Das ist ein Gastbeitrag von Christian Kretzschmar, Senior IT-Architect bei Haiilo Partner T Systems MMS.

Das Ablösen bestehender Systeme und die Transformation hin zu neuen Plattformen begleitet T-Systems MMS  als Digitaldienstleister in vielen Projekten. Entscheidet ihr für euer Unternehmen, dass die Zeit reif ist für einen Plattform-Wechsel, stellt sich u.a. folgende Frage:

Was passiert mit den Bestandsdaten der bisherigen Lösung?

Die Antwort auf diese Frage kann auf unterschiedliche Weise beantwortet werden und trägt letztlich zum Umfang und der Ausgestaltung eines Migrations-Projektes bei. Folgende Varianten sind denkbar:

• Keine oder eine manuelle Migration
• Hybride Migration bestehend aus manuellen und automatisierten Schritten
• Voll-automatisierte Migration

Dass gar keine Inhalte in das neue System überführt werden und eine neue digitale Heimat auf der grünen Wiese entsteht, stellt eher die Ausnahme als die Regel dar. Häufig besteht der Wunsch, möglichst viele Bestandsdaten in die neue Plattform zu überführen.

Wie ihr euch vielleicht vorstellen könnt, ist der Weg von Plattform A hin zu Plattform B nicht 1:1 möglich und bedarf gewisser Baumaßnahmen, um Stolperfallen, Unwägbarkeiten oder gar Schlaglöcher möglichst frühzeitig sichtbar zu machen und zu umfahren. Im Weiteren zeigen wir euch, mit welchen Werkzeugen ihr ein Migrationsprojekt angehen solltet.

Schritt 1: Content is king – lernt den Status Quo kennen

Gute Analysefähigkeiten und eine umfassende Dokumentation sind die wichtigsten Bausteine in dieser Phase. Bevor erste Daten in die neue Plattform übertragen werden, müssen die Daten der bestehenden Plattform betrachtet und analysiert werden. Unsere Erfahrung zeigt: es bietet sich ein Vorgehen in zwei Phasen an, um einen möglichst guten Überblick zu erhalten:

• Vorab-Workshop(s)
• Inhaltsanalyse / Content Audit

Vorab-Workshop(s) 

Nutzt einen oder mehrere strukturierte Workshops mit Anwender:innen und Fachseiten, um die Anwendungsszenarien der aktuellen Plattform aus deren Sicht zu verstehen. So bekommt ihr ein Gefühl für derzeitige und zukünftige Use Cases.

Geht anschließend in etwas technischere und datenzentrierte Fragenrunden und verschafft euch einen Überblick über gegenwärtige Größenordnungen, Plattform-Module und Prozesse. Stellt euch z.B. folgende Fragen:

• Wieviele Inhalte liegen in der aktuellen Plattform und wie sind diese gestaltet (z.B. @-Mention, Verlinkungen, Anhänge)?
• Gibt es Inhalte, die vorab bereinigt oder von einer Migration ausgeschlossen werden können (z.B. alte Gewinnspiele)?
• Gibt es Integrationen mit anderen Anwendungen (z.B. Benutzerverzeichnisse für den Login)?

Nach den Workshops erhaltet ihr einen ersten Einblick (Birdview) auf die mögliche Komplexität der Migration. Im nächsten Schritt steigt ihr tiefer in die Analyse ein.

Inhaltsanalyse / Content Audit 

In dieser Phase legt ihr den Grundstein für eine erfolgreiche Umsetzung und Durchführung der Migration. Die inhaltliche Analyse teilt sich in zwei Phasen:

• Analyse des Current Mode of Operation (CMO)
• Definition des Future Mode of Operation (FMO)

Gestartet wird mit einer detaillierten Betrachtung der Ausgangslage. Im Gegensatz zum Vorab-Workshop geht es hierbei aber deutlich tiefer. Ihr verlasst die Birdview und schaut euch die bisherige Plattform aus unterschiedlichen Detail-Perspektiven an. Vor allem die technische Sicht auf das System wird aus allen notwendigen Winkeln betrachtet, um möglichst viele Informationen zu sammeln. Werft dabei vor allem einen Blick auf zentrale Aspekte der Plattform:

• Datenmodelle: Wie und in welcher Form liegen Daten vor?
• Schnittstellen: Wie erfolgt der Zugriff auf die Daten?
• Integrationen: Gibt es Third-Party-Systeme, die für den Betrieb wichtig sind und die auch in Zukunft angebunden werden sollen?
• Use Cases: Wie verwenden Anwender:innen die Plattform (z.B. inhaltliche Gestaltung)?

Betroffene Abgrenzungen aus dem Vorab-Workshop können hier erweitert werden, wenn ihr auf technische Limitierungen stoßt oder Gefahr lauft, zu viele Sonderfälle abdecken zu wollen. Neben technischen Limitierungen ist es u.U. ratsam, Gestaltungselemente (z.B. Formatierungen wie Tabellen, extern geladene Medien) von der Migration auszuschließen, um die Komplexität und damit verbunden die Implementierungsdauer und die Migrationslaufzeit so gering wie möglich zu halten.

Überlegt euch anschließend, wie die Zielplattform aussehen soll und wie sich die Bestandsdaten darin einfügen. Definiert in diesem Schritt die allgemeine neue Plattform-Architektur (technisch) sowie die zukünftige Informationsarchitektur (Daten). Sobald ihr diesen Schritt abgeschlossen habt, seid ihr in der Lage, den Weg vom Start (Ausgangsplattform) zum Ziel (Zielplattform) zu konzipieren.

Outcome – das habt ihr am Ende von Schritt 1

Am Ende der Inhaltsanalyse verfügt ihr über konkrete Artefakte, die im weiteren Verlauf als Rahmenwerk für die Umsetzung, Qualitätssicherung und Durchführung der Migration dienen. Diese Artefakte sind u.a.:

• Migrations- und Testkonzepte
• Gesamtheitlicher Ablaufplan
• Migrations-Strategien und Playbooks

Schritt 2: Aus Theorie wird Praxis

All die tollen und notwendigen Konzepte überführen leider eure Daten noch nicht von selbst. Aber sie sind eure Grundlage für die Implementierung aller notwendigen Schritte, um die Daten automatisiert zu migrieren. In iterativen Zyklen werden zunächst einzelne Bestandteile der Migration getestet und nach und nach mit anderen Bausteinen zusammengeführt, bis irgendwann mehrere Testläufe die spätere Produktiv-Migration simulieren.

Unser Tipp: dreht hier so viele Runden, bis die Datenqualität stimmt. Mit jedem Testlauf und dem anschließenden Feedback eurer Anwender:innen verbessert ihr die Qualität eurer migrierten Daten. Dank eurer vorab erarbeiteten Migrations- und Testkonzepte habt ihr die notwendigen Leitplanken und Checkpoints, um die Ergebnisse der Testläufe zu beurteilen. 

Sobald ihr mit der Datenqualität zufrieden seid und euer Migrationsprozess auf sicheren Beinen steht (keine Abbrüche, aktive Fehlerprotokollierung, …), könnt ihr die finale Migration gegenüber euren Anwender:innen kommunizieren und den Migrationsprozess starten. 

Pitfalls und Empfehlungen

Es zeigt sich, dass trotz sorgfältiger Analyse immer wieder Baustellen auf dem Weg auftauchen, die eine Migration manchmal weniger geradlinig gestalten, als ihr es euch gewünscht habt. Da jedes Migrationsprojekt anders ist, existiert kein Patentrezept, wir ihr diese Baustellen löst.

Dennoch können wir basierend auf unserer Erfahrung folgende Tipps geben, welche ihr frühzeitig und regelmäßig über die Projektlaufzeit prüfen solltet:

• Anwender:innen-Kommunikation: Nehmt eure zukünftigen User so gut es geht mit auf die Reise. Seid so transparent wie möglich und gebt regelmäßiges Feedback über den aktuellen Stand, Neuerungen oder auch Verzögerungen.
• Feedback von Fachseite & Anwender:innen: Holt euch regelmäßige Rückmeldungen von euren Anwender:innen. Sowohl zur Umsetzung konkreter Use Cases, wie auch zur Validierung der Datenqualität. Bildet hierfür Test-Teams, die die Ergebnisse der iterativen Entwicklungs- und Testschleifen begutachten.
• Abgrenzungen: Überlegt euch gut, welche Inhalte ihr noch braucht und wie ein Clean-Up aussehen kann. Holt euch im Zweifel auch hier die Unterstützung von Anwender:innen und definiert den Scope der migrierten Daten gemeinsam.
• Datenschutz, Datensicherheit & Systemverfügbarkeit: Migrationen arbeiten immer mit schützenswerten Daten. Klärt rechtzeitig sicherheits-relevante Fragen:
• Welche Systeme und Datenstände stehen für den Entwicklungszeitraum und die Testmigrationen zur Verfügung?
• Wie erfolgt der Zugriff auf die Systeme und wer sind die Ansprechpartner:innen im Falle von Ausfällen etc.?

Unser Fazit

Wie bereits angedeutet, sind Migrationsprojekte trotz akribischer Planung und Vorbereitung nicht frei von Komplexität – im Gegenteil: Durch die Einzigartigkeit jeder Migration können selbige nur vereinzelt mehr oder weniger standardisiert durchgeführt werden.

Ihr steht vor einem Plattformwechsel und seid euch unsicher, wo und wie ihr anfangen sollt? T-Systems MMS unterstützt euch gern mit langjähriger Erfahrung bei eurem Migrationsprojekt. Nehmt einfach ganz unverbindlich Kontakt auf.