communication interne qui implique tous les membres de l’organisation. Que ce soit les cadres supérieurs, les managers et les collaborateurs.

Pour vous aider à améliorer votre communication interne, vous pouvez instaurer une plateforme de communication interne comme Haiilo. La plateforme propose de l’application interne (communication multicanale), un intranet social, de l’employee advocacy et des enquêtes internes.