Über illwerke vkw

Die illwerke vkw AG ist ein Energieversorgungs- und Energiedienstleistungsunternehmen mit Hauptsitz in Bregenz im österreichischen Bundesland Vorarlberg. Rund 1.700 Mitarbeitende arbeiten an der nachhaltigen Energieversorgung der Region.

Das Unternehmen ist in den Geschäftsfeldern Energieerzeugung, Energienetze, Energieprodukte, Telekommunikation und Tourismus tätig. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf erneuerbarer Energie aus Wasserkraft. Viele der Kraftwerksanlagen befinden sich im Montafon, darunter leistungsstarke Speicher- und Pumpspeicherkraftwerke.

Damit Projekte, Innovationen und Informationen im gesamten Unternehmen ankommen, spielt eine klare und moderne interne Kommunikation eine zentrale Rolle.

‍

Welche Herausforderungen in der internen Kommunikation gab es?

Wie in vielen großen Organisationen verteilt sich auch bei illwerke vkw relevantes Wissen über zahlreiche Bereiche, Standorte und Teams. Damit wichtige Informationen alle Mitarbeitenden erreichen, braucht es klare Kommunikationswege und effiziente Prozesse.

Vor der Einführung des Social Intranets waren Inhalte in der internen Kommunikation jedoch stark zentralisiert  organisiert. Viele Beiträge wurden ausschließlich von der Kommunikationsabteilung erstellt und veröffentlicht. Dadurch entstanden Engpässe und wichtige Informationen gelangten nicht immer so schnell zu den Mitarbeitenden, wie es gewünscht war.

Gleichzeitig fehlten einfache Wege für Feedback und echten Dialog. Die interne Kommunikation funktionierte überwiegend top down, während Mitarbeitende kaum Gelegenheiten hatten, Fragen zu stellen oder ihre Perspektiven einzubringen.

Das Unternehmen wollte die interne Kommunikation daher neu ausrichten:

• Informationen sollten über eine zentrale Plattform einfacher verfügbar sein.
• Redakteur:innen aus verschiedenen Bereichen sollten Beiträge selbst veröffentlichen.
• Mitarbeitende sollten mehr Möglichkeiten für Feedback und Austausch erhalten.
  

Ein modernes Social Intranet bot dafür die passende Grundlage.

Warum sich illwerke vkw für Haiilo entschied

Bei der Suche nach einer geeigneten Intranetlösung stand für illwerke vkw vor allem eines im Mittelpunkt: Die Plattform muss einfach zu bedienen sein. Sowohl Redakteur:innen als auch Mitarbeitende sollten ohne großen Schulungsaufwand damit arbeiten können.

Eine wichtige Entscheidungshilfe war der Testzugang zu Haiilo (ehemals COYO). Innerhalb kurzer Zeit konnte das Team eine erste Testplattform aufsetzen und gemeinsam ausprobieren.

Schon nach wenigen Stunden waren erste Seiten und Communities angelegt und erste Inhalte erstellt. Eine kleine Arbeitsgruppe konnte direkt mit der Plattform arbeiten. Dieser unkomplizierte Einstieg überzeugte die Verantwortlichen und zeigte schnell das Potenzial eines Social Intranets für die interne Kommunikation.

‍

„Mit unserem Haiilo Intranet illvi haben wir eine Plattform etabliert, die Information und Dialog auf Augenhöhe verbindet und heute eine zentrale Säule unserer internen Kommunikationsstrategie bildet.

Seit mittlerweile acht Jahren ist sie ein fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Die intuitive Bedienung von Haiilo hat es uns von Beginn an ermöglicht, rasch Mehrwert zu schaffen und unsere Feedbackkultur nachhaltig und kontinuierlich weiterzuentwickeln.“‍

_{Oliver Huber | Leiter Team Live, illwerke vkw}

So lief die Einführung von Haiilo bei illwerke vkw ab

Das neue Intranet „illvi“ (illwerke vkw intranet) auf Basis von Haiilo wurde schrittweise eingeführt und frühzeitig mit zentralen Stakeholder:innen abgestimmt. Ziel war es, die Plattform gemeinsam mit zukünftigen Nutzer:innen aufzubauen und so von Beginn an Akzeptanz im Unternehmen zu schaffen.

Pilotgruppen und interne Abstimmung

Zu Beginn setzte sich eine Pilotgruppe intensiv mit dem Thema Social Intranet auseinander und startete eine Marktrecherche. Dabei stieß das Team schnell auf Haiilo. Der Demo-Zugang machte es möglich, interne Stakeholder:innen in kurzer Zeit vom Mehrwert der Plattform zu überzeugen und die Grundlage für die spätere Umsetzung zu schaffen.

Redakteur:innen und Botschafter:innen

Die Intranet-Redakteur:innen wurden früh in den Aufbau der Plattform eingebunden. Sie gestalteten Struktur und Inhalte aktiv mit und unterstützten später ihre Kolleg:innen beim Einstieg in das neue Intranet.

Go-Live mit interner Kampagne

Der Start der Plattform wurde durch eine interne Kampagne begleitet. Am Go-live-Tag wurden die Mitarbeitenden sogar mit einer eigens gebrandeten Limonade begrüßt. Informationsangebote wie Events und eine eigene Community halfen zusätzlich dabei, Fragen zu klären und den Einstieg zu erleichtern.

„Anfangs waren einige Kolleg:innen noch zurückhaltend, wenn es um Feedback und offene Diskussionen ging. Doch mit der Zeit hat sich das deutlich verändert. Der Wechsel von einer Einwegkommunikation hin zu echtem Dialog hat unsere Unternehmenskultur spürbar bereichert.“‍

_{Oliver Huber | Leiter Team Live, illwerke vkw}

So nutzt illwerke vkw das Haiilo Intranet im Alltag

Heute ist illvi die digitale Heimat der illwerke vkw. Die Plattform fungiert als zentraler Kanal der internen Kommunikation und verbindet Informationen, Austausch und Services.

Zentrale Plattform für Unternehmensnews

Über das Intranet erhalten Mitarbeitende aktuelle Unternehmensnachrichten sowie Beiträge des Vorstands. Zusätzlich berichten verschiedene Geschäftsbereiche regelmäßig über Projekte, Entwicklungen und Initiativen. Dadurch bekommen Mitarbeitende einen umfassenden Einblick in das Geschehen im Unternehmen.

Communities für Austausch und Zusammenarbeit

Ein zentraler Bestandteil des Social Intranets sind Communities, in denen sich Mitarbeitende zu verschiedenen Themen austauschen können. Diese fördern den Dialog über Abteilungsgrenzen hinweg und stärken die Zusammenarbeit im Unternehmen.

Feedbackkanal für Mitarbeitende

illvi wird bewusst als Plattform für Feedback genutzt. Mitarbeitende können Beiträge kommentieren, Fragen stellen oder eigene Ideen einbringen. Damit hat sich die interne Kommunikation von einer klassischen Einwegkommunikation zu einem offenen Dialog entwickelt.

Digitaler Einstiegspunkt für Services

Neben Informationen und Austausch dient das Social Intranet auch als Ausgangspunkt für weitere Anwendungen im Arbeitsalltag. Über illvi gelangen Mitarbeitende beispielsweise zu Tools wie Zeiterfassung oder Fahrzeugbuchung. Die Plattform bündelt damit wichtige digitale Services an einem zentralen Ort.

Ergebnisse: Mehr Dialog und eine stärkere Beteiligung durch dezentral organisierte interne Kommunikation

Seit der Einführung im Juni 2018 hat sich das Social Intranet illvi zur zentralen Informations- und Feedbackplattform von illwerke vkw entwickelt und ist heute aus dem Arbeitsalltag der rund 1.600 Mitarbeitenden nicht mehr wegzudenken.

Mitarbeitende erhalten aktuelle Unternehmensnews, können sich in Communities austauschen und aktiv Feedback geben. Dadurch hat sich die interne Kommunikation spürbar verändert: Aus einer klassischen Top-down-Kommunikation ist ein offener Dialog geworden.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist die stärker dezentral organisierte interne Kommunikation. Redakteur:innen aus verschiedenen Bereichen erstellen und veröffentlichen Inhalte eigenständig. Gleichzeitig wird die Plattform kontinuierlich weiterentwickelt, um Relevanz, Reichweite und Interaktion weiter zu steigern.

Heute verbindet illvi Information, Austausch und Feedback auf einer gemeinsamen Plattform und bildet damit eine wichtige Grundlage für die interne Kommunikation bei illwerke vkw.