8 étapes pour initier vos collaborateurs à un nouvel outil digital

Lorsqu’une entreprise décide d’intégrer un nouvel outil digital à l’ensemble de ses équipes et de ses opérations, cela s’appelle la transformation digitale. En effet, de plus en plus de nouvelles technologies voient le jour et intègrent le monde professionnel. Cela permet d’établir ou d’améliorer des processus commerciaux, l’expérience client ou collaborateur, ainsi que la culture organisationnelle des entreprises.

Le monde d’aujourd’hui évolue très rapidement, les besoins de la société sont changeants et la présence du digital au cœur des processus augmente de manière exponentielle. Cependant, face à ces évolutions, les entreprises doivent s’adapter. Que ce soit auprès de leurs outils de travail comme auprès des compétences et des connaissances de leurs équipes.

Avec les différences de génération et d’habitudes, il peut arriver que ces changements soient complexes à mettre en place. À l’aide de cet article, découvrez quelles sont les différentes étapes pour initier au mieux vos collaborateurs à un nouvel outil digital.

Informer et impliquer les collaborateurs

Identifier les besoins

La première étape n’est autre qu’identifier les besoins de l’entreprise. Afin de savoir exactement quel outil utiliser et comment les intégrer au sein des équipes, il faut tout d’abord les relever. Pour ce faire, il est nécessaire d’évaluer la structure de l’entreprise ainsi que sa stratégie mise en place pour ensuite identifier les rôles et les responsabilités des collaborateurs. Avec ces informations, il vous sera possible de faire ressortir les besoins de votre entreprise et de procéder aux démarches à suivre en toute logique.

Lorsque tout cela est réalisé, il ne vous reste plus qu’à sélectionner l’outil digital dont vous avez besoin.

Informer les équipes

Dès lors que vous savez que vous souhaitez intégrer un nouvel outil digital, il est important de prévenir vos équipes, le partage de l’information est crucial. De cette manière, vous impliquez vos collaborateurs dès le début du processus et ils ne se sentent pas mis à l’écart. Votre rôle ici est d’expliquer pourquoi vous avez besoin de cet outil, de quelle manière il vous sera utile et ainsi présenter à vos collaborateurs les objectifs visés.

Récupérer des feedbacks

Maintenant, soyez à l’écoute, car recueillir les feedbacks est tout aussi essentiel. Vos collaborateurs doivent pouvoir s’exprimer et donner leur avis sur ce nouvel outil. Que ce soit avec des retours positifs ou négatifs, tout peut être intéressant et bon à prendre. Analysez les retours, si vous voyez des récurrences au niveau des doutes ou des recommandations, soyez bienveillant et soyez capable de vous remettre en question sur votre décision initiale. Certaines fois, les feedbacks peuvent faire remonter des points importants que vous n’auriez peut-être pas vus. En effet, ces échanges permettent une discussion ouverte et constructive entre les équipes et créent un sentiment d’appartenance. Vos collaborateurs seront beaucoup plus attentifs à ce que vous leur direz à propos de ce nouvel outil, s’ils ressentent qu’ils sont écoutés et que leur avis est pris en compte.

N’ayez pas peur de revenir sur votre décision, afin d’adapter l’outil sélectionné en fonction des différents feedbacks reçus.

Faire appel à des ambassadeurs

Les ambassadeurs sont généralement un groupe de personnes travaillant dans l’entreprise et favorable à l’intégration de ce nouvel outil dans leurs modes de travail. C’est-à-dire un groupe de collaborateurs compétents et expérimentés sur le sujet de cet outil digital. Ces ambassadeurs sont choisis ou déterminés en fonction de vous et de comment fonctionne votre entreprise, il n’y a pas de règles prédéfinies. Nous pouvons aussi parler d’employee advocacy, mais plus de manière interne. Ainsi, ce groupe est désigné pour aider à la formation des autres collaborateurs. Leur but est de convaincre et de promouvoir l’utilisation du nouvel outil digital.

Les ambassadeurs d’une entreprise ont un pouvoir d’influence puisqu’ils entretiennent une relation de confiance et de proximité avec les collaborateurs.

Gestion de l’information

À vous désormais d’organiser le cheminement de l’information. Cela signifie d’établir les différents parcours que l’information va prendre : de la création, par le stockage, jusqu’au partage.

Tout ce processus est essentiel et vous permettra de définir les bases à savoir pour tous. Ainsi, avec cette gestion de l’information, vos collaborateurs seront informés de l’emplacement des informations en fonction de leur besoin. Cette étape vous permettra de savoir quelles informations sont partagées sur quels outils, quelles sont les règles d’utilisation ou encore comment interagissent les différents outils digitaux.

De plus, afin de simplifier le parcours de l’information, il vous est recommandé de centraliser vos ressources dans une base de données partagée entre tous vos collaborateurs. Il vous sera ainsi plus simple de communiquer des informations liées au nouvel outil digital.

Mettre en place des formations

Cette étape est sans aucun doute la plus importante. Si vous souhaitez intégrer un nouvel outil digital au sein de vos équipes, vos collaborateurs doivent être en capacité de l’utiliser sans trop de difficultés.

Tout d’abord, vous devez planifier ces formations. À vous de définir le lieu, la date, l’heure, mais aussi le ou les formateurs qui interviendront, souvent ce sont les ambassadeurs.  Cependant, vous devez être attentif aux différents besoins de vos collaborateurs. En effet, selon leur âge et leurs connaissances, ils ne nécessitent pas tous des mêmes formations. Les nouvelles générations auront sûrement plus de facilités vis-à-vis des outils digitaux que la génération des baby boomers. C’est pourquoi il peut être intéressant de diviser vos collaborateurs en plusieurs groupes de formations.

De plus, les formations se doivent d’être pertinentes et personnalisées, adaptez-les si vous intégrez ce nouvel outil dans plusieurs de vos secteurs. Mettez en avant les nouvelles fonctionnalités disponibles en fonction des différents métiers présents dans votre entreprise.

Enfin, les formations peuvent être parfois longues et perçues comme une perte de temps, mais essayer de les dynamiser. Rassurez-vous, une formation ne sera jamais une perte de temps. Il est important que votre nouvel outil digital soit clair pour tous vos collaborateurs.

Source : Les bienfaits de la transformation digitale

Accompagner et guider les collaborateurs

Afin de soutenir vos formations, vous pouvez mettre à disposition de vos collaborateurs des supports d’aide. Par exemple une ligne d’assistance, un forum en ligne ou un guide d’utilisation. De nos jours, il est aussi commun de trouver des tutoriels vidéo sur de nombreux sujets. Vous pouvez également les faire vous-mêmes pour vos collaborateurs. Les supports vidéo sont très pratiques, car ils permettent aux visionneurs de revenir en avant, de mettre en pause, choses qui ne sont pas possibles lors de formations en présentiel. De plus, vous pouvez aussi instaurer des exercices pratiques ou des simulations afin de permettre à vos équipes de se familiariser avec cet outil avant de l’utiliser pour de vrai.

Retours d’expérience

Encore une fois, demandez des feedbacks à vos collaborateurs pour recueillir des avis sur le nouvel outil digital après les différentes formations réalisées et les accompagnements proposés. Les formations ont-elles été assez claires ? Étaient-elles trop longues ? Les guides d’utilisation étaient complets et pertinents ? Tous les retours sont intéressants afin d’analyser les avis, les suggestions, les remarques ou les doutes de vos collaborateurs.

Mesurer et évaluer les progrès

Attention, un nouvel outil digital se doit d’être surveillé sur le long terme. De nouvelles mises à jour peuvent intervenir, un nouveau design de la plateforme peut avoir été élaboré, toutes ces nouveautés sont à anticiper afin de préparer au mieux vos collaborateurs à tous les changements possibles.  C’est pourquoi il est nécessaire de suivre l’évolution de l’outil digital au sein de vos équipes, mais aussi au niveau des performances. Il vous faut mesurer et évaluer les progrès réalisés grâce à ce nouvel outil. Pour cela, vous pouvez utiliser des indicateurs de performances, KPI afin d’évaluer l’impact sur la productivité de votre entreprise.

Faire preuve de reconnaissance

Pour finir, la dernière étape qui n’est certainement pas à négliger est de montrer votre reconnaissance à vos collaborateurs pour avoir adhéré au nouvel outil digital. En tant que responsable, il vous est conseillé de valoriser et féliciter vos équipes. Montrez-leur que leurs actions sont reconnues et appréciées. Pour ce faire, vous avez plusieurs moyens de récompenser vos collaborateurs comme organiser des afterworks, des déjeuners d’équipe, ou même leur montrer que vous êtes à leur écoute. Cette notion de récompense est bénéfique, car plus vos équipes se sentiront écoutées et récompensées, plus vos équipes seront productives et cela favorisera le bien-être au travail.

L’outil digital Haiilo au sein de votre entreprise

Initier ses collaborateurs à un nouvel outil digital peut être un réel challenge pour votre entreprise. Néanmoins, c’est un passage obligatoire de nos jours, les organisations ont besoin de s’adapter aux nouveaux modes de travail et de digitaliser leurs opérations.

Un outil qui mettra tout le monde d’accord est : Haillo ! Cet outil digital est une plateforme de communication interne pensée et développée pour vous. Cette plateforme vous permet de créer une atmosphère saine et productive au sein de vos équipes. Haiilo c’est une méthode de communication efficace et multicanale, une base de données commune et un outil de travail intelligent. Bénéficiez de cette réelle digital workplace !

Cet outil révolutionnera votre travail et s’intégrera parfaitement dans votre culture d’entreprise. En effet, Haiilo s’engage à répondre à vos besoins tout en respectant votre vision. La culture d’entreprise détermine l’ensemble des valeurs, connaissances et comportements au sein de votre organisme. Elle rythme et régule vos actions et opérations ainsi que la manière dont vous les faites et elle vous aide à renforcer votre lien avec vos collaborateurs.