Spotlight Interview mit Tim Brandenburger: Innovation durch Vernetzung

Wir begrüßen Tim Brandenburger, Vorsitzender der Geschäftsleitung der Brandenburger Firmengruppe, zu unserer Interviewreihe “Spotlight”.

Bevor wir exklusive Einblicke in die interne Kommunikation der Brandenburger Firmengruppe erhalten, Tim, seien Sie doch bitte so nett und stellen Sie sich und Ihr Unternehmen kurz vor.

Tim Brandenburger: Gerne! Die Brandenburger Firmengruppe ist ein traditionsreiches Familienunternehmen mit rund 200 Mitarbeiter:innen, verteilt auf drei Geschäftsbereiche: Isoliertechnik, Liner und zentrale Dienste. Wir spezialisieren uns auf innovative Lösungen für Isoliertechnik, überall dort wo Druck und Hitze zusammenkommen, und grabenlose Kanalsanierung. Als Vorsitzender der Geschäftsleitung fokussiere ich mich, in dritter Generation, auf langfristige Strategien, Investitionen und die Kommunikation unserer Unternehmenswerte.

Was hat die Brandenburger Firmengruppe dazu bewogen, ein Social Intranet einzuführen?

Tim Brandenburger: Die Einführung eines Social Intranets war ein strategischer Schritt, um die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb unserer diversifizierten Geschäftsbereiche zu stärken. Ziel war es, Wissen effizient zu teilen, Prozesse zu optimieren und eine offene Kommunikationskultur zu fördern.

Sie sagen, es war ein strategischer Schritt. Wie lief die Kommunikation denn vor der Einführung des neuen Social Intranets?

Tim Brandenburger: Vorher basierte unsere interne Kommunikation hauptsächlich auf E-Mail, physischen Meetings , klassischen „schwarzen Brettern“ und einem klassischen Intranet, ohne interaktive Funktionen, dass auch nur an den Desktop-Arbeitsplätzen aufrufbar war. Dies führte oft zu Informationsverzögerungen und machte es schwierig, das gesamte Unternehmen zeitnah zu erreichen.

Mögen Sie noch einmal darauf eingehen, worin Sie die strategische Bedeutung des neuen Social Intranets sehen?

Tim Brandenburger: Unser Intranet dient als zentraler Knotenpunkt für alle internen Informationen und Diskussionen. Es unterstützt die agile Entscheidungsfindung, vereinfacht Prozessabläufe und fördert eine Kultur der offenen Kommunikation und des Austauschs. Gerade Letzteres spielt bei uns eine besondere Rolle, da unsere Unternehmenskultur auf  einer offenen Kommunikationspolitik basiert. Unser Unternehmen ist fachlich, kulturell und sozial sehr divers aufgestellt. Innovation spielt bei uns nicht nur in der Forschung & Entwicklung eine zentrale Rolle, sondern jeder ist gefordert sich einzubringen und das was wir tun täglich zu hinterfragen, da wir wissen, dass wir uns permanent verbessern können und das auch wollen. Über eine offene Kommunikationspolitik gelingt es uns (immer besser) die vielen unterschiedlichen Sichtweisen und Erfahrungen zusammen zu bringen, offen zu diskutieren und auf dieser Basis optimale Entscheidungen zu treffen, statt schlechte Kompromisse.

Das neue Intranet hat uns hier einen großen Schritt nach vorne gebracht, da es zum ersten Mal alle Mitarbeiter:innen gleichermaßen und gleichzeitig einbezogen und die Möglichkeit des direkten Feedback geboten hat. Wir legen großen Wert auf eine offene und transparente Kommunikation, was anfangs für einige ungewohnt war und auch heute noch für das ein oder andere verwunderte Gesicht erzeugt. Für uns ist diese Offenheit Ausdruck von Vertrauen, einem zentralen Bestandteil unserer Unternehmenswerte unter dem Leitmotiv „Wertschätzung“. Es gibt kaum Tabu-Themen, und wir teilen Informationen so offen wie möglich.

Stichwort „Werte“: Die Vermittlung von Unternehmensstrategie und Werten spielen eine wichtige Rolle in der heutigen und vor allem zukünftigen CEO-Kommunikation. Wie kann dabei das Social Intranet unterstützen?

Tim Brandenburger: Unser Intranet ermöglicht es uns, strategische Updates und Werte in Echtzeit zu kommunizieren und direkt Feedback zu erhalten. Es dient auch als zentrale Plattform um Ergebnisse aus Schulungen und Workshops, die unsere Kultur und Strategie weiterentwickeln zu kommunizieren. Mit der Einführung von Haiilo konnten wir all unseren Unternehmenswerten (Nachhaltigkeit, Innovation, Wertschätzung, Zusammenhalt, Commitment, Begeisterung) gerecht werden und somit ein sichtbares Bekenntnis zu unseren Werten abgeben.

Nutzen Sie selber das Intranet denn auch regelmäßig in ihrer alltäglichen Arbeit? 

Tim Brandenburger: Ich nutze das Intranet täglich, um umfangreiche Updates zu aktuellen Themen und Entwicklungen zu teilen, auf Beiträge zu reagieren und direkt mit den Teams zu kommunizieren. Es ermöglicht mir, schnell auf Veränderungen zu reagieren und gibt mir einen besseren Überblick über die Stimmungen und Bedürfnisse im Unternehmen. Haiilo hat sich als zentrales Kommunikationsmedium in meinem betrieblichen Arbeitsalltag etabliert.

Dabei geht es auch nicht nur darum, was man kommuniziert, sondern ganz speziell auch wie. Haiilo bietet viele unterschiedliche Möglichkeiten, was ich sehr schätze. Über die persönliche Timeline kann man mal eigene Gedanken posten. In einem Artikel (Blog-Post), eine offizielle Stellungnahme abgeben. In einer Community diskutieren, auf einer Seite mittels zB Wiki-App eine permanente Information, wie z.B. einen Überblick und tiefen Einblick über die Unternehmensphilosophie geben… Und das alles immer interaktiv.

Ebenso legen wir Wert darauf, dass alle Führungskräfte Ihrer Vorbildrolle gerecht werden und erinnern immer wieder daran gemeinsame, über das Intranet verbreitete, getroffene Entscheidungen zu unterstützen, indem man diese liked und kommentiert. Außerdem haben wir die Führungskräfte dazu verpflichtet die Mitarbeiter:innen regelmäßig über wichtige und interessante Veröffentlichungen im Intranet hinzuweisen, so dass die Wichtigkeit immer im Hinterkopf bleibt und wir auch die Mitarbeiter:innen erreichen, die nicht so digitalaffin sind.

Würden Sie sagen, die Einführung eines neuen Intranets geht ohne die Unterstützung der Geschäftsführung?

Tim Brandenburger: Ein erfolgreiches Intranet-Projekt erfordert definitiv die Unterstützung der Geschäftsführung. Ihr Engagement sorgt für die notwendige Sichtbarkeit und Legitimität des Projekts und motiviert die Mitarbeiter:innen zur aktiven Teilnahme. Gleichzeitig kann das Projekt auch nicht ohne die Unterstützung und Teilnahme der Mitarbeiter:innen funktionieren da sie die Konsument:innen der Informationen und Nutzer:innen der Möglichkeiten sind. Aus diesem Grund haben wir nach der erfolgreichen Einführung von unserem Intranet auch aus der Tester:innen-Gruppe eine Beta- / Key-User Gruppe formiert, die bei der (Weiter)Entwicklung unseres Intranets unterstützen.

Ich muss aber auch sagen, dass ich selbst eine sehr zentrale Rolle bei der Einführung des Intranets gespielt habe. Die Idee wurde vom Verantwortlichen für CI und QM an mich herangetragen. Ich habe dann aber sehr schnell für diese Projekt gebrannt. Nach längerem Auswahlprozess hatten wir uns dann für Haiilo entschieden und ich habe die Einführung und den Aufbau des Intranets selbst übernommen. Ich würde sagen, dass das essenziell für die Akzeptanz war, da wir die ersten 1-2 Jahre mit sehr viel Widerstand zu kämpfen hatten. Erst jetzt geht die technische Verantwortung und Pflege, langsam auf die IT über (liegt aber auch daran, dass wir damals Probleme in der IT hatten).

Ist die Nutzung des Social Intranets denn verpflichtend für alle Mitarbeitende?

Tim Brandenburger: Ja, die Nutzung ist verpflichtend, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen auf dem gleichen Informationsstand sind und aktiv an der Unternehmenskultur teilhaben können. Gerade auch wichtig, da der Haiilo Chat die einzige Möglichkeit darstellt, dass jede:r jede:n per Chat erreichen kann.

Wir haben Pflichtinformationen definiert, die von jedem/r Mitarbeiter:in zeitnah zu lesen sind. Der auch heute noch aufkommenden Argumentation “für sowas habe ich keine Zeit”, begegnen wir mit der Aussage, dass man das ja wohl hoffentlich nicht auch sagt, wenn Kund:innen anrufen oder Kolleg:innen emails schreiben.

Dafür war es aber natürlich auch essenziell, dass jede:r Mitarbeiter:in Zugriff auf das Intranet hat. Gerade eine Herausforderung, aber auch die Stärke des neuen Intranets, da wir über 60% Mitarbeiter:innen haben, die keinen Desktop-Arbeitsplatz haben. Wir haben dafür in jedem Gebäude, in den öffentlichen Bereichen Screens aufgehängt, auf denen jederzeit eine Übersicht über die aktuellen Artikel, wie wir Blogbeiträge nennen, und künftig auch die Timeline, zu sehen sind. Außerdem haben wir Tablets in den Aufenthaltsbereichen ausgelegt und bieten regelmäßige onboarding Termine an, zu denen auch bestehende Mitarbeiter:innen kommen können, wenn sie Probleme oder Fragen zum Zugriff auf das Intranet haben. Außerdem helfen die Key-User natürlich gerne.

Mittlerweile haben wir eine Quote von bis zu 80% täglicher Useraktivität. Manchmal mehr, manchmal weniger. Wenn’s Gewinnspiele oder Informationen zu allgemeinen Gehaltserhöhungen gibt, tendenziell mehr. 😉

Tim, Sie haben gerade angesprochen, dass Sie einen großen Anteil an Non-Desk-Workern im Unternehmen haben. Haben Sie die Non-Desk-Worker bereits von Beginn an in das Intranet-Projekt einbezogen?

Tim Brandenburger: Ja, von Anfang an haben wir darauf geachtet, dass wirklich alle Bereiche – auch die Non-Desk-Worker:innen – in unser Intranet-Projekt mit einbezogen wurden. Schon in der Testphase und bei der Auswahl des Systems waren Vertreter:innen aus allen Abteilungen dabei. Nur so konnten wir sicherstellen, dass wir die Kommunikationsbedürfnisse aller Nutzer:innen-Gruppen abdecken und gleichzeitig eine breite Akzeptanz schaffen. Viele aus der ursprünglichen Testgruppe sind immer noch Teil unserer Key- und Beta-User:innen-Gruppe und unterstützen uns nicht nur bei der Weiterentwicklung, sondern stehen auch den Kolleg:innen in der Produktion bei Fragen zur Seite.

Damit stellen wir sicher, dass unser Intranet für alle Mitarbeiter:innen – egal ob am Schreibtisch oder in der Produktion – einen echten Mehrwert bietet.

Wie machen Sie den Erfolg des Intranets und interner Kommunikation messbar?

Tim Brandenburger: Der Erfolg wird durch regelmäßige Umfragen zur Mitarbeiter:innen Zufriedenheit, die Analyse der Nutzungsmuster des Intranets und das Feedback aus Abteilungstreffen gemessen. Gleichzeitig merken wir es an der Häufigkeit der direkten Kontaktaufnahme. Durch Haiilo haben alle Mitarbeiter:innen die gleiche Chance mit mir in Kontakt zu treten. Diese Möglichkeit wird sehr stark genutzt, was ein weiteres Indiz für eine verbesserte Kommunikationskultur darstellt. Ich finde es sehr wertvoll, dass es diese neue Art der Kommunikation, wie man sie gerade von öffentlichen sozialen Netzwerken kennt, nun auch im Unternehmen gibt. Das baut Hemmschwellen ab und beschleunigt die Kommunikation.

Größter Kritikpunkt zur Zeit ist die Übersichtlichkeit und die Menge der Informationen. Daher überarbeiten wir die Startseiten gerade und fügen eine Art Inhaltsverzeichnis hinzu. Seit Beginn dieses Jahres haben wir im Rahmen unserer Mitarbeiterversammlung verstärkt darauf hingewiesen, wie wichtig Eigenverantwortung im Umgang mit und Konsum von Informationen ist. Neben der Einführung der neuen Struktur ist es uns wichtig, die Mitarbeiter:innen in die Verantwortung zu nehmen, da wir nicht alle Wünsche erfüllen können. Jeder Einzelne ist dafür verantwortlich, die verfügbaren Informationen sinnvoll zu nutzen und entsprechend zu handeln.

Haben Sie dafür konkrete Beispiele, wie Ihre Mitarbeiter:innen jetzt mit der Informationsflut umgehen? Geben Sie da Hilfestellung?

Tim Brandenburger: Wir unterstützen unsere Mitarbeiter:innen aktiv dabei, mit der Informationsflut umzugehen, indem wir eine neue Struktur der Startseiten eingeführt haben. Diese besteht aus vier zentralen Elementen:

1. Auf einen Blick: Hier finden sich alle notwendigen Pflichtinformationen, die für alle Mitarbeiter:innen relevant sind. So stellen wir sicher, dass wichtige Inhalte direkt sichtbar sind, ohne dass man sich durch eine Fülle von Informationen arbeiten muss.
2. Alle Artikel: Auf dieser Seite sind alle verfügbaren Artikel zugänglich, wodurch sich die Mitarbeiter:innen bei Bedarf einen umfassenden Überblick verschaffen können.
3. Inhaltsverzeichnis: Das Inhaltsverzeichnis bietet eine strukturierte Übersicht über sämtliche Inhalte, was die Navigation und das gezielte Auffinden von Informationen erleichtert.
4. Individuelle Startseite: Alle Mitarbeiter:innen können zwischen 2 Optionen wählen. Jede dieser Option beinhaltet nur die vom Mitarbeiter:in gewählten relevanten Informationen. Hier können Seiten abonniert und Kolleg:innen gefolgt werden, um den Informationsfluss gezielt nach den eigenen Bedürfnissen zu steuern.
   

Diese Struktur sorgt dafür, dass die Pflichtinformationen klar und strukturiert verteilt sind und die Mitarbeiter:innen selbst entscheiden können, welche weiteren Inhalte sie konsumieren möchten. So wird die Informationsflut gezielt minimiert und die individuelle Steuerung des Informationsflusses erleichtert.

Abschließend: Was würden Sie anderen Unternehmen raten, die vor der Einführung eines neuen (Social) Intranets stehen?

Tim Brandenburger: Ich würde raten, frühzeitig alle Beteiligte einzubeziehen, klare Ziele zu definieren und die Plattform an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens und der Nutzer:innen anzupassen. Wichtig ist auch, eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens zu fördern, damit die Plattform effektiv genutzt wird. Und zu guter Letzt gilt, was bei allen derartigen Projekten gilt: Fokus und Konsequenz. So ein Social Intranet ist eine große Investition und lohnt sich – zumindest bei uns – nur, wenn es auch optimal genutzt wird. Das war uns von vornherein klar und auch zentrale Entscheidungsgrundlage in der Geschäftsleitung. Daher hatten wir uns auch commitet, gemeinsam 100% hinter dem Projekt zu stehen und keine Quertreiber zuzulassen. Hätten wir das nicht getan wäre das Projekt noch sehr viel aufwändiger und teurer geworden und würde sich evtl bis heute nicht lohnen.

Vielen Dank für das Interview Tim und die spannenden Einblicke in die Brandenburger Firmengruppe!

P.S. Erfahrt hier in der ✍🏼 schriftlichen Erfolgsgeschichte noch mehr über das Social Intranet der Brandenburger Firmengruppe oder schaut euch Brandenburgers Beitrag in einem 📹 Panel zum Thema Non-Desk-Worker auf dem Haiilo Breakfast Club an.