La pandémie et le premier confinement ont entraîné dans leur sillage une véritable révolution au sein des entreprises. Désormais, plus besoin d’être au bureau pour collaborer, il suffit d’être équipé d’un appareil connecté à Internet pour réaliser ses tâches.
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Nouveaux besoins, nouveaux outils, ces dernières années ont donné un avant-goût d’un futur du travail demandant plus de flexibilité et une meilleure expérience collaborateur.
Pour répondre à ces défis, de plus en plus d’entreprises mettent en place un environnement de travail numérique collaboratif. C’est ce que l’on appelle la digital workplace. Explications dans cet article.
Qu’est-ce qu’une digital workplace ?
Et si l’on traduisait cette expression anglaise ? En français, “Digital Workplace” signifie “espace de travail numérique”. À l’image des locaux d’une entreprise, qui représentent un espace de travail physique, la digital workplace est un espace de travail qui regroupe l’ensemble des outils numériques d’une organisation. Du moteur de recherche aux réseaux sociaux d’entreprise, en passant par plusieurs dizaines voire centaines d’applications différentes, à commencer par les applications bien connues du grand public telles que Teams, Skype, Slack, WhatsApp, etc. mais également des outils de sondage, des agendas collaboratifs, l’ensemble des documents électroniques, des espaces de stockage type « cloud », des systèmes de gestion des connaissances, etc.
L’ensemble des technologies numériques est ainsi centralisé et se matérialise en un seul espace, disponible sur n’importe quel appareil. Les collaborateurs peuvent échanger avec leurs collègues, organiser leur travail et même communiquer avec leurs clients et partenaires externes et ce, quel que soit le lieu où ils se trouvent.
Mais quelle est la différence avec l’intranet d’aujourd’hui ? L’intranet est le réseau informatique interne à l’entreprise. Il est privé et réservé exclusivement aux salariés qui échangent des documents et des informations dans cet environnement sécurisé. On peut y retrouver l’actualité de l’entreprise, mais il n’est pas possible d’accéder à ses projets, ni de collaborer. La digital workplace va au-delà en englobant l’intranet et en offrant un environnement de travail tout-en-un. Elle favorise de facto la communication et le travail collaboratif entre l’ensemble des collaborateurs, les différents services, voire les différents sites d’une même entreprise.
Les 3 grands avantages de la digital workplace
1. Faciliter la communication
Une digital workplace ouvre de nouvelles voies de communication. Elle offre des outils réunis au même endroit comme la messagerie instantanée, les visioconférences, les outils de collaboration en temps réel, les newsletters intranet d’information ou communautaires. Au-delà du gain de temps indéniable, la digital workplace améliore la transparence au sein de l’organisation.
Les collaborateurs peuvent communiquer, réagir et s’exprimer lorsqu’ils le souhaitent. Ce nouveau canal de communication peut lever des incompréhensions et devenir un instrument indispensable à l’engagement des collaborateurs.
2. Améliorer l’expérience et l’engagement des collaborateurs
Bien des entreprises sont confrontées à la perte de leurs forces vives, de leurs talents et ne parviennent pas à recruter ou à fidéliser leurs collaborateurs. Grâce à sa puissance de communication avec l’ensemble de l’entreprise, en interne et en externe, la digital workplace améliore l’expérience et l’engagement des collaborateurs. En connaissant mieux leur organisation, ses évolutions et ses valeurs, le sentiment d’adhésion à la culture d’entreprise est renforcé.
La technologie peut être perçue comme froide, distante, moins amusante, occasionnant une perte dans les relations. Mais en plaçant l’humain au centre de la technologie, et en créant des communautés, l’espace de travail numérique devient un lieu d’échanges entre les collaborateurs. Ces espaces de discussion jouent un rôle essentiel, notamment pour les collaborateurs en télétravail. Ils permettent de préserver le contact, de faciliter les communications et de créer du lien.
3. Le partage des connaissances est facilité
Les collaborateurs perdent beaucoup de temps à rechercher des informations dispersées à différents endroits : des serveurs, des sites et applications, des emails, des fichiers enregistrés sur PC, des clés USB, et même des copies papier.
À l’aide d’une source d’informations centralisée, comme une digital workplace, toute la documentation est organisée et mise à disposition des employés à tout moment. Avec la facilité d’accès vient la facilité de partage. Les connaissances ne sont plus limitées à certains individus, grades, ou services.
Les outils numériques comme les systèmes de gestion des connaissances permettent aux professionnels de documenter leur expérience, leurs bonnes pratiques et leur savoir-faire.
Comment créer une digital workplace ?
La transformation digitale d’une entreprise ne s’improvise pas. Mettre en place une solution de digital workplace nécessite une phase d’analyse et de réflexion. Commencez par définir vos objectifs sur le long terme, vous pourrez ainsi construire une digital workplace fondée sur les besoins présents et futurs.
Incitez vos collaborateurs à adopter la digital workplace en nommant un responsable. Celui-ci pourra accompagner les utilisateurs dans l’adoption de cette technologie numérique et faciliter le changement. Forcer les collaborateurs à changer de méthodes de travail du jour au lendemain est contre-productif. Établissez une stratégie d’adoption en créant par exemple, un support utilisateur avec toutes les informations utiles et en assurant une excellente communication interne avant et après le changement d’organisation.
Enfin, la mesure des performances doit être réfléchie dès la phase de préparation. Durant cette étape, définissez les buts, les moyens pour les atteindre, puis les métriques à surveiller pour suivre la progression. Il peut s’agir de la productivité des collaborateurs, de la satisfaction des clients, du nombre de ventes, de leads obtenus, etc.
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