Bring your own device (BYOD): Darauf solltet ihr achten

Über den eigenen Laptop geschäftliche E-Mails beantworten, per Smartphone die Mitarbeiter-App öffnen und sich via Tablet in das firmeneigene Intranet einloggen – in vielen Unternehmen gilt heute: Bring your own device (BYOD).

Welche Vorteile, aber auch Herausforderungen das BYOD-Modell mit sich bringt, schauen wir uns in diesem Beitrag näher an. Zudem zeigen wir euch, wie ihr in vier Schritten eine professionelle BYOD-Richtlinie aufsetzt.

Definition: Was ist BYOD?

BYOD ist die Abkürzung für „Bring your own device“. Sie bezeichnet ein Modell, das Mitarbeitenden ermöglicht, ihre privaten Endgeräte für die Arbeit zu nutzen. Über ihre eigenen Notebooks, Smartphones und Tablets können sie sich in das Unternehmensnetzwerk einwählen, auf Unternehmensdaten und firmeninterne Anwendungen zugreifen, E-Mails versenden oder sich ins Intranet einloggen.

BYOD beschreibt gleichzeitig auch Richtlinien, um die Nutzung der privaten Endgeräte möglichst sicher und Compliance-konform zu gestalten. Das BYOD-Modell ist immer freiwillig – sowohl für die Unternehmen als auch die Mitarbeitenden.

Immer mehr mobile Geräte in Unternehmen

Laut einer Statista-Umfrage aus dem Jahr 2019 stellen 65 Prozent der Unternehmen in Deutschland ihren Mitarbeitenden mobile Geräte mit Internetverbindung zur Verfügung, um ihre Arbeit auszuführen. Bei großen Unternehmen sind es sogar rund 94 Prozent.

Durch den Trend zum Homeoffice und hybriden Arbeiten wird die Nutzung von mobilen Endgeräten für geschäftliche Zwecke noch weiter zunehmen. Im selben Zug werden auch die Anwendungen immer mobiler. So lässt sich das moderne Social Intranet von Haiilo nicht nur über den PC, sondern auch über Tablet und Smartphone aufrufen – und wird dadurch zum mobilen Intranet. Zudem implementieren immer mehr Unternehmen firmeneigene Mitarbeiter-Apps.

Anstatt all ihre Mitarbeitenden mit den notwendigen Endgeräten auszustatten, setzen viele Unternehmen auf ein BYOD-Modell. Sie versprechen sich davon einerseits geringere Kosten und andererseits eine höhere Flexibilität.

Vorteile von BYOD

Das BYOD-Modell bringt sowohl Arbeitgebern als auch den Arbeitnehmenden einige Vorteile:

Geringere Anschaffungskosten

Laut einer Befragung des Instituts für Management- und Wirtschaftsforschung (IMWF) werden mobile Geräte in Unternehmen durchschnittlich alle zwei Jahre ausgetauscht. Das sind hochgerechnet etwa 6,7 Millionen Firmengeräte jährlich.

Vor diesem Hintergrund zeigt sich, dass Unternehmen sowohl kurz- als auch langfristig viel Geld sparen können, wenn die Mitarbeitenden ihre eigenen Geräte besorgen und mitbringen.

Höhere Leistungsfähigkeit

Private Endgeräte sind oft leistungsfähiger als die von den Firmen gestellte Technik. Vor allem Digital Natives legen Wert darauf, immer auf dem neuesten technischen Stand zu bleiben und investieren gerne in fortschrittliche Produkte.

Besseres Nutzungserlebnis

BYOD steigert die Mitarbeiterzufriedenheit. Mitarbeitende fühlen sich mit den eigenen Geräten wohler und haben mehr Kontrolle darüber, wie sie sie nutzen. Zudem müssen sie nicht länger mit mehreren verschiedenen Geräten hantieren, sondern können ihre gewohnten Geräte in unterschiedlichen Bereichen, privat und geschäftlich, einsetzen.

Einfachere Einarbeitung

Die Mitarbeitenden kennen sich mit den eigenen Geräten bestens aus. Das heißt, dass ihr sie nicht erst ausführlich in die Technik einarbeiten müsst. Dadurch spart ihr am Ende Schulungskosten.

Gleichzeitig bedeutet das auch, dass die Mitarbeitenden in der Regel weniger Anwendungsfehler machen und euer IT-Support entlastet wird.

Mehr Mobilität

Ihr privates Smartphone haben eure Mitarbeitenden meist immer dabei. Auf dem Weg zur Arbeit schon die ersten Nachrichten beantworten, beim Mittagessen den neusten Social-Intranet-Post lesen oder im Wartezimmer der Arztpraxis das Unternehmenswiki durchstöbern – durch BYOD können eure Mitarbeitenden von überall und jederzeit auf Unternehmensdaten zugreifen.

Mit „Bring your own device“ macht ihr euer Unternehmen fit für die New-Work-Trends und ermöglicht es eurer Belegschaft, ihr Privat- und Berufsleben ganz im Sinne von Work-Life-Blending selbstbestimmt und flexibel zu gestalten.

Für alle

Mit BYOD erreicht ihr all eure Mitarbeitenden – auch jene, die nicht den ganzen Tag am Schreibtisch sitzen und uneingeschränkten Zugang zu einem PC haben.

Gesteigerte Produktivität

Wenn man alle Vorteile betrachtet, kann man sagen, dass ein BYOD-Modell die Produktivität der Mitarbeitenden merklich steigern kann. Eure Beschäftigten können sehr effizient, flexibel sowie intuitiv arbeiten und kommunizieren.

Nachteile und Herausforderungen von BYOD

Der große Nachteil von BYOD ist, dass ihr bei privaten Geräten die Nutzung nur bedingt kontrollieren könnt. Firmeneigene Geräte könnt ihr so konfigurieren, dass alle Sicherheitsrichtlinien und Compliance-Regeln stets eingehalten werden sowie geschäftliche und private Daten konsequent getrennt bleiben.

„Bring your own device“ birgt einige Datenschutz- und Sicherheitsrisiken, zum Beispiel wenn fremde Netzwerke genutzt oder sensible Unternehmens- und Kundendaten auf privaten Gerätespeichern abgelegt werden.

Eine einheitlicher DSGVO-konformer und sicherer Kanal, zum Beispiel eine Mitarbeiter-App ist ratsam, um interne Dokumente und Daten nicht in Gefahr zu bringen. 

Darüber hinaus kann mit BYOD die IT-Infrastruktur sehr komplex werden. Anstatt alle einheitlich mit den gleichen Gerätetypen und Anwendungen auszustatten, bringt jede:r Mitarbeitende ein eigenes Gerätemodell mit. Das macht es aufwendiger, die verwendete Technik im Unternehmen zu managen.

Nicht zuletzt kann die fehlende Trennung von privaten und geschäftlichen Anwendungen zu einer Herausforderung für die Mitarbeitenden werden. Zum einen werden sie bei der Arbeit schneller von privaten Nachrichten, Social Media etc. abgelenkt. Auf der anderen Seite kann die ständige Erreichbarkeit auch mit Stress verbunden sein. Unternehmen sollten daher akzeptieren, wenn Mitarbeitende Privates und Berufliches klar trennen möchten, und das BYOD-Modell nur auf freiwilliger Basis anbieten.

BYOD-Richtlinie: So funktioniert „Bring your own device“

Die große Herausforderung von „Bring your own device“ ist, für maximale Sicherheit zu sorgen und gleichzeitig die Privatsphäre der Nutzer:innen zu wahren. Um das zu erreichen, ist ein ausgearbeitetes BYOD-Konzept mit entsprechenden Richtlinien notwendig.

Eine BYOD-Richtlinie

• schützt euer Unternehmen vor Cyber-Bedrohungen, Datendiebstahl und -missbrauch,
• stellt Compliance sicher und
• definiert Regeln für die Nutzung von privaten Geräten im Arbeitskontext.

Folgende vier Schritte solltet ihr bei der Ausarbeitung eurer BYOD-Richtlinie beachten:

1. BYOD-Richtlinien festlegen

Zunächst einmal solltet ihr festlegen, wer in eurem Unternehmen BYOD nutzen darf. Es ist zum Beispiel ratsam, Personengruppen, die täglich mit sehr sensiblen Daten zu tun haben und eher das Ziel von Hackerangriffen sind (z. B. das Top-Management), davon auszuschließen und stattdessen mit sicheren Firmengeräten auszustatten.

Bestimmt zudem, welche Smartphones, Laptops und Tablets verwendet werden dürfen. Bevorzugt ihr bestimmte Marken und Gerätetypen? Welche Mindestanforderungen muss das Betriebssystem erfüllen? Welche Software und Programme müssen installiert sein?

Definiert „Bring your own device“-Verhaltensregeln, an die sich eure Mitarbeitenden bei der Nutzung von privaten Endgeräten für die Arbeit halten sollen. Sinnvolle Regeln sind zum Beispiel:

• Keine Daten auf externen Speichermedien ablegen
• Regelmäßig Updates durchführen
• Keine unsicheren Webseiten besuchen
• Netzverbindungen nur über VPN (Virtual Private Network) herstellen
• Keine öffentlichen WLAN-Hotspots nutzen
• Geräte mit einem sicheren Passwort schützen

Nicht zuletzt solltet ihr Prozesse für verschiedene Szenarien aufsetzen. Was ist zu tun, wenn Geräte verloren gehen oder Mitarbeitende das Unternehmen verlassen?

2. Software installieren

Stattet die privaten Geräte eurer Belegschaft mit Software aus, die eure IT bei der Verwaltung unterstützt und die Sicherheit erhöht. Sinnvoll sind zum Beispiel:

• Verschlüsselungssoftware
• Antivirensoftware
• Sicherheitssoftware, um bei Diebstahl die Daten auf dem Gerät aus der Ferne löschen zu können
• Mobile-Device-Management-Software zur Verwaltung der mobilen Geräte
• Remote-Management-Tools, mit denen Administrator:innen aus der Ferne Zugriff auf die Geräte haben und unter anderem Updates einspielen können
• Multi-Faktor-Authentifizierung

3. BYOD-Richtlinien kommunizieren und Mitarbeitende schulen

Legt eure BYOD-Richtlinien immer schriftlich fest und kommuniziert sie transparent an eure Mitarbeitenden. Am besten stellt ihr sie für alle zugänglich in eurem Intranet zur Verfügung. Lasst eure Mitarbeitenden auch eine entsprechende BYOD-Vereinbarung unterschreiben. Damit bestätigen sie, dass sie die Richtlinien gelesen haben, und verpflichten sich dazu, sie einzuhalten.

Macht den richtigen Umgang mit Unternehmensdaten und die verantwortungsvolle Nutzung von mobilen Endgeräten zum Bestandteil eures Onboardings und sensibilisiert eure neuen Mitarbeitenden vom ersten Tag an für die Thematik.

4. Überprüfen und aktualisieren

Achtet darauf, dass eure BYOD-Richtlinien immer auf dem aktuellen Stand sind. Reagiert auf neue Bedrohungen und überprüft, ob eure genutzte Software noch alle Anforderungen erfüllt. Informiert dementsprechend auch eure Mitarbeitenden regelmäßig über Updates und mögliche Sicherheitslücken.

Gibt es Alternativen zu BYOD?

Neben BYOD (Bring your own device) bieten sich in Unternehmen folgende Enterprise-Mobility-Strategien an:

• COBO (Corporate owned, business only): Das Unternehmen stellt Firmengeräte bereit, die ausschließlich für Geschäftszwecke genutzt werden dürfen.
• COPE (Corporate owned, personally enabled): Das Unternehmen stattet seine Mitarbeitenden mit Geräten aus, die auch für private Zwecke genutzt werden dürfen.
• CYOD (Choose your own device): Die Mitarbeitenden dürfen sich ihre von der Firma gestellten Geräte selbst aussuchen.

Bei allen drei Alternativen sind die Geräte Eigentum des Unternehmens und können somit besser kontrolliert und verwaltet werden. Beim COPE-Modell haben die Mitarbeitenden den Mehrwert, dass ihnen die Firmengeräte auch außerhalb der Arbeitszeiten zur freien Verfügung stehen.

Einen Schritt weiter geht CYOD: Wenn ihr euren Mitarbeitenden ein Mitspracherecht bei der Gerätewahl lässt, profitiert ihr von ähnlichen Vorteilen wie bei BYOD und stellt sicher, dass sich jede:r mit seinem oder ihrem Gerät wohlfühlt.