Vernetzter digitaler Arbeitsplatz: Wie die TU Berlin mit Haiilo Kommunikation und Wissen zentral zusammenbringt

Veränderung wird schwierig, wenn Menschen nicht wissen, wo sie verlässliche Informationen finden.

Mit dem Wachstum und der Weiterentwicklung der TU Berlin wurden auch interne Kommunikation und Wissen zunehmend fragmentiert. Ohne ein zentrales Intranet war es schwierig, Mitarbeitende zuverlässig zu erreichen, Informationen an einem vertrauenswürdigen Ort bereitzustellen und gleichzeitig Raum für Feedback und Austausch zu schaffen.  

Gemeinsam mit Haiilo wollte die TU Berlin genau das verändern.

Mit einer zentralen digitalen Plattform für Kommunikation, Wissen und Austausch schuf die TU Berlin eine stärkere Grundlage, um ihre Universitätsgemeinschaft durch Veränderungen zu begleiten: Veränderungen werden verständlicher, verlässliche Informationen leichter zugänglich und die Menschen innerhalb der Universität besser miteinander verbunden.  

Die Herausforderung: Wachstum macht die Kommunikation komplexer

Mit dem Wachstum der TU Berlin wurde es zunehmend anspruchsvoller, alle Mitarbeitenden zuverlässig zu informieren und miteinander zu vernetzen. Ohne einen zentralen digitalen Anlaufpunkt standen insbesondere drei Herausforderungen im Fokus, die in Zeiten des Wandels besonders relevant sind:

Keine zentrale Informationsquelle

Mitarbeitenden fehlte ein zentraler Ort, an dem sie aktuelle Informationen der Universität zuverlässig finden konnten. Gerade wenn sich Prozesse, Prioritäten oder Informationen änderten, war dadurch oft unklar, wo die richtigen und aktuellen Inhalte zu finden waren.  

Kommunikation verlief überwiegend von oben nach unten

Die TU Berlin wollte über die reine Informationsvermittlung hinausgehen und Mitarbeitenden mehr Möglichkeiten geben, sich einzubringen, Feedback zu geben und in den Austausch zu kommen.

Informationen waren über verschiedene Kanäle verteilt

Informationen lagen an unterschiedlichen Stellen und in verschiedenen Tools. Das erschwerte Mitarbeitenden die Orientierung und machte es aufwendiger, relevante Inhalte schnell zu finden.  

Die TU Berlin brauchte deshalb mehr als einen weiteren Kommunikationskanal. Gefragt war eine zentrale Infrastruktur, die Kommunikation erleichtert und Mitarbeitenden bessere Orientierung gibt.  

Die Lösung: Ein zentraler Ort für eine Universität im Wandel

Die TU Berlin wollte ein modernes, nutzerfreundliches Intranet schaffen, das allen Mitarbeitenden einen verlässlichen Ort bietet, um Informationen zu finden, Entwicklungen innerhalb der Universität nachzuvollziehen und sich aktiv am Universitätsleben zu beteiligen.

Ein zentraler, verlässlicher Anlaufpunkt

Mit Haiilo schuf die TU Berlin einen zentralen digitalen Ort für interne Kommunikation und Wissen. Mitarbeitende müssen sich nicht mehr durch unterschiedliche Informationsquellen navigieren, um relevante Inhalte zu finden.  

Aus Kommunikation wird Austausch

Statt Informationen ausschließlich von oben nach unten zu kommunizieren, kann die TU Berlin Mitarbeitenden mehr Möglichkeiten geben, zu reagieren, Feedback einzubringen und über Themen zu diskutieren, die die Universitätsgemeinschaft bewegen.

Intuitive Nutzung erleichtert die Einführung

Dank der intuitiven Bedienung von Haiilo wurde die Einführung der neuen Plattform für Mitarbeitende nicht selbst zum nächsten komplexen Change-Projekt.

Die Ergebnisse: Veränderungen werden leichter navigierbar

Onboarding in weniger als 60 Minuten

Mit Haiilo gelingt der Einstieg schnell: Onboarding und Schulungen können in weniger als einer Stunde abgeschlossen werden.

So finden sich neue Studierende und Mitarbeitende schnell in der digitalen Arbeitsweise der TU Berlin zurecht.  

Ein zentraler Ort für verlässliche Informationen

Mitarbeitende haben eine zentrale Anlaufstelle für Informationen rund um die Universität. Das schafft mehr Orientierung und reduziert Unsicherheit darüber, wo aktuelle Informationen zu finden sind.

Von Kommunikation zu echter Beteiligung

Die TU Berlin verfügt über einen verlässlichen Kanal, um Mitarbeitende zu informieren und gleichzeitig Feedback einzuholen, Diskussionen anzustoßen und den Austausch innerhalb der Universität zu fördern.  

Kommunikation und IT arbeiten enger zusammen

Der Aufbau des Intranets hat Kommunikation und IT näher zusammengebracht. Technische Infrastruktur, interne Kommunikation und Employee Experience werden dadurch stärker gemeinsam gedacht.

Ein digitaler Treffpunkt für eine Gemeinschaft im Wandel

Die Plattform gibt der Universitätsgemeinschaft einen gemeinsamen digitalen Ort, an dem Menschen nicht nur zentral bereitgestellte Informationen konsumieren, sondern sich über Themen austauschen können, die sie bewegen.

„Die Rolle des Intranets sollte heute auch in Bezug auf seine kulturelle Bedeutung für unsere Universität nicht unterschätzt werden. Wir haben einen zentralen Ort, an dem wir intern zusammenkommen, über Themen diskutieren können, die uns als Mitglieder der Universität bewegen, und uns miteinander austauschen.“

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