STYRIA: Zeitgemäße interne Kommunikation dank zeitgemäßem Intranet

Schaut euch hier die Erfolgsgeschichte im Video-Format an 🎥

Die Ursprünge der Styria Media Group reichen bis ins Jahr 1869 zurück. Einst in Graz gegründet, ist die STYRIA heute ein international tätiger Medienkonzern mit Kernmarkt in Österreich, Kroatien und Slowenien. Zum Portfolio gehören eine Reihe von Publisher-Marken, darunter Tages- und Wochenzeitungen, Magazine, Buchverlage und Radiosender, sowie digitale Marketplaces.

Aktuell beschäftigt die STYRIA rund 2500 Mitarbeitende an mehreren Standorten in Österreich, Slowenien und Kroatien. Zudem arbeitet das Unternehmen weltweit mit vielfältigen Service-Partner:innen zusammen.

Herausforderungen und Ziele

„one spirit, unlimited ideas“ – so lautet der Leitsatz der Styria Media Group, der auch auf die interne Kommunikation übertragen werden sollte. Dabei gab es vor allem zwei Herausforderungen:

1. Mehrsprachigkeit: Die offiziellen Unternehmenssprachen der STYRIA sind Englisch und Deutsch. Dennoch sprechen viele Mitarbeitende des Konzerns auch Slowenisch und Kroatisch.
2. Benutzerfreundlichkeit: Das alte Intranet ließ sich nicht mehr weiterentwickeln und zeigte einige Nachteile in Sachen Bedienbarkeit. Das erschwerte die Informationsverteilung und die zeitgemäße Kommunikation.

Es wurde also Zeit für eine neue Intranet-Lösung, die in erster Linie Möglichkeiten zur Mehrsprachigkeit und eine hohe Benutzerfreundlichkeit aufweisen sollte. Die internen Redakteur:innen sollten ein einfaches Redaktionswerkzeug an die Hand bekommen, mit dem sie regelmäßig Inhalte veröffentlichen und über alle Kanäle des Intranets effektiv ausspielen können.

Neben einem unkomplizierten Redaktionsbereich wünschte sich die STYRIA zudem einen intuitiven Administrationsbereich sowie eine zuverlässige Systemwartung.

Darüber hinaus verfolgte das Unternehmen mit der Implementierung einer modernen Intranet-Software folgende Ziele:

• Reichweite der redaktionellen Inhalte, Beiträge und News erhöhen
• Mitarbeitende zeitgemäß und zielgruppenbasiert erreichen
• Interaktion und Engagement der Mitarbeitenden erhöhen
• Kolleg:innen in Communities vernetzen
• Wissen übersichtlich und einfach zugänglich verwalten
• Intranet an die individuellen Anforderungen anpassen
• Bereits genutzte Drittsysteme wie Microsoft 365 integrieren

Warum Haiilo die richtige Lösung für die STYRIA ist

Um die richtige Softwarelösung zu finden, definierte die STYRIA klare Ziele und Anforderungen. Wichtige Auswahlkriterien waren die Kosten und Usability. Anhand dessen wurden schließlich unterschiedliche Intranet-Anbieter bewertet und eingegrenzt. Dabei erhielt das interne Projektteam der Styria Media Group Unterstützung von der Intranet-Agentur Kronsteg.

Die gemeinsame Entscheidung fiel am Ende auf die Lösung von Haiilo. Diese lieferte das beste Gesamtpaket, um die Unternehmensvisionen und -ziele in die Tat umzusetzen.

So lief die Einführung von Haiilo ab

Das neue Intranet von Haiilo wurde im Juli 2023 unter dem Namen „mySTYRIA“ eingeführt. An der Umsetzung waren neben dem Kernprojektteam aus internen Kommunikationsexpert:innen der STYRIA auch einige weitere Units und Marken aus dem Konzern sowie Kronsteg als externer Partner beteiligt.

Implementierung und Aufbau

Nachdem die Wahl für die Software gefallen und die Informationsstruktur sowie Governance geklärt waren, ging es schließlich daran, das Intranet passend zu den individuellen Anforderungen aufzubauen. Wichtige Schritte dabei waren:

• Seitenstruktur: Gemeinsam mit Kronsteg legte die STYRIA eine geeignete Seitenstruktur für das Intranet fest und erstellte für jeden Seitentyp entsprechende Vorlagen. Mit diesen können die Intranetverantwortlichen in Zukunft ohne viel Aufwand neue Seiten anlegen.
• Migration: Damit alle Mitarbeitenden des global agierenden Unternehmens eine Heimat im neuen Intranet finden, wurden die Intranetinhalte auf die Standorte in Kroatien und Slowenien angepasst und überführt.
• Schulungen: In Schulungen erhielten Administrator:innen und Redakteur:innen alle notwendigen Werkzeuge, um ansprechende Inhalte erstellen sowie bei Bedarf eigenständig technische Anpassungen vornehmen zu können.

Fehlten nur noch die Nutzer:innen: Diese wurden über ein gut gepflegtes Nutzerverzeichnis in das neue Intranet importiert – und dann waren die Tore zu mySTYRIA auch schon geöffnet. 

Marketing und interne Kommunikation

Damit nicht nur die Plattform, sondern auch die Nutzer:innen pünktlich zum Go-live startklar waren, beauftragte die STYRIA ein internes Partnerunternehmen mit der Umsetzung einer Marketing-Kampagne. Über digitale (Newsletter und Infoscreens) und analoge (Plakate) Wege erhielten die Mitarbeitenden begleitend zur Einführungsphase alle wichtigen Informationen zum neuen Intranet.

Das vorrangige Ziel der Kommunikation war, den Mehrwert der Plattform hervorzuheben und damit die Vorfreude zu steigern und die Mitarbeitenden zur aktiven Nutzung anzuregen.

So wird das Social Intranet im Unternehmen genutzt

Das Social Intranet von Haiilo bietet der Styria Media Group vielfältige Möglichkeiten, um den Alltag in dem globalen Unternehmen zeitgemäß zu gestalten. Drei Bereiche stehen dabei im Zentrum:

Kommunikation

Das Social Intranet ermöglicht eine direkte Kommunikation auf allen Ebenen. Ob Top-down-Informationsvermittlung oder kollegialer Austausch, von aktuellen News bis zum Archiv – als zentrales Kommunikationssystem bringt mySTYRIA alle Mitarbeitenden und Informationen auf einer Plattform zusammen.

Das Multilanguage-Addon hilft dabei, Inhalte in unterschiedlichen Sprachen bereitzustellen. Um die mobile Erreichbarkeit sicherzustellen, setzt das Unternehmen zudem auf die Whitelabel-App von Haiilo.

Kollaboration

Mithilfe der Microsoft 365-Integration können die Mitarbeitenden über das Intranet unkompliziert auf ihre vertrauten Kollaborationstools zugreifen und effizient zusammenarbeiten. Auch im Intranet selbst können sie über Communities und Seiten Wissen austauschen und an gemeinsamen Projekten arbeiten. Beispielsweise gibt es eine eigene Seite, auf der das neue Lohnverrechnungs- und Zeiterfassungssystem dokumentiert ist.

Entertainment

Um die Reichweite und das Mitarbeiterengagement hochzuhalten, darf auch der Spaß im Intranet nicht fehlen. Für Unterhaltung sorgt zum Beispiel eine Gewinnspiel-Community.

Ergebnisse: Die Mitarbeitenden sind besser erreichbar

Dank der modernen Intranet-Lösung von Haiilo sind die Mitarbeitenden untereinander sowie für die internen Kommunikationsverantwortlichen viel einfacher erreichbar – egal, ob sie in Graz, Zagreb oder Ljubljana sitzen. Das Social Intranet stellt das soziale Miteinander in den Mittelpunkt und stärkt so den Gemeinschaftsgedanken im Unternehmen.

Bereits neun Monate nach der Social-Intranet-Einführung verzeichnet die Styria Media Group deutliche Fortschritte. Hier ein paar beispielhafte Zahlen:

• Die News im neuen Intranet erreichen um 74 Prozent mehr Reichweite.
• Die Interaktionsrate im Intranet ist um 41 Prozent gestiegen.
• Bisher wurden 123 Wiki-Artikel in drei Sprachen verfasst.

Die Erfolgsgeschichte von mySTYRIA steht noch am Anfang. Mit der Einführung der Haiilo-Software hat die Styria Media Group die Weichen für eine erfolgreiche, zeitgemäße und zukunftsfähige interne Kommunikation gesetzt.