Warum Employee Communications die klassische IK ablösen

Auf der einen Seite war es noch nie so einfach wie heute, auf digitalem Wege seine Mitarbeiter mit einem Mausklick zu kontaktieren. Auf der anderen Seite war es wahrscheinlich noch nie so schwierig wie heute, sie wirklich zu erreichen.

Besonders im letzten Jahr hat sich durch die Flut an Krisenmeldungen und Fake-News eine Art Informationsmüdigkeit und sinkendes Vertrauen in Politik und Organisationen breitgemacht. Das trifft auch auf den Informationsfluss in Unternehmen zu. Und genau hier setzten Employee Communications an.

Employee Communication wird häufig als „Austausch von Informationen und Ideen zwischen dem Management und Mitarbeitern” bezeichnet. Dort liegt auch der Grund dafür, dass es häufig als ein Synonym für die Interne Kommunikation genutzt wird. Das Problem an dieser Annahme: Employee Communication geht über die klassische Interne Kommunikation hinaus. Das wird besonders deutlich, wenn es darum geht, die Employee Communication in Unternehmen zu optimieren und die echten und aktuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu erkennen und zu validieren. Um die immer noch vorherrschende Verwirrung des Begriffs ein für alle mal aufzulösen: Es folgt ein Deep-Dive zum Thema Employee Communication – inklusive der aktuellsten Studien, Strategie-Ansätzen, Maßnahmen und Benefits.

Employee Communication und klassische IK – wo ist eigentlich der Unterschied?

Die Basis der Internen Kommunikation ist der Informationsaustausch in einem Unternehmen oder einer Organisation. Dieser Austausch bedeutete aber lange eher das Teilen von Informationen mit den Mitarbeitern. Die Funktion der klassischen Internen Kommunikation war viele Jahrzehnte lang eine einseitige Top-Down-Form der Weitergabe von Updates und Fakten. Die Frage, warum eine gute Interne Kommunikation wichtig ist, welche Vorteile sie bringt und wie sie optimiert werden kann, stellte sich kaum ein Unternehmen, was auch daran liegt, dass die Kommunikationsmöglichkeiten weitaus limitierter waren, als heute.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung veränderte sich die Kommunikation und die Mediennutzung drastisch. Dank des Internets und der sozialen Medien, die heute zum Alltag eines jedes Mitarbeiters gehören, ist auch der berufliche Austausch keine Einbahnstraße mehr. Diesen rasanten Wandel beschreibt Research-Marktführer Gartner mit diesen Worten:

„Die gesamte Social-Media-Landschaft und das Arbeitsumfeld haben sich so verändert, dass sie nicht mehr wiederzuerkennen sind, selbst wenn man nur fünf Jahre zurückblickt.“

Wenn die Mediennutzung und Kommunikationskanäle sich so sehr verändert haben – warum dann nicht das Verständnis von der Rolle der Internen Kommunikation? Um dieser Frage auf den Grund zu gehen, müssen wir zunächst zwischen den verschiedenen Zwecken der Information differenzieren.

Die beiden Säulen der betrieblichen Kommunikation

Ein wesentlicher Teil der Entwicklung einer optimalen Employee Communication besteht in der Unterscheidung des Zwecks der unterschiedlichen Arten von Nachrichten. Handelt es sich um ein organisatorisches Update oder um eine operative, bzw. betriebliche Bekanntmachung? Die meisten Nachrichten und Informationen, die innerhalb eines Unternehmens fließen, lassen sich in einen der beiden Bereiche einordnen.

Organisatorische Kommunikation

Diese Art von Updates bezieht sich auf unternehmensweite Projekte und Branchen-News aus dem eigenen Geschäftsbereich, wie aktuelle Nachrichten, Finanzberichte, Richtlinien, Nachrichten über Großereignisse, potenzielle Fusionen und Übernahmen: im Wesentlichen also die Nachrichten, die relevant sind, um sich ein Bild vom Stand der Firma zu machen und das Business-Umfeld zu verstehen.

Operative Kommunikation

Hier geht es vor allem um das interne Daily Business, wie tägliche Projekt-Updates und Abstimmungen zwischen verschiedenen Teams. Die Nachrichten sind oft spezifischer und nur für die Mitarbeiter des Unternehmens relevant. Es geht nicht darum, ein allgemeines Bewusstsein für das Unternehmen zu schaffen, sondern darum, interne Dinge, wie z.B. neue COVID-Richtlinien im Office, Event-Updates oder Produkt-News zu teilen.

Eine interne Rundmail oder ein Aushang am schwarzen Brett sind heute keine Optionen mehr, die Mitarbeiter zu involvieren und auf dem Laufenden zu halten. Die Kommunikation muss heute, je nach Zweck des Updates, viel differenzierter stattfinden. Dabei ist es unverzichtbar, Informationen in Echtzeit für alle zugänglich zu machen – und zwar auch mobil, wie zum Beispiel über ein Social Intranet mit angebundener Employee-App.

Unternehmen tun sich 2022 immer noch schwer mit Employee Communications

Um die gängigsten Painpoints zu identifizieren, haben wir  aktuelle Studien herangezogen, um im nächsten Schritt Lösungsansätze zu finden. Die Versäumnisse sind ganz unterschiedlich, aber sie haben eines gemeinsam: Auch 2021, nach einem Jahr Remote Work, bereiten diese Punkte vielen Unternehmen immer noch Kopfzerbrechen.

• 70 Prozent der Unternehmen hinken der digitalen Transformation hinterher, weil das technologische Set-up nicht stimmt (Kienbaum)
• In 47 Prozent der Unternehmen gibt keine digitale Kommunikations-Strategie (W&F)
• 42 Prozent der Mitarbeiter wünschen sich mehr Transparenz (orangefiery)

Das verdeutlicht: Es kann zum einen die technische Seite zu einem großen Blocker werden, wenn auf Unternehmensseite nicht die Bereitschaft besteht, mit entsprechenden Tools, wie einem Social Intranet, das richtige Set-up zu schaffen. Andererseits ist auch dann, wenn das richtige technologische Set-up gegeben ist, die Optimierung der Kommunikation über ein Social Intranet kein Selbstläufer – ohne eine Kommunikationsstrategie, digitale Führungskompetenzen und Mitarbeiter-Engagement werden technologische Investitionen keine Früchte tragen.

Warum ist es höchste Zeit, in Employee Communications zu investieren?

Ein Investment wird in der Regel getätigt, wenn in Folge ein oder mehrere Benefits erwartet werden. Was aber ist der ROI von einer Optimierung der Employee Communication? Die Employee Communication ist nicht nur wichtig für das Wohlbefinden der Mitarbeiter, sondern auch maßgeblich für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Laut McKinsey steigt die Produktivität in Unternehmen mit vernetzten Mitarbeitern um ganze 20-25 Prozent.

Das New Normal zwingt viele Mitarbeitende dazu, von zu Hause aus zu arbeiten und macht digitale Employee Communications unverzichtbar. Nur dadurch kann sichergestellt werden, dass wichtige Informationen nicht durch die Maschen fallen, Abstimmungen remote funktionieren und die Kommunikation transparent in Echtzeit stattfinden kann.

Wie lässt sich die Employee Communication im Unternehmen steigern? 🚀

Nachdem wir die Frage beantwortet haben, WARUM die Employee Communication für einen langfristigen Unternehmenserfolg optimiert werden muss, widmen wir uns dem WIE und skizzieren Möglichkeiten der strategischen Umsetzung.

Alle Stakeholder berücksichtigen

Evaluiert die unterschiedlichen Anforderungen aller Mitarbeiter – und zwar bereits vor den ersten Planungsschritten. In einem Unternehmen arbeiten viele verschiedene Menschen mit unterschiedlichen Rollen und Bedürfnissen. Eine optimale Kommunikationsstrategie muss alle einbeziehen. Das kann bedeuten, dass Inhalte über bestimmte Social-Media-Kanäle personalisiert werden, ein umfassender mobiler Support und eine interne Kommunikationslösung für Mitarbeiter ohne berufliche E-Mail-Adressen oder regelmäßige Desktop-Zeiten angeboten werden muss. Ziel ist es, ein Umfeld der Inklusion zu schaffen, in dem es keine „unbeteiligten” Mitarbeiter gibt.

Vergesst Top-Down-Kommunikation!

Einer der größten Fehler, den man in der Internen Kommunikation heute machen kann, ist ein Top-Down-Ansatz bei der Mitarbeiterkommunikation. Darauf müssen vor allem die Führungskräfte sensibilisiert werden. Die klassischen Führungsqualitäten brauchen ein digitales Upgrade.

Gerade zu Zeiten, in denen viele Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, besteht die Gefahr, dass Kollegen sich einsam, schlecht informiert und vom Rest des Teams isoliert fühlen.

Infos, die „von oben nach unten” herausgegeben werden, ändern an dieser Situation wenig. Stattdessen sollten Gespräche angeregt werden, die eure Plattform für Employee Communications zu einem sicheren Ort machen, an dem eure Mitarbeitenden offen ihre Gedanken teilen, Fragen stellen, Feedback geben und auf die Inhalte reagieren können, die geteilt werden. Gerade, wenn die Belegschaft von verschiedenen Locations aus arbeitet, ist umso wichtiger, die Mitarbeiterkommunikation so anzupassen, dass sich alle Mitarbeiter unterstützt und gehört fühlen. Die folgende Grafik visualisiert, welche Kommunikationswege es in Unternehmen gibt.

Hier werden die Kommunikations-Flows deutlich: Gelegentliche Einzelgespräche zwischen Führungskräften und Mitarbeitern sind zwar ein Schritt in die richtige Richtung, reichen aber nicht aus, um das Engagement langfristig zu fördern. Kollaborative Kommunikation muss zu einem festen Bestandteil der Employee Communication werden – genauso, wie die Möglichkeit, sich hierarchie-unabhängig mit Kollegen und Vorgesetzten auszutauschen.

Interne Influencer pushen

In jedem Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die sich in sozialen Medien und auf neuen digitalen Plattformen sicherer fühlen, als andere Kollegen. Diese Personen können erheblich zur Akzeptanz und dem Engagement einer Employee-Communication-Plattform beitragen.

Sucht euch besonders aktive Nutzer heraus, und setzt diese als Multiplikatoren ein, um ein positives Bild eurer Employee-Communication-Plattform innerhalb eures Unternehmens zu verbreiten. Wichtig ist hier, dass ihr Fürsprecher und aktive Nutzer aus verschiedenen Bereichen und Positionen gewinnt. Sensibilisiert auch die Geschäftsführung und Team Leads dafür, wie entscheidend ihre Aktivitäten hier sind. Ein CEO-Blog, Q&A-Sessions<offene Diskussionen und Video-Botschaften sind Beispiele dafür, wie ihr mithilfe der Kollegen eine Plattform mit Relevanz für alle Mitarbeiterschaffen könnt. Kurz gesagt: es gibt viele Möglichkeiten, ein Thought Leader und Influencer zu sein – und sie haben nicht unbedingt alle mit einer Position im Management zu tun.

Keine Messbarkeit, keine Learnings!

Eine Strategie zur Optimierung eurer Employee Communications kann nur erfolgreich sein, wenn Ergebnisse messbar gemacht werden. Wenn es um die Interne Kommunikation geht, könnt ihr euch nicht nur auf euer Bauchgefühl verlassen. Es braucht KPIs und Analysen, um zu verstehen, wie gut die Strategie funktioniert und was verbessert werden muss. Habt dabei keine Angst vor „Trial and Error” – nur aus Fehlern entstehen Learnings. Es ist hilfreich, wenn eure Plattform ein angebundenes Analytics-Tool hat, das Aktivitäten und Performance-Kennzahlen von einzelnen Inhalten anzeigt. Das gibt euch Aufschluss darüber, welche Inhalte besonders stark performen und wo noch Luft nach oben ist.

Behaltet immer im Hinterkopf, dass ihr mit verschiedenen internen Zielgruppen kommuniziert, die nicht alle die gleichen Anforderungen und Bedürfnisse haben. Nicht jeder User einer Employee-Communication-Plattform wird auf die gleiche Art und Weise interagieren und sich engagieren. Darum ist es sinnvoll, die Analysen sogar auf diese interne Zielgruppen herunterzubrechen, um jede Gruppe zu erreichen. Die Differenzierung kann über unterschiedliche Kriterien erfolgen  – vom Alter eines Mitarbeiters, über die Rolle bis hin zu persönlichen Interessen.

Der Content-Mix macht’s

Wenn es darum geht, sich von der Internen Kommunikation zur Employee Communication weiterzuentwickeln, ist das Kuratieren eines vielfältigen Content-Mixes ein entscheidendes Puzzlestück. Informierte Mitarbeiter sind in der Regel zufriedener und viel produktiver. Engagierte Mitarbeiter sind die besten Fürsprecher einer Marke. Um Mitarbeiter zu informieren und zu engagieren, müssen ihnen für sie relevante Informationen und Inhalte zur Verfügung stehen. Dazu zählen zum Beispiel externe Fachbeiträge, Berichte über Wettbewerber und Branchen-Updates. Nach dem „Rule-of-third”-Ansatz lässt sich der optimale Mix der Mitarbeiterkommunikation in drei Bereiche unterteilen:

1. Unternehmensnachrichten

In jedem Unternehmen gibt es immer wieder relevante News. Haltet eure Mitarbeiter auf dem Laufenden über aktuelle Kampagnen, gewonnene Pitches, neue Mitarbeiter und Büro-Locations. Diese Art von Information ist wichtig für jeden einzelnen Mitarbeiter – ganz besonders dann, wenn die verschiedenen Teams wenige Schnittstellen und keinen täglichen Kontakt haben. Die Quellen sollten sowohl intern, als auch extern sein. Auch überzeugende Inhalte von Dritten aus öffentlichen Feeds fördern das Engagement der Mitarbeiter und bieten eine andere Perspektive auf das, was in eurem Unternehmen passiert. Diese Infos können zum Beispiel via Social- Intranet-Feed, Mitarbeiter-Newsletter oder Live-Stream geteilt werden.

2. Branchen-News

Für den Geschäftserfolg ist es wichtig, die Geschehnisse der Branche im Auge zu behalten. Nicht nur für das C-Level, sondern auch für die Mitarbeiter zahlt es sich aus, wenn sie wissen, was in ihrer Industrie gerade passiert. Dazu zählen Branchen-News ebenso, wie Entwicklungen bei Wettbewerbern und Partnern. Stellt sicher, dass jeder Kollege über die allgemeinen Trends auf dem Laufenden ist.

3. Daily Business

Hier geht es nicht um den reinen Informationswert einer Nachricht, sondern eher um die Emotion, die sie auslösen kann. Genau deshalb liegt hier großes Potenzial, die zwischenmenschliche Interaktion zu steigern. Es können Umfragen, Games, Serien-Tipps oder persönliche Facts geteilt werden, um mit den Mitarbeitern in Kontakt zu treten. Stellt also sicher, dass alle Mitarbeiter erreicht werden und wissen, dass ihre Stimmen gehört werden und sie für das Unternehmen mehr sind, als eine Payroll.

Snackable Content auch mobil zugänglich machen

Stellt euch die Frage: Wie gut ist eure Employee-Communication-Plattform mit dem Arbeitsalltag eurer Mitarbeitenden kompatibel? Wie gut passt sie zu ihrem gewohnten Informationskonsum? Und wie gut ist sie tatsächlich erreichbar? Vor allem für mobile Mitarbeiter ist es wichtig, zum Beispiel über eine Mitarbeiter-App relevante Informationen genauso zuverlässig zu erhalten, wie die Desktop-Kollegen. Inhalte müssen responsive zugänglich und so leicht wie möglich konsumierbar sein. Hier können zum Beispiel Videokanäle für Informationen und Unterhaltung zum Einsatz kommen. Scheut euch also nicht, zum Beispiel Videos als Hauptinformationsquelle einzubinden. Diese Art von Content kann schneller und einfacher aufgenommen werden – gerade, wenn nur ein paar Minuten in der Pause oder während des Pendelns da sind.

Auf die richtige Plattform setzen

Egal ob Social Intranet, Messenger, Newsfeed oder Doc-Sharing-Tools: Die Verwendung der passenden Employee Communications Software für euer Unternehmen kann die interne Kommunikationsstrategie unterstützen und so das Engagement der Kollegen und, damit einhergehend, die Effizienz des Unternehmens fördern.

Haiilo Home bildet  alle Funktionen ab, die ihr für einen unkomplizierten Austausch benötigt. Über den Messenger können sich Mitarbeiter vernetzen und Infos und Docs auch mobil austauschen, oder sogar Sprachnachrichten senden, wenn sie gerade unterwegs sind. Es gibt außerdem einen persönlichen News-Feed, einen internen Blog, umfangreiche Suchfunktionen und ein Mitarbeiterverzeichnis. All das baut klassische Hemmschwellen und Blocker ab, die in der Internen Kommunikation auftreten können.

Fazit

Wir fassen zusammen: Die klassische interne Kommunikation erfüllt die aktuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden schon lange nicht mehr. Veraltete Strukturen, überholte Kommunikationswege und Top-Down-Ansätze sorgen nicht dafür, dass sich Mitarbeiter inkludiert fühlen. Die interne Kommunikation muss in ein breiteres und zeitgemäßes Konzept übersetzt werden, das mit den passenden Tools für Employee Communications wirklich alle Mitarbeitenden erreicht – und zwar sowohl auf der fachlichen, als auch auf der menschlichen Ebene. Employee Communications umfassen eine Vielfalt der Möglichkeiten, wie Unternehmen mit ihren Mitarbeitenden kommunizieren können – und zwar nicht als Einbahnstraße „von oben nach unten”, sondern dynamisch und kollaborativ.

Die Investition in eine passende Software kann aber nur mit der richtigen Kommunikationsstrategie Früchte tragen.

Die wichtigsten Schritte zusammengefasst:

• wirklich alle Mitarbeiter inkludieren
• Top-Down Kommunikation vermeiden
• Interne Influencer identifizieren
• interne und externe relevante Informationen zugänglich machen
• den Content so snackable wie möglich machen
• Das richtige Tool bereitstellen

Der Fokus auf Employee Communications bildet die Basis der zukünftigen internen Kommunikation. Unternehmen, die diesen Schritt verpassen, werden es in Zukunft schwer haben, die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität sicherzustellen. Die Grundsätze der klassischen Internen Kommunikation wurde vor der Digitalisierung entwickelt. Diese Prinzipien sind 2022 längst überholt.

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie Haiilo deinem Unternehmen dabei helfen kann, eure Employee Communication zu verbessern, melde dich gern bei uns.