Über HanseVision

Die HanseVision GmbH ist ein erfahrener Digitalisierungspartner mit Sitz in Hamburg und weiteren Standorten in Ettlingen und Neckarsulm. Seit der Gründung im Jahr 1999 begleitet HanseVision Organisationen dabei, moderne Arbeitswelten zu gestalten und Geschäftsprozesse digital weiterzuentwickeln.

Im Mittelpunkt stehen kreative und innovative Lösungen, die Menschen und Technologie wirkungsvoll verbinden. Dabei konzentriert sich HanseVision insbesondere auf die Analyse, Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie auf die Entwicklung und Umsetzung moderner Arbeitsplatzlösungen – vom Intranet bis zur ganzheitlichen Employee Experience Platform.

Als Teil der Bechtle Gruppe verfügt HanseVision über ein starkes Netzwerk und fundierte Expertise in der digitalen Transformation. Mit einem interdisziplinären Team aus rund 140 Mitarbeitenden unterstützt das Unternehmen Kunden in der gesamten DACH-Region dabei, ihre Kommunikation und Zusammenarbeit nachhaltig zu verbessern.

Welche Herausforderungen gab es?

Wie viele Unternehmen im Wandel war auch HanseVision mit klassischen Herausforderungen der internen Kommunikation konfrontiert: Informationen erreichten nicht immer alle Mitarbeitenden zuverlässig, der Austausch zwischen den Teams verlief punktuell und wichtige Erfolge oder Ereignisse blieben häufig unter dem Radar. Es fehlte an einem zentralen, lebendigen Ort, der sowohl informiert als auch verbindet.

Bis dahin nutzte HanseVision SharePoint als Intranet. Das System erfüllte zwar funktionale Anforderungen, bot jedoch kaum Raum für soziale Interaktion oder intuitive Beteiligung der Mitarbeitenden. Obwohl SharePoint für viele HanseVision-Kunden eine bewährte Lösung ist und bleibt, reichte dieser Ansatz für das eigene Team nicht mehr aus. Es brauchte eine Plattform, die Austausch und Vernetzung stärker in den Mittelpunkt rückt.

„Wir verkaufen SharePoint, aber für unser eigenes Intranet haben wir uns bewusst für Haiilo entschieden, weil wir den Fokus stärker auf Interaktion und sozialen Austausch legen wollten. Also weg vom klassischen Intranet hin zu einem Social Intranet.“

_{Steffen Laubrunn | Senior Collaboration Consultant}

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Warum HanseVision sich für Haiilo entschied

Nach der Auseinandersetzung mit den unternehmensspezifischen Herausforderungen und Zielen entschied sich HanseVision also bewusst gegen eine klassische Intranetlösung wie SharePoint. Gesucht wurde ein modernes und benutzerfreundliches Social Intranet, das als zentrale Informationsquelle dient, Beteiligung fördert und die Mitarbeiterbindung nachhaltig stärkt.

Genau hier konnte Haiilo auf ganzer Linie überzeugen:

• Starker Fokus auf soziale Interaktion: Features wie Newsfeeds, Kommentare, Likes und Gruppen ermöglichen eine lebendige Dialogkultur im Unternehmen und fördern den Austausch weit über Abteilungsgrenzen hinaus.
• Hohe Personalisierbarkeit: Die Plattform lässt sich individuell anpassen – von der Startseite bis zu Themenfeeds. Mitarbeitende gestalten ihre digitale Arbeitsumgebung nach eigenen Bedürfnissen, was die Identifikation mit dem Tool stärkt.
• Optimale mobile Nutzung: Die native Mitarbeiter-App sorgt dafür, dass Informationen auch unterwegs verfügbar sind. Besonders im hybriden oder mobilen Arbeitskontext ist das ein großer Pluspunkt.
• Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit: Haiilo wächst mit dem Unternehmen. Neue Bereiche, Seiten oder Communities lassen sich unkompliziert hinzufügen, ohne technische Komplexität – ideal für dynamische Organisationen.
• Benutzerfreundlichkeit und schnelle Adaption: Die intuitive Bedienung macht es Mitarbeitenden leicht, sich schnell zurechtzufinden. Das reduziert den Schulungsaufwand und erleichtert die Einführung.

Insgesamt war für HanseVision entscheidend, eine Plattform zu finden, auf der Mitarbeitende nicht nur konsumieren, sondern selbst gestalten, kommunizieren und mitgestalten können. Haiilo bietet genau das: eine moderne, interaktive Lösung, die Kommunikation menschlich macht und so zur gelebten Unternehmenskultur beiträgt.

Der Weg zu HV Inside – von der Idee bis zum Rollout

Die Einführung von Haiilo markierte für HanseVision einen wichtigen Meilenstein auf dem Weg zu moderner, vernetzter Kommunikation. Der interne Kick-off erfolgte im September 2024, gefolgt vom offiziellen Go-live des neuen Intranets im Januar 2025. Fünf Monate später ging auch die mobile App für iOS und Android an den Start. „HV Inside“, wie HanseVision seine neue Plattform taufte, ist seither der zentrale Ort für Austausch, Information und digitale Unternehmenskultur.

Herausforderungen gemeinsam meistern

Bereits in der Einführung zeigte sich, dass eine engere Abstimmung nötig war – eine Chance, das Projekt strategisch klar auszurichten, Rollen zu schärfen und Inhalte strukturiert aufzubereiten.

Besonders aufwendig war die manuelle Migration bestehender Inhalte, wie beispielsweise des Mitarbeiterhandbuchs. Gleichzeitig wurde geprüft, welche Informationen tatsächlich ins neue Intranet gehören und welche künftig anders bereitgestellt werden sollen – ein wichtiger Schritt, um HV Inside als qualitativ hochwertigen und relevanten Ort zu etablieren.

Auch die frühzeitige Qualifizierung der Mitarbeitenden war zentral: Welche Teams brauchen welche Zugänge? Wer übernimmt redaktionelle Aufgaben? Welche Prozesse werden künftig über Haiilo abgebildet? Viele dieser Fragen wurden iterativ im Verlauf der Einführung geklärt. Mit einem klaren Learning: Wer agil bleibt, transparent kommuniziert und interdisziplinär plant, schafft die besten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Social Intranet.

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„HV Inside war kein reines IT-Projekt – es war ein Kommunikationsprojekt mit Herz und Beteiligung.“

_{Steffen Laubrunn | Senior Collaboration Consultant}

Mit Kreativität zum erfolgreichen Rollout

Um möglichst viele Kolleg:innen für HV Inside zu begeistern, setzte HanseVision auf ein mitreißendes Einführungskonzept mit kreativen Maßnahmen:

• Einführung eines eigenen Intranet-Maskottchens namens Harvey: Der Name wurde gemeinsam mit den Mitarbeitenden per Umfrage bestimmt. Das stärkte von Anfang an die Identifikation mit der neuen Plattform.
  

• Weihnachtskarten mit QR-Code zum neuen Intranet: Alle Kolleg:innen erhielten pünktlich zum Launch persönliche Karten mit einem direkten Zugang zu HV Inside – eine humorvolle und aufmerksamkeitsstarke Einladung.
• Zielgruppenspezifische Schulungen: Neben allgemeinen Einführungstrainings wurden spezielle Sessions für Redakteur:innen angeboten, um sicherzustellen, dass jede:r optimal vorbereitet war.
• Zentrale Anlaufstellen im Intranet selbst: Eine FAQ-Community und eine Q&A-Rubrik bündelten alle wichtigen Informationen und machten den Einstieg leicht zugänglich.
• Begleitende Kommunikation über verschiedene Kanäle: Schon im alten Intranet, per E-Mail sowie im All-Hands Meeting „Unplugged“ wurde umfassend informiert und zur Mitwirkung eingeladen.

Dank dieses durchdachten und mit viel Beteiligung umgesetzten Rollouts konnte Haiilo erfolgreich in den Arbeitsalltag integriert werden – als Plattform, die nicht nur technisch überzeugt, sondern auch emotional verankert ist.

So nutzt HanseVision Haiilo im Arbeitsalltag

HV Inside ist heute der zentrale digitale Ort für Kommunikation, Information und Austausch bei HanseVision. Die Plattform wird vielseitig genutzt und schafft durch ihre Struktur, Interaktivität und Offenheit echte Mehrwerte im Arbeitsalltag – über alle Standorte, Teams und Hierarchien hinweg.

„Seit dem Start von HV Inside sehen wir mehr Beiträge zu Erfolgen, Highlights und persönlichen Momenten. Das wäre früher oft untergegangen.“

_{Jasna Gajic | Senior Marketing Manager}

Bereichsübergreifende Informationsverteilung

Jeder Unternehmensbereich verfügt über eine eigene Seite auf HV Inside, die von den jeweiligen Teams eigenverantwortlich gepflegt wird. Diese Seiten bestehen aus einem „Aktuelles“-Feed mit tagesaktuellen News sowie einem redaktionellen Bereich „Im Fokus“, in dem wichtige Inhalte visuell und inhaltlich besonders hervorgehoben werden. So ist sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand bleiben.

Darüber hinaus sind auf HV Inside alle zentralen Dokumente wie das Mitarbeiterhandbuch, Prozessbeschreibungen oder Vorlagen zugänglich – klar strukturiert, leicht auffindbar und immer aktuell. Durch die Verknüpfung wichtiger Links und Inhalte an einem Ort konnte der Informationszugang deutlich vereinfacht und die Orientierung im Arbeitsalltag verbessert werden.

Gelebte Interaktion durch Communities

Ein Highlight der Plattform sind die Communities, in denen sich Mitarbeitende zu spezifischen Themen, Interessen oder Teams vernetzen. Jede:r kann neue Gruppen vorschlagen und aktiv mitgestalten. Besonders beliebt sind:

• „The Happy Corner“ – ein Raum für Humor, Memes und gute Laune. Hier wird gelacht, geteilt und der Teamgeist gestärkt.
• Standort-Communities – bieten Raum für lokale Infos und Events an den drei HanseVision-Standorten.
• Projekt- und Themen-Communities – ermöglichen fokussierten fachlichen Austausch zu Kundenprojekten, Innovationsthemen oder Methoden.
  

Die Communities tragen aktiv dazu bei, den internen Dialog zu fördern und Silos abzubauen. So entstehen Verbindungen, die über das Tagesgeschäft hinausreichen.

Fachlicher Austausch im Corporate Influencer Club

Mit dem Corporate Influencer Club wurde ein Raum geschaffen, in dem Mitarbeitende sich zu Fachthemen austauschen und als Meinungsführer:innen sichtbar werden können. Ziel ist es, internes Wissen zu fördern, Inspiration zu teilen und den fachlichen Diskurs auch außerhalb klassischer Meeting-Formate anzuregen. Gleichzeitig wird hier unternehmensinternes Thought Leadership gestärkt und der Wissenstransfer aktiv gelebt.

Digitale Eventplattform

Auch interne wie externe Veranstaltungen finden heute über HV Inside statt. Ob als Teilnehmer:in oder Speaker:in – Mitarbeitende können sich über anstehende Events informieren, anmelden und Inhalte dazu teilen. Dadurch bleiben alle informiert und erhalten einfache Zugänge zu Weiterbildung, Austausch und interner Vernetzung.

Sichtbarkeit von Kultur und Meilensteinen

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die gestärkte Unternehmenskultur. Auf HV Inside gibt es erstmals einen eigenen Bereich, der sich ausschließlich den Werten und der Kultur von HanseVision widmet. Außerdem werden Erfolge, Team-Highlights, Geburtstage und Jubiläen regelmäßig sichtbar gemacht – Dinge, die zuvor leicht untergingen und heute ein fester Bestandteil der Kommunikation sind.



Ergebnisse: Mehr Austausch, mehr Sichtbarkeit, mehr Engagement

Auch wenn derzeit keine exakten KPIs vorliegen (Analytics-Tool ist noch nicht integriert), zeigen sich die ersten Effekte bereits deutlich im Alltag:

• Mehr Interaktion in allen Unternehmensbereichen – vom Deal-Erfolg bis zum Event-Foto
• Weniger E-Mails, mehr Übersicht – durch zentrale Vorlagen, Links und Handbücher
• Höhere Transparenz – keine Information geht mehr unter
• Kultur sichtbar gemacht – erstmals gibt es einen dedizierten Bereich für Werte und Unternehmenskultur
• Mehr Motivation durch Beteiligung – durch Redaktionsfreiheiten, Communities und soziale Features

Mit der Einführung der mobilen App im Juni 2025 ist HanseVision nun auch bereit für standortunabhängige Nutzung – ein entscheidender Schritt in Richtung „Digital Workplace“.

„HV Inside hat unsere interne Kommunikation spürbar verändert: Informationen sind zentral gebündelt, der Austausch ist lebendiger. Das Miteinander im Unternehmen hat dadurch eine neue Qualität gewonnen.“

_{Jasna Gajic | Senior Marketing Manager}

Für HanseVision ist Haiilo mehr als ein Tool. Es ist ein zentraler Bestandteil der neuen Arbeitskultur. Mitarbeitende sind vernetzt, informiert und eingebunden. Die Plattform bringt Struktur, Übersicht und vor allem: echten sozialen Austausch.