Zeppelin Universität: Wie ein modernes Intranet Vernetzung schafft

Schaue dir hier die Erfolgsgeschichte im Video-Format an 🎥

Ein hochmoderner Campus erstreckt sich direkt am Bodensee in Friedrichshafen: Die Zeppelin Universität (ZU). Seit der Gründung im Jahr 2003 ist die ZU eine staatlich anerkannte und akkreditierte privatwirtschaftliche Stiftungsuniversität, die sich selber als „offene, inspirierende und forschungsorientierte Denkwerkstatt“ beschreibt. Hier wird in Wirtschaft, Politik und Kultur gelehrt und geforscht. Die Hochschule betont als einen ihrer größten Werte das persönliche Miteinander der Studierenden, Lehrenden und Mitarbeitern.

Stefanie Zeller, Zuständige für Informationstechnologie und „Learning and Social Collaboration Systems“ und Jan Möller, Leiter der IT-Applikationen, haben sich vorgenommen, dieses Zusammengehörigkeitsgefühl auch in die digitale Welt zu überführen.

Sie haben sich ein sehr sportliches Ziel gesetzt, innerhalb eines Semesters ein neues digitales Drehkreuz in Form einer Social Collaboration Platform einzuführen. Nachdem die Wahl auf Haiilo gefallen ist, haben die beiden Projektverantwortlichen sich einen zertifizierten Haiilo Partner dazu geholt, um dieses Ziel zu halten.

Welche Anforderungen an das neue Intranet gab es?

Als Tool für die Zeppelin Universität soll Haiilo …

• Austausch unter den Mitarbeitenden und Studierenden schaffen,
• Inhalte zusammenführen und für alle zugänglich machen,
• Kollaborationen ermöglichen,
• Einfach und effektiv Onboarding Prozesse für Mitarbeitende und Studierende abbilden.

Ein digitales Foyer: So nutzt die Zeppelin Universität das Social Intranet

Die Vision mit Haiilo war ein digitales Drehkreuz, von dem man alles für den Alltag an der Universität erreicht. Angefangen mit digitalem Onboarding von Mitarbeitenden und Studierenden, über die Informationen und Mitteilungen für die jeweiligen Berufsgruppen, bis zu den Events der ZU. Ein Kommunikationskanal zum Präsidenten der ZU sollte seinen Platz finden, ebenso die Kommunikation von Mitarbeitenden und Studierenden. Mit Haiilo, so die Vision, ist die Vernetzung auch untereinander leichter und der Austausch wird gestärkt. Kurz: Ein Startpunkt für alle Themen der ZU.

Hand in Hand: Mit einem Consulting Partner durchstarten

Gemeinsam mit dem Haiilo Partner Kronsteg wurde als Erstes die bestehende Softwarelandschaft der Zeppelin Universität analysiert und die bestehenden Kommunikationskanäle unter die Lupe genommen. Das Ziel war eine Harmonisierung der webbasierten IT-Anwendungen. Dazu gehörte, die Integration von Microsoft 365 und Absprünge zu weiteren Webanwendungen zu beachten. So sollte das Social Intranet Haiilo zum zentralen Einstieg und Wegweiser für die Nutzer:innen werden. Zudem galt es, unterschiedlichste Berufsgruppen mitzunehmen, von Studierenden über Verwaltungsmitarbeitende bis hin zu Professor:innen. Hierbei sollte Kronsteg durch dediziertes Change-Management unterstützen. In den ersten Wochen des Projektes waren die Haiilo-Expert:innen von Kronsteg viel vor Ort: Es fanden viele interaktive Workshops statt. Die ZU rüstete mit einem interdisziplinären Team auf, neben der IT waren unter anderem auch das International Office und das Qualitätsmanagement mit dabei.

Während der Entwicklung einer neuen eigenen Kommunikationsstruktur kamen immer wieder sehr smarte Ideen vom Haiilo Partner, das lobt das Projektteam um Stefanie Zeller. Nach nur einem halben Jahr haben Kronsteg und das ZU-Projektteam es geschafft, dass Haiilo an der Universität zum zentralen Einstiegstor geworden ist.

Besser kann man sich einen Launch nicht wünschen

Das Feedback war rundum positiv, das neue Intranet sieht besser aus, es ist moderner und einfach zu verstehen. Während anfänglich noch viel Projektarbeit der Studierenden bei Microsoft Teams stattfand, konnte das Projektteam nach kurzer Zeit den Communities beim Wachsen zusehen. Die Mitarbeitenden und Studis waren schnell angefixt und akzeptierten die neue Plattform. Das freut das Team: „Wenn sie sich wohlfühlen, kommen sie automatisch an einen Punkt, wo sie selbst mehr mit der Software machen wollen, sie probieren sich aus, überlegen, was würde uns noch mehr nützen.“

Am „Development Day“ diskutiert eine Taskforce aus Studierenden, Lehrenden und Mitarbeitern, wie die Zeppelin Universität sich in der Zukunft aufstellt. Haiilo hat auch hier einen festen Platz gefunden und das Kollegium und die Studierenden machen viele Vorschläge zur Nutzung und zum Ausbau der Plattform.

Und der Partner? Mit Kronsteg bleibt das Projektteam der ZU im Austausch. Die wertvolle Erfahrung des Partners führte schließlich dazu, dass Haiilo schnell ein fester Bestandteil der Kultur der Zeppelin Universität geworden ist.

Das Resultat: messbar höheres Employee Engagement

Die Zeppelin Universität hat es geschafft mehr als 1.400 Studierende, Dozierende und Mitarbeitende in ihrem Intranet ZUniverse miteinander zu vernetzen, Austausch zu fördern und Haiilo als zentrale Kommunikations- und Informationsplattform einzuführen. Vom Onboarding über Stipendien bis hin zum Mensaplan findet sich alles in ihrer neuen digitalen Heimat. Und die Zahlen sprechen für sich:

• 30% schnelleres Onboarding für Dozierende
• 93% mehr Blogartikel verfasst von Mitarbeitenden
• 87% aktive Nutzung der Studierenden