Communication synchrone : Maîtriser la communication en temps réel

La communication est un élément essentiel à notre quotidien. En tant qu’individu qui interagit avec son environnement, elle est la base de toutes relations. De nos jours, que ce soit pour des échanges personnels, sociaux ou professionnels, les méthodes de communication évoluent et s’adaptent. Dans le cadre d’un milieu professionnel, l’utilisation de la communication synchrone peut être un avantage stratégique.

Que signifie communiquer en temps réel ?

La communication synchrone correspond à une conversation bidirectionnelle, c’est-à-dire une conversation dans laquelle deux ou plusieurs parties prenantes interagissent ensemble en temps réel. Les individus peuvent ainsi communiquer directement et obtenir des réponses instantanées.

En entreprise, la communication synchrone se traduit par un échange direct entre les collaborateurs et permet un contact plus humain. Contrairement à la communication asynchrone, qui se base sur une conversation différée lors de laquelle chacun communique à son rythme.

Avec le développement des nouvelles technologies, de nombreux outils se sont développés et ont intégré les modes de travail des entreprises. Ceci a permis d’établir des échanges efficaces alliant la communication synchrone et la communication virtuelle.

Les principaux modes de communication synchrone

La communication verbale

Elle regroupe trois types d’échanges possibles :

• Conversations en présentiel : les face-à-face ou les réunions sont des conversations regroupant deux ou plusieurs personnes qui communiquent et interagissent instantanément.
• Appels téléphoniques : ils permettent de contacter des personnes qui sont plus ou moins éloignées géographiquement et d’obtenir des réponses sur l’instant présent.
• Visioconférences : elles se sont développées au sein des équipes suite à la montée du télétravail ces dernières années. De nombreux outils existent comme Zoom, Google Meet ou Teams, qui sont des plateformes permettant de réaliser un appel vidéo. La communication verbale est optimisée puisque durant l’appel, les interlocuteurs se voient et peuvent partager leur écran afin de percevoir un visuel similaire même à distance. Il vous est possible de réaliser des visioconférences à deux ou à plusieurs, ce qui est très avantageux lors d’une réunion professionnelle.

La communication écrite immédiate

Il existe aussi des méthodes de communication écrite permettant d’avoir un échange en temps réel. Au sein des entreprises, ces méthodes se sont énormément développées, car elles permettent la rapidité de l’information de manière silencieuse, ce qui est un avantage pour les équipes travaillant en open space par exemple. Vous pouvez avoir à votre disposition des messageries instantanées, des chats en ligne ou des plateformes de communication en temps réel.

Les avantages de la communication synchrone

Réactivité et rapidité

Lorsque des individus interagissent de manière synchrone, les échanges sont fluides et instantanés. Avoir une discussion en temps réel avec quelqu’un permet de recevoir des réponses rapides. Au sein d’une équipe, la communication synchrone permet une efficacité de réalisation, car il n’y a pas de temps d’attente et elle impacte positivement la collaboration entre les différentes personnes travaillant ensemble.

Richesse de l’échange

Quand deux ou plusieurs personnes communiquent en temps réel, elles peuvent recevoir plusieurs informations qui permettent d’enrichir la conversation. Parmi celles-ci, vous retrouvez les informations verbales qui correspondent au contenu échangé, les informations vocales qui se traduisent par l’intonation et le son de la voix, ainsi que les informations visuelles avec les expressions du visage et le langage corporel. Dans une entreprise, lorsque vous favorisez la communication synchrone par une conversation en face-à-face, des réunions ou des visioconférences, vous percevez ces trois types d’informations.

Source : Mehrabian : La règle des 3V

Grâce à ces données, les parties prenantes peuvent plus facilement se comprendre et éviter les confusions. Tous les individus perçoivent de la même manière les propos partagés, qui sont accompagnés d’une intonation et/ou d’un visuel. Ceci élimine le risque de malentendus, de délais ou de retards au sein des équipes. De même, pour une situation complexe ou de crise, des échanges enrichis sont préférables pour s’assurer de la bonne compréhension de l’ensemble des membres.

Amélioration de la cohésion d’équipe

La communication d’une organisation est définie par sa culture d’entreprise, qui facilite ainsi l’échange et la cohésion entre les individus puisqu’ils respectent et partagent les valeurs et les codes de l’entreprise. Communiquer en temps réel dynamise la collaboration au sein de l’équipe et rend les échanges plus humains. Cette cohésion est essentielle et permet de privilégier le bien-être des individus ainsi que leur productivité. De plus, grâce aux appels téléphoniques, aux visioconférences ou aux outils de communication en temps réel, les entreprises ne sont pas contraintes par la distance géographique entre leurs collaborateurs. Les informations sont partagées instantanément, sans facteurs qui entravent la compréhension.

Les défis de la communication synchrone

Gestion du temps

L’échange synchrone permet d’obtenir des réponses en direct, mais parfois, cela peut être un frein à une bonne communication. En effet, lorsque deux ou plusieurs personnes discutent en temps réel, les échanges sont fluides et demandent des réponses instantanées. Cependant, il est essentiel de prendre un moment de réflexion avant de s’exprimer.

Distractions et interruptions

Favoriser des échanges en temps réel signifie la présence de plus d’interruptions et de distractions. Étant donné que les interactions se doivent d’être au même moment pour chacune des parties prenantes, cela nécessite la disponibilité de chacun simultanément, ce qui n’est pas toujours le cas dans une entreprise. Il faut donc veiller à ne pas être contre productif.

Surcharge d’informations

Communiquer de manière directe demande une attention particulière en entreprise, les individus se doivent d’être réactifs. La surcharge d’informations, aussi appelée infobésité, se décrit par l’excès d’informations qui peut perturber les collaborateurs, disperser leur attention et ainsi impacter leur productivité.  Il est donc nécessaire de réguler ce partage de données afin de trouver un bon équilibre entre manque et surcharge d’informations.

Les bonnes pratiques de la communication synchrone

L’importance de l’écoute active

La capacité d’écoute est l’élément clé d’une bonne communication synchrone et vous permet d’avoir des conversations authentiques et constructives, que ce soit dans votre vie professionnelle comme personnelle. L’écoute active passe par de nombreux facteurs, tous relatifs à l’attention que vous donnerez à votre interlocuteur. Lors d’une interaction avec vos collègues, votre manageur ou des clients, il est primordial de se rendre disponible à l’autre de manière temporelle, physique ou émotionnelle. L’écoute active consiste à manifester de l’intérêt à son interlocuteur, à intégrer les informations évoquées afin d’être capable de répondre instantanément et de manière cohérente. À l’inverse, vous risqueriez de répondre hors sujet, ce qui pourrait impacter négativement la réactivité et la richesse de la communication synchrone.

Source : Écoute active, entendre ne signifie pas écouter

La gestion du temps et de la productivité

Comme évoqué précédemment dans l’article, il est nécessaire d’établir une bonne gestion du temps ainsi qu’une bonne gestion de la productivité. Un mauvais contrôle de ces éléments pourrait avoir un impact négatif sur la capacité à communiquer de manière synchrone. Il est important de trouver un équilibre, permettant aux individus de profiter des avantages tout en évitant les désavantages liés aux interactions en temps réel. C’est pourquoi une bonne adaptation et une bonne organisation sont essentielles pour être disponible lorsqu’il est nécessaire, par exemple pour répondre à un appel ou retrouver l’équipe dans la salle de réunion, tout en étant capable de maintenir la productivité sur le long terme.

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De nos jours, les entreprises doivent faire face à un monde dans lequel les modes de communication et les besoins de la société évoluent constamment. Il est donc essentiel de trouver des solutions adaptées pour permettre aux entreprises de perdurer dans un monde évolutif.

Parmi ces solutions, Haiilo ! C’est une plateforme de communication interne qui aide les entreprises à atteindre leurs objectifs, quels qu’ils soient. Haiilo s’engage à vous aider et à s’adapter afin de trouver ce qui vous convient le mieux. Ainsi, grâce à cet outil, il vous sera possible d’établir une communication synchrone au sein de vos équipes, avec des technologies et des stratégies adaptées à votre situation. Les membres de vos équipes pourront collaborer en temps réel, bénéficier de la richesse des échanges et constater une augmentation de leur productivité.

Ce type de communication nécessite une utilisation responsable et efficace, que ce soit quotidiennement comme professionnelle, alors découvrez dès aujourd’hui comment Haiilo peut révolutionner la manière dont votre entreprise communique !