Combattre l’infobésité en entreprise : Stratégies et outils

“L’infobésité” est un terme issu de la contraction entre les termes “information” et “obésité”. Autrement appelé la surcharge informationnelle, l’infobésité est une charge excessive d’informations souvent difficile à gérer.

L’ère numérique a accéléré la production et la circulation des informations. En effet, ce problème transparait notamment dans les entreprises modernes où les collaborateurs reçoivent de plus en plus d’informations. Cette surcharge est intensifiée par la multiplicité des canaux de communication tels que les réseaux sociaux, les newsletters, les outils internes et les plateformes de messagerie instantanée…

La gestion de l’infobésité devient donc un enjeu majeur, non seulement pour préserver la santé mentale des employés, mais aussi pour maintenir une efficacité opérationnelle.

Les conséquences négatives de l’infobésité

La surcharge informationnelle présente plusieurs conséquences négatives notables, que ce soit pour les collaborateurs comme pour l’entreprise. Cette réalité pose des questions fondamentales sur la manière dont nous interagissons avec l’information.

L’impact de l’infobésité pour les employés :

• Source de stress et d’anxiété  : Vos collaborateurs peuvent se sentir submergé par la quantité d’information reçue. Cela peut entraîner un stress accru, de l’anxiété, et même des troubles liés au stress comme l’épuisement professionnel.
• Nuit à la productivité : Cela peut conduire à une baisse de la productivité, car le temps et l’énergie sont gaspillés à gérer un excès d’informations plutôt qu’à se concentrer sur des missions essentielles.
• Prise de décision inefficace : Une surabondance d’informations peut nuire à la capacité des employés à évaluer les informations. La prise de décision peut être retardée ou inefficace car les employés peuvent se sentir confus face à tant de renseignements.
• Engendre le FOMO :  L’information en surabondance et en continu alimente la peur de passer à côté de quelque chose, c’est ce que l’on appelle le FOMO (Fear Of Missing Out). Cela peut même entraîner de la fatigue informationnelle : un sentiment d’oppression et d’épuisement face à un flot d’informations.

L’impact de l’infobésité pour l’entreprise :

• Augmentation des coûts : Gérer un grand volume d’informations peut nécessiter des investissements supplémentaires en termes de stockage de données, de logiciels de gestion de l’information.
• Risque d’erreurs et de mauvaise interprétation : Un excès d’informations peut conduire à des erreurs dans l’interprétation des données, ce qui peut avoir des conséquences négatives sur les stratégies et les opérations de l’entreprise.
• Difficulté à maintenir la sécurité des données : Avec une grande quantité d’informations circulant dans l’entreprise, il devient plus difficile de maintenir la sécurité et la confidentialité des données sensibles.
• Obsolescence des informations : Dans un environnement où l’information est abondante, il devient difficile de distinguer les données passées de celles qui sont actuelles et pertinentes, ce qui peut conduire à des décisions basées sur des informations qui ne sont pas d’actualité.

En résumé, l’infobésité peut sérieusement affecter le bien-être mental des employés et peut s’avérer être un problème pour les entreprises qui doivent mettre en place des stratégies pour aider les employés à gérer efficacement le flux d’informations.

Comment gérer l’infobésité en entreprise ?

Il existe plusieurs méthodes pour gérer efficacement les flux d’informations. En voici quelques-unes :

Les stratégies de gestion des informations

Limiter les emails

Un employé passe de longues minutes à lire et à répondre à ses emails internes. Un temps qui pourrait grandement être réduit par d’autres possibilités : réseau social d’entreprise, intranet, digital workplace…

Concernant les emails externes, il est également possible de les limiter grâce à ces conseils pratiques :

• Consultez vos emails à des créneaux précis : en début, milieu et fin de journée. Ne vous laissez pas distraire dès que vous voyez un nouvel email apparaître dans votre boite de réception.
• Organisez vos mails dans des dossiers : de cette façon, votre boite s’allégera et vos emails seront classés. Vous pouvez même automatiser le processus afin de ne pas avoir à glisser manuellement vos emails dans les dossiers.

Source : L’email, premier facteur de stress numérique ?

Diminuer les réunions

Quelles soient trop fréquentes ou quelles aient tendances à déborder : évitez la réunionite. Limitez le nombre et la durée des réunions pour faire en sorte d’éviter la surcharge informationnelle et d’aller à l’essentiel sans risquer de perdre plus de la moitié des participants.

Restreindre les notifications

Les notifications peuvent être une source de stress et perturbatrices pour les employés. En effet, la réception d’une notification incite souvent à y répondre immédiatement, ce qui pose un problème, car cela détourne l’attention de la tâche en cours.

C’est pourquoi nous vous conseillons de restreindre vos notifications selon vos préférences. Vous pouvez par exemple choisir parmi plusieurs options selon les outils :

• Quelles informations / conversations doivent être notifiés
• À partir quelle heure vous souhaitez ne plus recevoir de notifications
• À quelle fréquence vous souhaitez être notifié et sous quelle forme

Privilégier les échanges face à face

En optant pour des discussions en personne plutôt que de se noyer dans un océan d’informations en ligne, nous pouvons établir des connexions plus authentiques avec les autres, favoriser une meilleure compréhension mutuelle et réduire le stress lié à l’excès d’informations. Les interactions en face à face permettent également de se concentrer sur un sujet à la fois, favorisant ainsi une meilleure rétention d’information et une réflexion plus approfondie.

Mettre en place une communication asynchrone

Encourager les communications asynchrones, où les réponses ne sont pas attendues immédiatement, permet de réduire la pression de répondre instantanément et de mieux gérer son temps.

Source : Étude sur l’infobésité dans les entreprises

Prioriser les sources d’information

Commencez par évaluer la fiabilité et la pertinence des sites web, des mails que vous recevez et des comptes que vous suivez. Identifiez ceux qui sont les plus crédibles et les plus adaptés à vos intérêts et besoins spécifiques. Ensuite, accordez-leur la priorité dans votre routine d’information quotidienne. En réduisant le nombre de sources que vous suivez activement, vous pourrez mieux gérer la surcharge d’informations et obtenir des informations de meilleure qualité.

Établir des objectifs clairs

Puisque l’information ne vient pas qu’à vous, mais que vous aussi, allez à l’encontre de l’information : définissez des objectifs précis avant de vous lancer. Posez-vous des questions telles que : « Quelles informations spécifiques je suis en train de chercher ? » ou « Quels résultats ou connaissances je souhaite tirer de cette recherche ? » Cette approche vous aide à rester concentré sur votre objectif principal, à éviter de vous perdre dans des informations superflues et à gagner du temps dans votre quête d’informations pertinentes.

Le rôle favorable d’une plateforme de communication

Pourquoi pas opter pour une plateforme de communication interne ? C’est un outil essentiel qui permet de centraliser plusieurs informations au même endroit. Fini d’ouvrir 10 outils différents pour accéder à diverses informations. Faites place à une plateforme de communication interne ! Haiilo par exemple propose une solution intégrée qui facilite la diffusion et le partage d’informations au sein de l’entreprise.

Avec une interface utilisateur facile d’utilisation et des fonctionnalités de personnalisation, cette plateforme de communication interne permet aux collaborateurs de rester connectés et informés, peu importe où ils se trouvent.

De plus, Haiilo favorise la collaboration et l’engagement des équipes. Cela en offrant des espaces dédiés pour les discussions de groupe et les partages de documents. Elle représente un gain de temps considérable et contribue à l’amélioration de la productivité globale de l’entreprise.

En consolidant les communications internes en un seul endroit, Haiilo aide également à réduire les malentendus et à assurer une meilleure cohésion d’équipe.