Wie das neue Intranet des IBB Freude bei der Arbeit bringt

Das 1985 gegründete Institut für Berufliche Bildung (IBB) mit Hauptsitz in Buxtehude ist einer der größten privaten Bildungsanbieter in Deutschland. An über 1000 Standorten bundesweit können Interessierte Weiterbildungen und Umschulungen zu den unterschiedlichsten Themenbereichen besuchen – von Informatik über Medizin und Pflege bis hin zu Mediengestaltung. Als Pionier des virtuellen Lernens setzt das IBB seit 2007 zudem auf die virtuelle Online-Akademie Viona®, über die Lerninhalte ortsunabhängig vermittelt werden.

Welche Herausforderungen gab es?

Bevor sich das IBB für das moderne Intranet von Haiilo entschied, speicherte das Unternehmen arbeitsrelevante Informationen in einem sogenannten „First Class Intranet“, einem Mailing-Programm mit verschiedenen erweiterbaren Funktionen. Neben der Erstellung von Ordnerstrukturen für Dokumente wurde das Programm auch genutzt, um Änderungen, zum Beispiel des Stundenplans, sowie Updates und News zu teilen. Das Umständliche daran: Jede Information wurde per E-Mail an ausgewählte Postfächer geschickt. 

Mit dem Haiilo-basierten Intranet wollte das IBB seine interne Kommunikation von Grund auf modernisieren und vereinfachen. Während sich das alte Intranet vor allem auf Arbeitsprozesse konzentrierte, sollte die neue Lösung insbesondere auch eine Plattform für den kollegialen Austausch bieten. Sie soll motivieren, inspirieren und aktivieren.

Ziele des neuen Intranets

Das IBB machte die Einführung des neuen Social Intranets zum zentralen Bestandteil eines Change-Prozesses und nutzte die Chance, die Prozesse und Systemlandschaft grundlegend aufzuräumen und umzugestalten.

Mit der modernen Intranet-Lösung verfolgte das Unternehmen folgende Ziele:

• Unkomplizierte Vernetzung der Kolleg:innen über Standorte und Abteilungen hinweg
• Standortübergreifender Informations- und Wissensaustausch
• Bessere Arbeitseffizienz durch einfache Navigation und Suche sowie Integration von Drittanwendungen
• Mobiler Zugriff über App
• Stärkung des Wir-Gefühls auch im virtuellen Raum

Insgesamt sollte ein zentraler Informationshub entstehen, über den sich die Mitarbeitenden mit den für sie relevanten Informationen versorgen können. Das Unternehmenswissen soll für alle einfach und schnell zugänglich sein.

Auf der anderen Seite sollte das neue Intranet einen virtuellen Gemeinschaftsraum schaffen, in dem sich die Kolleg:innen ortsunabhängig nahe sind, unkompliziert in den Austausch gehen und effizient zusammenarbeiten können.

Vor allem aber will das IBB seiner Belegschaft mit der modernen Employee Communications Platform von Haiilo eines bringen: Freude bei der Arbeit.

Wie lief die Einführung des neuen Intranets ab?

Bei der Einführung des neuen Intranets setzte das IBB auf den Partner HIRSCHTEC. Die Kooperation startete im Frühsommer 2019 mit einer genauen Analyse der Herausforderungen und Anforderungen. Basierend darauf erfolgte die Empfehlung für die Software von Haiilo, für die sich das IBB letztlich auch entschied.

Die Expert:innen von HIRSCHTEC unterstützten das IBB-interne Projektteam anschließend bei der Konzeption und Umsetzung des eigenen, Haiilo-basierten Intranets. Dieses ging nach einer kurzen Pilotphase schließlich im Juni 2020 live.

Intranet-Branding

Das IBB gab seinem neuen Intranet den Namen „iSi“ – eine Abkürzung für „IBB Social Intranet“. Gleichzeitig steht „iSi“ für „easy“ – für eine Plattform, die intuitiv zu bedienen ist und eine möglichst leichte und unkomplizierte Kommunikation ermöglicht.

Auch das Logo des neuen Intranets spiegelt die zentralen Ziele und Werte wider. Die Buchstaben „i“ stellen Männchen dar, die die zentrale Mission visualisieren: Das Intranet soll Menschen zusammenbringen.

Kulturwandel

Dem IBB war von Anfang an klar, dass der Umstieg auf ein modernes Intranet auch mit einem Kulturwandel einhergehen muss. Die Plattform wird zu dem Ort, an dem die novellierten Unternehmenswerte im Alltag gelebt werden. Im Besonderen geht es darum, einen Platz für das Miteinander, für Menschlichkeit und die persönliche Entfaltung zu schaffen. 

Kommunikation

Wie bei jeder Veränderung gab es anfänglich die Sorge, dass die Mitarbeitenden das neue Intranet aus Angst vor einem weiteren digitalen Arbeitstool nur zögerlich annehmen werden. Dem wirkte das Bildungsinstitut mit einer transparenten Kommunikation entgegen, die vor allem die Vorteile des Intranets in den Vordergrund rückte. Im Fokus stand dabei das große Ziel des Social Intranets: den Spaß an der Arbeit zu fördern.

Support und Schulungen

Begleitend zur Einführung des neuen Intranets gründete das IBB ein Support-Team aus engagierten Mitarbeitenden, die ihren Kolleg:innen bei Fragen und Anliegen rund um das neue Tool zur Seite stehen. Der iSi-Support erstellte zudem Videotutorials und begleitete den Go-live mit monatlichen Einführungsschulungen. 

Um das Social Intranet mit hochwertigen Inhalten zu füllen, wurde ein internes Redaktionsnetzwerk aus allen Abteilungen aufgebaut. Es finden regelmäßig Redaktionssitzungen statt. Im Intranet steht zudem eine iSi-Hilfecommunity bereit, die den Mitarbeitenden Antworten auf ihre Fragen rund um die Nutzung gibt.

Ebenso wurden vor allem im ersten Jahr regelmäßige Sprechstunden eingerichtet, um direktes Feedback von den Mitarbeitenden einzuholen.

Weiterentwicklung

Das Feedback aus den Sprechstunden, aber auch aus den Support-Anliegen, den Diskussionen in der eigens dafür eingerichteten Hilfe-Community und aus den regelmäßig stattfindenden Umfragen nutzt das Unternehmen, um das Social Intranet laufend zu optimieren. So wird iSi Stück für Stück ganz an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst.

Erfolge feiern

Zu einem motivierenden Change-Prozess gehört auch, Erfolge und Meilensteine gemeinsam zu feiern. Dafür veranstaltete das Bildungsinstitut im März 2022 eine Team-IBB-Woche, in der mit verschiedenen synchronen und asynchronen Aktionen die Fortschritte der vergangenen Jahre gewürdigt wurden. Über iSi konnten sich die Mitarbeitenden zu Veranstaltungen anmelden, an Gewinnspielen teilnehmen und unter dem Hashtag #ZusammenWachsen die Unternehmenskultur hochleben lassen.

So wird das Social Intranet im Unternehmen genutzt

In erster Linie richtet sich iSi an die rund 800 festangestellten Mitarbeitenden an allen Standorten. Aber auch rund 750 Kooperationspartner:innen erhalten über Funktions-Accounts Zugriff auf bestimmte Seiten der Plattform, um für sie relevante Informationen einzuholen. Sie können zwar selbst keine Inhalte erstellen, jedoch kommentieren und sich für Veranstaltungen und Schulungen anmelden.

Workspaces und Chats

Die zentralen Funktionen der iSi-Plattform zur Zusammenarbeit und Vernetzung sind Workspaces und Chats. Die Workspaces sind virtuelle Räume für interdisziplinäre und fachliche Teams, um dort Ideen zu entwickeln, gemeinsam an Projekten zu arbeiten und Wissen zu teilen. Im Intranet finden die Mitarbeitenden Templates und Handbücher, um geeignete Workspaces für ihre Teams und Anliegen zu erstellen.

Ein Beispiel ist der Workspace „Change im IBB“. Darin können sich die Mitglieder transparent mit Führungskräften zu Change-Themen austauschen und bleiben zu den Projekten immer auf dem Laufenden. 

Neben den Workspaces stehen den Intranet-Nutzer:innen zudem verschiedene Chats zur Verfügung, um sich schnell und unkompliziert miteinander abzustimmen. 

Veranstaltungen

Im Social Intranet finden die Mitarbeitenden und Kooperationspartner:innen einen Überblick über anstehende Veranstaltungen und Schulungen, zu denen sie sich unkompliziert anmelden können. 

Das IBB veranstaltete zum Beispiel einen digitalen Tool-Tag mit virtuellen Mini-Veranstaltungen, in denen die Nutzer:innen die Tools des Unternehmens besser kennenlernen konnten. Der Zeitplan und die Links zu den jeweiligen Schulungsräumen wurden auf iSi bereitgestellt.

Gamification

Um die Intranet-Nutzer:innen zu aktivieren, setzt das IBB auf Gamification. Dafür bietet die Haiilo-basierte Plattform zahlreiche Möglichkeiten. Ob Schnitzeljagd, Adventskalender, Gewinnspiele, Mitmach-Wiki oder Tippspiele – es gibt viele (saisonale) Gelegenheiten und Anreize, auf der Plattform aktiv zu werden und gemeinsam Spaß an und bei der Arbeit zu haben.

Ergebnisse: Social Intranet fördert Transformation und Innovation

Der Umstieg auf die Software von Haiilo hat im IBB maßgeblich zur digitalen Transformation beigetragen. Mithilfe der modernen und intuitiven Plattform sowie der begleitenden Aktionen, wie des digitalen Tool-Tags, konnten die Mitarbeitenden nachhaltig für digitale Tools begeistert und in der Nutzung geschult werden. 

Das neue Intranet hat nicht nur die interne Kommunikation verbessert, sondern auch die Positionierung des Bildungsinstituts als innovatives Unternehmen gestärkt. Das bestätigen Umfragen aus 2019 und 2021, in denen die Mitarbeitenden zu den kulturellen Werten und deren Wahrnehmung im Unternehmen befragt wurden. 

Auf den zahlreichen Seiten sind die rund 1500 Intranet-Nutzer:innen immer bestens über innovative Aktivitäten informiert und können durch ihre Beiträge, ihre Fragen und ihr Feedback die Zukunft des Unternehmens aktiv mitgestalten.