Über wbg Nürnberg

Die wbg Nürnberg GmbH Immobilienunternehmen ist die führende Unternehmensgruppe der Immobilienwirtschaft in der Metropolregion Nürnberg. Das kommunal verbundene Unternehmen wurde 1918 gegründet und prägt seit über 100 Jahren die Stadtentwicklung. Heute besitzt und verwaltet die wbg Nürnberg mehr als 20.000 Wohnungen sowie weitere Wohn- und Gewerbeimmobilien Dritter.

Neben Bau, Modernisierung und Vermietung von Wohnraum ist das Unternehmen auch als Bauträger aktiv und realisiert Eigenheime und Eigentumswohnungen sowie kommunale Bauprojekte wie Schulen oder Kindertagesstätten.

Rund 450 Mitarbeitende an über acht Standorten in Nürnberg arbeiten täglich daran, bezahlbaren Wohnraum zu schaffen und die Lebensqualität in der Region zu verbessern. Damit Informationen und Zusammenarbeit in dieser Organisation effizient funktionieren, setzt die wbg Nürnberg seit 2020 auf das Social Intranet von Haiilo.

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Welche Herausforderungen in der Internen Kommunikation gab es?

Vor der Einführung von Haiilo lief ein großer Teil der internen Kommunikation bei der wbg Nürnberg über „E-Mails an alle“. Dadurch erhielten viele Mitarbeitende Informationen, die für ihre Arbeit gar nicht relevant waren. Gleichzeitig gingen wichtige Nachrichten in der Masse unter. Ziel war deshalb eine Kommunikation, die zielgerichteter und übersichtlicher funktioniert.

Auch das bestehende Intranet erfüllte diese Anforderungen nicht mehr. Es diente hauptsächlich der einseitigen Informationsweitergabe. Möglichkeiten für Interaktion oder Beteiligung der Mitarbeitenden gab es kaum.

Daher entschied sich die wbg Nürnberg für den Aufbau einer Plattform, die Informationen klarer strukturiert und gleichzeitig den Austausch zwischen Kolleg:innen und Abteilungen stärkt.

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Warum entschied sich wbg Nürnberg für Haiilo?

Bei der Suche nach einer neuen Lösung war der wbg Nürnberg besonders wichtig, dass das Intranet intuitiv und einfach zu bedienen ist.

Die Entscheidung fiel schließlich auf Haiilo – vor allem wegen des Social-Intranet-Ansatzes. Während das alte Intranet stark statisch aufgebaut war, ermöglicht Haiilo eine dynamische Kommunikation über eine zentrale Timeline.

Die Oberfläche erinnert an bekannte Social-Media-Plattformen wie Facebook und senkt so die Einstiegshürde. Genau das war ein entscheidender Faktor: Mitarbeitende sollten nicht nur Informationen konsumieren, sondern auch selbst Beiträge veröffentlichen und sich aktiv beteiligen.

„Der größte Mehrwert des Social Intranets liegt in der Interaktion und im Miteinander: Mitarbeitende kommunizieren hier über alle Hierarchieebenen hinweg auf Augenhöhe.“
_{Julia Römer | Unternehmenskommunikation, wbg Nürnberg}

Wie lief die Einführung von Haiilo ab?

Das Social-Intranet-Projekt der wbg Nürnberg wurde 2020 eingeführt. Der Name des alten Intranets, "Flurfunk", passte zur neuen Plattform sogar noch besser. Deshalb entschied sich das Projektteam nach langen Brainstormings, den Namen beizubehalten.

Für die Umsetzung stellte das Unternehmen ein eigenes Projektteam mit zwei Projektleiterinnen aus der IT und der Unternehmenskommunikation auf. Gemeinsam entwickelte das Team ein umfassendes Konzept für die Einführung der Plattform.

Dazu gehörten:

• Inhaltskonzept für die Plattform
• Stakeholder-Analyse
• Change-Management-Maßnahmen
• Definition von Key-User:innen in allen Abteilungen
• Schulungen für Mitarbeitende
  

Diese gründliche Vorbereitung zahlte sich später aus und trug wesentlich zum Erfolg der Plattform bei.

Unterstützt wurde das Projektteam dabei in der Konzeptions- und Einführungsphase von der Firma Dr. Klein. Eine darüber hinausgehende Idee, über das Social Intranet auch Unternehmen aus der Wohnungswirtschaft zu vernetzen, wurde zwar nicht weiterverfolgt. Die Plattform selbst hat sich jedoch erfolgreich etabliert und ist heute die zentrale Lösung für interne Kommunikation bei der wbg Nürnberg.

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„Die Einführung von Haiilo lief wie am Schnürchen. Durch die Corona-Updates im Flurfunk hatten alle Mitarbeitenden vom ersten Tag an einen klaren Grund, täglich ins Intranet zu schauen. Die Geschäftsführung machte es sogar zur Pflicht, sich jeden Tag mindestens ein Mal im Intranet über wichtige Informationen zu informieren.“
_{Julia Römer | Unternehmenskommunikation, wbg Nürnberg}

Key-User:innen als Multiplikator:innen

Ein wichtiger Erfolgsfaktor war die frühe Einbindung von Key-User:innen aus allen Bereichen des Unternehmens. Sie wurden vor dem Launch intensiv geschult und übernahmen anschließend die Verantwortung für die Inhalte ihrer jeweiligen Abteilungsseiten. So entstand bereits vor dem Go-live ein Netzwerk engagierter Multiplikator:innen, die das Intranet aktiv mitgestalteten.

Kreativer Go-Live

Der Launch wurde bewusst als großes internes Event inszeniert. Über bestehende Kanäle wie die Mitarbeiterzeitung und das alte Intranet kündigte das Projektteam das neue Social Intranet rechtzeitig an. Kurz vor dem Start lief im alten Intranet sogar ein Countdown.

Zum Go-live selbst setzte die wbg Nürnberg auf eine aufmerksamkeitsstarke Launchkampagne: Auf jedem Schreibtisch lag ein Flyer mit Kopfhörern und den Zugangsdaten zur neuen Plattform. Im gesamten Unternehmen tauchten Sticker mit humorvollen Slogans auf, etwa „Heute schon geflurfunkt?“.

Auch die Geschäftsführung unterstützte den Start sichtbar. In einem Video rief sie die Mitarbeitenden dazu auf, den Flurfunk aktiv zu nutzen. Gleichzeitig machte sie deutlich: Die Nutzung der Plattform gehört selbstverständlich zum Arbeitsalltag.

Wie nutzt wbg Nürnberg das Haiilo-Intranet im Alltag?

Heute ist das Social Intranet namens Flurfunk der zentrale Kommunikationskanal der wbg Nürnberg. Ergänzt wird die Plattform bewusst durch die Mitarbeiterzeitung (print & digital), die dreimal im Jahr erscheint und von vielen Mitarbeitenden geschätzt wird – auch, weil sie Inhalte mit nach Hause zur Familie nehmen können. Unstrukturierte „E-Mails an alle“ spielen im Arbeitsalltag dagegen kaum noch eine Rolle.

Wichtige Informationen zentral bündeln

Die Seite „Wichtige Informationen“ ist das einzige Pflichtabo im Intranet. Hier veröffentlicht das Unternehmen Nachrichten, die wirklich alle Mitarbeitenden betreffen. So bleibt die Kommunikation fokussiert und wichtige Inhalte gehen nicht mehr in der Masse unter.

Darüber hinaus gibt es eigene Abteilungsseiten, die dezentral von den Key-User:innen der jeweiligen Bereiche gepflegt werden. Mitarbeitende können selbst entscheiden, welchen Seiten sie folgen möchten und erhalten so genau die Informationen, die für ihre Arbeit relevant sind.

Abteilungen und Projekte vernetzen

Viele Teams nutzen den Flurfunk für ihre tägliche Zusammenarbeit. Projektgruppen organisieren sich in eigenen Communitys, teilen Dokumente oder informieren über aktuelle Projektstände. Manche dieser Bereiche sind öffentlich und geben Einblicke in laufende Projekte.

Auch Veranstaltungen werden über das Intranet organisiert. Teams planen hier beispielsweise Schulungen, Schafkopf-Runden oder gemeinsame Kochevents.

Austausch, Kultur und Gemeinschaft fördern

Der Flurfunk bietet viele Möglichkeiten für persönlichen Austausch und stärkt damit die Unternehmenskultur. Mitarbeitende gratulieren sich auf der Timeline zum Geburtstag, tauschen sich in Communitys zu Themen wie Reisen oder Freizeit aus oder nutzen das interne „Schwarze Brett“.

Auch unterhaltsame Inhalte gehören dazu: Ein Kollege postet regelmäßig den „Witz des Tages“ und viele Teams teilen Fotos von besonderen Momenten im Arbeitsalltag – etwa von Events, Faschingsaktionen oder dem monatlichen „Freaky Friday“.

Neue Kolleg:innen werden im Flurfunk vorgestellt und von der Community willkommen geheißen. Auch Dienstjubiläen, bestandene Prüfungen oder der Eintritt in den Ruhestand werden im Intranet mit viel Wertschätzung gewürdigt.

Wissen, Service und Gesundheit unterstützen

Der Flurfunk dient außerdem als zentrale Wissensplattform. Auf vielen Seiten finden Mitarbeitende wichtige Dokumente, etwa Richtlinien, Leitfäden oder Formulare wie den Antrag auf Elternzeit.

Über die mobile App greifen Mitarbeitende zudem schnell auf die Kollegenliste zu und haben so jederzeit Telefonnummern und Kontaktdaten zur Hand.

Auch das Betriebliche Gesundheitsmanagement nutzt den Flurfunk aktiv. Hier teilen die Verantwortlichen regelmäßig Inhalte zu Themen wie mentale Gesundheit, Ernährung, Bewegung oder allgemeine Impulse für einen gesunden Arbeitsalltag.
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„Man bekommt viel mehr von den anderen Abteilungen und Standorten mit als früher. Das Gefühl der wbg-Familie ist durch das Intranet noch größer geworden.“

_{Julia Römer | Unternehmenskommunikation, wbg Nürnberg}

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Das Ergebnis: Mehr Austausch, weniger E-Mails

Heute zeigt sich deutlich, welchen Unterschied ein Social Intranet machen kann.

Die Nutzung des Flurfunks ist hoch, auch sechs Jahre nach der Einführung:

• Über 1 Million Aufrufe
• 400 aktive, interagierende Nutzer:innen
• 277 Mitarbeitende erstellen selbst Inhalte
  

Gleichzeitig ist die frühere Flut an „E-Mails an alle“ nahezu verschwunden. Wichtige Informationen werden heute strukturiert im Intranet geteilt und erreichen die richtigen Zielgruppen.

Auch kulturell zeigt sich ein klarer Effekt: Der Austausch zwischen Abteilungen ist intensiver geworden und das Gefühl einer „wbg-Familie“ hat sich weiter gestärkt.

Ein wichtiges Learning der wbg Nürnberg: Eine gute Vorbereitung, engagierte Key-User:innen aus den Abteilungen und die sichtbare Unterstützung der Geschäftsführung sind entscheidend für den Erfolg eines Social Intranets.

Wie geht es mit wbg Nürnberg und Haiilo weiter?

Als nächsten Schritt plant die wbg Nürnberg die Einführung der Haiilo-KI AVA sowie eines persönlichen Mitarbeiterbereichs. Mitarbeitende sollen künftig noch schneller die Informationen und Services finden, die für sie relevant sind.

Mittelfristig ist außerdem die Integration des Microsoft-365-Add-ons geplant. Dadurch lässt sich die bestehende Arbeitsumgebung noch enger mit dem Social Intranet verbinden.

So entwickelt die wbg Nürnberg den Flurfunk Schritt für Schritt weiter – hin zu einer noch stärker personalisierten und integrierten digitalen Arbeitsumgebung.

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